В офисе секретаря в финляндии

79
Европейский секретарь и российский: найдите сто отличий. Так ли мы не похожи на своих зарубежных коллег? По наблюдениям автора, между нами много общего, но есть и существенные отличия. Главное в том, что правила этикета в Европе заменяются этическими нормами.

Ваши коллеги в других странах. Что вы о них знаете? Скорее всего, немного. Что характерно для европейских секретарей? Прежде всего – ощущение собственной значимости и важности своей работы для компании, умение создавать удобства для других, неформализованная, демократичная деловая культура. Сравнивайте и учитесь! Предлагаем вашему вниманию интервью с секретарем (персональным ассистентом) из Финляндии. с этой проблемой секретарю, который обычно и занимается подбором и заказом подарков?

Прием без формальностей

Впервые посетив хельсинский офис-представительство известного специалиста в области маркетинга, я была несколько смущена. Ожидала пафосного приема в соответствии с правилами бизнес-протокола. Предполагала, что увижу строгого господина-босса, к которому меня чинно препроводит секретарь, одетая по “дресс-коду”. Каково же было мое удивление, когда директор представительства (кстати, в рубашке без галстука) сам открыл дверь и после приветствия и знакомства собственноручно приготовил и подал мне и коллеге кофе (растворимый). В этот день он, по договоренности, отпустил своего личного помощника и не постеснялся принять нас самостоятельно.

При посещении офиса на следующий день я была удивлена еще раз. Вместо чопорной дамы-секретаря с тщательно уложенными волосами и в деловом костюме нас приветливо и непринужденно встретила симпатичная молодая блондинка, одетая в приталенную блузку навыпуск, брюки “капри” и мокасины. Ей были свойственны улыбчивость, чувство юмора, демократичность общения.

Обстановка способствовала неформальной беседе.

Вот что рассказала мне Хейди о себе. Ей 34 года. У нее двое детей: сын (3 года) и дочь (6 лет). Окончив специализированный коммерческий колледж, она работала сэйлз-менеджером (менеджером по продажам) и добилась определенных успехов. После того, как у Хейди родились дети, ей пришлось прервать работу на четыре года. На прежнюю позицию вернуться не удалось. И когда ей была предложена вакансия персонального ассистента в международной маркетинговой компании, она с радостью согласилась. Поближе к знакомой сфере бизнеса... Теперь Хейди наряду с воспитанием детей с удовольствием работает, общается с интересными людьми и вполне довольна жизнью. На работу она ездит на джипе “Honda CRV”.

С позволения Хейди и ее руководителя, я задала несколько вопросов о статусе, положении секретаря в Финляндии и некоторых правилах этикета.

За что в первую очередь отвечает персональный ассистент?

Поддержание работы офиса мягко, без суеты, чтобы все четко функционировало в целом. А в частности, кроме ответов по телефону и встречи посетителей, составление всевозможных расписаний, графиков работ, ведение бухгалтерии, все планирование, организация поездок, встреч...

Именно стараниями Хейди была спланирована вся наша неделя: после переговоров в офисе мы направились на концерт Маккартни, затем в ресторан финской кухни, на следующий день – новый этап переговоров и т. д.

Чем персональный ассистент (личный помощник) отличается от секретаря?

Раньше должность личного помощника считалась отдельной. Сейчас персональный ассистент и секретарь – это одно и то же. В наши дни в Европе стараются очень этично, бережно относиться к чувствам человека. Считается, что слово “секретарь” может каким-то образом задеть достоинство человека. Поэтому такого специалиста и называют “персональный ассистент”. Эта тенденция сказывается и на названиях других профессий: горничная – “офис-рум”, официант тоже именуется по-другому...

Имеются ли какие-то курсы или специальные виды обучения для персональных помощников? Проходили ли Вы какие-либо курсы? Можно узнать, какое у Вас базовое образование?

В Финляндии имеются специализированные курсы и семинары. Существуют, конечно, бизнес-школы для секретарей.

Я закончила коммерческий колледж со специализацией в маркетинге, работала сейлз-менеджером. Потом – четырехлетний перерыв (дети). В моей нынешней работе меня привлекли солидность фирмы и профессиональная близость.

Какие персональные качества, на Ваш взгляд, должен иметь ассистент?

Секретарские навыки – это, прежде всего, здравый смысл, очень хорошие организаторские способности, т. е. умение организовывать различные процессы, и, безусловно, самодисциплина. К тому же – хорошее воспитание.

Каково лицо современного ассистента в Европе?

В основном, это женщины молодого и среднего возраста. Причем женщин средних лет среди ассистентов сейчас стало больше. Профессия считается чисто женской.

Чем, на Ваш взгляд, важна эта работа?

Это необходимая и поэтому важная работа, которая есть в каждой компании. К тому же она может быть первой ступенью в дальнейшей карьере.

Как должен выглядеть, на Ваш взгляд, персональный помощник?

Хорошо, приятно. Персональный помощник должен быстро реагировать, быть умным, внимательным, деловым, внушать доверие. Соответствующей должна быть его одежда. При этом “дресс-коды” уходят в прошлое. Можете одеваться как хотите, конечно, придерживаясь стиля и тона компании, в которой вы работаете. Я иногда позволяю себе приходить на работу в джинсах, когда знаю, что в этот день в офисе не будет клиентов. Это такой тип компании. В других фирмах бывают внеплановые посещения, у нас же – только плановые.

Насколько мне известно, Вы работали в разных странах. Есть ли отличия в стилях менеджмента?

Я работала в разных странах, но в основном – со шведами (я сама – шведка). Если говорить об отличиях в ведении бизнеса и деловых переговоров, я заметила, что, например, в Финляндии решение принимается немедленно, моментально. Никто не ходит вокруг да около, мы делаем бизнес. В Швеции же может быть десять встреч на одну и ту же тему. И так и не будет ничего решено. А потом вдруг… принимается решение.

Существуют ли правила этикета для встречи посетителей?

В сегодняшнем мире, к счастью, мы не так уж связаны правилами этикета. Все становится менее формально. Конечно, вы дружелюбно приветствуете посетителей, предлагаете им напитки (кофе, чай, воду). Стараетесь, чтобы они чувствовали себя максимально комфортно как физически, так и психологически, эмоционально.

Гостям персональный ассистент предлагает принять у них верхнюю одежду, чтобы повесить ее на плечики. Если гости отказываются, передает им вешалку (как и в России). Как правило, принимающая сторона проявляет больше заботы.

Как обслуживать гостей фирмы, клиентов?

Вы предлагаете им чай, кофе, но не подаете, а делаете доступными. (При этом Хейди принесла и поставила на барную стойку угощение.) Когда предлагается растворимый кофе, то зачем класть в чашку определенное его количество? Зачем класть пакетик чая, ведь каждый человек любит разную степень крепости? Лучше просто предложить кипяток и чай и кофе в пакетиках, сахар, молоко.

Правила дарения в деловой жизни. Кто дарит первым: хозяин офиса или гость? Что у вас принято дарить?

Первым дарит подарки гость, как правило, это – сувениры, чаще с национальной спецификой, возможно преподнести даже традиционные спиртные напитки из стран гостя и хозяина. В офисе могут также дарить наборы шоколада и конфет (из своей страны или просто хорошие из Duty Free).

Разворачивают ли упаковку или принимают подарок, не разворачивая?

Обычно разворачивают, если упаковка не прозрачная. Прозрачную никогда не трогают – именно такая и используется чаще.

Приняты ли у вас в стране проявления галантности? Подает ли мужчина даме пальто, руку, когда дама выходит из автомобиля и т. п. Или все правила зависят от субординации?

Правил нет. Полное равноправие – никакого повышенного внимания и заботы о женщине. При этом мужчина независимо от субординации может помочь даме выйти из автомобиля, открыть перед ней дверь, но точно так же дверь могут открыть и перед мужчиной.

В России руки друг другу пожимают, в основном, мужчины. Каковы правила рукопожатия в Европе?

Пожимают руки вне зависимости: мужчина ли, женщина ли, без субординации. Встречающая сторона первой подает руку. В противном случае это может быть воспринято как невежливость, холодность, какое-то негативное отношение к человеку. Самое главное правило в этом вопросе – инициатором рукопожатия является хозяин (хозяйка) помещения, кабинета, т. е. встречающее лицо.

Каковы телефонные правила? Есть ли установленные стандарты?

Произношу название компании, затем приветствие: “Доброе утро!”, “Добрый день!”. В некоторых компаниях принято называть свое имя.

Большое спасибо за то время, которое Вы мне уделили. Всего доброго, дорогая Хейди! Успехов во всем!

После беседы с Хейди и исходя из собственных наблюдений мне удалось сделать несколько выводов. Главный: правила этикета в Европе заменяются этическими нормами. Люди стараются жить так, чтобы было удобно другим. Руководствуются при этом здравым смыслом.

Финны отличаются опрятностью, спокойными красками в костюме и сочетанием, если можно так выразиться, стильности и домашности.

Что было очень заметно мне, россиянке, – это особый подход при сервисном обслуживании. Сколько бы самых разных вопросов вы ни задали, скажем, бармену, перед вами неизменно спокойное, доброжелательное лицо. При этом вы не услышите в интонации и тени подсознательного раздражения. Они просто, спокойно и доброжелательно относятся к миру, в т. ч. к клиентам, посетителям.

У нас, к сожалению, когда к сотруднику фирмы, иногда даже к секретарю, обращаются с вопросом, просьбой, не всегда можно получить дружелюбный ответ. При том, что внешне вроде бы все пристойно. Но трудно не заметить недружелюбный взгляд, вздох, обозначающий утомление от общения с таким настойчивым посетителем, нелюбезную интонацию и металл в голосе, означающий конец аудиенции у царственной особы. Мы зачастую еще не готовы к неформализованной деловой культуре.

Пока общество не в совершенстве, скажем так, владеет правилами этикета, то ему, наверное, преждевременно отказываться от этих правил. И не помешает из европейских нравов взять на вооружение лучшее и сделать своими личными и деловыми качествами: дружелюбие, спокойствие и здравый смысл.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль