Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Рисунки

2373
Рисунки, в отличие от таблиц, не так сильно подчеркивают деловой стиль документа, но все же способны при правильном их использовании придать документу дополнительный шарм. При этом недостаточно просто вставить рисунки в текст, важно их правильно подготовить.

Содержание методического пособия

Глава 9. Рисунки

Рисунки, в отличие от таблиц, не так сильно подчеркивают деловой стиль документа, но все же способны при правильном их использовании придать документу дополнительный шарм. При этом недостаточно просто вставить рисунки в текст, важно их правильно подготовить.

Разработка рисунков

Итак, первым этапом встраивания рисунков в документ является их подготовка. Возможностей, конечно, здесь масса. Достаточно заглянуть в Интернет или популярные компьютерные журналы, чтобы обнаружить совершенно неадекватное количество разнообразных графических редакторов. Такое впечатление, что каждый программист (в кавычках или без) начинает свой творческий путь с разработки собственного графического редактора (иногда, впрочем, дополняя его и собственным текстовым).

Как же разобраться во всем этом безумном разнообразии? Начать нужно с того, что же все-таки мы имеем в качестве исходных данных и что в результате хотим получить. Надо отметить, что большинство рисунков в наших документах можно отнести к одному из двух типов – схемы или скриншоты.

Начнем со схем. Для разработки схем нам нужен редактор, который бы содержал набор так называемых «автофигур», которые позволили бы составлять нужную схему из готовых блоков (от квадратиков до элементов компьютерной техники), не принуждая автора, высунув от напряжения язык, рисовать, например, клавиатуру с помощью отдельных линий и точек. Знаем ли мы такой редактор? Конечно, знаем! Это – встроенный графический редактор Word. Можно им пользоваться при разработке схем? Конечно, нет! К сожалению, встроенный графический редактор Word имеет столько недостатков, что бороться с ними, как правило, обходится дороже, нежели подыскать более удобный редактор. Разумеется, для документов, разрабатываемых для собственных нужд, можно и воспользоваться им. Но для деловых документов! Редактирование таких схем вызывает многочисленные трудности, я уж не говорю о постоянно пропадающем из поля зрения тексте в автофигурах. Да что говорить? Уже одно то, что рисунок, сляпанный с помощью графического редактора Word, практически невозможно без длительной нетривиальной процедуры закрепить в тексте документа, делает этот редактор совершенно неприспособленным для деловых документов.

Что ж, поищем в другом месте. И в этом другом месте на первый план выступает продукт Visio. Изначально он выпускался одноименной корпорацией, которая в 1999 году была успешно приобретена компанией Microsoft. С тех пор сей замечательный продукт, хотя и не претерпев очень уж больших изменений по сути, все же стал гораздо более дружелюбным как к другим продуктам Microsoft, так и к рядовым пользователям. Продукт действительно выдающийся. Разработка простой схемы при некоторых навыках работы составляет от силы 10-15 минут. Разработка больших схем доставляет больше удовлетворения, нежели вызывает трудностей. Все делается легко, просто и ненавязчиво. Ну, с рекламой пора завязывать, но хочу отметить, что с момента появления Visio у нас в стране (а это где-то начало 90-х, мне удалось поработать с самыми первыми версиями этого шедевра) лучшего продукта для разработки схем мне найти так и не удалось.

Со схемами разобрались, переходим к скриншотам. Что нужно для вставки скриншота в текст? Во-первых, обрезка (чтобы можно было вырезать нужный кусок, а не вставлять вместо изображения кнопки все то, что мы видим на экране). Во-вторых, сохранение изображения на диске в удобном формате (об этом – чуть ниже). В-третьих… А нет никакого «в-третьих». Больше нам никакие функции не нужны. Мы ж говорим о скриншотах, а не о фотографиях. Так что же использовать? Да что угодно! От маленького графического редактора, сляпанного юным дарованием «на коленке», до монстров вроде Corel Photo-Paint и Adobe Photoshop. Хотя от себя отмечу: загрузка «монстра» с его слоями и цветовой коррекцией ради обрезки пары скриншотов выглядит по крайней мере смешно. Поэтому выбираем редактор попроще (в качестве одного из наиболее удобных могу предложить Paint Shop Pro – минимум функций, максимум поддерживаемых форматов) – и за дело.

Чуть выше я обещал объяснить, зачем нужно предварительное сохранение графического файла на диске, и что такое «удобный» формат. Объясняю. Как мы обычно снимаем скриншоты? Правильно, при помощи клавиши PrintScreen (Prt Scrn) для снятия всего экрана или при помощи комбинации клавиш Alt + PrintScreen для снятия текущего окна. Если потом непосредственно из буфера вставить изображение в документ, оно туда «придет» в формате WMF (Windows MetaFile), то есть будет довольно небольшой размер. А вот если мы предварительно вставим изображение в какой-либо графический редактор, потом в нем выделим часть изображения и с помощью копирования через буфер поместим в документ, это изображение с вероятностью процентов в 90 (если не больше) будет формата BMP (думаю, рассказывать, чем «знаменит» BMP, особо не нужно?). Три-четыре таких изображения, и размер нашего документа может легко вылезти за 10 Мб. А это уже серьезно… Поэтому наиболее реальный выход – это вначале сохранить отредактированное изображение на диске в «хорошем» формате, а потом уже с диска добавить изображение в документ.

Теперь о том, что такое «хороший» формат. Чисто логически понимаем, что «хороший» формат – это такой формат, который обеспечивает достаточное качество изображения, плюс файл такого формата имеет относительно небольшой размер. Для схем и простых скриншотов (скриншотов экранов, где нет сложной графики) лучше применять формат GIF – минимальный размер файла будет гарантирован. Для скриншотов экранов, где присутствует сложная многоцветная графика (например, градиентные заливки) лучше применять JPEG (JPG). В некоторых случаях вполне подходит формат TIFF. Пожалуй, его единственный недостаток – он поддерживается далеко не всеми графическими редакторами, особенно простыми.

Напоследок по традиции небольшое замечание. Чуть выше я пел дифирамбы программе Visio. Действительно, всем хороша. Кроме размера. Конечно, в старых версиях программы файлы со схемами получались весьма небольшого размера. Но только до того момента, пока за дело не взялся Microsoft. После этого размер файла начал расти не по дням, а по часам. И если теперь мы будем вставлять в Word непосредственно объекты Visio, ситуация может возникнуть почище, чем с BMP. В чем же выход? В экспорте схем в более приемлемый формат. Например, в GIF. При этом чтобы не делать двойную работу, конечно, необходимо хранение и «исходников» схем в формате Visio. А импорт делаем следующим образом:

1.Создаем схему в Visio.
2.Сохраняем оригинальный файл (!).
3.Выбираем пункт меню «File» → «Save as».
4.В стандартной форме сохранения документа задаем имя, а в поле формата выбираем «Graphics Interchange Format» (это наш GIF и есть), выбираем при необходимости папку для сохранения файла, нажимаем кнопку «Save».
5.В свойствах GIF можно ничего не менять, нажимаем «ОК».

Готово! Копия нашей Visio-схемы находится на диске в формате GIF.

Вставка рисунков

Ну вот, рисунки – схемы и скриншоты – подготовлены и лежат в условленном месте, дожидаясь своего часа. Пора переходить к добавлению их в документ.

1.Вставка и выравнивание рисунков

Для вставки рисунка в текст документа нам нужно выполнить такие действия:
1.Найти для рисунка подходящее место в документе. Лучше, если это будет пустая строка с выравниванием абзаца по центру. Устанавливаем туда курсор.
2.Выбрать пункт меню «Вставка» → «Рисунок» → «Из файла».
3.В стандартном диалоговом окне выбрать нужный нам файл на диске и нажать кнопку «Вставить».

Вот и все! Рисунок уже у нас в документе. Теперь о деталях. Почему вставляется именно рисунок, а не объект, ведь такая функция тоже присутствует среди инструментов нашего текстового редактора? Да потому, что при вставке объекта Word автоматически добавляет связь с внешними приложениями для редактирования объекта, а ведь именно от этого мы и пытались избавиться (вспоминаем Visio). Почему по центру? Потому что отдельно стоящий рисунок принято располагать по центру. Причем не просто по центру, а без абзацного отступа. Скажете, это ж сколько действий нужно проделать, чтобы подготовить рисунок? Немало. Но ведь есть далеко не один способ уменьшить свои затраты. Самый удобный вариант – это создание специального стиля для рисунка, который имел бы такие параметры абзаца:

  • Первая строка – нет отступа
  • Выравнивание – по центру
  • Не отрывать от следующего

Зачем нужен последний параметр? Чтобы подпись, располагаемая под рисунком, не оказалась вдруг на другой странице.

Можно поступить и другим образом: создать макрос, который бы убирал отступ, центрировал строку и привязывал ее к следующей. Этот макрос можно затем «повесить» на кнопку панели инструментов или комбинацию клавиш. Делается макрос совершенно элементарно, но это уж как-нибудь самостоятельно, ладно? А то мы до конца никогда не доберемся…

Вот и вставлен один рисунок, второй, десятый, двадцатый… О чем нужно все время помнить? Правильно:  о том, что все рисунки должны быть одинаково выровнены. Поэтому я и предлагаю лишний раз подумать о стиле или макросе для рисунков, чтобы не взваливать на себя дополнительную головную боль по приведению рисунков к единому виду.

Позволю себе повториться: рисунки не должны болтаться на странице, они должны быть жестко закреплены в тексте. Если же в тексте обнаружился незакрепленный рисунок (или «шиза косит наши ряды» или просто документ пришел «со стороны», а там свои «фенечки»), быстренько его закрепляем:

1.Щелкаем правой кнопкой мыши по рисунку и выбираем из контекстного меню пункт «Формат рисунка».
2.В появившемся диалоговом окне переходим на вкладку «Положение» (Рисунок 1).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Рисунки

Рис.1. Закрепление рисунка в тексте

3.В разделе «Обтекание» устанавливаем положение «в тексте» и нажимаем «ОК».

Увы, не всегда рисунок можно закрепить. Например, если рисунок сделан в уже упоминавшемся встроенном графическом редакторе. Что делать в этом случае? Оставлять как есть? Ни в коем случае, только пе-ре-ри-со-вы-вать!

И маленькое уточнение для желающих добавлять рисунки по нажатию комбинации клавиш: делаем все то же самое, что и для назначения стиля (глава 2), только в качестве «навешиваемой» функции выбираем функцию InsertPicture

2.Подпись к рисунку

В прошлой главе мы говорили о подписи к таблице и ссылку в тексте на эту подпись. Вы не поверите:   все то же самое относится и к рисункам. На всякий случай очень кратко повторю последовательность действий.

Вставка подписи к рисунку:

1.Выбираем пункт меню «Вставка» → «Ссылка» → «Название».
2.В поле «Подпись» выбираем элемент «Рисунок».
3.Нажимаем кнопку «ОК». Добавляем точку и пробел, пишем название (с заглавной буквы без точки в конце названия). Если название отсутствует (а тогда оно должно отсутствовать для всех рисунков в документе!), то, разумеется, точки и пробел будут лишними.
4.Полученную подпись можно не выравнивать, если, конечно, мы пользуемся готовыми шаблонами – там для стиля «Название объекта» выравнивание по центру применяется по умолчанию.

Обратите внимание: подпись к рисунку должна располагаться под рисунком (в отличие от подписи к таблице).

Вставка ссылки на рисунок:

1.Устанавливаем курсор в тексте в том месте, где будет размещаться перекрестная ссылка.
2.Выбираем пункт меню «Вставка» → «Ссылка» → «Перекрестная ссылка»
3.В поле «Тип ссылки» выбираем «Рисунок».
4.В поле «Вставить ссылку на» выбираем «Постоянная часть и номер».
5.Из списка выбираем нужный нам объект и нажимаем кнопку «Вставить».

Перечень иллюстраций

И чтобы окончательно рассчитаться с рисунками, попробуем сделать то же самое, что мы делали для таблиц – создадим перечень иллюстраций. Я не буду подробно останавливаться на этом вопросе – все что нужно, уже было оговорено в предыдущей главе, только повторю последовательность действий.

Итак, вставка перечня иллюстраций:

1.Создаем приложение, раздел приложения или просто заголовок первого уровня без нумерации под названием «Перечень иллюстраций».
2.Устанавливаем курсор на следующей после заголовка строке.
3.Выбираем пункт меню «Вставка» → «Ссылка» → «Оглавление и указатели», переходим на вкладку «Список иллюстраций».
4.При необходимости выбираем формат списка в поле «Форматы».
5.В поле «Название» выбираем «Рисунок».
6.Все остальное можно не трогать, нажимаем «ОК» и смотрим на результат.

Кстати, не забываем: все списки и поля в документе нужно обязательно перед завершающим сохранением обновить.

Читайте в следующей статье – Использование перекрестных ссылок

Павел Аболин,
руководитель проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.63%
  • Делопроизводство 20%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.68%
  • Имидж секретаря 13.16%
  • Деловой этикет 14.21%
  • Карьерный рост 10%
  • Документооборот 22.11%
  • Электронный документооборот 18.95%
  • Архивное дело 79.47%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль