Служебные отметки на документах

2332
На первый взгляд, служебные отметки на документе проставлять не обяза-тельно. Но это только на первый взгляд. Если вы забудете их проставить, документ просто перестанет существовать. Ведь к служебным отметкам относятся: отметка о поступлении документа в организацию, резолюция ру-ководителя, отметки о контроле, об исполнителе, об исполнении документа и направлении его в дело и многие другие.

Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. Каждая процедура фиксируется на документах в виде специальных, так называемых служебных, отметок. Какие служебные отметки должны быть известны вам как профессиональным секретарям? Каков порядок их оформления? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Служебными считаются отметки:

  • о поступлении документа в организацию;
  • резолюция;
  • о контроле;
  • об исполнителе;
  • об исполнении документа и направлении его в дело;
  • о наличии приложения;
  • о заверении копии;
  • идентификатор электронной копии документа.

Отметка о поступлении документа в организацию

Данная отметка проставляется в нижнем правом углу документа и содержит: наименование организации-получателя, очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости – часы и минуты). Допускается использование с этой целью резинового штампа или ручного нумератора.

                                                                                      ООО “Вымпел”

                                                                                     Вх. № 145

                                                                                     Дата 02.04.2005

Функции руководителя на стадии обработки входящих или внутренних документов заключаются в ознакомлении с каждым из них, оценке возникшей ситуации, принятии какого-либо решения и оформлении его в виде резолюции.

Резолюция

Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Резолюция ДОКУМЕНТА – реквизит, состоящий из надписина документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции возможны в том случае, если детализируется

порядок исполнения документа. Указание об исполнении документа дается одному или нескольким лицам, поэтому одним из обязательных требований к резолюции является ее адресность. Для повышения

исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за иcполнение решения, который может привлечь к ответственности других сотрудников, либо четко определить степень ответс­т­венности каждого. Ответственный исполнитель имеет право созыва соисполнителей.

Текст  резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение решения является тот сотрудник, который назван первым.

Текст резолюции должен быть предельно ясен, составлен кратко, четко и корректно, чтобы у исполнителя не возникала необходимость обращения за разъяснениями к руководителю.

Иногда требуется дать более развернутые указания исполнителям. Здесь многое зависит прежде всего от анализируемой ситуации для данной организации. Если ситуация типична, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой привычной схеме.

Содержание указания, безусловно, будет зависеть и от квалификации исполнителя, чем она выше, тем большую свободу действий ему можно предоставить. Желательно в конце текста резолюции указать cрок исполнения решения. Это будет своего рода стимул к действию и форма контроля за исполнением документа. Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

Резолюция пишется от руки в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, она может быть поставлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Многие руководители, по различным причинам, предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его к документу скрепкой. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае вероятна потеря резолюции (лист может открепиться), а при сдаче дел в архив скрепка изымается и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ.

Таким образом, резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя, задание, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции, например:

Караваеву В.Ю.

Прошу подготовить

к 14.04.2005 проект приказа об увольнении Смирнова В.К.

в связи с окончанием срока трудового договора.

                                                     10.04.2005

Отметка об исполнителе

В соответствии с ГОСТ 6.30-2003 отметка об исполнителе содержит: инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Ее располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

А.В. Петров

123 45 67

Часто встречается следующий порядок написания отметки об исполнителе:

Петров Александр Владимирович

123 45 67

Если документ подлежит последующему размножению средствами множительной техники, то данный реквизит следует указывать только на лицевой стороне.

Отметка о контроле

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Отметка о контролепроставляется справа на верхнем поле первого листа с помощью штемпеля “Контроль” или буквы “К”. Документы могут иметь типовые и индивидуальные сроки исполнения.

Значительное количество типовых сроков установлено в законах и в ведомственных подзаконных актах.

Например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, предъявлении претензий по качеству продукции,  подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в качестве приложения в Табель форм документов или Инструкцию по делопроизводству в виде перечня они также становятся типовыми для всех сотрудников данной организации.

Индивидуальный срок исполнения указывается в резолюции или в тексте документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа либо отсутствует в перечне.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять в календарных днях с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь долж­ностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

Срок исполнения может продлить только организация или долж­ностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство.

На практике в случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливают условный срок исполнения, который корректируют по ходу исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Данная отметка проставляется после исполнения документа по существу вопроса. Таким образом, наличие отметки об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа над ним полностью завершена.

Отметка включает следующие данные:

  • ссылку на дату и номер документа о его исполнении или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении;
  • запись “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ. Она подписывается и датируется исполнителем документа либо руководителем соответствующего структурного подразделения.

В дело № 03-05

Направлен ответ

от __________ № _________

                      29.04.2005

Иногда секретари расписываются в данной отметке вместо исполнителя, что может быть расценено как превышение полномочий, поскольку решить, исполнен документ или нет, вправе только исполнитель или руководитель.

Отметка о наличии приложения

Если к документу имеются приложения, то должна быть сделана соответствующая запись. Отметка о наличии приложения вносится после текста документа перед подписью. Порядок оформления приложения описан в ГОСТ 6.30-2003.

Существует несколько вариантов оформления приложений.

1. Документы-приложения направляются адресату с сопроводительным письмом. Если они перечислены в тексте письма, то их названия второй раз не указывают.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

2. Письмо имеет приложение, не названное в тексте. В этом случае указывают его наименование, число листов и количество экземпляров.

Приложение: прайс-лист на 1 л. в 1 экз.

3. Письмо имеет несколько приложений. Их нумеруют в валовом порядке с указанием числа листов и количества направляемых экземпляров.

Приложение:  1. Перечень документов на 1 л. в 1 экз.

                            2. Справка о доходах на 1 л.в 1 экз.

4. В сброшюрованном приложении не указывается число листов.

Приложение: в 5 экз.

5. К сопроводительному документу прилагается документ, имею­щий приложение. В этом случае количество листов приложения суммируют.

Приложение: письмо Минюста РФ от 02.02.05 № 123/05-02

                            и приложение к нему, всего на 5 л.

6. Документы-приложения направляются не по всем указанным в документе адресам. При этом в отметке о наличии приложения делают ссылку “только в первый (второй, третий) адрес”.

Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес.

Отметка оформляется от нулевого положения табулятора (без абзаца) и отделяется от основного текста документа 3 межстрочными интервалами.

Отметка о заверении копии

Данная отметкапроставляется на копиях документов и выписках из документов. Копия документа изготавливается и выдается с разрешения руководителя учреждения или соответствующего структурного подразделения.

Организация с помощью такой отметки может заверить копии только своих документов. Однако существуют специальные учреждения, которые могут заверять любые копии, – это архивные учреждения и нотариат.

В обычных же учреждениях разрешается изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями, если это необходимо для оперативного решения дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и т. п. прав, при формировании личных дел сотрудников

и т. д. (копии дипломов, свидетельства и удостоверения о получении образования).

Копия документа воспроизводится на бланке данного учреждения, заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. Если копия изготавливается не на бланке, то при ее снятии необходимо полностью воспроизвести текст бланка подлинника. В настоящее время при наличии множительной техники, различных копировальных аппаратов следует учитывать, что “копия” документа и “заверенная копия документа” – это две разные вещи. Копия документа без “отметки о заверении копии” не имеет юридической силы.

Заверительная подпись выглядит следующим образом:

Верно

Начальник отдела кадров                                                                                               И.И. Сомов

02.04.2005

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать. При составлении выписки из документа (например, протокола), если она остается в организации, печать ставить не надо.

При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан (архивная копия, выписка), на документе, с которого снята копия, проставляется отметка – кому, когда она выдана, а на ней самой – отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

Заказ на изготовление копий организационных или распорядительных документов оформляется специальным документом, который включает: номер заказа, дату его передачи, тираж (количество экземпляров), а также указание на способ изготовления копии. Заказ подписывается руководителем подразделения и принимается к исполнению множительной службой (если она есть). Тираж копий должен соответствовать действительным потребностям.

Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Е:\О\Служебные письма 12.04.2005

Служебные отметки позволяют проследить все стадии обработки документа. Правила их оформления необходимо знать и применять в своей работе секретарям всех уровней.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль