Творческая профессия

76
Чем вас привлекает ваша профессия? Героиня нашего интервью назвала несколько важных лично для нее моментов, выделив главное в своей работе – возможность ежедневного творчества. Как складывалась ее карьера? С какими трудностями она столкнулась и как их преодолела? Чем она занимается в настоящий момент? Читайте интервью

Предлагаем вашему вниманию интервью с Олесей Шулаковой, которая сделала свой профессиональный выбор и стала секретарем, обучаясь на филологическом факультете университета. Сегодня она совмещает две должности: секретаря двух руководителей и заведующей секретариатом. Чем ее привлекла профессия секретаря? С какими трудностями она столкнулась в процессе работы?

Ваша профессия – это ваш выбор. Чем она Вас привлекла и привлекает до сих пор?

- После окончания школы я поступила на филологический факультет (очно-заочное отделение) филиала Удмуртского государственного университета. Поскольку учеба в университете была вечером, свободное время я решила посвятить получению дополнительного средне-специального образования. Я остановила свой выбор на специальности “секретарь-референт”. Это решение и определило мое дальнейшее будущее – во время преддипломной практики в училище я поняла, что профессия секретаря мне интересна. Почему? Во-первых, функции, которые я выполняю, очень разнообразны. Каждый рабочий день не похож на другой.

Работа секретаря не заключается только в том, чтобы всего лишь приготовить кофе и напечатать документ, как считают многие. Круг обязанностей секретаря намного шире: это и телефонные звонки, и прием посетителей, и организация встреч и совещаний, и оформление командировок, и планирование рабочего дня руководителя, и подготовка необходимой информации для обеспечения его оперативной работы, и многое другое.

Во-вторых, мне очень нравится общаться с людьми, а общение – это неотъемлемая часть моей работы. Я считаю, что профессия секретаря вполне может считаться творческой. Да, да – именно творческой.

Часто приходится составлять документ не по уже имеющейся заготовке, а практически “с нуля”: руководитель произносит только одну-две фразы, на основании которых необходимо подготовить целый документ. И я уверяю вас, что каждый секретарь выполнит это задание по-своему. Это только одна сторона, где проявляется творчество секретаря. А что касается организации фуршетов, оформления офиса – здесь вообще без творческого подхода не обойтись.

Расскажите, как складывалась Ваша карьера, что интересного Вы узнавали для себя на каждом новом месте работы?

- Во время учебы в училище меня направили на преддипломную практику на одно из самых больших предприятий в нашем городе – ОАО “Уралоргсинтез”, которое занимается переработкой нефтехимических продуктов. Сначала я работала в отделе кадров, где на практике познакомилась с оформлением документов, необходимых при поступлении на работу и увольнении. Затем я перешла в приемную двух первых заместителей генерального директора, где успешно прошла практику под руководством одного из опытных секретарей предприятия. Моих теоретических знаний для работы секретарем было недостаточно, но благодаря своему наставнику я многому научилась именно во время практики. Сразу после ее окончания мне предложили место секретаря в приемной первых заместителей генерального директора. Самым трудным для меня в начале карьеры было приучить посетителей к мысли о том, что секретарь – первый помощник руководителя, и поэтому следует доверять его компетенции во многих вопросах, касающихся работы руководителя.

В настоящий момент Вы работаете в ОАО “Уралоргсинтез”, расскажите немного о своей работе для наших читателей.

- В данный момент я совмещаю в ОАО “Уралоргсинтез” две должности: секретаря двух руководителей и заведующей секретариатом. В мои обязанности как заведующей секретариатом входит контроль за работой секретарей управления предприятия. В течение рабочего дня я стараюсь зайти в каждую приемную или позвонить и поинтересоваться ходом работы. В конце месяца проверяю ведение документации всеми секретарями организации. Если у работников секретариата есть какие-либо предложения по работе нашего подразделения, то это обсуждается всем коллективом. В мои обязанности также входит закупка канцелярских товаров для секретариата и руководителей. И это только основные моменты моей работы.

С чего Вы начали? Что для Вас было наиболее важным на старте карьеры?

- Когда я пришла на предприятие, то начала прежде всего со знакомства с людьми. На нашем предприятии численность персонала превышает 2000 человек. Мне необходимо было запомнить начальников всех цехов и отделов. Каждый раз, когда в приемной появлялся новый посетитель, я узнавала о нем у своего руководителя по практике. Затем вносила в записную книжку должность, фамилию, имя, отчество, контактный телефон и делала о людях небольшие отметки, которые хотя и казались смешными, но очень мне помогали: например, “с бородой”, “в очках”, “высокий” и т. д. Постепенно эти отметки стали не нужны.

Я считаю, что секретарь должен обладать отличной слуховой и визуальной памятью. Если человек позвонил по телефону, а вы его приветствуете его по имени и отчеству, то собеседнику, несомненно, будет очень приятно, и разговор будет протекать в доброжелательном русле.

Как организована делопроизводственная служба в Вашей организации?

- В структуру службы ДОУ ОАО “Уралоргсинтез” входят:

  • Канцелярия во главе с заведующей канцелярией, которая подчиняется начальнику хозяйственного отдела.

Заведующая канцелярией осуществляет доставку корреспонденции из почтового отделения (т. к. наше предприятие находится в 16 км от города), регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию и направляет ее по подразделениям.

  • Секретариат во главе с заведующей секретариатом, который подчиняется заместителю генерального директора по управлению персоналом.

Сотрудники секретариата – секретари заместителей генерального директора. Они ведут регистрацию документов, поступающих к ним после рассмотрения генеральным директором, доводят их до своих руководителей, после чего передают непосредственным исполнителям через канцелярию. Одна из их главных обязанностей – контроль исполнения документов.

  • Референт генерального директора, который подчиняется непосредственно генеральному директору и обеспечивает работу его приемной.
  • Машинистки цехов предприятия – они подчиняются начальникам цехов, каждый из которых, в свою очередь, находится в подчинении у заместителей генерального директора.

В обязанности машинисток входит получение в канцелярии документов, направленных в их структурное подразделение, оформление документации, выполнение поручений своих руководителей.

С какими трудностями Вы столкнулись во время работы, как их разрешили?

- Основная трудность во время работы – это нежелание сотрудников организации переучиваться, что-то менять. Многие отказываются понимать, почему один какой-либо конкретный реквизит документа должен находиться на определенном месте. Я считаю, что в организации должно соблюдаться единообразие в оформлении документов, которое должно регламентироваться нормативными актами. Для обеспечения высокого качества выпускаемой продукции наше предприятие прошло сертификацию по стандарту ISO 9001:2000. В процессе сертификации были созданы более двадцати стандартов системы менеджмента качества, в которых указаны критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности всех процессов на предприятии. Был разработан и введен в действие и стандарт по порядку организации делопроизводства, значительно облегчивший работу по оформлению документов, – “Порядок организации делопроизводства” (далее – стандарт). Проект стандарта был разработан референтом генерального директора, затем согласован с руководителями подразделений предприятия, после чего утвержден генеральным директором. Этот стандарт определяет порядок организации делопроизводства и устанавливает общие требования к работе с документами. В нем описываются процесс организации делопроизводства, правила оформления всех видов документов (приказов, распоряжений, писем, актов, протоколов, инструкций и т. д.), порядок подписания и хранения договоров, оперативного хранения документов, передачи дел в архив и многое другое. Стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, создаваемую во всех подразделениях акционерного общества. В основу стандарта положен ГОСТ Р 6.30-2003.

Ваши взаимоотношения на рабочем месте: начальство, коллеги, как удалось наладить контакты? Что важно в общении с людьми? Какие качества необходимо у себя вырабатывать?

- Я считаю, что самое важное качество для секретаря – умение найти подход к любому человеку, и тогда взаимоотношения на работе и деловые контакты будут на высшем уровне.

Во время телефонного разговора достаточно всего лишь улыбнуться – и собеседник будет расположен к диалогу, хотя он этой улыбки не видит. Иногда посетители задают такие вопросы, ответ на которые, кажется, очевиден. Не нужно нервничать – стоит немного помолчать, сделать паузу перед ответом, и собеседник сам найдет ответ на свой вопрос.

Тем не менее я считаю, что секретарь должен уметь ответить на самый неожиданный вопрос, поэтому мне приходится постоянно заниматься самообразованием, прибегая к помощи профессиональных журналов и книг.

Какие из первоначальных функций остались за Вами сейчас?

- Можно сказать, что практически все. Дело в том, что на нашем предприятии заведующая секретариатом совмещает функции секретаря приемной и руководителя секретариата. И когда я заняла эту должность, обязанностей у меня только прибавилось. В настоящее время в моей компетенции находятся организационные вопросы, касающиеся работников секретариата, я также занимаюсь повышением квалификации секретарей.

Часто приходится решать такие проблемы, как, например, замена секретаря на время отпуска или больничного. Здесь я могу только похвалить своих сотрудников – они всегда оперативно реагируют в таких ситуациях.

Считаете ли Вы себя состоявшимся человеком?

- Да, но останавливаться в развитии я не собираюсь. Впереди много возможностей для самосовершенствования. Одним из плюсов нашей профессии является возможность постоянно узнавать что-то новое – то, что обязательно пригодится в работе, в будущей жизни. Совершенству нет предела!

Как Вы оцениваете перспективы развития Вашего отдела, организацию документооборота в компании?

- В перспективе хотелось бы ввести на нашем предприятии системы электронного документооборота и электронной регистрации входящей и исходящей документации, что значительно ускорит и улучшит работу с документами. К сожалению, на нашем предприятии до сих пор документы регистрируются в журналах для входящей и исходящей документации.

Есть ли у профессии, которой Вы занимаетесь, будущее в XXI веке?

- Безусловно, да! Наша профессия никогда не исчезнет. Сейчас появляются новые должности – например, офис-менеджер, ассистент руководителя, референт, личный помощник, но все они, на мой взгляд, содержат в себе функции традиционного секретаря.

Скажите, нынешним секретарям – легче или труднее?

- Мне кажется, труднее. В настоящее время секретари часто совмещают стандартные обязанности и функции других должностей – соответственно, к ним предъявляется все больше требований.

Многие секретари занимаются ведением кадрового делопроизводства, закупкой канцелярских товаров, бывает, даже выдают заработную плату сотрудникам предприятия.

Приходится все время учиться и совершенствоваться. Нынешний руководитель хочет видеть в своей приемной не простого секретаря, а профессионала, на которого он сможет положиться в сложной ситуации и который компетентен во многих вопросах. Поэтому, устраиваясь на работу секретарем, необходимо соответствовать этим требованиям.

Что Вы думаете о карьере в жизни женщины?

- Сегодня женщины успешно совмещают карьеру и семью. Многие их них – отличные и незаменимые сотрудники на работе и в то же время – хорошие хозяйки и жены. Надеюсь, что я не исключение. Ваши пожелания нашим читателям. Мой девиз: все, что ни делается – делается к лучшему, но нет ничего невозможного! Каждой читательнице желаю иметь силы и желание для осуществления положительных перемен в своей жизни.

Штрихи к портрету

Книги:

- Деловые газеты, журналы – необходимость профессии. К сожалению, на другую литературу просто не хватает времени.

Фильмы:

- Люблю фильмы Стивена Спилберга и Люка Бессона. Картины этих режиссеров хочется смотреть по нескольку раз, а у их киногероев можно многому научиться.

Кулинария:

- Очень люблю готовить, просто не могу без этого жить! Даже если день был трудный, кухня – это то место, где я отдыхаю после работы. Обожаю блюда с морепродуктами.

Косметика:

- Особых предпочтений нет, главное – чтобы нравилась.

Одежда и аксессуары:

- Люблю спортивный стиль, но на работе придерживаюсь классического стиля, стараюсь “разбавить” его различными аксессуарами.

Отдых:

- Отдых активный и обязательно в компании хороших друзей. Каждый год, начиная с мая и до поздней осени, мы с друзьями стараемся отдыхать на природе, выезжаем на берег реки Камы.

Хобби:

- Когда появляется свободное время, люблю вышивать крестиком.

Во время подготовки материала к печати в редакцию журнала поступила информация о том, что О.А. Шулакову пригласили на должность помощника главы администрации г. Чайковский и она согласилась. Поздравляем Олесю с новой интересной работой!



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.18%
  • Делопроизводство 19.29%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.2%
  • Имидж секретаря 12.69%
  • Деловой этикет 13.71%
  • Карьерный рост 9.64%
  • Документооборот 21.32%
  • Электронный документооборот 18.27%
  • Архивное дело 80.2%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль