Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Маркированные списки

2366
Продолжаем публикацию материалов из цикла "Документация в Microsoft Word". Основные требования к документу мы обсудили, пора переходить к специфическим элементам документа, среди которых в первом ряду стоят списки – маркированные и нумерованные.

Содержание методического пособия

Глава 6. Маркированные списки

Применение маркированных списков

Что ж, основные требования к документу мы обсудили, пора переходить к специфическим элементам документа, среди коих в первом ряду стоят списки – маркированные и нумерованные. Начну с абсолютной банальности: маркированные списки применяются при перечислении в том случае, когда последовательность перечисляемых элементов не имеет значения. В самом деле, требования к аппаратному обеспечению компьютера, например, оформленные в виде нумерованного списка, ничего, кроме смеха, вызвать не могут (особенно когда всерьез начинаешь задумываться, почему жесткий диск идет под номером 3, а оперативная память – под номером 4, какой скрытый смысл заложен в таком порядке?). Аналогичную же реакцию вызывает последовательность действий по обработке документа, оформленная в виде маркированного списка. Поэтому включаем мозги – и вперед!

К сожалению, как нам всем известно, Word считает себя чрезвычайно интеллектуальным существом, причем от версии к версии это самомнение только растет. Вот только логика этой интеллектуальности не всегда ясно прослеживается. Поэтому многие из нас уже давно перестали удивляться, обнаруживая, что в документе с большим количеством списков разного уровня вложенности вдруг самопроизвольно меняется символ основного списка (вместо него подставляется символ вложенного списка), или же меняются размеры отступа, казалось бы, установленного по умолчанию. Что с этим делать? Конечно, исправлять. Опять же, к сожалению, универсального средства для исправления ситуации еще не придумано. Поэтому нужно тщательно проползти по всему документу, выравнивая все маркированные списки и приводя их к единому виду (лучше всего в этом случае пользоваться кнопкой «Формат по образцу» - ). Необходимо помнить о том, что все списки одного уровня вложенности должны выглядеть одинаково во всем документе! К сожалению, ГОСТы не учитывают, сколько нервных клеток при этом может погибнуть. Но это же наша работа, не так ли?

А что делать, если предложенный по умолчанию список (вернее, его форматирование) нас не устраивает? Конечно, менять формат.

Изменение параметров маркированного списка

Самый простой и одновременно самый распространенный способ изменить маркированный список – это выбрать из списка другой. Выбираем пункт меню «Формат» → «Список» (Рис. 1).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Маркированные списки

Рис.1. Выбор типа маркированного списка

Теперь выбираем наиболее подходящий нам тип списка. Обратите внимание: если параметры списка были изменены, они сохраняются в шаблоне Normal.dot и могут быть впоследствии применены и в других документах.

Еще один параметр списка, который легко можно изменить – это отступ. Для изменения отступов применяются кнопки панели инструментов Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Маркированные спискиТе же действия можно выполнить и с помощью клавиатуры (клавиши TAB и Shift+TAB), но для этого необходимо заранее выделить весь абзац смещаемого текста или установить курсор перед первым символом абзаца (в противном случае символ табуляции вставится непосредственно в текст).

Вот, собственно, и все, что можно сделать «на скорую руку». Если же предложенные варианты нас по-прежнему не впечатляют, придется пустить в ход «тяжелую артиллерию».

Настройка списка вручную

Вернемся к форме настройки параметров маркированного списка (Рисунок 1), выбираем наиболее подходящий нам тип списка и нажимаем кнопку «Изменить» и видим на экране окно «тонкой» настройки списка (Рис. 2).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Маркированные списки

Рис.2. Настройка параметров маркированного списка

Сначала выбираем знак маркера. Кнопка «Шрифт» нам не нужна, она лишь дублирует возможности следующей кнопки – «Знак». С нее и начнем. Нажимаем кнопку «Знак» и выбираем символ шрифта для знака маркера (Рис. 3).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Маркированные списки

Рис.3. Выбор знака маркера

Если в предложенном шрифте нужного символа не нашлось, можно поискать в другом шрифте, выбрав его в поле «Шрифт».

В некоторых случаях (особенно при создании рекламных материалов) символов может не хватить при всем их разнообразии. Тогда вместо символа шрифта для знака маркера можно использовать рисунок (кнопка «Рисунок» в форме настройки параметров), но злоупотреблять этой возможностью я бы все-таки не советовал.

Со знаком маркера определились. Идем дальше. Параметр «Положение маркера» определяет отступ знака маркера от левого поля страницы. Обратите внимание – не от левой границы текста, не от левой границы листа, а именно от левого поля страницы (в дальнейшем мы еще обратимся к параметрам страницы, которые, в частности, задают и поля страницы). Параметр «Табуляция после» определяет размер отступа первой строки элемента маркированного списка, то есть строки, которая непосредственно следует за маркером. Параметр «Отступ» задает размер отступа для остальных строк элемента списка (конечно, в том случае, если элемент списка не умещается в одну строку текста). Эти параметры также отсчитываются от левого поля страницы. Впрочем, в поле «Образец» условно демонстрируется текущий вариант настройки, так что, поигравшись с параметрами, можно более четко уяснить для себя назначение каждого из них. Напоследок хотелось бы отметить, что по умолчанию все предлагаемые по умолчанию списки рассчитаны на одинаковые значения для параметров «Табуляция после» и «Отступ». К сожалению, требования ГОСТ, например, не согласны с такой настройкой списка, поэтому для соответствующих документов следует применять другие параметры (например, параметр «Отступ» должен быть нулевым). Это хорошо видно на приведенном перечне типов маркированного списка (Рисунок 1).

Оптимизация работы

Несмотря на то, что кнопки применения маркированного и нумерованного списка есть по умолчанию на панели инструментов, я бы посоветовал дополнительно «повесить» эти функции на комбинации клавиш. Поверьте, это значительно удобнее. Итак, переходим к форме настройки клавиатуры, как это описано в главе 2, задаем комбинацию клавиш и выбираем:

  • Для маркированного списка по умолчанию – функцию FormatBulletDefault в разделе «Формат».
  • Для нумерованного списка по умолчанию – функцию FormatNumberDefault в том же разделе.

Читайте в следующей статьеНумерованные списки

Павел Аболин,
руководитель проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль