Фирма вам доверяет

421
Порядок оформления доверенностей на получение товарно-материальных ценностей отличается от правил оформления других видов доверенностей. Каким образом они оформляются? Почему доверенность на получение товарно-материальных ценностей должна иметь две подписи? Действия поставщика, получившего доверенность, и действия доверенного лица после получения товара. Как производится учет выданных доверенностей секретарем?

Вы уже знаете, как составить и оформить доверенность на право совершения юридически значимых действий, а теперь поговорим о доверенностях другого типа: на право получения товарно-материальных ценностей.

Доверенность на право получения товарно-материальных ценностей

При оформлении таких доверенностей необходимо руководствоваться Инструкцией Министерства финансов СССР от 14.01.67 № 17 “О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности”. Как видите, этот нормативный документ был принят довольно давно, но до сих пор не утратил свою силу. Он применяется в части, не противоречащейГражданскому кодексу РФ (глава 10) и Федеральному закону от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Порядок оформления доверенностей

Порядок оформления доверенностей на получение товарно-материальных ценностей отличается от правил оформления других видов доверенностей. Давайте определим эти отличия.

  • Данные доверенности имеют узкое целевое назначение: они предназначены только для получения товарно-материальных ценностей (товаров, готовой продукции, материалов, полуфабрикатов, сырья и т. п.) для организации от поставщика.

Такая доверенность дает право представителю организации получать товарно-материальные ценности для нее, а также совершать действия другого характера, но тесно связанные с отгрузкой продукции, например расписаться в накладных, проконтролировать загрузку автомашины, проверить количество и качество передаваемого товара и т. д. Осуществлять дейст­вия, не связанные с отгрузкой продукции, по данному типу доверенности неправомерно, так как подобные действия представителя будут выходить за рамки предоставленных ему полномочий.

  • Доверенности на получение товарно-материальных ценностей выдаются на бланках типовой формы № М-2 и № М-2а.

В настоящее время применяются унифицированные формы доверенности (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а) – “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”.

Не допускается выдача доверенностей на получение товарно-материальных ценностей на фирменных бланках организации или на бланках произвольной формы.

Данный вид доверенностей выдается только лицам, работающим в данной организации по трудовому договору. Выдача доверенностей иным лицам не допускается.

Это связано с тем, что ст. 243 ТК РФ предусматривает возложение на работника полной материальной ответственности в случае недостачи ценностей, полученных им по доверенности.

  • Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от времени получения и вывоза ценностей, но, как правило, не более чем на 15 дней.
  • Доверенности на получение товарно-материальных ценностей имеют две подписи: руководителя (заместителя руководителя) организации и главного бухгалтера. При этом на право подписи доверенности заместителем руководителя должен быть оформлен приказ:

“Предоставить заместителю Генерального директора по финансовым вопросам Коротаеву Дмитрию Львовичу с 01 марта 06 г. право подписания доверенностей на получение товарно-материальных ценностей”.

Почему доверенность на получение товарно-материальных ценностей должна иметь две подписи?

О праве руководителя действовать без доверенности мы уже говорили раньше. Что касается подписи главного бухгалтера, то в соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона “О бухгалтерском учете” главный бухгалтер обеспечивает контроль за движением имущества на предприятии. Кроме того, главный бухгалтер организации контролирует правильность оформления, выдачи и регистрации доверенностей, осуществляет инструктаж работников – о порядке представления в бухгалтерию документов, которые подтверждают выполнение поручений, предусмотренных доверенностью. Таким образом, если у вас возникают какие-либо вопросы о порядке работы с доверенностью на получение товарно-материальных ценностей, то их следует адресовать главному бухгалтеру. Действительно, если доверенность фиксирует движение товарно-материальных ценностей, то этот документ относится к числу документов бухгалтерского учета. Вот почему доверенности на получение товарно-материальных ценностей регистрируются, учитываются и хранятся бухгалтерией организации. Между тем на практике к выдаче подобных доверенностей имеет прямое отношение секретарь или офис-менеджер.

Порядок заполнения доверенностей

Помимо прямых указаний Инструкции Минфина СССР воспользуемся еще одним нормативным документом – Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Министерством финансов СССР 29.07.83 № 105). В этом Положении сформулированы основные правила заполнения документов бухгалтерского учета.

Если документы заполняются вручную, то записи должны производиться чернилами или шариковой ручкой. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки подлежат обязательному прочерку.

Доверенность создается на бланке унифицированной формы. Поэтому изменять состав реквизитов документа нельзя, так же как нельзя применять бланки устаревшей формы.

При этом унифицированная форма № М-2 рассчитана на предприятия, где получение товарно-материальных ценностей не носит регулярного характера. Если же организация ведет торговую деятельность и периодически получает на складе поставщиков товар, то в этом случае используется унифицированная форма № М-2а. Однако на практике наибольшее распространение получила форма № М-2.

Рассмотрим порядок заполнения доверенностей на конкретном примере.

Фирма ООО “Новый век” заключила договор № 5 от 28.01.06 на поставку канцелярских принадлежностей с фирмой ЗАО “Товары для офиса”. На основании выставленного счета № 28 от 01.02.06 была произведена оплата следующей продукции:

  • папка-регистратор Bantex – в количестве 10 штук по цене 70руб. за штуку;
  • cкоросшиватель “Дело” – в количестве 20 штук по цене 3 руб. за штуку;
  • папка-уголок А4 – в количестве 25 штук по 2 руб. за штуку;
  • картридж для принтера Epson Т018 – в количестве 1 штука по 750 руб.

В соответствии с оговоренными сроками получения товара работник фирмы-получателя экспедитор Белов Игорь Петрович 04.02.06 должен ехать на склад поставщика – фирмы ЗАО “Товары для офиса”.

Отпуск товара со склада поставщика осуществляется только материально ответственным лицом, уполномоченным организацией– получателем товара. По этой причине перед отпуском товара работник склада обязан убедиться в полномочиях лица, прибывшего для получения товара. Именно для этих целей представителю организации – получателя товара выдается доверенность на получение товарно-материальных ценностей. Отпуск товара со склада поставщика будет осуществляться материально ответственным лицом только по предъявлении доверенности.

Итак, для получения оплаченных канцелярских принадлежностей оформим экспедитору Белову И.П. доверенность на получение товарно-материальных ценностей (см. приложение).

При оформлении граф “Наименование потребителя и его адрес” и “Наименование плательщика и его адрес” надо помнить следующее. “Потребитель” – организация, которая будет пользоваться полученными товарами в своей хозяйственной деятельности. “Плательщик”– организация, которая осуществляет оплату за товар. В большинстве случаев “потребитель” и “плательщик” совпадают. Однако случается, что потребителем и плательщиком выступают разные организации– в порядке взаиморасчетов одна фирма может выступать плательщиком товаров, приобретаемых другой фирмой. При указании адреса во всех бухгалтерских документах в первую очередь указывается юридический адрес – место нахождения организации. В графе “Счет №” указывают банковские реквизиты организации-плательщика, вписывается номер расчетного счета и наименование банка, где этот счет открыт.

В доверенности фирмы ООО “Новый век” укажем банковские реквизиты, так как она является плательщиком за товары: счет № 30101810400000000653 в АКБ “Бизнес-банк”.

Унифицированная форма доверенности не предусматривает обязательного указания в документе других расчетно-платежных реквизитов, как-то: номера корреспондентского счета и БИК банка, ИНН и КПП. Требование контрагента указать эти реквизиты в доверенности неправомерно. В графе “На получение от” записывается наименование организации-поставщика. В нашем примере это ЗАО “Товары для офиса”. В графе “материальных ценностей по” фиксируется наименование документа, на основании которого будет производиться отгрузка, а также номер и дата этого документа. Как правило, таким документом является договор, счет, накладная, наряд.

Записываем нужные сведения: счет № 28 от 01.02.06, договор поставки № 5 от 28.01.06.

На оборотной стороне доверенности указывается перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению. Причем если в документе на отпуск (счете, накладной и т. д.), указанном на лицевой стороне, приведены наименование и количество ценностей, то эти сведения на оборотной стороне можно не указывать (соответствующие графы прочеркиваются). Вместе с тем распространена ситуация, когда по приезде на склад выясняется, что какого-либо товара нет в наличии или организация приняла решение отказаться от получения части товара и т. п.

В этом случае данные, указанные в счете на предоплату, будут расходиться со сведениями о фактическом получении товара. Во избежание возможных ошибок в таких ситуациях целесообразно в доверенности на получение товарно-материальных ценностей отразить все изменения и зафиксировать наименование и количество фактически полученного товара.

Обратите внимание, что в графе 2 оборотной стороны доверенности необходимо не просто записать название товара, а указать его точное наименование с учетом кодов, артикулов, описания в полном соответствии с тем, как это указано в счете, спецификации, договоре и т. д. После перечня товарно-материальных ценностей следуют три подписи – подпись лица, получившего доверенность, которую удостоверяют руководитель организации (заместитель руководителя) и главный бухгалтер. Печать ставится таким образом, чтобы она не закрывала собой личные подписи. Унифицированная форма доверенности № М-2 имеет корешок. Этот корешок составляют фактически те же графы, что и основная часть доверенности. Различие состоит в том, что на корешке имеется графа 5 “Расписка в получении доверенности” и графа 8 “Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения”.

В графе 5 лицо, получившее доверенность, ставит свою личную подпись. Графа 8 заполняется после того, как будет получен товар и в бухгалтерию поступят отгрузочные документы.

Корешок заполняется одновременно с оформлением основной части доверенности, отрезается и остается в организации (у секретаря или в бухгалтерии). Не следует передавать доверенность уполномоченному лицу вместе с корешком, так как вполне возможно, что на складе корешок забудут отрезать и передать назад нашему представителю. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей оформляется в одном экземпляре. Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

Если случилось, что экспедитор Белов И.П. заболел и в сроки, указанные в доверенности (до 17 февраля 2006 г. включительно), не сможет получить канцелярские товары, то другой представитель этой организации уже не имеет права воспользоваться данной доверенностью.

Поэтому в журнале учета выданных доверенностей ставим отметку “доверенность аннулирована”, а другому работнику выписываем новую доверенность. Материально ответственный работник поставщика не имеет права принимать прежнюю доверенность, оформленную на другое лицо.

Действия поставщика, получившего доверенность

При получении канцелярских принадлежностей у поставщика экспедитор Белов И.П. предъявляет доверенность на получение товарно-материальных ценностей и документ, удостоверяющий личность. Материально ответственное лицо сверяет данные, указанные в доверенности, с паспортными данными экспедитора. При этом сотрудник поставщика имеет право сличить образцы подписей руководителя (заместителя руководителя) и главного бухгалтера, а также оттиск печати с данными, имеющимися у поставщика. При необходимости кладовщик (начальник склада) вправе перезвонить в организацию, направившую представителя, для подтверждения его полномочий и подтверждения сведений, указанных в доверенности. Таким образом, получив доверенность, материально ответственное лицо поставщика обязано:

  • уточнить, кто является получателем (грузополучателем) товара;
  • сверить наименование организации, указанное в доверенности, с данными по договору (или иному документу);
  • проверить правильность заполнения доверенности и ее соответствие требованиям, указанным в нормативно-правовых документах;
  • сверить паспортные данные лица, прибывшего за получением товара, с паспортными данными, указанными в доверенности;
  • проверить наличие подписей уполномоченных лиц (руководителя организации и главного бухгалтера), а также наличие печати на оборотной стороне доверенности;
  • сверить перечень товарно-материальных ценностей, указанных на оборотной стороне доверенности, с данными отгрузочных документов;
  • проверить, не истек ли срок доверенности.

В каких случаях действия по доверенности не должны выполняться?

Работник склада возвращает доверенность представителю, если ее заполнение не соответствует требованиям законодательства либо она составлена с нарушением данных правил.

Если в доверенности отсутствуют какие-либо реквизиты (номер, дата, паспортные данные и др.), то работник склада вправе потребовать внести отсутствующие данные в бланк доверенности.

Работник склада отказывает в отгрузке товара, если на доверенности отсутствует:

указание на то, кому она выдана, должность лица, наименование организации-получателя, подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации-получателя.

Отпуск товарно-материальных ценностей не производится также в случаях:

  • предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
  • предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;
  • непредъявления паспорта, указанного в доверенности;
  • истечения срока, на который выдана доверенность;
  • получения сообщения об аннулировании доверенности;
  • предъявления доверенности, выданной на имя другого лица.

Если у работников склада не возникает сомнений относительно подлинности доверенности и правильности ее заполнения, то производится отгрузка товара. При этом доверенность, независимо от срока ее действия, остается на складе поставщика и подкалывается к товарным накладным на отгрузку для дальнейшей передачи в бухгалтерию поставщика. Если материально ответственное лицо не запросило доверенность и произвело отгрузку товара гражданину, чьи полномочия не были подтверждены документально, то все неблагоприятные последствия таких действий работник склада принимает на себя. В случае, если по окончании отгрузки товара работником склада не будет представлена доверенность, оформленная надлежащим образом, будет считаться, что данные товарно-материальные ценности отгружены неуполномоченному лицу. Более того, если впоследствии окажется, что отгрузка была выполнена не представителю организации, а неизвестным лицам, то организация вправе привлечь работника склада к полной материальной ответственности за причиненный ущерб в результате неправомерного отпуска товара.

Доверенности, независимо от срока их действия, передаются поставщику при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями (партиями) на каждую партию составляется отдельная накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой – подкалывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для контроля за отпуском ценностей.

По окончании отпуска одной партии товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии. Контроль за соблюдением поставщиком порядка отпуска возлагается на главного бухгалтера организации-поставщика.

Действия доверенного лица после получения товара

Оприходование товара организацией-получателем производится после передачи в бухгалтерию документов на получение товара. Поэтому лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей (независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями) представить в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

Так, для подтверждения получения канцелярских принадлежностей экспедитор Белов И.П. представит в бухгалтерию товарную накладную, счет-фактуру, из которых будет видно, какие именно товары получил у поставщика работник. После проверки правильности оформления документации бухгалтер в графе8 корешка доверенности ставит номер и дату документа (нак­ладной), подтверждающего факт получения товара.

Таким образом, корешок доверенности обеспечивает контроль за движением товара: он хранится вместе с документами на отгрузку как подтверждение того, кто именно получил данные товары (графы 4 и 5) и согласно каким отгрузочным документам (графа 8). Более того, в товарной накладной, выданной экспедитору (унифицированная форма № ТОРГ-12, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132) будет дана ссылка на номер и дату доверенности, на основании которой был передан товар, а также на должность и фамилию лица, предъявившего доверенность.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Вот почему если документы на отгрузку товара не соответствуют установленным правилам или они вовсе не представлены для целей бухгалтерского учета, то лицо, получившее товар, обязано самостоятельно принять меры для устранения замечаний бухгалтера. Например, связаться с поставщиком, требовать переделать документы и т. д. Ведь при отсутствии первичных документов бухгалтерия не сможет оприходовать товары и принять их к учету – в результате работа на этом участке полностью затормозится.

Точно так же материально ответственное лицо поставщика по окончании отпуска товарно-материальных ценностей обязано сдать доверенность в бухгалтерию своей фирмы вместе с документами, подтверждающими отгрузку товара. При лишении доверенного лица права на получение ценностей доверенность, срок действия которой еще не истек, отбирается. При этом получатель товарно-материальных ценностей немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании документа. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. За отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик. Сообщение поставщику можно направить в виде письма примерно следующего содержания:

«Закрытое акционерное общество “Консул” настоящим уведомлением сообщает о том, что 30 марта 2006 г. была аннулирована доверенность от 22 марта 2006 г. № 27 на получение товарно-материальных ценностей, выданная на имя экспедитора Максимова Никиты Алексеевича. Отгрузку товаров по указанной доверенности просим далее не производить».

Учет секретарем выданных доверенностей

Как видите, доверенность на получение товарно-материальных ценностей имеет особую значимость в хозяйственном обороте. Поэтому секретарь или офис-менеджер обязаны вести учет выданных доверенностей. Учет выданных доверенностей производится в журнале, который так и называется “Учет выданных доверенностей”. Журнал должен быть прошнурован и иметь нумерацию на каждой странице. Хранится журнал у сотрудника, ответственного за выдачу доверенностей. Форма журнала может быть следующая:

№ доверенности Дата выдачи Срок действия доверенности Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность Наименование поставщика № и дата наряда (счета, спецификации и др. заменяющего наряд документа) или извещения Расписка лица, получившего доверенность Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности
1 2 3 4 5 6 7 8
1 03.02.06 17.02.06 Экспедитор Белов И.П. ЗАО “Товары для офиса” Счет № 28 от 01.02.06 Товарная накладная № 112 от 04.02.06

Не допускается “заготавливать” бланки доверенностей заранее, особенно проставлять на незаполненных бланках подписи руководителя и главного бухгалтера, а также оттиск печати. Ведь в этом случае не избежать неприятностей: утраты или кражи бланков. Следовательно, недобросовестные лица могут на основании этих бланков получать у поставщика вашей организации и от ее имени любые товары. С целью контроля неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в журнале учета выданных доверенностей (в графе 8 “Отметки о выполнении поручений по выданной доверенности”).

Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью “не использована” и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие доверенности уничтожаются с составлением соответствующего акта.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей (по которым истек срок действия), новые доверенности не выдаются.

В двух частях данной статьи мы рассмотрели правила заполнения двух видов доверенностей: на право совершения юридически значимых действий и на право получения товарно-материальных ценностей. К сожалению, приходится признать, что на практике не только секретарь путает эти документы – порой даже у бухгалтера нет ясности в вопросе оформления такой документации. Неудивительно, например, что у курьера не приняли бухгалтерский баланс по предъявлении неправильно составленной доверенности, или что не была осуществлена отгрузка товара (а ведь текст доверенности оформили на красивом фирменном бланке организации!). Вот почему в правильности создания документов залог успешной хозяйственной деятельности, важную роль в которой играет секретарь – как лицо, имеющее самые полные представления о правилах оформления документации.

Фирма вам доверяет

Фирма вам доверяет



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.47%
  • Делопроизводство 15.15%
  • Психологические аспекты работы секретаря 9.85%
  • Имидж секретаря 9.85%
  • Деловой этикет 10.98%
  • Карьерный рост 7.2%
  • Документооборот 16.29%
  • Электронный документооборот 14.39%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль