Как секретарю улучшить рабочий процесс с помощью компьютера?

2377
С распространением компьютеров выполнять текущую работу секретаря становится все легче. Компьютеры помогают нам находить, хранить и сортировать информацию, быстро и аккуратно готовить документы, распечатывать бланки и приказы, планировать задачи на текущий день, неделю, месяц. Однако зачастую мы используем компьютер не столько рационально, как могли бы...

Как секретарю улучшить рабочий процесс с помощью компьютера?С распространением компьютеров выполнять текущую работу секретаря становится все легче. Компьютеры помогают нам находить, хранить и сортировать информацию, быстро и аккуратно готовить документы, распечатывать бланки и приказы, планировать задачи на текущий день, неделю, месяц.

Однако зачастую мы используем компьютер не столько рационально, как могли бы. Из скромного помощника компьютер превращается в пожирателя рабочего времени. Но, освоив несколько несложных приемов работы с компьютером, мы сможем не только сэкономить время, но и открыть для себя массу новых возможностей.

Итак, как оптимизировать время, проводимое за компьютером.

1. Вопреки распространенному времени, планировать дела лучше не за компьютером, а на бумаге – в органайзере и на карточках. Такой способ организации дел не даст вам отвлечься на мессенджеры, почту и другие развлечения, доступные за компьютером. К тому же, исследования по тайм-менеджменту показали, что оптимальное время планирования дел – 5-10 минут: за это время достаточно занести в план все самое важное, не отвлекаясь на частности.

2.Программное обеспечение, помогающее планировать дела и проекты, самые популярные из которых – Outlook и MS Project, нравится многим, но с одной оговоркой: эти программы отлично работают у тех, кто ощущает к ним склонность. Перед тем, как внедрять в рабочий процесс компьютерные планировщики, трезво оцените свои потребности и наклонности. В конце концов, кому-то нравится вносить любое дело в виртуальные базы данных, а кто-то работает эффективно только с традиционными бумажными органайзерами.

3. Не проверяйте электронную почту слишком часто. Это достаточно делать один или два раза за день – так вы освободите много драгоценного времени.

4. Избегайте онлайн-мессенджеров, таких, как ICQ. Лучше всего, если вы будете в рабочее время доступны только своим коллегам, с которыми вам необходимо оперативно общаться по работе – но не более.

5. Автоматизируйте рабочие процессы. К примеру, бланк документа совсем не обязательно готовить каждый раз заново. Освоив принципы работы в Word, вы сможете создать шаблоны документов на все необходимые рабочие случаи. Кстати, полезные обучающие статьи по работе в Word можно найти в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Автоматизировать можно не только создание документов, но и хранение файлов, архивов, написание писем.

6. Совет по организации файлов в вашем компьютере: не сохраняйте файлы на рабочий стол: это тормозит работу компьютера, а в случае переустановки операционной системы файлы, хранящиеся на Рабочем столе, удаляются без возможности восстановления. Своевременно переносите файлы в «Мои документы» или другие папки на жестком диске!

7. И, напоследок, о праздничных роликах, играх и презентациях, которые так любят присылать нам коллеги в преддверии всех крупных праздников. Не правда ли, знакомо: в канун праздника ваш почтовый ящик бомбардируют десятки одинаковых роликов, которые шлют вам все ваши коллеги… Пожалуйста, не пересылайте эти файлы дальше: как правило, они очень тяжелы и их одновременная пересылка десяткам адресатов создает серьезную нагрузку на почтовый сервер вашей фирмы. Действительно важные письма могут просто не дойти! Лучшим выходом в такой ситуации может стать организация коллективного просмотра забавного ролика на одном из компьютеров фирмы.

Наталья Волгина
 

 

Станьте автором сайта!

Вниманию участников сообщества PRO-Секретариат! Хотите поделиться с коллегами своими мыслями по поводу работы, отношений с коллегами, устройства офиса? А может быть, вы вели дневник на отдыхе, и теперь у вас есть красочный отчет об отпуске с фотографиями? Или вам удалось решить  психологическую проблему на работе, и вы мечтаете поделиться своим решением с другими? Пишите нам – мы с удовольствием опубликуем ваши статьи на сайте.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль