Виды и разновидности деловой переписки

777
По каким основаниям можно классифицировать деловую переписку? Это могут быть: территория, область применения, тематика и др. Наиболее актуальной для cекретарей является классификация писем по назначению в деловой деятельности. Группы писем и их разновидности. Примеры текстов.

Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан. Об основаниях классификации деловой переписки, классификации писем по назначению в деловой деятельности читайте в статье.

Основания для классификации деловой переписки

  Наиболее важной для ведения переписки в деловой деятельности представляется классификация переписки по следующим основаниям:

Основания классификации            Примеры          
1 2
Территория Письма внутри страны (внутренняя переписка), международная переписка
Вид связи, используемойдля доставки сообщениякорреспонденту Деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату(организации или лицу) по почтовой связи. Виды деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи: Телеграмма - документ информационно-справочного характера, составляемыйорганизацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) потелеграфной сети общего пользования. Телекс - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной)сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа(письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма,переданного по факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый иполучаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети
Область применения Управленческая переписка - переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка - переписка в сфере предпринимательской деятельности; производственная переписка - переписка в сфере производстватоваров и услуг; личная переписка - переписка вне сферы официальныхотношений
Статус автора Письма организаций (юридических лиц), письма физических лиц (граждан)
Количество адресатов Деловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько адресов
Роль в информационномобмене Инициативные письма, письма-ответы
Уровень типизации текста Письма, составляемые на основе унифицированных форм, нерегламентированныеписьма
Место в иерархии органоввласти и управления и т. д. Письма вышестоящих организаций, подведомственных организаций,сторонних организаций
Тематика Письма по финансовым вопросам, по вопросам материально-техническогообеспечения, по правовым вопросам и др.
Характер воздействия на адресата Деловые письма - письма, составляемые для разрешения вопросов деловойдеятельности; этикетные письма - письма, составляемые для воздействия наэмоциональную сферу адресата

Классификация писем по назначению в деловой деятельности

  Наиболее сложной является классификация писем по назначению в деловой деятельности. С этой точки зрения можно выделить несколько групп писем, каждая из которых представлена несколькими разновидностями: 1. Письма информационного характера - письма, основным назначением которых является ин-формирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей.

Информационное письмо Письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.Такие письма нередко носят типовой характер и рассылаются по списку организациям определенного типа. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов и даваться рекомендации по их применению
Сообщаем, что приказом Мининформсвязи России от 18.12.2006 № 655 утверждена Инструкция о порядке заполнения типовых форм по предоставлению статистических данных о работе цифровых систем коммутации. Данная Инструкция размещена на WEB-сервере Мининформсвязи России (адрес: www.ptti.gov.ru) в разделе "Документы".
Письмо-сообщение Письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос
Сообщаем Вам, что по проекту постановления правительства Москвы "Об организации альтернативной гражданской службы в Москве" замечаний и предложений не имеем.
Сопроводительное письмо Используется для отправки документов, не имеющих адресной части
Представляем на рассмотрение и утверждение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.Приложение:1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз. 2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
Письмо-напоминание Письмо, цель которого - побудить адресата выполнить взятые насебя обязательства или принятые договоренности
Напоминаем, что ваша организация ООО "Магистраль" (лицевой счет № 15958) является должником по абонентской плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2006 г. составила 1450,36 руб. Просим срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 352-05-72.
Письмо-извещение Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, эти письма рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию
18 апреля 2007 г. в 11.30 московского времени РАО ЕЭС России проводит селекторное совещание по вопросу о повышении тарифов на электроэнергию. Совещание состоится в селекторном зале центрального офиса РАО ЕЭС России по адресу: Москва, просп. Вернад-ского, 78.
Письмо-уведомление Сообщает официальную информацию о каком-либо мероприятии ли действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и со-держанию к письму-сообщению, письму-извещению или приглашению. Уведомления могут публиковатьсяв печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц
Уведомляем акционеров открытого акционерного общества "Орловская промышленная компания" о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 500 000 шт. по 1000 руб. каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества.
Рекламное письмо Письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. Рекламные письма условно можно разделить на две группы: письма, предлагающие товары или услуги, и письма-презентации, содержащие сведения о фирме
Уважаемые господа! Наша компания является одним из ведущих в России поставщиков обуви из Италии, Германии, Австрии и Греции. Компания зарекомендовала себя на рынке как надежный партнер, обеспечивая высокое качество товара и приемлемые цены. К осенне-зимнему сезону 2008 г. нами сформирована новая коллекция модной женской обуви - демисезонной из натуральной кожи и зимней из кожи с натуральным мехом - в ценовом пределе от 60 до 200 долл. Если вы заинтересованы в предлагаемом нами товаре, мы готовы выслать вам каталог обуви осенне-зимней коллекции 2008 г., прайс-лист и предоставить всю интересующую вас информацию. Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением...

2. Письма, содержащие просьбу или предложение, - письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности:

Письмо-просьба Письмо, цель которого - получение информации, документов, инициирование действий, необходимых организации-автору; письмо -просьба требует ответа
В связи с подготовкой рекламной кампании коллекции обуви "Весна - лето - 2007", запланированной на период с декабря 2006 г. по июнь 2007 г., просим Вас сообщить о возможности проведения для нас исследования степени известности в Москве и двух-трех региональных центрах России (на Ваш выбор) торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.
Письмо-запрос Направляется с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос требует ответа
В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов: 1. Устава организации. 2. Свидетельства о регистрации организации. 3. Договора поставки с ООО "Этон". 4. Справка о стоимости одного кубометра песка на 02.07.2007.
Письмо-предложение Направляется потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (товаров, ус-луг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой
Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году работу по подбору на конкурсной основе инвесторов в США и Европе для осуществления программы реконструкции объектов социальной сферы (магазинов, ресторанов, кафе, офисов и т. д.), которая может быть полезна обеим сторонам.
Письмо-заявка Это разновидность письма-просьбы. В тексте такого письма выражается желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия: включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы и т. п.
Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме "Методы защиты информации в информационных системах", который состоится 12 апреля 2007 г.
Письмо-заказ Представляет собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий
Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая -июня 2007 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с даты отгрузки товара.
Письмо-приглашение Содержит предложение об участии в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках
Приглашаем Вас принять участие в бесплатном семинаре "Бизнес-презентации. Современные технологии".В программе семинара: Критерии выбора презентационного оборудования. Обзор современного рынка офисных проекторов. Основные критерии выбора мультимедиа-проекторов. Новейшие технологии отображения информации. Плазменные панели. Новые технологии проекционной индустрии. Технология цифровой обработки света.

Все участники семинара обеспечиваются информационными материалами. Семинар состоится 11 июня в 11.00 в помещении Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации по адресу: Москва, Ленинградский проспект, 55.

3. Письма, содержащие требование или претензию, - письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

Письмо-требование Цель этого письма - заставить адресата выполнить взятые на себя себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей
Согласно договору подряда от 12.05.2006 № 12/45 ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15. Однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ, определенного приложением 3 к договору. Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, меры до сих пор не приняты. Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора к вам будут предъявлены штрафные санкции.
Письмо-претензия Содержит заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков
Вашей фирмой 25.04.2007 по железнодорожной накладной № 269413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35-918, который был оплачен нами в полном объеме.В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чем свидетельствует коммерческий акт от 30.04.2007 № 14388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость. Приложение: на 1 л. в 1 экз.

4. Письма-ответы --письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение.

Письмо-согласие Является положительным ответом на просьбу, запрос или предложение
Сообщаем, что наша организация готова предоставить место для прохождения преддипломной практики студентке 5-го курса очной формы обучения Института финансового менеджмента по специальности "Бухгалтерский учет и аудит" Осиповой Ольге Алексеевне с 01 февраля по 28 марта 2007 г.
Письмо-отказ Дает отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос
В связи с тем, что в мае 2007 г. наш университет вышел из состава учредителей Московского международного ин-ститута бизнеса и информационных технологий, ректор университета не уполномочен рассматривать вопросы, связан-ные с деятельностью данного института и его филиалов, и выступать ответчиком по гражданскому иску Николаевой И.П.

5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии:

Гарантийное письмо Содержит обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ и др.; гарантийные письма адресуются организациям или лицам
Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 12 ноября по 31 декабря 2007 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем.Наши банковские реквизиты: сч. № 4070581060000000003 в КБ "МЕНАТЕП", БИК 048222242, корр./сч. КБ "МЕНА-ТЕП" в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве - № 30100820600000000341.
Письмо-подтверждение Письмо, в котором адресат уведомляет о получении высланных в его адрес документов или других материалов, сообщает о готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или действиях, информирует о готовности реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др.
Подтверждаем предварительную договоренность о проведении совместного выездного трехдневного семинара для работников кадровых служб в ноябре этого года. Согласны на заключение договора на проведение данного семинара с Учебным центром при Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации.
Рекомендательное письмо Письмо, автор которого дает характеристику другому лицу с целью устройства его на работу, обучение и др.
Савченко Инна Савельевна занимала в нашей издательской компании должность руководителя отдела маркетинга и распространения. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий организаторскими способностями.Через год после ее прихода в компанию тираж издания увеличился на 20%, была разработана и внедрена новая система распространения издания в регионах. Благодаря ее усилиям у издания появились новые партнеры и рекламодатели. Особо хочется отметить ее надежность, умение находить решения в сложных обстоятельствах, а также нацеленность на достижение результата.

6. Этикетные письма --письма, целью которых является выражение внимания, участия. Основные разновидности этикетных писем следующие:

Письмо-поздравление Деловое письмо, составляемое в торжественных случаях
Уважаемый Сергей Иванович! Примите мои сердечные поздравления в связи с избранием Вас на пост мэра одного из самых красивых городов нашей страны. Ваши деловые качества, ответственность за порученное дело, добросовестность, уверен, помогут воплотить в жизнь Ваши грандиозные планы. Желаю Вам успеха во всех начинаниях и продолжения нашего плодотворного сотрудничества!
Письмо-благодарность (благодарственное письмо) Направляется организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги
Благодарим коллектив Института русского языка им. А.С. Пушкина за прекрасную организацию и проведение научно-практического семинара "Современные проблемы риторики" и за огромный труд по пропаганде риторических знаний. Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных учреждений и вузов страны. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижениями в области риторики, рассмотреть проблемы риторического образования и подготовки кадров преподавателей риторики, ознакомиться с новой научной литературой по данной проблематике.Желаем вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество!
Письмо-соболезнование Составляется в ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.)
С глубоким прискорбием мы узнали о смерти профессора Воробьева Н.Н. Примите, пожалуйста, соболезнования от имени нашей кафедры по поводу кончины человека, чьи труды внесли столь весомый вклад в отечественную науку.Передайте, пожалуйста, наши соболезнования его семье.
Письмо-извинение Письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства
Уважаемые господа! Пожалуйста, примите наши искренние извинения за задержку оплаты счета на поставку партии комплектующих по договору от _________ № _____, которая произошла по вине нашей бухгалтерии. В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что это досадное недоразумение впредь не повторится. Еще раз просим извинить нас.

Подробнее о каждой из разновидностей деловых писем, о нюансах их составления и оформления вы узнаете в следующих номерах журнала.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль