Методическое пособие для секретаря: Документация в Microsoft Word. Большие проблемы и маленькие хитрости

2565
Новый цикл статей  посвящен некоторым аспектам разработки документации с помощью текстового редактора Microsoft Word и разработан специалистами Центра приложения IBM/Lotus и электронного документооборота компании Аплана Софтвер. Мы надеемся, что предложенное методическое пособие поможет всем секретарям, офис-менеджерам, помощникам руководителей решить проблемы, возникающие при работе с документами.

Содержание методического пособия

Данный документ типа «методичка» посвящен некоторым аспектам разработки документации с помощью текстового редактора Microsoft Word. Причем не просто Microsoft Word, а Microsoft Word версии 2003. Возникает вполне законный вопрос: а почему 2003, когда весь цивилизованный мир уже давно вовсю использует версию 2007? Вопрос законный. Да, цивилизованный мир использует. А мы с вами постараемся этого не делать. Ведь для того, чтобы сделать правильный и красивый документ даже из нашего шаблона (не говоря уж о приведении в порядок того корявого и мохнатого текста под гордым названием «документ», который зачастую приходит к нам от заказчиков и даже партнеров), нужно иметь возможность «тонкой» настройки многих параметров – шрифта, абзаца, нумерации… Именно «тонкой» настройки, потому как «грубая» есть, конечно, во всех версиях. А вот с «тонкой» в 2007 версии есть проблемы. Впрочем, возможно, эти настройки в последней версии просто умело маскируются, но нам-то с вами нужно документы строгать, а не играться в Warcraft с партизанским уклоном, так что…
При работе над документами обычно возникает три основные проблемы: как документ должен выглядеть правильно, как его сделать правильным и, наконец, как это все сделать побыстрее. Как должен выглядеть – определяется, как правило, ГОСТами, международными стандартами и прочими руководящими и направляющими. Все мы документы пишем, поэтому худо-бедно знакомы с основными функциями Word, поэтому как делать – тоже, в общем-то, знаем. Но не все и не со всеми функциями. Следовательно, мы попытаемся, коснувшись первой темы, более подробно поговорить о второй, основной упор сделав на третью. Согласны? Тогда – вперед!
Надеемся, наше методическое пособие пригодится в работе всем секретарям, офис-менеджерам, помощникам руководителям.

Глава 1. О шаблонах

Применение шаблонов значительно упрощает процесс работы над документом. Особенно это справедливо для документов, содержание которых либо регламентировано,  либо просто повторяется от документа к документу. Кроме того, шаблоны зачастую не только определяют структуру документа, но и содержат настройки элементов  оформления документа (стилей), задавая внешний вид для основного текста документа, заголовков, подписей к рисункам, тексту в таблице и т.д. Следование  шаблонам и грамотная работа с ними – это залог того, что выходящий из-под пера автора документ будет представлять собой законченный образец творчества, а не  просто набор символов, имеющий определенный смысл (а, зачастую, и не имеющий такового). Как правило, в уважающей себя компании разработан целый ряд своих  шаблонов на все случаи жизни. 

Создание личных шаблонов

В том случае, когда планируемый к разработке шаблон вряд ли сможет заинтересовать узкие круги широкой общественности, или же автора документа обуяло  неукротимое чувство жадности, его (шаблон) вполне можно сделать личным. Но тогда все настройки шаблона автору уже придется делать самому. Итак, что же нужно  сделать, чтобы подготовить шаблон:

  • 1. Открыть новый документ Word.
    2. Определить структуру будущего документа, воспользовавшись стилями заголовков.
    3. Создать или откорректировать стили документа.
    4. Добавить необходимые пояснения и, по возможности, куски текста, таблицы и прочие элементы, общие для всех документов, которые будут создаваться по  этому шаблону.
    5. Сохранить шаблон.

К стилям, таблицам и другим элементам документа мы еще вернемся в следующих разделах, а пока придется остановиться на процедуре сохранения созданного  шаблона, ибо процесс это нетривиальный. Итак, шаблон подготовлен, осталось его сохранить. Как? Во-первых, если нужно сохранить именно шаблон (а это  правильно!), а не заготовку документа, нужно воспользоваться функцией «Сохранить как», а не просто «Сохранить». Во-вторых, ввести имя шаблона. В-третьих,  выбрать тип файла (DOT). В-четвертых, определить место, где этот шаблон будет лежать. И только потом нажимать кнопку «ОК» для сохранения шаблона. Почему же  именно в таком порядке? Почему не делать так, как мы обычно делаем с другими файлами? Задал имя, задал папку, потом при необходимости изменил тип и сохранил. 
Попробуем? С именем и папкой проблем не возникло, меняем тип на DOT – и что же мы наблюдаем при некоторой внимательности? Папка, в которую Word предлагает  сохранить шаблон, оказывается вдруг совсем не той, которую мы с такой любовью и тщательностью подбирали. В чем дело? А дело в том, что для определения места  хранения личных шаблонов существует специальный параметр. И как только Word обнаруживает, что мы создаем шаблон, а не документ, он тут же без тени сомнения  меняет папку на ту, которая зашита в настройках. И не надо торопиться нажимать «ОК», если мы не хотим провести несколько незабываемых минут в поисках куда-то  задевавшегося только что созданного шаблона.Поэтому сначала меняем настройки. 

1. Выбираем в меню пункт Сервис → Параметры. Появляется диалоговое окно настройки параметров (Рис. 1).

Рис. 1. Окно настройки параметров

2. Ой, как много! Ну, к настройкам мы еще вернемся попозже, а пока задача у нас другая. Переходим на вкладку «Расположение» (Рис. 2).

Рис. 2. Вкладка «Расположение» окна настройки параметров

3. Выбираем пункт «Шаблоны пользователя» и нажимаем кнопку «Изменить». 

4. В стандартном окне операционной системы выбираем путь к вожделенной папке (при необходимости можно и новую папку создать) и нажимаем «ОК». Проверяем,  правильно ли путь отобразился в окне настройки параметров, после чего окно закрываем, нажав кнопку «ОК». 

Вот теперь можно вернуться и к сохранению нашего шаблона. Итак:

1. Выбираем пункт меню «Сохранить как».

2. В появившемся диалоговом окне вводим название шаблона, например, «Руководство».

3. В поле «Тип файла» выбираем значение «Шаблон документа» и с удовольствием наблюдаем за автоматической сменой папки для сохранения шаблона. Тут,  можно, конечно, и поменять папку, но, во-первых, не зря же мы настраивали параметры расположения файлов, во-вторых, размазанные тонким слоем по всему  локальному диску шаблоны – не очень хороший показатель для уважающего себя автора документов. Поэтому машем рукой и оставляем папку по умолчанию. Нажимаем  «ОК». Все! Шаблон сохранен.

Теперь попробуем создать документ. Если мы просто нажмем кнопку создания нового документа: Методическое пособие для секретаря:   Документация в Microsoft Word.  Большие проблемы и маленькие хитрости - то новый документ, конечно, создастся. Но создастся он по  умолчанию по шаблону Normal, а нам-то нужно совсем-совсем другое. Попробуем еще раз. Выбираем пункт «Создать» из меню «Файл». О, чудо! Появляется блок  «Создание документа», в котором есть пункт «На моем компьютере» в разделе «Шаблоны». Щелкаем по ссылке. На экране появляется диалоговое окно выбора шаблона  (Рис. 3), в котором на вкладке «Общие» имеется тот самый созданный нами шаблон, разумеется, если мы положили его в нужное место. Выбираем шаблон и  нажимаем кнопку «ОК». Вот теперь мы получили то, о чем мечтали с самого начала – новый документ, созданный по своему собственному шаблону.

Рис. 3. Список шаблонов для выбора
 

Набор стилей

Готовые шаблоны, как правило, содержат целые наборы стилей, включая, прежде всего, стили основного текста, заголовков, наименований рисунков (стиль «Название  объекта») и так далее.
Список стилей, заданных в шаблонах, как мы видим, весьма невелик. С одной стороны это правильно, ведь большое количество стилей может привести к путанице, с  другой – их все-таки может не хватить. Когда же может понадобиться новый стиль? 

Давайте представим себе ситуацию, что мы пишем, например, документ по установке и/или настройке сервера. И часть команд будет вводиться с терминала, из  командной строки. Конечно, логично будет эти строки в документе как-то выделить, правильно? Как? Во-первых, использовать непропорциональный (или  моноширинный) шрифт, например, Courier New. Во-вторых, размер шрифта нужно сделать поменьше. В-третьих, есть смысл его выделить полужирным начертанием. 
В-четвертых, выравнивание надо будет сделать по левому краю, а не по ширине (иначе какой смысл в непропорциональности символов?). В-пятых, убрать абзацный  отступ, потому что если текст командной строки не уместится на одной строке, с абзацем он будет смотреться смешно. Возможно, нам в реальном документе придет  в голову и еще что-то. А теперь вообразим, что для текста каждой команды мы будем последовательно применять эти вот элементы форматирования… Бр-р-р-р-р! Это  ж никакого здоровья не хватит! Конечно, есть функция «Формат по образцу» Методическое пособие для секретаря:   Документация в Microsoft Word.  Большие проблемы и маленькие хитрости но, чтобы ее применить, нужно каждый раз пролистывать документ, чтобы найти  этот самый образец. Или же форматировать документ уже «постфактум», что тоже не очень хорошо, потому как документ должен иметь «товарный вид» в любой момент  работы над ним. Просто на всякий случай. Я уж не говорю о том, что форматирование этой команды в списке стилей будет описано совершенно непотребной строкой,  что, поверьте, не улучшит настроение грамотного человека, который будет документ смотреть. 

Выход один – создать стиль, назвав его, например, «Текст командной строки». Потратив 1-2 минуты на создание стиля, мы потом выиграем десятки минут, а то и  часы, применяя стиль вместо сложного форматирования. Особенно если использовать некоторые хитрости, о которых будет обязательно рассказано. Но чуть позже…

Павел Аболин, 
руководитель проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер 

  Во второй главе "Стили" мы рассмотрим следующие вопросы:
- Использование стилей для основного текста документа
- «Размножение» стилей
-Изменение и создание стиля



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль