“моя профессия – престижная!”

63
Героиня нашего интервью прошла сложный путь от архивиста и документоведа до эксперта в ведущей отечественной компании-разработчике программного обеспечения для управления документами. Кроме того, она пишет статьи и преподает. Как ей удалось стать настолько востребованной в своей профессии и добиться таких высоких результатов?

Предлагаем вашему вниманию интервью с известным экспертом в области электронного документооборота, автором публикаций по актуальным вопросам документационного обеспечения управления, преподавателем Натальей Александровной Храмцовской.

Ваша профессия – это Ваш выбор. Чем она Вас привлекла и привлекает до сих пор?

  Сейчас моя профессия привлекает меня даже больше, чем раньше. Когда-то профессия архивиста, делопроизводителя была, конечно, нужной, но не очень заметной и не сулила никаких “приключений” и острых ощущений (да-да!). Но в настоящее время все изменилось.  Главная причина этого – перевод делопроизводства и документооборота на компьютерные технологии. Пик этой, не побоюсь сказать, цифровой революции в развитых странах Запада уже позади, а у нас она только набирает обороты. Но даже после того, как электронные документы будут окончательно признаны в нашей стране, “спокойной жизни” тоже не будет. Компьютерные технологии развиваются очень быстро, и вместе с ними столь же быстро будет меняться и делопроизводство.   Изменилась экономическая и политическая ситуация в России, происходят процессы глобализации. Прошли и уже вряд ли вернутся времена, когда вся огромная страна жила по одним законам. С одной стороны, законы у нас теперь издают даже муниципальные образования, а с другой – мы должны “соответствовать” принятым на Западе законодательным нормам. Это требует от работника ДОУ иного уровня знаний.

Даже определение срока хранения документов из простого когда-то дела постепенно превращается в целую исследовательскую деятельность, и работа специалиста ДОУ становится гораздо более сложной, ответственной, увлекательной, более престижной и высокооплачиваемой.

  Тех, кто захотел и успел вскочить в этот стремительно мчащийся “поезд технического прогресса”, ждет впереди участие в решении различных проблем на самом высоком уровне совместно с лучшими представителями других профессий.

Расскажите, как складывалась Ваша карьера, что интересного Вы узнавали для себя на каждом новом месте работы?

  Думаю, мне очень повезло в том, что я сначала прошла школу архивной работы в одном из лучших архивов СССР – архиве МК и МГК КПСС (Московском партийном архиве), а затем, с начала 90-х годов, я работала в коммерческих организациях, создавая “с нуля” оперативный архив.

Сегодня я могу сказать, что мне знакомы и традиционные отечественные делопроизводство и архивное дело, и работа “по-западному”, когда специалист ДОУ активно участвует во всех деловых процессах своей организации, максимально широко используя в своей работе современные технологии.

В настоящий момент Вы работаете в компании “Электронные офисные системы”, расскажите немного о своей работе для наших читателей.   Сейчас для меня наступил новый профессиональный этап – я работаю экспертом в ведущей отечественной компании-разработчике программного обеспечения для управления документами. Теперь я все чаще выступаю в роли консультанта, помогая организациям выработать политику в области делопроизводства и документооборота, упростить и автоматизировать соответствующие процессы. Опять приходится узнавать много нового, следить не только за прогрессом в области информационных технологий, но и за развитием законодательной базы.   Кроме того, я сейчас достаточно активно преподаю: в Российской академии государственной службы, на курсах повышения квалификации. И хотя это для меня большая дополнительная нагрузка, мне самой очень многое дает живое общение со специалистами-практиками.

Что для Вас важно в общении с людьми? Какие качества необходимо у себя вырабатывать?

  За свою трудовую жизнь я сменила несколько коллективов, и мне каждый раз везло и с руководством, и с коллегами. Самым важным для меня стал опыт работы в Московском партийном архиве. Я проработала в нем 12 лет, выросла от архивариуса до научного сотрудника, руководителя справочной группы. Это была очень интересная работа и, самое главное, меня окружали там удивительные люди. Именно их заслуга в том, что работа с документами стала моей профессией. Они учили меня не только профессиональным знаниям и секретам, но и тому, как работать с людьми, как руководить коллективом, как отстаивать свою точку зрения, подкрепляя ее делом и фактами.

Расскажите о нюансах делового этикета и этики на Вашем рабочем месте.

  У многих складывается неверное впечатление, что специалисты ДОУ работают только с бумагами. На самом деле основную часть рабочего времени у нас занимает общение с людьми.

Умение налаживать и поддерживать взаимоотношения с сотрудниками – от руководства до обслуживающего персонала – ключевой элемент профессии, нюансам которого, к сожалению, мало где учат.

Какие инновационные решения Вы применяете в своей практике?

  Я стараюсь быть в курсе организационных и технических новинок, которые по возможности использую в своей работе. Сегодня компьютер и Интернет – мои основные рабочие инструменты. Но хочу подчеркнуть, что самые эффективные нововведения не обязательно связаны с компьютерными технологиями.

Однажды мне удалось сильно упростить нудную техническую работу в архиве на одном из участков, просто предложив использовать готовый штампик вместо надписи вручную.

Как Вы оцениваете перспективы развития Вашего отдела?

  Отдел, в котором я работаю, занимается оказанием консультационных услуг. Спрос на такие услуги растет на глазах, так что в будущее мы смотрим с оптимизмом. Есть ли у профес- сии, которой Вы занимаетесь, будущее в XXI веке?

  Если в квантовой физике силы появляются в результате обмена элементарными частицами, то в человеческом обществе взаимодействие между людьми и организациями возникает с помощью обмена документами. Другого способа пока не придумали, так что моей профессии в ближайшее тысячелетие вряд ли что угрожает. Конечно, с течением времени она будет видоизменяться.

В будущем современных, владеющих ИТ-технологиями, юридическими знаниями и организационными навыками специалистов ДОУ, архивистов, секретарей ждет перенос “центра тяжести” с технической работы на выполнение более интеллектуальных функций. Тут уже и гадать не нужно – эти изменения уже видны в США и в некоторых других странах.

Скажите, нынеш- ним специалистам ДОУ – легче или труднее?

  Я бы начала с того, что сейчас для инициативного, творческого человека быть специалистом ДОУ гораздо интереснее, чем раньше. Наступило время больших перемен, каждый день приносит что-то новое.  Информационные технологии существенно меняют стиль и методы работы, а ужесточающиеся требования к “прозрачности” деловой и государственной деятельности и к соблюдению законодательных норм приводят к тому, что из обслуживающего подразделения ДОУ постепенно превращается в не менее важную и нужную службу, чем ИТ или юридическая. Конечно, такие изменения требуют от специалистов ДОУ не стоять на месте и постоянно повышать свою квалификацию, получать новые знания и использовать их в своей работе. Мне это нравится.

Какие проблемы, с Вашей точки зрения, необходимо решить для успешного внедрения электронного документооборота в нашей стране?

  За последний год интерес к электронному документообороту значительно вырос – как у государственных, так и у коммерческих организаций. Начиная его внедрение, многие сталкиваются с серьезными трудностями из-за несовершенства нашего законодательства, по-прежнему ориентированного на бумажный документооборот.

К сожалению, за последние пять лет не было принято ни одного сколько-нибудь значимого законодательного акта, который бы решил хоть какие-то проблемы электронных документов на государственном уровне. Разговоры идут, а “воз и ныне там”.

  Разработать такие документы за неделю или месяц невозможно, а без них внедрение и использование современных технологий идет значительно медленнее, чем нужно.

В последнее время Вы много публикуетесь и часто пишете о зарубежной законодательно-нормативной базе в области управления документами. Вы считаете, что зарубежное законодательство лучше нашего?

  Нет, не считаю. Просто там такое законодательство существует, а у нас – полностью отсутствует. Более того, в зарубежных странах накоплен колоссальный практический опыт использования, хранения и уничтожения электронных документов.

Это стройная система законодательства, огромное количество нормативных документов и, конечно же, стандарты. Большинство этих документов выложены для просмотра в Интернете.

  Этот богатейший пласт информации практически недоступен большинству отечественных специалистов, т. к. на русский язык эти материалы почти не переводятся. Я, насколько это в моих силах, стараюсь ознакомить наших специалистов ДОУ хотя бы с основными положениями наиболее интересных, с моей точки зрения, документов.

Ваши последние статьи в нашем журнале посвящены международным стандартам. Скажите, есть ли эти стандарты на русском языке?

  Такие документы, как стандарты ISO серий 9000 и 14000, не только переведены на русский язык, но и приняты в качестве национальных стандартов России. Их можно купить в специализированных магазинах.  Другим стандартам повезло гораздо меньше, как, например, моему любимому стандарту ISO 15489 по управлению документацией. Переводы существуют, но найти их – даже за деньги – непросто. А многие стандарты, особенно недавно вышедшие, вообще пока не переводились на русский язык.

Какой выход Вы видите для решения проблемы информационной изоляции специалистов ДОУ?

  Нужно скоординировать усилия и объединяться самим. Энтузиасты вполне могут кое-что сделать и своими силами – например, мне за месяц, с помощью хорошего переводчика, удалось перевести стандарт ISO 15489. Очень хочется перевести хотя бы один из стандартов требований к системам электронного документооборота (DoD, PRO, MoReq), чтобы ознакомить коллег с этими интересными документами.

Что Вы думаете о карьере в жизни женщины?

  С моей точки зрения, успешная карьера – это возможность за достойную зарплату заниматься любимым делом. В этом мне помогает постоянная поддержка семьи: мужа, дочери, родителей.

Какой фразой Вы охарактеризовали бы свою жизненную позицию?

1. Никогда не сдаваться. 2. Кто не идет вперед, тот идет назад, – другого положения нет.

Ваши пожелания нашим читателям

  Мне бы хотелось пожелать читателям журнала в новом году, прежде всего, счастья и здоровья. Пусть в наступающем году руководство в полной мере оценит ваш вклад в успехи организации и не ограничится при этом только добрыми словами. Пусть работа будет в радость, и никогда не угасает желание достичь новых высот в своей профессии!

Штрихи к портрету   Книги: Я ежедневно читаю и просматриваю очень много документов и информации. Это материалы необходимы мне по работе, и подавляющее большинство из них я нахожу в Интернете. Хотя в “бумажных” журналах и газетах есть своя ностальгическая прелесть – в неторопливом перелистывании глянцевых страниц. Что касается книг, то это – семейное хобби, в нашей библиотеке несколько тысяч книг, и она регулярно пополняется. Читаю, как только появляется свободное время.   Фильмы: Люблю детективы, но только интеллектуальные. Вместе со всей семьей люблю смотреть записи концертов исполнителей французской эстрады и мюзиклы.   Кулинария: Я очень люблю готовить, жаль, что времени на это остается совсем мало. Мне нравится и русская, и восточная кухни.   Косметика: Обычно пользуюсь косметикой от “Ив Роше”. Одежда и аксесссуары: Несколько лет назад мне удалось разыскать на одном из московских рынков магазинчик, продающий одежду из Германии для полных женщин (коллеги, носящие одежду больше 52 размера, меня поймут). Большая часть моего гардероба оттуда.Что касается аксессуаров, то я предпочитаю изделия из серебра или хорошую бижутерию. Последнее время часто ношу украшения из дерева – чувствую себя в них очень комфортно.   Отдых: Отпуск, как правило, провожу на даче.   Хобби: Рукоделие: филейное вязание, вышивка крючком.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль