Е.С. АЧИЛЬДИЕВА: «Моя профессия – Секретарь!»

1915
Секретарь- это профессионал с большой буквы. Думаю, что у секретаря появится еще больше возможностей, чем сейчас. От него зависит, например, такой важный момент, как организация документооборота на предприятии...

Предлагаем вашему вниманию интервью с Екатериной Ачильдиевой, офис-менеджером ООО “Вейнтрейд”, которая начинала с должности секретаря и осталась секретарем, настоящим (100%) профессионалом!
Е.С. АЧИЛЬДИЕВА: «Моя профессия – Секретарь!»-Ваша профессия – это ваш сознательный выбор. Чем она вас привлекла и привлекает до сих пор?

Сначала хотелось бы расставить все точки над “i” и рассказать, что же такое на самом деле профессия секретаря. Мало кто задумывается, что секретарь во многих организациях обеспечивает нормальную работу всего офиса, часто выполняя так называемую “черновую работу”. Любому сотруднику нравится приходить в чистый, аккуратный офис, в котором царит атмосфера доброжелательности, но не каждый понимает, каких трудов все это стоило секретарю.
В работе секретаря есть множество важных деталей. Секретарь раньше всех сотрудников приходит в офис и первое, что она делает, – осматривает все помещения “хозяйским” взглядом.
Нигде ни в коем случае не должно быть пыли, грязной посуды, сломанного кондиционера, протекающей сантехники, стопки неразобранной корреспонденции, следов вчерашнего косметического ремонта или затянувшегося корпоративного банкета. Пополнение всех офисных запасов тоже лежит на плечах секретаря (кофе, чай, сахар, канцтовары, лекарства, бумага, хозяйственные принадлежности). Многие сотрудники привыкли подходить и брать то, что им необходимо. Никто, как правило, не задумывается, откуда у секретаря такие запасы и почему они никогда не заканчиваются.
Секретарь может решить практически любой вопрос – как при телефонном разговоре, так и при личном контакте.
Организация важных поездок, протоколирование переговоров любого уровня сложности, переезд офиса, благоустройство офисных помещений, различные покупки (мебель для офиса, бизнес-букеты, представительские подарки, поиск товаров и услуг по Интернету) – это далеко не весь перечень так называемых “незаметных” обязанностей, выполняемых секретарем.
Секретари многофункциональны еще и потому, что им очень многому приходится учиться. Когда к тебе обращаются с вопросами, представления о которых ты не имеешь, приходится читать специальные книги и черпать оттуда необходимую информацию.
Кто-то, может быть, удивится такому “прославлению” секретарской профессии, ведь большинство людей воспринимает ее не очень серьезно. Крайне редко можно услышать в адрес секретаря похвалу или просто доброжелательные реплики. Чаще благодарят сотрудника, который, например, заключил крупный контракт для фирмы или продал большое количество товара. А ведь и к этому приложила руку секретарь: соединила клиента с нужным сотрудником, быстро набрала текст контракта, вызвала службу доставки для отправки важных документов, записала всю необходимую информацию, вовремя передала документы на перевод, а часто и сама их переводила.Секретарь, в моем понимании, - это не серая незаметная мышка, это профессионал с большой буквы. Моя профессия – это мой сознательный выбор!

- Расскажите, как складывалась ваша карьера, что интересного вы узнавали для себя на каждом новом месте работы?
Я устроилась на должность секретаря еще во время учебы в институте для того, чтобы немного подработать, но постепенно “втянулась”. Правда, несколько раз я пыталась переквалифицироваться – были попытки уйти в управление персоналом, стать менеджером по продажам. Но позднее пришло осознание важности моей работы в качестве секретаря.
Оглядываясь на свою трудовую биографию, я понимаю, как многому научила меня моя профессия. И воспринимать себя я стала совсем иначе. На каждом новом месте работы всегда сталкиваешься с чем-то новым и неизвестным, и я считаю это “плюсом” нашей работы.
Из предыдущих мест работы хотелось бы выделить несколько наиболее важных для меня. В первую фирму я пришла с минимальным багажом знаний. Мне пришлось столкнуться в работе с мини-АТС (общение по нескольким телефонным линиям, четкое переключение входящих звонков, телефонные конференции), с подготовительными работами по организации выставок. Поскольку фирма была очень маленькой, то порой приходилось заниматься разными обязанностями, в том числе и первичной бухгалтерией.
Потом я работала в подразделении крупного российского холдинга, где впервые столкнулась с отдельным структурным подразделением “секретариат”. В этой организации было много новых и интересных для меня моментов: например, электронный документооборот, созданный специалистами холдинга. Хотя тогда электронный документооборот был большой редкостью, разработан он был очень профессионально. Каждый сотрудник холдинга мог просматривать базу входящих и исходящих документов без возможности их редактирования.
На этом месте работы мне пришлось учиться налаживать отношения со службами АХО (транспортный отдел, персонал по уборке). Это было очень непросто: когда молодая девушка указывает на недостатки в работе взрослым людям, это не всегда встречается с пониманием.
Также моей обязанностью было протоколирование совещаний. На совещаниях у директора было важно не упустить ни одной мельчайшей детали, а потом все точно отразить в протоколе. Освоила я и нюансы бронирования гостиниц через Интернет, оформления VIP-поездок, аренды транспортных средств.

- В настоящий момент вы работаете в компании “Вентрейд”, расскажите немного о своей работе для наших читателей.

Компания “Вентрейд” очень помогла мне расширить кругозор, она стала для меня своеобразной “школой жизни”. Главный момент – это большой объем работы. Огромное количество всевозможных поручений, заданий обрушилось на меня. Как известно, любая компания любит инициативных, энергичных людей с новыми идеями. Поначалу времени для идей не было, т. к. я была постоянно загружена только текущей работой. Но после того как я освоилась, настал момент и я задумалась о том, что одни процессы можно усовершенствовать, а другие – организовать по-новому.

-С какими трудностями вы столкнулись, когда пришли в эту компанию, как вы их разрешили?

Трудности возникали постоянно. Мне иногда кажется, что моя работа в компании – это проверка на выносливость. И я говорю себе, что если я справлюсь, то смогу себя полностью реализовать как личность.
”Вентрейд” является ведущей компанией на рынке климатического оборудования. Мне пришлось приобретать знания по эксплуатации кондиционеров, вентиляции и отопительного оборудования. Это было необходимо: клиенты часто звонят с самыми неожиданными вопросами. А секретарь должен уметь ответить на любой каверзный вопрос или перенаправить звонок на нужного человека. Не зная рабочих процессов компании, сделать это невозможно.
В первые дни работы мне пришлось заниматься вопросами ремонта – компания только что переехала в новый офис. Нужно было нанять ремонтную бригаду и организовать работу сотрудников и рабочих (мастеров, строителей) так, чтобы не прерывать трудовой процесс.
Трудностей было много, но самая главная из них – это привычки сотрудников. До определенного момента документооборот в компании не был организован должным образом. Документы курсировали без регистрации, что приводило к их потере. Каждый сотрудник работал с документами так, как он считал нужным, а контроль исполнения отсутствовал. Отработанные документы часто просто уничтожались. Из-за этого мне часто приходилось перезванивать отправителям документов и “слезно умоляя”, просить еще раз прислать необходимый документ, ссылаясь на свою некомпетентность (чтобы не подставлять сотрудника, который работает с этой компанией.
Совершенствовать рабочие процессы нужно постоянно, но эти нововведения должны обязательно отвечать целям и задачам компании. Не все новые методы могут быть подходящими для работы именно вашей компании.
Для своей компании я вижу необходимость создания единого call-центра. При поступлении звонка на московский телефонный номер, сотрудник call-центра переключает его на любой региональный офис без длительной и утомительной процедуры набора номера и дозвона.

-Расскажите о ваших взаимоотношениях с коллективом. Как вам удалось наладить контакт? Что важно в общении с людьми?

В работе секретаря очень многое строится на личных взаимоотношениях с людьми. Эти отношения важны как внутри коллектива, так и вне офиса.
Например, иногда бывает необходимо договориться о привозе канцтоваров до внесения оплаты, о доставке воды не в назначенный день.
Взаимопонимание и открытость – главные моменты при общении в коллективе. Секретарь всегда должен быть в центре событий, к которым он имеет непосредственное отношение.

-Каким вы видите будущее профессии секретаря?

Думаю, что у секретаря появится еще больше возможностей, чем сейчас. От секретаря зависит, например, такой важный момент, как организация документооборота на предприятии.
Можно купить готовую версию системы документооборота или компьютерный отдел создаст свою, разработанную по специальному запросу секретаря. На этом этапе секретарь может себя проявить как хороший аналитик: ведь с электронным документооборотом придется работать именно ему. Поэтому при разработке программы важно не упустить ни одной детали, которая может застопорить впоследствии весь процесс движения документов.

-Как вы оцениваете перспективы развития системы документооборота в вашей компании?

В ближайшем будущем в компании можно будет создать единый координационный центр по обработке документации. Электронный документооборот сможет связать все региональные представительства и центральный офис. Это позволит оперативно отслеживать всю необходимую информацию (можно будет увидеть, кто создал документ, кто его утвердил, отследить движение документа внутри офиса и вне его). Это решит множество мелких проблем и сохранит время, которое было бы затрачено на создание и движение документа на бумажном носителе.

-Скажите, работа секретарей в наше время стала легче или труднее?

Я считаю, что в последнее время секретарям становится все труднее соответствовать определенному уровню.
Раньше претендентам на эту должность достаточно было иметь стандартный набор секретарских навыков. Сейчас, чтобы получить место профессионального секретаря, помимо этих стандартных обязанностей надо обладать и техническими навыками (уметь работать с новинками оргтехники), организаторскими способностями и качествами менеджера, знать иностранный и русский (не удивляйтесь!) язык, психологию и т. д.
Да, появляются различные нововведения и технологии, позволяющие облегчить работу секретаря. Но все новое надо также изучить и уметь применить в работе. А так как рабочий ритм сейчас стал гораздо интенсивнее, то и времени на обучение остается не так много и его приходится совмещать с обычной повседневной работой.

-Гордитесь ли вы тем, что работаете секретарем?

Некоторое время я стыдилась своей профессии. На встречах с друзьями, при общении с новыми людьми было как-то неудобно говорить, что я секретарь. Поэтому мне приходилось скрывать или приукрашивать свою профессию. Но в определенный момент я задумалась, почему мне стыдно за то, чем я занимаюсь. Мне кажется, это происходит потому, что в обществе до сих пор действует стереотип, что секретарь – это красивая девушка, но не очень умная. Когда я это поняла, стала открыто и честно произносить название своей профессии и на ухмылки людей отвечать четко и без стеснения, что сложившийся стереотип далек от истины. Сначала мне было нелегко, но потом все все изменилось. Ко мне стали обращаться друзья с разными вопросами: где лучше заказать авиабилеты или гостиницу, как организовать корпоративную вечеринку на 100 человек, начиная от украшения зала до транспортировки гостей после вечеринки. И мне стало приятно от мысли, что я компетентна во многих вопросах и могу найти выход из различных ситуаций. Это стало отправной точкой в осознании значимости моей профессии. Теперь я открыто могу сказать, что это мой выбор и мое призвание!
Менять профессию я не собираюсь. Я буду продолжать оттачивать полученные навыки, приобретать новые знания для совершенствования своей профессии. Ведь принимать и уважать свой выбор – это 90% успеха.
С юношеских времен я испытывала чувство уважения к деловым женщинам. Всегда приятно видеть стильно одетую, уверенную в себе женщину, которая умело ведет переговоры, быстро решает сложные проблемы, при этом успевает по пути на работу завезти детей в школу и создает атмосферу уюта и тепла в своей семье. Но тогда мне еще было неизвестно, как нелегко даются эти внешние уверенность и благополучие. Поэтому я уважаю всех женщин без исключения. Любая женщина может себя реализовать. Главное, чтобы работа, которую вы выбрали, доставляла радость и удовольствие.

Штрихи к портрету:

Книги: стараюсь чередовать деловую литературу с художественной. Сейчас читаю книгу Венди Келлер “Секреты успешных переговоров для женщин”.Фильмы: предпочитаю комедии, ведь, как говорится, “смех продлевает жизнь”.Кулинария: любая еда, приготовленная мужем. Мужчины готовят редко, но зато как!Косметика: косметикой пользуюсь по минимуму и предпочитаю марку “Буржуа”.Одежда: очень люблю спортивную одежду и обувь, джинсы. Но на работе всегда придерживаюсь делового стиля. Люблю поэкспериментировать с оправами для очков.Отдых: я выбираю экстремальный отдых. Хочется попробовать все: сплавы, конные походы и даже полетать на воздушном шаре.Хобби: разведение цитрусовых растений и кактусов.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль