Общие правила составления должностных инструкций

542
Какими нормативными документами регламентируется порядок составления должностных инструкций? Основные требования к составлению должностных инструкций. Кто отвечает за их наличие в организации и за хранение первых экземпляров этих документов? Как часто они перерабатываются?

В статье рассмотрены общие правила составления должностных инструкций в РФ, независимо от наименования должности или профессии работника, установленные нормативными документами, основные положения которых комментируются автором.

  Должностные функции и обязанности работников организаций устанавливаются в должностных инструкциях. Должностные инструкции должны быть разработаны на все должности работников, установленные в штатном расписании организации. Главная цель должностных инструкций состоит в регламентации профессиональной деятельности работников, с тем чтобы избежать дублирования отдельными работниками одних и тех же должностных обязанностей.

Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т. д.

Нормативные акты, регламентирующие порядок составления должностных инструкций

  При разработке должностной инструкции необходим глубокий и всесторонний анализ всех видов работ, выполняемых работником. Это позволяет сформулировать весь комплекс требований, предъявляемых к должности каждого работника.   Составляя должностные инструкции, необходимо руководствоваться:

  • Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367, введенным в действие 01.01.96;
  • Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.85 № 31/3-30;
  • Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее – Справочник), утв. постановлением Минтруда и социального развития РФ от 21.08.98 № 37;
  • Общероссийским классификатором занятий ОК 010-93 (ОКЗ), утв. постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 № 298, вступившим в силу 01.01.95.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

  ОКПДТР – составная часть Единой системы классификации и кодирования информации (ЕСКК) РФ. Классификатор разработан в рамках выполнения Государственной программы перехода России на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.   ОКПДТР включает наименование должностей служащих и профессий рабочих, а также код каждой должности (профессии), который обязательно должен заноситься в форму Т-2 – “Личную карточку работника” (Унифицированная форма первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).  ОКПДТР также способствует решению задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню его квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, определения дополнительной потребности в кадрах в условиях автоматизированной обработки информации.

Следует знать, что в ОКПДТР включены наименования должностей государственных служащих, которые приведены в соответствии с Указами Президента РФ “О государственных должностях РФ” № 32 и “О реестре государственных должностей федеральных государственных служащих” № 33 от 11.01.95. В 2004 и 2005 гг. Указы Президента РФ переизданы в новой редакции. Поэтому наименования должностей государственных служащих, помещенные в ОКПДТР, использовать нельзя. Необходимо базироваться на Федеральном законе “О государственной гражданской службе Российской Федерации” от 27.07.04 № 79-ФЗ и Указе Президента РФ “О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы” от 31.12.05 № 1574.  ОКПДТР состоит из двух разделов:

  • 1. Профессии рабочих. 2. Должности служащих.

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих

  В классификаторе содержится, как указывалось выше, перечень должностей и профессий рабочих. Для составления должностных инструкций необходимы квалификационные характеристики. Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих включены в ЕТКС, в котором содержатся общие для всех отраслей народного хозяйства квалификационные характеристики. Они состоят из двух частей:

  • 1. Характеристика работ. 2. Должен знать.

  В первом разделе содержится перечень работ, которые обязан выполнять рабочий в соответствии с присвоенным ему разрядом.

Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих разработаны применительно к шестиразрядной тарифной сетке. Разряды установлены по их сложности, как правило, без учета условий труда.  Во втором разделе перечисляются знания, которыми должен обладать рабочий в пределах выполняемой работы.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

  Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов, служащих – иначе говоря, работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях РФ, независимо от их организационно-правовой формы собственности, содержатся в Справочнике. Справочник является нормативным документом. Его цель – обеспечение рационального разделения труда, создание механизма разграничения функций, полномочий и ответственности, четкой регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений.

Общероссийский классификатор занятий

  ОКЗ также необходим для подготовки должностных инструкций, т. к. представляет собой систематизированный перечень видов трудовой деятельности, позволяющий достигнуть единообразия их наименований и обеспечить возможность статистических сравнений, учета и анализа в интересах осуществления рациональной политики занятости. Структурно классификатор состоит из девяти укрупненных групп:

  • 1. Руководители (представители) органов власти и управления всех уровней, включая руководителей учреждений, организаций, предприятий. 2. Специалисты высшего уровня квалификации. 3. Специалисты среднего уровня квалификации. 4. Служащие, занятые подготовкой информации, оформлением документов, учетом и обслуживанием. 5. Работники сферы обслуживания, жилищно-коммунального хозяйства, торговли и родственных видов деятельности. 6. Квалифицированные работники сельского, лесного, охотничьего хозяйств, рыбоводства и рыболовства. 7. Квалифицированные рабочие крупных и мелких промышленных предприятий, художественных промыслов, строительства, транспорта, связи, геологии и разведки недр. 8. Операторы, аппаратчики, машинисты установок и машин и слесари-сборщики. 9. Неквалифицированные рабочие.

  Группы в свою очередь подразделяются на подгруппы, составные группы и базовые группы (подробнее см. ОКЗ).   Использование ОКЗ помогает не только более точно обозначить наименования должностей и профессий, но и проставить каждой из них соответствующий код.

Зачем нужно составлять должностные инструкции?

  Действительно, нужно ли составлять должностные инструкции, если они прямо не указаны в ТК РФ, а в разделах Трудового договора и так отражены права и обязанности работника (ст. 57 ТК РФ)?   Во-первых, текст должностной инструкции, наряду с правами и обязанностями работника, содержит квалификационные требования к работнику, условия, в соответствии с которыми он имеет право занимать определенную должность или работать по определенной профессии, взаимоотношения (связи по должности) и т. д.   Во-вторых, в п. 4 “Общих положений” Справочника записано следующее:

“Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций”.  Это означает, что организация может взять за основу квалификационные характеристики, помещенные в Справочнике, и составить должностные инструкции на своих работников.   Вывод: несмотря на то, что должностные инструкции прямо не указаны в Трудовом кодексе, они являются широко распространенными и полезными документами и рекомендуются для применения в организациях.

Требования к составлению должностных инструкций

  Приступая к составлению должностных инструкций, необходимо помнить, что должностной состав работников организации в соответствии со Справочником включает три категории работников:

  • 1. Руководители. 2. Специалисты. 3. Технические исполнители.

  В Справочнике подчеркивается, что отнесение служащих к категориям зависит от характера выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).   Характеристики всех должностей в Справочнике состоят из разделов:

  • Должностные обязанности.
  • Должен знать.
  • Требования к квалификации.

  В разделе “Должностные обязанности” установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность, с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.   В разделе “Должен знать” содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.   В разделе “Требования к квалификации” установлен уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к его стажу работы. Следует помнить, что уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствие с Законом РФ “Об образовании” от 10.07.92 № 3266-1.

В Справочнике подчеркивается, что необходимые обязанности, включенные в характеристику конкретной должности, можно распределить между несколькими исполнителями. Разрешается без изменения наименования должности поручить работнику выполнение обязанностей, предусмотренных характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, выполнение которых не требует другой специальности или квалификации. В Справочнике отсутствуют квалификационные характеристики старших, ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений. Для определения должностных обязанностей этих работников и требований к их знаниям и квалификации, Справочник разрешает использовать характеристики соответствующих базовых должностей.  Распределение обязанностей между заместителями руководителей должно осуществляться на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например приказа. Добавить к должности наименование “старший” можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, пред­усмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями.   Должностные обязанности “ведущих” устанавливаются в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.   Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем организации исходя из степени самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственности за принимаемые решения, отношения к работе, эффективности и качества труда, а также учитывая профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности и др. Справочник предписывает в должностные обязанности руководителей наряду с выполнением основных функций включать необходимость обеспечения здоровых и безопасных условий труда подчиненных, а также контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативно-правовых актов по охране труда.Справочник также подчеркивает, что при назначении на должность необходимо учитывать требования к знанию работником соответствующих стандартов безопасности труда, экологического законодательства, норм, правил и инструкций по охране труда, средств коллективной и индивидуальной защиты от воздействия опасных и вредных производственных факторов, и разрешает по рекомендации аттестационной комиссии в порядке исключения назначать на соответствующие должности лиц, не имеющих специальной подготовки и стажа работы, но обладающих достаточным практическим опытом и выполняющих качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности.  Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.   Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника организации. Невыполнение требований должностной инструкции является основанием для применения дисциплинарного воздействия.

Какой сотрудник или какое структурное подразделение отвечает за наличие должностных инструкций? Где хранятся первые экземпляры инструкций, как часто они перерабатываются?

  Решение по каждому из перечисленных вопросов принимает руководство организации в зависимости от наличия специальных структурных подразделений и штата работников.   Должностные инструкции могут разрабатываться сотрудниками отдела труда и заработной платы, руководителями структурных подразделений. Первые экземпляры могут храниться в подразделениях, которые их разрабатывали, но лучший вариант, когда первые экземпляры должностных инструкций, независимо от места их разработки, хранятся в кадровой службе. Это связано с тем, что при приеме на работу работник должен расписаться на первом экземпляре – подлиннике должностной инструкции. Его подпись подтверждает факт его ознакомления с условиями должностной инструкции. Помимо личной подписи и ее расшифровки, работник обязательно проставляет дату ознакомления с текстом инструкции.  Перерабатываются должностные инструкции в том случае, если возникает необходимость уточнения, изменения функций, обязанностей, прав, ответственности и т. п. должностного лица. В случае увольнения работника и приема на освободившуюся должность другого работника вновь принятый расписывается на прежней должностной инструкции.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль