Инструкция по делопроизводству

5764
Локальные нормативные акты составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения как органами управления, так и работниками. О таких документах, как устав и положения (об организации, структурном подразделении, коллегиальном органе и определенной сфере деятельности), должностная инструкция, вы уже знаете. В этой статье мы расскажем вам об инструкции по делопроизводству.

Процесс управления документацией отражается в разных документах (положениях, инструкциях, регламентах). В частности, в инструкции по делопроизводству. По закону каждая организация должна иметь внутренние организационные документы по делопроизводству.

Одним из важных нормативных документов будет инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству организации устанавливает единую систему работы со служебными документами, но существуют и иные виды документов системы менеджмента качества, требующие управления.

Назначение инструкции по делопроизводству

В инструкции по делопроизводству закрепляется технология создания, использования, обработки, архивного хранения документов. Кроме того, инструкция по делопроизводству не только регламентирует делопроизводство в целом. Она содержит правила, регламентирующие работу ответственных за делопроизводство лиц.

Инструкция по делопроизводству, устанавливающая порядок работы со служебными документами организации, правила их создания, хранения, подготовки к сдаче в архив, требования к их содержанию и оформлению. Как правило, это весьма внушительный локальный нормативный документ с большим количеством приложений. Инструкция по делопроизводству организации должна устанавливать порядок разработки и согласования проекта документа, а также ответственность должностных лиц.

Традиционно инструкция по делопроизводству включает в себя требования к порядку работы с входящими, исходящими, внутренними документами, контролю за исполнением документов и поручений руководства, правила подготовки и оформления документов в организации, их хранения и т. д.

Место инструкции по делопроизводству в процессе управления документацией

Весь процесс управления документацией в организации может быть отражен в разных документах (положениях, инструкциях, регламентах), в их числе, например:

  • инструкция по делопроизводству;
  • регламент «Порядок работы с внутренними нормативными документами»;
  • регламент «Порядок работы с внешними нормативными документами»;
  • регламент «Порядок работы с положениями о подразделениях и должностными инструкциями» и т. д.

Инструкция по делопроизводству занимает важное место в этой системе нормативных документов.

Инструкция по делопроизводству в системе менеджмента качества

Если компания внедряет систему менеджмента качества, вносить много изменений в инструкцию по делопроизводству не придется. Порядок работы со служебными документами в большинстве организаций строго определен. При грамотном и гибком подходе в разработке системы менеджмента качества инструкция по делопроизводству становится не «лишним документом», а значимым элементом системы менеджмента качества.

Инструкция по делопроизводству – регулятор документационного обеспечения

Основным нормативным актом, который регламентирует технологию работы с документами и закрепляет единый порядок документирования и работы с документами в организациях, является инструкция по делопроизводству. Ее назначением является регламентация всех действий и операций с документами на протяжении их жизненного цикла в конкретной организации.

Установленные инструкцией правила являются обязательными не только для работников службы ДОУ, но и для всех специалистов, работающих с документацией. Поэтому ее размножают в нужном количестве экземпляров, чтобы каждый сотрудник в случае необходимости мог ознакомиться с правилами составления, оформления документов и т. п.

Текст инструкции по делопроизводству, как и других организационных документов, состоит из пронумерованных разделов, имеющих заголовки для удобства пользования содержащейся в ней информацией.

Структура инструкции по делопроизводству

В структуру текста включают раздел «Общие положения» и тематические разделы.

В разделе «Общие положения» устанавливаются: сфера распространения инструкции, ее назначение, ответственность за несоблюдение норм документационного обеспечения управления. Кроме того, должно быть определено подразделение (или работники), которое отвечает за делопроизводство в организации в целом и в ее структурных подразделениях. Важной составляющей данного блока информации являются государственные нормативные акты и методические документы межотраслевого или отраслевого действия, на которых основаны нормы и правила конкретной инструкции по делопроизводству.

Любая инструкция, в том числе и инструкция по делопроизводству, является документом длительного действия. Поэтому в разделе «Общие положения» оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ранее действующего документа введением в действие нового.

Тематические разделы инструкции по делопроизводству

Тематические разделы составляют правила, которые охватывают всю последовательность работы с документами. Можно выделить три основные части содержания инструкции.Первая часть – это документирование управленческой деятельности организации. В нее включаются: вопросы, связанные с составом управленческой документации; общие правила подготовки и оформления документов, включая правила оформления реквизитов документов; правила подготовки и оформления отдельных видов документов, их размножения, оформления и заверения копий; порядок изготовления, использования и хранения бланков, печатей и штампов.

Вторую часть текста инструкции по делопроизводству составляют разделы, посвященные организации документооборота. В это понятие входит следующее: вопросы, касающиеся приема, обработки и распределения поступившей документации, а также отправки исходящих документов; перемещение документов внутри организации; определение основных инстанций движения документов и правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов на каждом этапе; правила обработки документов, поступающих (или отправляемых) по электронным или факсимильным каналам связи; порядок учета общего объема документооборота, а в случае необходимости – и объема документооборота отдельных структурных подразделений.

Отдельными разделами закрепляются правила регистрации документов, порядок ведения справочной работы и контроля исполнения документов. Другими словами, инструкцией по делопроизводству должен быть определен детальный порядок обработки документов при их движении с момента создания или получения до окончания исполнения или отправки из организации.

Важнейшим направлением деятельности по документационному обслуживанию является организация оперативного хранения документов, законченных делопроизводством, и их подготовка к передаче на дальнейшее архивное хранение. Порядок проведения такой работы закрепляется в третьей части инструкции по делопроизводству.

В соответствующих разделах устанавливаются правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок разработки и использования номенклатуры дел, систематизации и индексации дел; правила хранения документов в службе ДОУ и структурных подразделениях.

Отдельными разделами закрепляются вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов для установления сроков их хранения, отбора для уничтожения или передачи на дальнейшее хранение; устанавливаются требования к составлению описей дел, подготовке и оформлению самих передаваемых дел.

Приложения инструкции по делопроизводству

Важное практическое значение имеют приложения к инструкции.

В их состав включают необходимые справочные материалы; образцы бланков и оттисков печатей, штампов; образцы заполнения форм документов, оформления видов документов, применяемых в управленческой деятельности конкретной организации; перечни документов, требующих утверждения или проставления оттисков печатей и т. д.

Каждая организация может формировать свой состав тематических разделов.

Так, например, если в организацию поступает значительное количество обращений граждан, она может включить в свою инструкцию соответствующий раздел.

Инструкцию по делопроизводству подписывает руководитель службы ДОУ, которая ее разрабатывает. Являясь локальным нормативным актом, инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том, и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения со ссылкой на должность и дату утверждения или на распорядительный документ, его дату и номер.

О регламентах и других видах внутренних организационных документов: положениях, устанавливающих порядок и правила формирования дел, разработки номенклатуры дел, проведения экспертизы ценности, определения сроков хранения документов и передачи их на хранение в архив организации, – читайте в следующем номере журнала.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль