Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)

57
Работа для большинства из вас значит очень много. Она дарит возможность реализовать и раскрыть себя, многому научиться, освоить навыки коммуникации, сделать карьеру и т. д. А что думают о вашей работе руководители? Как они оценивают вашу роль в организации? Насколько вы им необходимы? На эти и многие другие вопросы отвечают участники круглого стола.

Секретарь – это профессия, образ жизни, просто должность или…? Ведь для каждой из вас работа, которой вы посвящаете почти все свое время, отдаете силы, в которую вкладываете свой интеллектуальный потенциал, означает что-то свое. А что думают о вашей работе ваши руководители? Как они оценивают вашу роль в организации? Насколько вы им необходимы? Какого секретаря они считают идеальным? Отвечают на эти и многие другие вопросы ваши руководители.

Какова роль среднего административного персонала (помощников руководителей, заведующих канцеляриями, референтов, офис-менеджеров и т. д.) в вашей компании?

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)И.Г. Смирнов, директор по качеству и праву ЗАО “Народный Телефон Саратов”, г. Саратов   Я считаю, все-таки необходимо видеть разницу между названными вами специальностями. С одной стороны – помощники руководителей, референты, секретари. С другой – завканцеляриями, офис-менеджеры, делопроизводители. Первые работают напрямую с руководителем: без них он буквально как без рук. Деятельность вторых, казалось бы, не столь заметна на первый взгляд. Но это далеко не так: без них работа современного офиса была бы просто технически невозможна.

Я сам начинал свою карьеру с должности помощника руководителя, совмещенной с обязанностями секретаря. Кроме того, мне кажется, эти два направления вполне можно гармонично и эффективно сочетать. Вообще я считаю, что если творчески подойти к работе секретаря, то она дает колоссальный опыт коммуникации, а если достичь взаимопонимания с начальником, – то и опыт принятия управленческих решений, который в противном случае нарабатывается лишь собственными “шишками” и дорогостоящим обучением.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)С.В. Добрянская, начальник административного отдела компании “ФЕЛИКС”   Компания “ФЕЛИКС” – крупный российский холдинг. Результативная работа столь масштабного предприятия невозможна без тесного взаимодействия всех подразделений компании. Разумеется, что при такой структуре роль административного персонала очень значима. От четкой и слаженной работы секретарей, архивариусов, от их умения обрабатывать большое количество документации и своевременно справляться с непрерывным потоком информации зависит оперативность и эффективность деятельности всей компании.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)А.Н. Назаров, начальник отдела корпоративного хранения и использования документов, Торговый дом “БИБЛИО-ГЛОБУС”   Думаю, что именно эти категории работников обеспечивают жизнеспособность всей системы документооборота в организации. От них во многом зависит скорость и качество информационного обеспечения всех подразделений Торгового дома “БИБЛИО-ГЛОБУС”, а следовательно, и эффективность работы структуры управления организацией. Разнообразные направления деятельности нашего Торгового дома и обширные деловые связи требуют организованной и скоординированной работы канцелярии и секретарей-референтов.   Четко налаженное функционирование системы документационного обеспечения управления (ДОУ) решает как минимум две важные задачи:

во-первых, она позволяет руководству компании оперативно получать информацию, необходимую для принятия управленческих решений; а во-вторых, избавляет работников компании, не связанных напрямую с делопроизводством, от излишней бумажной волокиты и многих бюрократических процедур.

Поэтому очевидно, что люди, обязанностью которых является обеспечение эффективной работы системы ДОУ в организации, всегда будут занимать в ней важное место.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)В.Э. Баласанян, канд. техн. наук, генеральный директор компании “ЭОС”   Вклад среднего административного персонала в общую деятельность организации трудно переоценить. Это не только обеспечение жизнедеятельности офиса – решение вопросов, напрямую не связанных с производственным процессом, но важных для его функционирования. Самое главное – это подготовка основной массы документов, документационное обеспечение управления организацией.

Что касается нашей организации, то в “ЭОС” имеется секретариат, на который возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, учету кадров, контролю выполнения регламентов, действующих в компании, а также по взаимодействию с внешними службами.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)А.А. Бондарев, управляющий директор ООО “Красноярский цемент”   На нашем предприятии технологический процесс не останавливается ни на минуту. Процесс управления предприятием, если можно так назвать административную работу, тоже происходит непрерывно. Это вовсе не значит, что административный персонал, в том числе сотрудники секретариата, трудится круглосуточно. Это значит, что деятельность заводоуправления максимально оптимизирована. Каждый занят своим делом, и созданы все условия для того, чтобы производство работало, а покупатели приобретали продукцию. И сотрудники секретариата играют в структуре предприятия очень важную роль, т. к. именно в их ведении находится множество организационных вопросов. Делопроизводство, документооборот, канцелярия, архив – деловой процесс немыслим без грамотно построенной работы в этих областях. Наш завод – предприятие крупное, объем обращения документов и сейчас довольно велик – примерно 17–19 тыс. документов в месяц. И он будет продолжать расти: предприятие развивается, увеличивается число партнеров, мы оснащаем компьютерами все новые цеха и подразделения и, конечно, активно внедряем электронный документооборот.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)Н.А. Сухарева, проректор по воспитательной работе АНО “Евразийский открытый институт”   Роль помощников руководителей достаточно важная: можно сказать, им доверено решение многих вопросов в сфере профессиональных интересов руководителя. Сегодня административные помощники фактически работают на уровне начальников отделов и их шансы на успешный карьерный рост в компании очень высоки.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)Н.В. Кучин, начальник Управления по связям с общественностью, Группа компаний Energy Consulting   Как и во многих компаниях, в нашей организации работники на этих должностях поддерживают, так сказать, “основы” бизнеса – а именно организацию административного и делового процессов. От профессионализма помощников топ-менеджеров, секретарей на ресепшен, ассистентов руководителей зависит то, насколько эффективно менеджеры всех уровней решают свои задачи, как поставлен рабочий процесс в подразделениях, четко ли организованы командировки.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)С.П. Почаев, заместитель директора по общим вопросам филиала “Конаковская ГРЭС” ОАО “ОГК-5”   Роль службы управления делами и ее сотрудников за последние 2–3 года в филиале “Конаковская ГРЭС” ОАО “ОГК-5” изменилась в корне: служба стала многофункциональной без существенного увеличения штатной численности. Наряду с традиционной работой по организации документооборота на это подразделение возложены протокольные мероприятия, транспортное, хозяйственно-бытовое обеспечение управления и другие обязанности, что обеспечивает высокий уровень корпоративной культуры производственного филиала компании.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)А.А. Линев, генеральный директор компании “ИнтерТраст”   Как и в любой организации, в нашей компании среднее административное звено занимается административной поддержкой и документационным обеспечением управления. В “ИнтерТраст” не слишком сильно развит бюрократический (в хорошем смысле этого слова) аппарат, поэтому у нас секретарь-референт и мой помощник – самые универсальные сотрудники, выполняющие все вышеперечисленные административные функции, а при необходимости способные и заменять друг друга. В компании есть негласное правило – не быть равнодушными: равнодушные люди у нас не приживаются. То есть у нас ценятся сотрудники, которые не просто ответственно выполняют свою работу в соответствии с регламентами и должностными обязанностями, но и всегда готовы помочь коллегам по работе или заказчикам, сделать то, что не входит в прямые обязанности, но в данный момент является необходимым для получения главного результата – удовлетворения требований клиента. Мы все работаем в одной команде, у нас одна цель, и главная роль среднего административного персонала – быть там, где нужна его помощь.

Какие требования вы предъявляете к среднему административному персоналу в вашей организации?

А.Н. Назаров, начальник отдела корпоративного хранения и использования документов, Торговый дом “БИБЛИО-ГЛОБУС”   В современных условиях к среднему административному персоналу предъявляются довольно высокие профессиональные требования. Работники, занимающие перечисленные должности, должны быть не только компетентными специалистами в области ДОУ, но и обладать определенными знаниями и навыками в области юриспруденции, бухгалтерского учета, управления персоналом, информационных технологий. Само собой разумеется, что они должны быть в курсе основных направлений деятельности и перспектив развития предприятия, на котором работают. Кстати, если говорить об информационных технологиях, то хотелось бы обратить внимание на то, что, на мой взгляд, распространенное в наши дни понимание этого термина является не вполне корректным. Дело в том, что современные компьютеры с их программным обеспечением являются лишь средством хранения и обмена информацией. Так же, как на различных этапах эволюции такими средствами были, например, клинописные таблички, берестяные грамоты или телеграфные сообщения. Меняются носители, средства записи и передачи информации, но не меняется смысл, заключающийся в том, что руководству любого предприятия для принятия управленческих решений нужны оперативные и достоверные данные. Поэтому-то правильнее было бы говорить о том, что настоящими специалистами в области информационных технологий являются как раз работники системы ДОУ, обеспечивающие обмен управленческой, коммерческой и другой информацией с помощью различных технических средств. А исходя из этого и формируется приведенный мною обширный и далеко не полный список предъявляемых к ним профессиональных требований.

  Следует отдельно упомянуть о таком критерии, как наличие у человека, претендующего на должность секретаря или заведующего канцелярией, профильного образования. Почему-то по сей день широко распространено мнение, что организацией делопроизводства может заниматься практически любой работник предприятия, на которого руководством будут возложены данные функции. Особенно неблагоприятное положение складывалось в этой области в начале и середине 1990-х гг. В то время в связи с проходившими в нашей стране бурными экономическими преобразованиями многие люди вынуждены были искать новые места работы и менять привычную для себя сферу деятельности. В результате в сферу ДОУ пришла масса работников, никогда ранее не соприкасавшихся с делопроизвод­ством и не имевших специальной подготовки. К сожалению, именно это стало одной из основных причин того, что документооборот и архивы многих компаний в наши дни находятся, мягко говоря, в плачевном состоянии. Появление большого количества разнообразных курсов секретарей-референтов также не решает данную проблему, так как уровень и качество знаний, получаемых их слушателями, зачастую оставляет желать лучшего. А между тем в нашей стране существуют профильные средние специальные и высшие учебные заведения с многолетними традициями и большим опытом подготовки специалистов в области ДОУ. Именно их выпускники и должны “играть первую скрипку” в вопросах организации делопроизводства и документооборота на предприятиях и в организациях.

С.В. Добрянская, начальник административного отдела компании “ФЕЛИКС”   При подборе административного персонала среднего звена мы огромное внимание уделяем общему уровню образования сотрудника, а также его профессиональным навыкам – знанию документооборота, архивного дела, владению оргтехникой. Естественно, приветствуется понимание специфики деятельности нашей компании – как основных направлений деятельности, так и работы отдельных подразделений. Конечно же, если соискатели не знакомы с особенностями нашей организации, это не является поводом для отказа в вакансии.

Для всех новых сотрудников “ФЕЛИКС” проводит корпоративные занятия, в ходе которых изучаются электронные системы документооборота, офисные пакеты и иные темы, необходимые для успешной работы.

С.П. Почаев, заместитель директора по общим вопросам филиала “Конаковская ГРЭС” ОАО “ОГК-5”   К административным сотрудникам в нашей компании предъявляются следующие требования: высшее образование, желательно гуманитарное. Опыт работы для нас также значим, но гораздо важнее общий интеллектуальный уровень человека, его гибкость, способность действовать вопреки стереотипам.   Нам нужны люди, умеющие чутко и адекватно реагировать на нестандартные ситуации в управленческой деятельности офиса.   Немаловажен и психоэмоциональный аспект работы административного персонала. Ведь у нас сложное производство градообразующего предприятия, а значит, круг общения руководителя канцелярии, секретаря очень обширен: от руководства субъекта Федерации до обычного работника электростанции. При этом администратор должен четко понимать свою связующую роль в процессе социального и производственного взаимодействия.

Н.В. Кучин, начальник Управления по связям с общественностью, Группа компаний Energy Consulting   Основное требование – сотрудник должен быть профессионалом в своей области. На самом деле быть высокопрофессиональным помощником руководителя очень непросто, и людей, которые действительно прекрасно справляются с такими обязанностями, немного, поэтому большая удача найти нужного человека.   По сути, помощник должен быть внутренне довольно организованным человеком, уметь быстро находить решения, инициативно и оперативно отрабатывать запросы руководства (т. е. без умения самостоятельно принимать решения не обойтись).   Тут мне вспоминается пример “правильной” истории из жизни, хотя и не из нашей компании, но весьма показательный. Начальник мягко журит своего помощника: “Олечка, ты так быстро за меня все решаешь, что я даже не успеваю почувствовать себя начальником…” Тем не менее, поскольку девушка принимала решения правильно, обе стороны были довольны.

А.А. Линев, генеральный директор компании “ИнтерТраст”   Первое требование – не быть равнодушным. Остальные, пожалуй, – ответственность и добросовестность, умение довести до конца любое начатое дело. Также очень важно желание учиться, расти и приобретать различные профессиональные навыки. Не бывает так, чтобы человек пришел на новое место уже с полным набором знаний – любая организация обладает своей спецификой работы, формальными регламентами и процедурами, неформальными, но сложившимися и устоявшимися со временем правилами, в конце концов – своей корпоративной культурой.   Задача среднего административного персонала – помогать руководству компании в управлении производственным процессом, в т. ч. и в его документационной составляющей, поддерживать управленческие процессы – четко, оперативно, тактично, не нарушая при этом налаженных механизмов. В то же время я считаю, что крайне важна и изначальная квалификация специалиста, уровень его профессиональной подготовки.

А.А. Бондарев, управляющий директор ООО “Красноярский цемент”   Коллектив секретариата нашей организации состоит из пяти человек: начальника отдела, секретаря руководителя, двух дело­производителей и архивариуса. Основные требования к сотрудникам – профессионализм, серьезное отношение к работе и доброжелательность. Должен отметить, что наши девушки этим требованиям соответствуют.

Н.А. Сухарева, проректор по воспитательной работе АНО “Евразийский открытый институт”   Требования предъявляются очень высокие – секретарь должен не только уметь пользоваться компьютером (хотя у нас все руководители в большой степени сами в этом виртуозы) и проводить телефонные переговоры, но и обладать большим кругозором, навыками коммуникации с клиентами и сотрудниками, креативностью и т. п. Важны также познания в области начального бухучета и, конечно, тайм-менеджмента.

В.Э. Баласанян, канд. техн. наук, генеральный директор компании “ЭОС”   В первую очередь, секретарь должен обладать следующими личными качествами: организованность, исполнительность, пунктуальность и профессиональные знания и навыки. Кроме этого, важна личная заинтересованность секретаря не только в выполнении своих обязанностей, но и в дальнейшем обучении и развитии. Есть еще специфические требования, связанные с особенностью деятельности компании. В “ЭОС” секретари – это одни из основных пользователей наших продуктов, поэтому на них проходит апробация новых версий и их пожелания учитываются при дальнейшем расширении функционала систем.

И.Г. Смирнов, директор по качеству и праву ЗАО “Народный Телефон Саратов”, г. Саратов   Основное требование к таким специалистам – творческая исполнительность. Чтобы пояснить, что я имею в виду, приведу элементарный пример.

Директор дает секретарю задание снять для него копию газетной вырезки (с бумажного носителя), которая изначально не уместится в пределах одного листа формата А4. Выполнить такое задание можно по-разному: от простого копирования на две-три страницы (некоторые “профессионалы” даже не удосуживаются скрепить листы) до сканирования вырезки и ее распечатывания удобным для близорукого шефа шрифтом. При этом задание должно быть выполнено максимально быстро, а его результаты должны быть масштабируемы (т. е. их можно будет при необходимости многократно повторить).

  Профессионализм должен проявляться во всем – будь то закупка канцелярских принад­лежностей или организация зарубежного рабочего визита.   Творческая исполнительность – широкое понятие; оно совмещает в себе пунктуальность, ответственность, лояльность, последовательность, мобильность, готовность к принятию решений, автономность и умение работать в команде.   Если секретарь задумывается над этими вопросами, то у него, несомненно, есть потенциал для дальнейшего роста. Если нет – то человек, скорее всего, просто ошибся в выборе своей профессии.

Вы теперь знаете, что думают руководители о вашей роли в организации, какие именно требования они к вам предъявляют и чего от вас ждут. Во второй части круглого стола ваши руководители говорили о том, насколько вы им необходимы, как вы помогаете в их работе. А еще мы спросили их о том, какого секретаря они считают идеальным, что думают о статусе профессии секретаря и ее будущем. Окончание круглого стола читайте в следующем номере журнала



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль