Сканирование документов

1836
Каждый секретарь, офисный работник должен владеть навыками сканирования. Если вы еще не знаете этого,  то самое время  научиться. Для этого вам понадобится сам сканер и программа сканирования – она может быть уже установлена на вашем компьютере вместе с программным обеспечением, уточните это у IT-специалиста. Также можно воспользоваться уже встроенными возможностями Windows. В обоих случаях алгоритм будет примерно одинаков.

Итак, знакомая ситуация: вам нужно отправить факс, но занята линия, плохая связь, и вы уже битый час пытаетесь прозвониться – и все безрезультатно. Или качество принятого/переданного изображения оставляет желать лучшего… Но вспомните, что мы живем уже в 21 веке, поэтому гораздо проще и быстрее передать документ или изображение по электронной почте. Если вы до сих пор не владеете навыками сканирования, то самое время этому научиться. Для этого вам понадобится сам сканер и программа сканирования – она может быть уже установлена на вашем компьютере вместе с программным обеспечением, уточните это у IT-специалиста. Также можно воспользоваться уже встроенными возможностями Windows. В обоих случаях алгоритм будет примерно одинаков:

1. Поместите документ в сканер.
2. Запустите программу сканирования.
3. Задайте опции сканирования: черно-белое изображение или цветное, а также разрешение (для документа вполне хватает 300-400 dpi (точек на дюйм), для фотографии может понадобиться  600 dpi и выше).
4. Выберите функцию «Сканировать».
5. Сохраните полученный файл в формате .jpeg или .tiff (последний часто используется для сканирования и сохранения в одном файле многостраничных документов).

Теперь вы можете послать адресату полученный файл-картинку, прикрепив ее к электронному письму. Такой «электронный факс» дойдет до получателя гораздо быстрее,  и вам не придется тратить драгоценное время на бесконечные дозвоны в другой город или страну.Распознавание текста

Сканирование может выручить вас и в ситуации, когда у вас есть текст какого-либо документа, напечатанный на бумаге, а удобная для всех электронная версия этого документа (к примеру, файл формата Microsoft Word) отсутствует. При этом вам необходимо внести в текст этого документа свои исправления, дополнения и т.д. Конечно, эту проблему легко решить, если перед вами документ в несколько строк: можно просто сесть за компьютер, перепечатать текст с бумаги и дополнить своим. А если это 50 страниц с текстом, таблицами и графиками? Страшно представить, сколько времени вам понадобится для перевода текста с бумаги в компьютер… Тут уже не обойтись без сканера и специальных возможностей для распознавания текста - программ OCR.
 
Сканирование документов
OCR (Optical Character Recognition) — общее название программ для распознавания текста и перевода его в формат, поддающийся редактированию. Программы OCR делятся на программы «начального уровня» и профессиональные. Программы «начального уровня» просто переводят текст на бумаге в набор символов. Но если документ имеет сложную структуру — с графическими вставками или таблицами, то рекомендуется использовать профессиональную программу OCR, с помощью которой ваш сканер сможет распознать не только символы, но и структуру документа: такая программа «понимает», где находится графика, где простой текст, а где таблица. И, соответственно, делит документ на фрагменты, а каждый фрагмент, согласно его свойствам, вставляет в конечный файл. Кроме того, профессиональные программы умеют обрабатывать многоязычные документы. Одной из лучших в мире профессиональных OCR считается программа FineReader. С ее помощью вы выделяете нужные блоки, нажимаете «Распознать», и программа сохраняет получившийся текст, таблицу или рисунок в формате Microsoft Word.

Вы сами убедитесь, что с навыками сканирования вам станет намного проще и легче работать с документами и управлять потоками информации.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль