Полезные программы для секретаря

17615
Секретарь проводит за компьютером большую часть рабочего времени. Мы составляем документы, работаем с электронной почтой, ведем отчеты и журналы. Компьютер значительно облегчает нам работу. Сегодня мы поговорим о различных полезных программах, которые могут сделать работу секретаря еще более эффективной.

Полезные программы для секретаря

Секретарь проводит за компьютером большую часть рабочего времени. Мы составляем документы, работаем с электронной почтой, ведем отчеты и журналы. Компьютер значительно облегчает нам работу. Сегодня мы поговорим о различных полезных программах для секретаря, которые могут сделать его работу еще более эффективной.

Секретарь – профессия ответственная. Ежедневно необходимо выполнить множество дел, провести несколько встреч и телефонных переговоров, не забыть поздравить делового партнера руководителя и сдать очередной пакет отчетов в соответствующие инстанции. Редко какой человек способен удержать все это в голове, ничего не забыть и не перепутать. Здесь нам на помощь придут программы-органайзеры. Какие из них самые популярные?

KS Organizer – бесплатное приложение, эта программа лишена каких-либо изысков, однако исполняет все основные функции электронных органайзеров. KS Organizer состоит из четырех основных разделов:

  • Задачи. Планировщик заданий, для каждого из которых можно указать дату начала и завершения, приоритет, настроить систему оповещения звуком или текстовым сообщением. Записи о выполненных заданиях хранятся в отдельных папках.
  • Адресная книга. Каждая запись может включать фамилию, имя и отчество, адрес и место работы, два номера телефона, факс, адреса e-mail и сайта. Все записи сортируются по алфавиту, причем пользователь может самостоятельно указывать, под какой буквой хранить данную запись.
  • Календарь хранит записи о ежегодных и одиночных событиях. Даты, соответствующие каким-либо событиям, выделяются в календаре цветом.
    Программа может напомнить о любом предстоящем событии с помощью звукового сигнала или текстового сообщения.
  • Заметки. Записная книжка для хранения текстовых фрагментов.

Другая не менее эффективная и полезная «примочка» для компьютера секретаря - Power Notes.

Вся прелесть этой программы в том, что она представляет собой электронный аналог стикеров, всем знакомых разноцветных липких "напоминательных" бумажек.

Созданная с помощью Power Notes запись выглядит именно как стикер, "приклеенный" к экрану монитора. При создании такой заметки указывается ее заголовок, определяется размер и цветовое оформление. Раскрашивая заметки в разный цвет, пользователь как бы группирует их по тематике.

В любой момент можно убрать все заметки с экрана или, наоборот, "вывесить" все записи, хранящиеся в базе данных программы. Пользователи Windows 2000/XP могут создавать полупрозрачные заметки. Это очень удобно: заметка не мешает работе с другими программами и становится видна, если на нее навести курсор мыши. Кроме того, Power Notes исполняет функции "напоминалки": при создании записи пользователь составляет расписание, по которому она будет появляться на экране, один раз или периодически. Более того, появление записи-стикера на экране может сопровождаться запуском любого количества внешних программ (с необходимыми параметрами) или открытием в браузере указанных пользователем веб-страниц. Например, показ записи о необходимости написать письмо может сопровождаться открытием программы для работы с электронной почтой.

Особо важным записям присваивается статус VIP. Появляясь на экране, такие заметки мигают и издают постоянный звуковой сигнал так, что их абсолютно невозможно не заметить или проигнорировать.

И, наконец, Power Phone Book - типичный представитель электронных записных книжек. Она позволяет хранить подробную информацию о человеке и его месте работы. Каждая запись может содержать такие данные:

  1. Фамилия, имя, отчество.
  2. Компания, ее организационно-правовая форма, род деятельности, подразделение, в котором человек работает, его должность. Для удобства заполнения информации предусмотрены справочники, из которых можно выбирать:
  • Должность.
  • Род деятельности.
  • Организационно-правовую форму предприятия.
Подробные домашний и рабочий адреса, в том числе страна проживания, индекс, телефонный код региона. Рабочие, домашние и мобильные телефоны, номер факса и пейджер. Кстати, в программу встроен модуль дозвона по телефонному номеру с помощью модема. Адреса e-mail, ICQ-мессенджера и адрес сайта, персонального или корпоративного. Причем, если дважды щелкнуть по любому из этих полей, то запустится соответствующая программа: почтовый клиент, браузер или мессенджер. День рождения, фотография и другая информация.

Вся сохраненная информация представлена в удобном виде в основном окне программы. При большом количестве записей найти нужную не составит проблемы: достаточно воспользоваться алфавитным указателем или системой поиска.

В эту полезную программу для секретаря встроен собственный планировщик заданий, который напомнит о событии за несколько минут или даже дней до его наступления.

В дополнение ко всему, Power Phone Book (так же как и Power Notes) умеет "расклеивать" по экрану монитора липкие заметки.

Особо стоит отметить тот факт, что программа поддерживает работу через локальную сеть, то есть, с одной базой данных могут работать несколько человек одновременно. При соответствующих настройках можно обеспечить доступ к базе данных через Интернет, из любой точки мира. Согласитесь, это очень удобно - с освоением таких программ можно забыть о ворохе бумажек на столе и поиске телефона нужного человека в рукописном блокноте.

Успешной вам и эффективной работы!

Автор: Миролюбова Ника

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

О многих полезных программах для секретаря читайте на страницах журнала.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль