Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Параметры страницы

3111
С основными элементами документа мы практически закончили, настала пора перейти к «рюшечкам» или «шашечкам» - кому как нравится. И начнем мы с параметров страницы. Эту тему, в принципе, можно было бы и не затрагивать, если бы часть проблем с форматированием документа не была прямо завязана на параметры страницы.

Содержание методического пособия

Глава 11. Параметры страницы

С основными элементами документа мы практически закончили, настала пора перейти к «рюшечкам» или «шашечкам» - кому как нравится. И начнем мы с параметров страницы. Эту тему, в принципе, можно было бы и не затрагивать, если бы часть проблем с форматированием документа не была прямо завязана на параметры страницы.

Пройдемся по наиболее значимым параметрам и параллельно посмотрим, на что они влияют  и какие «бяки» тут могут вылезти.

Для вызова диалогового окна настройки параметров страницы выбираем пункт меню «Файл» → «Параметры страницы» (Рис. 1).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Параметры страницы

Рис. 1. Параметры страницы – вкладка «Поля»

Первое, на что мы натыкаемся при взгляде на диалоговое окно, – это раздел «Поля». В наших шаблонах поля настроены вполне адекватно, но в случае, когда документ создается «с нуля» или же мы занимаемся творческой деятельностью по созданию своего шаблона, значения по умолчанию могут и не подойти. Главное, на что надо ориентироваться: текст документа должен занимать максимально возможное пространство страницы. Мы ж можем, конечно, задать поля и по пять сантиметров с каждой стороны, но что будет в таком случае напоминать наш документ? С другой стороны, когда текст печатается совсем уж «в край», тоже не очень хорошо. По опыту могу сказать, что,  как правило, полей сантиметра по полтора вполне хватает, в печатном виде страница с такими полями выглядит вполне достойно. Поля раздела, связанные с переплетом, лучше не трогать:  это наследие «тяжелого прошлого». В наше время переплетом документов практически никто не занимается, а для брошюровальной машинки указанных выше полей вполне достаточно.

Перейдем к ориентации страниц. Все мы прекрасно понимаем, что в обычном документе ориентация  страниц – «книжная». Но когда мы вставляем, например, большую схему, размещенную горизонтально, ширины страницы может и хватить. Тогда именно под эту схему мы страницу переворачиваем, и она становится «альбомной». Самое время обратить внимание на замечательное поле «Применить». Наша вновь заданная ориентация может быть применена ко всему документу, до конца документа, к текущему разделу (если их в документе не один) или (если выделен кусок текста) – к выделенному тексту. Ко всему документу применять смысла нет, поэтому используем один из оставшихся вариантов. При этом необходимо помнить, что изменение ориентации одной или нескольких страниц документа автоматически приводит к созданию в документе нового раздела, для которого нужно вновь задавать или корректировать колонтитулы (об этом подробнее  читайте в следующих главах).

Кстати, применять поля можно тоже как для всего документа, так и для отдельных разделов. Но об этом я не стал упоминать с самого начала, потому как использование различных значений полей для разных разделов документа – это, на мой взгляд, тяжелая форма мазохизма.

С вкладкой «Поля» мы закончили, вкладка «Размер бумаги» нас совсем не интересует, перейдем на вкладку «Источник бумаги» (Рис. 2).

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word. Параметры страницы

Рис. 2. Параметры страницы – вкладка «Источник бумаги»

Создание раздела непосредственно из параметров страницы можно проигнорировать, а вот про различение колонтитулов есть смысл поговорить. Параметры страницы позволяют задать отдельно отличные колонтитулы для четных и нечетных страниц, а также выделить отдельно колонтитулы первой страницы. Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц1 есть смысл создавать только в том случае, если документ планируется использовать в печатном виде, в электронном виде нашего творчества в лучшем случае никто не заметит, в худшем – ничего, кроме раздражения, это творчество не вызовет. Другое дело – первая страница. В большинстве документов первая страница все-таки отличается от остальных. По всем признакам, в том числе и по колонтитулам. Разумеется, это справедливо только для первого (или единственного) раздела документа. Для последующих разделов разделение колонтитулов первой и остальных страниц, как правило, не применяется. То есть этот параметр – удобное средство избавить себя от непрестанного приведения колонтитулов к единому виду в случае, если в документе имеется больше одного раздела.

Читайте в следующей статье – Номера страниц

Павел Аболин,
руководитель проекта.
Центр приложения IBM/Lotus и электронный документооборот компании Аплана Софтвер


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль