Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Использование перекрестных ссылок

1292
Про перекрестные ссылки мы уже много говорили при обсуждении рисунков и таблиц. Но все мы прекрасно понимаем, что этим применение перекрестных ссылок не ограничивается – у нас же еще есть и разделы в документах! Причем ссылки на разделы обычно занимают чуть ли не половину всех перекрестных ссылок в документе. Впрочем, не будем останавливаться на этой процедуре, тем более что она почти полностью повторяет уже известные нам действия. Поговорим лучше о том, чем нам грозит наличие перекрестных ссылок в документе.

Содержание методического пособия

Глава 10. Использование перекрестных ссылок

Про перекрестные ссылки мы уже много говорили при обсуждении рисунков и таблиц. Но все мы прекрасно понимаем, что этим применение перекрестных ссылок не ограничивается – у нас же еще есть и разделы в документах! Причем ссылки на разделы обычно занимают чуть ли не половину всех перекрестных ссылок в документе. Впрочем, не будем останавливаться на этой процедуре, тем более что она почти полностью повторяет уже известные нам действия. Поговорим лучше о том, чем нам грозит наличие перекрестных ссылок в документе.

Начнем с копирования. Предположим, мы скопируем кусок текста с картинкой и ссылкой на нее и вставим этот кусок в другое место документа? Куда будет указывать скопированная ссылка? Абсолютно верно – на исходное изображение. Поэтому при копировании нужно не забывать заново вставлять перекрестные ссылки.

Теперь предположим, что мы удалили картинку, таблицу или раздел документа, на который есть перекрестная ссылка в тексте. Что произойдет со ссылкой? Как ни странно, на первый взгляд – ничего. И на второй – тоже. Беда придет, откуда не ждали: «битая» ссылка выскочит в самый неподходящий момент – при печати документа или (еще лучше!) при открытии документа заказчиком. Поэтому при финальной «доводке» документа перед нами в числе прочих стоит и задача отслеживания ссылок на уже, увы, несуществующие объекты. 

Для этого:
1. Обновляем все поля в документе (это действие уже должно быть доведено до автоматизма). Проще всего это сделать, выделив все содержимое документа (Ctrl+’A’) и выбрав из контекстного меню (правая кнопка мыши, да?) пункт «Обновить поле».
2. После этого тщательно проверяем текст документа на наличие волшебных слов, выделенных полужирным шрифтом: «Ошибка! Источник ссылки не найден». Как мы понимаем, чтобы избавиться от ссылки, достаточно эти слова удалить. Но не будем забывать о том, что зачем-то мы эту ссылку вставляли, правда? Поэтому помимо удаления «битой» ссылки тщательно исследуем текст вокруг – возможно, его коррекция также понадобится.

Читайте в следующей статье – Параметры страницы

Павел Аболин, 
руководитель проекта. 
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль