Что нужно знать секретарю об АТС?

2767
Все ли вы знаете о функциях вашей АТС? Это устройство способно значительно облегчить работу как секретаря, так и его коллег.Предлагаем вам изучить некоторые из многочисленных полезных функций вашей старой знакомой - АТС

Секретарь – профессия сегодня очень многопрофильная, включающая в себя множество обязанностей. Однако чаще всего секретарю приходится иметь дело с телефоном, а именно – с АТС. Часто ли вы задумывались над тем, что именно представляет из себя АТС, какие в ней заложены функции?

Конечно же, программирование и установка АТС не относятся к секретарским обязанностям, это дело специалиста IT. Но знания о вашем основном инструменте работы, безусловно, будут нелишними – вполне возможно, что у вас в офисе не используется весь диапазон полезных функций АТС. Итак, проведем небольшой ликбез.

По определению АТС - это автоматическая телефонная станция, предназначенная для соединения подключенных к ней абонентов с внешними (городскими) телефонными сетями и между собой, а также для оптимизации нагрузки на задействованные абонентские линии. То есть основная задача телефонной станции — перераспределение подключаемых абонентов со стороны офиса и со стороны «внешнего» мира. Какие удобства предоставляет АТС? Приводим далеко не полный список ее многочисленных функций. Многие из них вам хорошо знакомы, но некоторые наверняка могут оказаться для вас в новинку. Тогда будет нелишним проконсультироваться с вашим IT-специалистом, обладает ли ваша станция такими опциями и возможно ли подключение этих функций, чтобы сделать более эффективной вашу работу и работу офиса в целом.

- Распределение поступающих звонков. Эта функция позволяет перевести входящий звонок на нужного абонента в компании, а если того не окажется на месте, на его мобильный телефон или на другого сотрудника.

- Переадресация вызова. При отсутствии сотрудника на рабочем месте можно поставить переадресацию вызова на его коллегу. Ответ на звонок последует в любом случае.

- Вывод информации о вызывающем абоненте на дисплей телефона или компьютера (на цифровых АТС). При входящем звонке на дисплее телефона или компьютера появляется номер звонящего или его имя, если он внесен в записную книжку.

- Внутренняя связь без выхода на городской номер. Позволяет сотрудникам компании общаться между собой внутри офиса по телефону, набрав только 2-3 цифры.

- Подключение мини-сотовой сети DECT. Подключение DECT-телефонов к станции очень удобно. Сотрудник не привязывается непосредственно к своему столу с телефоном, а может перемещаться по всему офису или предприятию

- Конференц-связь. Позволяет руководителю проводить экстренные или плановые совещания по телефону сразу с несколькими абонентами. К конференции можно присоединить и внутренних абонентов и внешних, включая междугородных и международных.

- Селекторная связь. Так называемая громкая связь. Используется руководителями и секретарями для объявления информации конкретному сотруднику или всем сотрудникам компании.

- Автосекретарь. Функция дает возможность запрограммировать автоответ на входящий звонок. Это может быть приветствие, а также любая информация о компании или внутренних номерах отделов. Эту функцию также полезно установить в нерабочие часы и сопроводить справочной информацией о компании.

- Голосовая почта. Позволяет обеспечить каждого сотрудника личным голосовым почтовым ящиком.

- Запрет выхода на межгород. Для определенных сотрудников возможно ограничить несанкционированный доступ к междугородной/международной связи и платным службам.

- Автоматическое распознавание факсимильных сообщений. АТС распознает сигнал факсового аппарата и автоматически звонок переводится на прием.

- Организация системы call-центров. Эта функция позволяет организовать в компании операторский центр. Нагрузка будет автоматически распределяться среди всех операторов.

- Учет расходов на междугородную/международную связь. При подключении к компьютеру происходит фиксирование звонка и его стоимость. В конце периода можно полностью вывести информацию по каждому телефонному номеру.

- Управление домофонами и устройствами отпирания дверей. К некоторым мини-АТС можно подключить домофон и отвечать на его вызовы, открывать дверной замок с телефона.

Вы видите, сколькими полезными функциями обладает ваша старая знакомая АТС. Теперь, вооружившись знаниями, в ваших силах внести предложения по улучшению информационного потока в офисе и облегчить труд себе и вашим коллегам.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль