“секретарь – это хороший способ попробовать себя в бизнесе!”

65
“Секретари и административные работники – динамично развивающаяся, мобильная, легко обучаемая категория деловых людей нового поколения”, – считает известный специалист по этикету, преподаватель Эля Борисовна Басманова. О том, что она думает о карьере секретаря, роли женщины в современном обществе, о тенденциях в развитии делового этикета и корпоративной культуры, – читайте в интервью.

“Профессия секретаря уникальна”, – считает героиня нашего интервью, Эля Борисовна Басманова, которая сама некоторое время работала секретарем-референтом. Сегодня она известный специалист по этикету, ведущая популярных тренингов и семинаров, автор книг и статей. Что она думает о современных секретарях, развитии делового этикета и корпоративной культуры? Читайте в интервью.

  Специалистов по этикету в России, как, впрочем, и во всем мире, включая даже известную своими многовековыми этикетными традициями Великобританию, совсем немного. Поэтому эксперты моего профиля, к счастью, весьма востребованы. Я активно работаю: преподаю, консультирую, провожу семинары, участвую в международных форумах и конференциях, теле- и радиопрограммах, много публикуюсь и т. д.  Так, осенью 2006 г. вышел мой труд “Гостевой этикет, или Домашний прием на высшем уровне”. Кроме того, готовится к публикации большая статья под условным названием “Историческое лицо (из истории визитной карточки)”. Это подробное исследование, посвященное истории появления и формирования этикетных традиций визитных карточек в России. В качестве иллюстраций в статье будут использованы визитные карточки из моей личной коллекции, относящиеся к концу XIX в. – началу 80-х гг. XX в.  Наконец, я не оставляю работу над книгой “Цветочный этикет”, которая, полагаю, займет еще продолжительное время – к сожалению, пишу я ее не так быстро из-за текущей занятости. Однако это скорее плюс, чем минус, потому что глубокие исследования по данной теме в России ранее никогда не предпринимались. В книге будут главы, посвященные современному цветочному этикету и правилам составления бизнес-букетов. Кое-что из этого раздела я уже опубликовала в нескольких журнальных статьях*.  Но основной объем времени, конечно, уходит на коррекцию рабочих версий семинаров и блиц-консалтинг, которые требуют постоянного контроля за новациями, данными социально-психологических исследований, личных наблюдений, дополняющих портрет современного делового человека.

Например, в 2005 г. совместно с Ириной Денисовой (известным тренером-консультантом и автором статей в журнале “Справочник секретаря и офис-менеджера”) мы запустили новый проект – двухдневный семинар “Управление репутацией”, который, к нашему общему удовольствию, очень хорошо зарекомендовал себя среди посетителей. Но с учетом запросов и заявок слушателей мы постоянно его корректируем, стремясь максимально расширить тренинговый, учебно-познавательный эффект.

  Надо сказать, что одной из заметных тенденций современного российского бизнеса является активный интерес к деловому этикету в целом. Десять лет назад такое трудно было себе представить.

Еще в середине 1990-х гг. на переговорах с иностранными деловыми партнерами наши соотечественники могли появиться в джинсах и кроссовках, искренне не понимая при этом причин отказа от сотрудничества по столь перспективным, на их взгляд, проектам. Мало кто имел представление о дресс-коде или визитной карточке. Хорошим тоном для секретарей являлось не знание предмета и иностранных языков, а эффектные внешние данные и соответствующий расхожим представлениям антураж – мини-юбка, парфюм с сильным запахом, обилие косметики и т. п. Даже само понятие “бизнес-этикет” было знакомо большей частью лишь иностранцам, работавшим в России.

  В настоящее время положение коренным образом изменилось. Многие поняли, что отсутствие знаний в области бизнес-культуры и делового этикета закрывает путь человеку в самом начале его карьеры. Поэтому активный интерес к данной сфере связан с желанием представителей отечественного бизнеса соответствовать европейскому уровню и общепринятым мировым традициям. Статус и место нашей страны в глобальной экономической системе принципиально изменились, и наиболее успешные и дальновидные из деловых людей стараются подкорректировать, а в некоторых случаях – максимально усовершенствовать свой деловой и, что весьма необычно, светский стиль поведения. Заметно явное стремление к гармонизации статусных возможностей и внутренней культуры в части их внешнего проявления.  В свою очередь начинающие жизнь в бизнесе молодые люди, в т. ч. секретари, помощники руководителей, переводчики и т. д., принадлежащие к новому поколению, ориентируются на наиболее удачливых и успешных бизнесменов, ярких лидеров, подражая им и переосмысливая для себя их деловой и личный стиль. Так постепенно поднимается уровень деловой и корпоративной культуры. Не с помощью служебных нормативов, а как необходимость, внутренняя потребность.   Тематика моих семинаров и спецкурсов довольна разнообразна. Дело в том, что в моем профессиональном “портфолио” присутствуют обучающие программы как по деловому, так и по светскому этикету, а также несколько узкоспециальных тем, к которым не обращается никто из моих коллег. 

Наиболее известные из моих семинаров – “Бизнес с хорошими манерами” и “Традиции русского застолья. Столовый этикет”, востребованные как в деловой сфере, так и в виде индивидуальных консультаций.

  В последнее время многие компании все чаще обращаются с просьбой проведения тематических консультаций применительно к специфике их деятельности. Для этих целей мною были специально разработаны 2–3-часовые программы по наиболее популярным вопросам (например, “Телефон. Культура деловых коммуникаций”). Кроме того, я являюсь автором и разработчиком таких редких тем, как “Супер-Золушка. Этикет взаимоотношений с обслуживающим персоналом” и “Бизнес-букет в практике деловых и протокольных мероприятий”. В данный момент я работаю над новой 3-часовой программой “Этикет офисного гостеприимства”.   В моем преподавательском багаже нет специальных программ для секретарей и административных сотрудников, но среди слушателей они присутствуют практически всегда. Иногда 1–2, иногда 8–9 человек на каждом занятии.  В некотором смысле я намеренно не разрабатываю особой системы для этой группы, полагая, что подобные семинары и тренинги уже присутствуют и с большим успехом реализуются на рынке образовательных услуг (семинары И. Денисовой, М. Орловой). В связи с этим я стараюсь строить свои занятия таким образом, чтобы вся их познавательная часть была в большей степени универсальной, чем уникальной. Сверхзадачу таких программ я вижу в освоении навыков делового стиля поведения, позволяющих использовать их деловым людям любого уровня, ранга и статуса в качестве личных PR-технологий в ситуациях межличностного общения.  Не секрет, что должность секретаря или помощника является стартовой позицией для многих современных молодых людей, большинство из которых – девушки и молодые женщины. Освоившись в своей профессии, они готовятся занять следующую ступень карьерной лестницы. В такие моменты бывают особенно необходимы знания и навыки делового этикета, составляющие очевидное конкурентное преимущество среди претендентов.  Проблемы, с которыми сталкиваются девушки, зачастую связаны с отсутствием у них жизненного опыта (жалуются на начальников и клиентов), излишней чувствительностью, не позволяющей им достойно противостоять стрессам и конфликтам, тем более в вопросах границ личных просьб руководителей, или, наоборот, вызваны повышенным чувством ответственности, перфекционизмом – иногда с разрушительными последствиями.

Традиционным вопросом являются, конечно, подарки – особенно накануне праздников. Часто интересуются запретами в дресс-коде, аксессуарами и одеждой для приемов. Всегда спрашивают, например, можно ли носить в деловой обстановке черные колготы. Сразу отвечаю: не рекомендуется.

  Случается, что задают вопросы, связанные с проблемами личного характера. Я стараюсь не давать советов, но если девушка испытывает серьезные сомнения, то я не отказываюсь в перерыве обсудить возникшую проблему с тем, чтобы она сама приняла правильное решение.

Но самый распространенный вопрос касается офисного угощения – чай, кофе клиентам, гостям, участникам переговоров и т. д. Этот пункт всех интересует настолько, что я составила специальную программу.

  Я считаю, что секретари и административные работники – динамично развивающаяся, мобильная, легко обучаемая категория деловых людей нового поколения. Они не знакомы с тяготами во многом фальшивых условностей эпохи социализма. Ведь в те годы вводились не просто запреты, а чуть ли не репрессии по отношению к тем, кто не соответствовал идеалам нравственного поведения в духе кодекса строителей коммунизма.

Например, женщинам часто не разрешалось носить брюки в служебной обстановке. А в некоторых партийных учреждениях даже легкая косметика считалась дурным тоном.

  Конечно, современному секретарю и сейчас случается сталкиваться с самодурством своих руководителей. Однако потребность рынка в хорошо обученных секретарях весьма велика, что предоставляет широкие возможности соискателям для поиска подходящей вакансии и смены компании.

Часто по характеру уточняющих вопросов, которые задают молодые девушки-секретари, легко угадываются самостоятельные, инициативные, независимо мыслящие женщины, заинтересованные в своем личностном росте, образовании и профессиональном обучении. Уровень и качество их вопросов внушают определенный оптимизм.

  Вместе с тем случается наблюдать секретарей, не проявляющих активного интереса к семинару и присутствующих на занятиях только потому, что их обязал к этому начальник. Они плохо ориентируются в самой системе деловых отношений.

Например, чаще всего такие секретари спрашивают о правилах взаимоотношений мужчин и женщин на работе. А такой вопрос в принципе не должен возникать: в бизнесе, как известно, отношения строятся на основе субординации, а не по гендерным признакам.

  Секретарь – это хороший способ попробовать себя в бизнесе, почувствовать его скорость, ритм, приобрести практический опыт и навыки делового общения, чтобы сделать правильный выбор. Профессия секретаря уникальна.

Она предоставляет хорошие возможности для личного роста, образования, учит дисциплине и организованности, повсеместно востребована и всегда сможет обеспечить в трудных жизненных обстоятельствах. Мне самой пришлось в начале 1990-х гг. сменить профессию и на два года занять должность секретаря-референта. Это было тяжелое время. Но знание языка и этикетные навыки помогли мне пережить это непростой период. Впоследствии мне удалось с успехом и новым бесценным опытом вернуться в свою профессию.

  Положение женщины в современном мире уже давно вышло за рамки традиционной многовековой зависимости от семьи и мужа. Мы сами строим свою судьбу и карьеру, сами зарабатываем себе на жизнь и принимаем решения. При этом семейные ценности не только не теряют для нас своей привлекательности, а наоборот – возрастает ответственность за их сохранение.

Девушка-секретарь с привлекательной внешностью в соблазнительной мини-юбке уже не производит столь уж сильного впечатления своей эффектной наружностью. Для серьезного бизнеса важны прежде всего деловые качества.

  Секретарь – это почетная и уважаемая профессия во всем мире. Секретари многих отечественных и западных компаний – весьма образованные люди, часто владеющие несколькими иностранными языками.

Например, секретарь крупной немецкой мостостроительной компании является супругой одного из директоров завода “BMW”. Она знает несколько европейских языков и при этом не считает для себя зазорным подать чашечку кофе гостям своего шефа. Специалиста такого уровня невозможно назвать распространенным в России и крайне непривлекательным словом “секретарша”, появление которого во многом спровоцировано неделовым стилем некоторых секретарей, использующих свое служебное положение для демонстрации внешних данных с перспективой удачного замужества.

  Вряд ли я смогу сделать глубокие аналитические обобщения, но некоторые тенденции все же удается наблюдать. В первую очередь обращает на себя внимание стремление многих компаний изменить имидж: многие занимаются “ребрендингом”, причем иногда весьма удачно. Встречаются даже оригинальные идеи.

Например, одна из знакомых мне компаний решила избрать для себя новый цвет для символики корпорации. Было решено, что им станет оранжевый. Все сотрудники стали носить галстуки оранжевого цвета, а женщины – такого же цвета шейные платки. Любопытно, что девушки на ресепшн были подобраны с учетом их внешних данных – обе ярко-рыжие. Не знаю, как они сами себя чувствовали, но мне такой образ запомнился.

  Еще одна тенденция связана, на мой взгляд, с интересом к деловому этикету со стороны не коммерческих, а государственных структур, уровень деловой культуры которых во многом еще остается “советским”.  Осознание ответственности и причастности к созданию положительного имиджа своей компании тоже, как мне кажется, одна из примет нынешнего времени, характерная, правда, в основном для столичных компаний. Есть пример, который мне особенно запомнился.

Менеджер одной московской фирмы рассказала мне о корпоративном празднике, на который были приглашены также клиенты. По вине судоходной компании теплоход опоздал почти на 40 минут. В понедельник секретариат разослал письменные извинения с подписью президента организации. К каждому из писем была приложена фирменная шоколадка. И хотя никто из гостей не выразил неудовольствия по поводу опоздания, стиль извинений произвел на клиентов огромное впечатление. Такое отношение к сотрудникам и клиентам лишний раз подтвердило сильный моральный дух коллектива и высокий уровень корпоративной культуры.

  Очень радует активный и искренний интерес многих российских компаний и даже небольших фирм к проблемам благотворительности – это вполне можно объективно оценить как устойчивую тенденцию.  Нередко наше первое знакомство, представление или общение, как деловое, так и частное, происходит за столом – во время приемов, фуршетов, деловых завтраков, ланчей, домашних праздников, свадеб, юбилеев и т. д.  И от того, какое впечатление мы производим, во многом зависит наше будущее – возможность дальнейших отношений, сотрудничество в деловой сфере, личная дружба и даже романтические симпатии.

Современная деловая элита хорошо понимает важность знаний в области столового этикета. Ланчи, деловые завтраки, фуршеты и официальные приемы обязывают их как минимум ориентироваться в основных правилах поведения за столом.

  Что же касается цветочного этикета, то интерес и к этой теме очень велик. Дело в том, что исследования и литературные источники, способные пополнить знания в этой области, практически отсутствуют. Мне самой приходилось по крупицам собирать сведения, касающиеся правил и особенностей составления и использования цветов и букетов в деловых и протокольных мероприятиях, консультироваться у флористов и служб протокола на самом высоком уровне, чтобы разобраться во всех нюансах. А их немало.

Например, разница в облике типичного делового букета для мужчин и женщин, упаковка, доставка, размеры букетов, запреты, национальные особенности цветочного этикета и многое другое.

  Действительно, это популярный вопрос. Обо всех нюансах невозможно рассказать в интервью, но об основных правилах вполне возможно: они не так уж сложны.  Угощение в кабинет руководителя обычно организует секретарь, помощник руководителя или специальный сотрудник (это характерно для больших, состоятельных компаний с продуманным имиджем). Регламент разрабатывается специально и впоследствии никогда не нарушается. Как правило, спустя пару минут (иногда через 5–7 минут) после прихода гостей секретарь появляется в кабинете. Ассортимент угощения прост: чай, кофе, летом – прохладительные напитки, соки.

Выпечка подается редко по причине очевидных неудобств, но, если в компании так принято, необходимо учесть, что она должны быть удобной формы и, в определенном смысле, безопасной, т. е. гости не должны быть усыпаны крошками, испачканы кремом или фруктами.

  Угощение гостей в кабинете руководителя следует понимать не как еду в прямом смысле этого слова, а как упрощенную форму гостеприимства.  Все напитки принято подавать на подносе. Если столик полирован, то следует обязательно использовать подставки. Чашки наполняются примерно на три четверти, не более. Если посуда подобрана правильно, то необходимость в бумажных салфетках, которые часто кладут на блюдце под чашку, сама собой отпадает.  Если не мешают обстоятельства, то чашки всем присутствующим в кабинете подают правой рукой с правой стороны. Убирают также правой рукой, но слева. Сахар и сливки гости кладут и наливают себе сами.

При подаче чая или кофе очень важно соблюдать очередность. Если присутствует один гость, то ему первому передают чашку. Если среди гостей присутствует дама, то угощение сначала получает она, потом мужчина (гость), а потом уже хозяин кабинета. Точно в таком же порядке чашки убирают.

  Если за столом тесновато или гостей много, то допускается оставить поднос с уже наполненными чашками. Далее гости действуют сами. В таких ситуациях хозяин кабинета обычно говорит: “Оставьте, пожалуйста. Мы справимся сами”. Но это лишь самые основные рекомендации.  Быть секретарем и трудно, и легко одновременно. Нелегко бывает даже не столько от перегрузок, усталости и большого напряжения, а сколько от дискомфорта морально-психологического свойства. Но это одна из оборотных сторон любого бизнеса – стрессы, конфликты, интриги, эмоции и срывы. Это факт, и ничего тут не поделаешь. Необходимо научиться правильно реагировать на негатив.  А легко всегда бывает в успехе, особенно тогда, когда кажущийся незаметным труд получает достойную оценку и уважение профессионалов.  Всем читательницам “Справочника секретаря и офис-менеджера” желаю гармонии в единстве и противостоянии всех участников процесса под названием “Российский бизнес”.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.42%
  • Делопроизводство 15.83%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.83%
  • Имидж секретаря 10.83%
  • Деловой этикет 11.25%
  • Карьерный рост 7.92%
  • Документооборот 17.5%
  • Электронный документооборот 15.83%
  • Архивное дело 82.92%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль