Внутреннее согласование документов

665
В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

Внутреннее согласование называется также визированием, а отметка о внутреннем согласовании, проставляемая на документе или листе согласования, – визой. Рассмотрим особенности внутреннего согласования документов.

Круг лиц, визирующих документ

Согласование документа проводится до подписания или утверждения документа. Руководитель организации, подписывающий или утверждающий документ, всегда должен обращать внимание на наличие на документе необходимых виз. Согласование документа всеми заинтересованными лицами необходимо для принятия правильного управленческого решения, позволяет повысить качество принимаемых решений и ответственность работников организации за их выполнение.

Визирование документа проводится всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа, кому затем придется исполнять документ.

Визируются все документы, содержащие управленческое решение, принимаемое единолично руководителем, например правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, приказы, распоряжения, указания, договоры (гражданско-правовые, трудовые), деловые письма, акты, справки, докладные и служебные записки и др.

Не подлежат визированию документы, отражающие коллегиальную деятельность – деятельность по совместному принятию решений, например постановления, решения, акты.

Круг лиц, визирующих документ, определяется исполнителем (ответственным исполнителем). К визированию проекта документа, как правило, привлекаются должностные лица, компетентные в рассмотрении поставленных вопросов, и лица, которые будут исполнять принятые решения.

Например, приказы по основной деятельности, как правило, визируются:

  • руководителем подразделения, подготовившего проект документа;
  • руководителями заинтересованных подразделений (исполнителей);
  • юридической службой;
  • заместителями руководителя организации;
  • службой документационного обеспечения управления.

Приказы по личному составу, как правило, визируются:

  • руководителем службы персонала;
  • главным бухгалтером (приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, установлении надбавок и др.);
  • руководителями заинтересованных подразделений;
  • юридической службой;
  • работником, которого затрагивает содержание приказа (после подписания приказа руководителем).

Деловые письма визируются:

  • исполнителем;
  • руководителем подразделения, подготовившего письмо;
  • руководителями заинтересованных подразделений (бухгалтерии, юридической службы и др.), если этого требует содержание письма;
  • заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, если письмо подписывает руководитель.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся значительные поправки, дополнения, замечания, документ подлежит доработке исполнителем, после чего – повторному визированию.

Процесс визирования документа

Визы могут проставляться: на самом документе (на лицевой стороне последнего листа документа под подписью), на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования (визирования).

При визировании распорядительных документов виза чаще всего проставляется на обороте последнего листа документа (подлинника) или отдельном листе согласования. Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта приказа “О…”

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Исполнитель – И.О. Фамилия, должность, подразделение, телефон

Под визами и указанием исполнителя на листе согласования могут указываться сведения о рассылке. Оформляется это, как правило, следующим образом:

РАЗОСЛАТЬ: (или: РАССЫЛКА)

Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров.

Лист согласования является неотъемлемой частью документа и помещается в дело на хранение вместе с документом.

Если основной документ (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение и др.), подлежащий согласованию, имеет приложения, каждое приложение визируется руководителем подразделения-исполнителя.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” виза включает в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату подписания.

Например:

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2008

Если должностное лицо, визирующее документ, имеет замечания по проекту документа или в принципе не согласно с предлагаемым решением, визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2008

или:

Не согласен

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2008

Виза может включать и иные записи, например: “С проектом не согласен”, “Имею замечания”, “Согласен с учетом замечаний и дополнений” и др. Мнение должностного лица оформляется на отдельном листе в виде справки и вместе с проектом возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель может согласиться с замечаниями и учесть их при доработке проекта документа, но может остаться при своем прежнем мнении и не учитывать высказанные замечания. Если при доработке проекта остаются неучтенные замечания, исполнитель обязан представить их руководителю вместе с окончательно оформленным проектом документа, поскольку окончательное решение всегда принадлежит руководителю. Не исключено, что руководитель может согласиться именно с мнением, не учтенным исполнителем, и тогда исполнителю придется еще раз дорабатывать проект документа с учетом мнения руководителя.

Документы, подлинники которых остаются в организации (организационно-правовые, распорядительные), визируются на первом экземпляре, то есть на экземпляре, который поступает на хранение в дело организации. Документы, подлинники которых направляют в другие организации, визируются на копии, остающейся в деле организации.

Прежде всего, это касается переписки. Но здесь возможны варианты. Так как для пересылки писем очень часто используется факсимильная связь, то возможны ситуации, когда подлинник письма передается по факсу и затем поступает на хранение в дело. В таких ситуациях исполнитель может ограничиться подготовкой только одного экземпляра письма (на бланке) и после передачи по факсу его же поместить в дело на хранение. Визы в этом случае проставляются не на копии письма (ее попросту нет), а на подлиннике, но на оборотной стороне (т. е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат “не считывает”).

Существуют некоторые особенности визирования таких документов, как договоры, протоколы. В частности протоколы визируются в особо важных случаях, когда точная передача текста выступления имеет принципиальное значение. Протокол в таком случае визируется лицами, выступавшими на заседании. Виза проставляется на левом поле документа, рядом с записью выступления и свидетельствует о правильности записи выступления.

При подготовке договоров, кроме визирования договора в обычном порядке заинтересованными лицами, может проводиться так называемое “полистное визирование”, когда визы проставляются на каждом листе документа. Приложения к договору также визируются.

При полистном визировании визы проставляются на нижнем поле каждого листа документа, включая приложения к договору. Полистное визирование проводится лицом, ответственным за оформление договора.

Документы, регламентирующие порядок визирования

Установленный в организации порядок согласования документов должен быть закреплен в Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. При подготовке соответствующего раздела Инструкции по делопроизводству следует руководствоваться нормативными документами, которые регламентируют порядок согласования документов, а также учитывать специфику деятельности организации. К числу нормативных документов, рассматривающих вопросы согласования документов, относятся:

  1. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (положения этого стандарта рассмотрены в статье).
  2. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009.
  3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, как следует из их названия, касаются, во-первых, только министерств и ведомств и, во-вторых, только шести документов, в форме которых могут издаваться нормативные правовые акты, это – положения, правила, инструкции, постановления, приказы, распоряжения.

В частности, в Правилах говорится:

“Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других министерств и ведомств. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта”.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок визирования документов, проекты которых готовятся в федеральных органах исполнительной власти, а именно: законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и приложений к ним, проектов актов Правительства Российской Федерации, а также документов, издаваемых министерствами и ведомствами, – приказов, распоряжений, протоколов.

В Типовой инструкции, в частности, отмечается (п. 2.7.1.2), что проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,

руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы документационного обеспечения управления и юридической службы.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Имеющиеся в нормативных документах положения в целом согласуются с положениями данной статьи.

Электронное согласование документа

В организациях, использующих системы электронного документооборота, согласование (визирование) документов может осуществляться в автоматизированном режиме. В этом случае проект документа рассылается всем заинтересованным лицам по электронной почте. Подтверждением доставки документа заинтересованному лицу является уведомление о прочтении, получаемое службой ДОУ. В соответствии с установленным в организации режимом доступа к системе электронного согласования должностные лица проставляют отметки о согласовании (“Согласовано”, “Согласовано с замечаниями” и др.), заверяемые электронной цифровой подписью. В системе электронного согласования лист согласования оформляется как отдельный лист, он может быть распечатан и приложен к документу, если документ оформляется как документ на бумажном носителе.

Несомненным достоинством электронного согласования является сокращение времени, затрачиваемого на эту процедуру. Оптимизация процедуры согласования по времени – одна из важнейших задач службы ДОУ. С этой целью в инструкции по документационному обеспечению могут быть установлены сроки согласования для отдельных, наиболее важных видов документов.

Например, при регламентации процедуры согласования распорядительных документов в инструкции может быть установлено, что проекты распорядительных документов:

  • имеющие приложения большого объема (многостраничные документы) – согласовываются в срок от 3 до 5 дней;
  • имеющие приложения справочного характера – согласовываются в течение 2–3 дней;
  • без приложений – в течение 1–2 дней.

Подобный порядок установлен, например, Регламентом правительства Москвы, утв. постановлением правительства Москвы от 21.04.2006 № 112-ПП (п. 3.2.3.4 “Сроки согласования и проведения экспертизы”).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль