Визовая поддержка руководителя

7787
Статус секретаря в обществе растет, требования к личностным и профессиональным качествам административного работника неуклонно повышаются. Если в советские времена на секретаря были возложены только технические функции, то с начала 90-х годов прошлого столетия административные работники стали уверенно переходить из категории обслуживающего персонала в категорию ответственных работников. Соответственно, произошли качественные изменения в функциях и компетенциях секретаря. Современный руководитель помимо информационной, документационной поддержки ожидает от своего помощника и организационного содействия. Обратившись на любой сайт по поиску работы, с легкостью можно это подтвердить.

Статус секретаря в обществе растет, требования к личностным и профессиональным качествам административного работника неуклонно повышаются. Современный руководитель помимо информационной, документационной поддержки ожидает от своего помощника и организационного содействия.

Если в советские времена на секретаря были возложены только технические функции, то с начала 90-х годов прошлого столетия административные работники стали уверенно переходить из категории обслуживающего персонала в категорию ответственных работников. Соответственно, произошли качественные изменения в функциях и компетенциях секретаря. Обратившись на любой сайт по поиску работы, с легкостью можно это подтвердить.

Объявления в разделе “Секретариат” так и пестрят новыми требованиями к претендентам на административные должности: планирование рабочего времени руководителя, организация и участие в совещаниях, переговорах, бизнес-встречах, организация бизнес-поездок и – О ужас! – визовая поддержка. Почему-то именно эта составляющая организационной поддержки руководителя особенно пугает начинающих секретарей.

Одна моя коллега, вспоминая, сегодня уже с улыбкой, события трехлетней давности, рассказывала о том, что испытала серьезный психологический стресс, когда узнала, что ее руководитель планирует загранкомандировку, а ей предстоит оказывать ему полную административную поддержку, в том числе и оформление визы. Полдня она пила успокоительные средства, ночью мучилась кошмарами, а на следующее утро ей все же удалось взять себя в руки и… как говорится, “глаза боятся, руки делают”… Закончилось все благополучно, виза была открыта, бизнес-поездка состоялась. Кстати, весьма успешно. Были достигнуты очень выгодные для компании договоренности.

В целях “сохранить нервную систему” своих коллег, которые только начинают карьеру на нашем непростом поприще, хочу дать некоторые рекомендации, которые, надеюсь, будут неплохим подспорьем при организации визовой поддержки руководителя и других сотрудников офиса. Возможно, и само словосочетание “визовая поддержка” по прочтении этой статьи перестанет звучать так устрашающе.

Шаг первый – проверка загранпаспорта руководителя

Итак, если ваш руководитель запланировал бизнес-поездку за пределы РФ, а решение всех вопросов с оформлением визы возложено на вас, то самым первым вашим действием должна быть проверка загранпаспорта руководителя. Вы должны быть уверены, что загранпаспорт вашего шефа в полном порядке: личная подпись присутствует, свободные страницы для вклеивания визы в наличии, срок действия корректен.

Читайте также:

Деловой английский язык для секретаря: Визовая поддержка для секретаря

Секретарям и помощникам руководителей часто приходится сталкиваться с такой обязанностью, как оказание визовой поддержки.

Чтобы убедиться в последнем, необходимо соотнести дату выдачи паспорта с датой подачи заявки на открытие визы и датой въезда в зарубежную страну, а также дату окончания срока действия паспорта с датой выезда из зарубежной страны. Это связано с тем, что дипломатические представительства иностранных государств при рассмотрении вопроса выдачи визы предъявляют определенные требования к документам на визу и к сроку действия заграничного паспорта гражданина Российской Федерации. Изучив таблицу, вы увидите, что требования различных стран по этому вопросу различаются порой принципиально.

Требования
к сроку действия заграничного паспорта гражданина РФ,
предъявляемые дипломатическими представительствами
иностранных государств при оформлении визы

Страна Срок действия загранпаспорта гражданина РФ
1 2
Австралия не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Австрия не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Аргентина не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Андорра не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Бельгия не менее 3,5 мес. со дня окончания поездки
Великобритания не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Венгрия не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Германия не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Греция не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Индия не менее 6 мес. со дня подачи пакета документов на оформление визы
Испания не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Италия не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Кения не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Кипр не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Китай не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Коста-Рика не менее 6 мес. со дня въезда в страну
Латвия не менее 90 календарных дней с момента окончания поездки
Маврикий не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Мальта не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Мексика не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Мьянма (Бирма) не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Нидерланды не менее 3,5 мес. со дня окончания поездки
Новая Зеландия не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Норвегия не менее 90 дней с момента окончания поездки
Панама не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Португалия не менее 3, 5 мес. со дня окончания поездки
Сингапур не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Сирия не менее 6 мес. со дня въезда в страну
Словения не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Финляндия не менее 90 дней с момента окончания поездки
Франция не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Хорватия не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Чехия не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Швейцария не менее 3 мес. со дня окончания поездки
ЮАР не менее 1 мес. со дня окончания поездки
Южная Корея не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Япония не менее 7 дней с момента окончания поездки

Также важно удостовериться в том, что срок действия паспорта не истечет в период пребывания руководителя в зарубежной стране. Если это произойдет, то возвращение шефа на родину будет, мягко говоря, омрачено рядом формальностей – он будет вынужден заняться оформлением свидетельства на въезд (возращение)* в дипломатическом представительстве Российской Федерации. В случае если это произойдет по вашему недогляду, это будет только на вашей ответственности. Вы ведь не будете спорить, что это чревато для вас неприятностями.

* Свидетельство на въезд (возвращение) (СНВ) в Российскую Федерацию – документ, временно (на срок до 15 суток) заменяющий заграничный паспорт в случае его утраты или истечения его срока действия за рубежом. Оформляется дипломатическим представительством или консульским учреждением РФ.

Шаг второй – обращение в дипломатическое представительство

Итак, вы убедились – с паспортом все в порядке. Вторым шагом на пути к получению заветной визы будет обращение в дипломатическое представительство интересующей вас страны.

Ваша задача уточнить перечень документов, необходимых для оформления визы; порядок их подачи в дипломатическое представительство, часы приема документов, сроки рассмотрения и оформления виз с момента подачи документов и т. д.

Телефон дипломатического представительства намеченной страны, а также адрес его местонахождения можно узнать на сайте Министерства иностранных дел РФ.

Обратите внимание, что ряд стран помимо посольств в Москве имеют в регионах РФ генеральные консульства.

Кстати, на портале посольства страны вы найдете информацию о наличии консульских учреждений в регионах России и ссылки на их официальные сайты.

Какое именно дипломатическое представительство будет ответственно за выдачу визы в вашем случае, зависит от отметки о прописке во внутреннем паспорте вашего руководителя. Решающим фактором является место жительства – так как это зафиксировано в паспорте.

Чтобы не терять время на обращения в иные дипломатические представительства интересующей страны, принципиально важно на начальном этапе работы по открытию визы уточнить, к служебному округу какого генерального консульства относится ваш регион проживания. Эту информацию легко найти на официальных сайтах посольств, генеральных консульств в регионах. Эту информацию можно получить в посольстве намеченной страны.

Так, служебный округ Генерального консульства Германии в Новосибирске охватывает территорию от Омска до Владивостока, на которой располагаются Сибирский и Дальневосточный федеральные округа. Соответственно граждане, которые проживают (и имеют прописку) на территории субъектов Российской Федерации, расположенных в пределах данных федеральных округов, за открытием визы в Германию должны обращаться не в Посольство Германии в Москве и не в Генеральное консульство Германии в Екатеринбурге, а в Генеральное консульство Германии в Новосибирске.

В том случае если дипломатические представительства страны в регионах отсутствуют, ответ на вопрос “Где нужно оформлять визу?” очевиден – в посольстве намеченной страны в Москве.

Определив, какое дипломатическое представительство будет ответственно за выдачу визы в вашем случае, разумно организовать для себя ознакомительную экскурсию в данное учреждение (если оно, конечно, в зоне вашего доступа). Здесь нужно ознакомиться с информацией, которая размещена на стендах для посетителей, уточнить порядок действий по открытию визы и необходимый для этого список документов; запастись бланками консульской анкеты, проконсультироваться по ее заполнению.

Но проще, на мой взгляд, получить любую информацию через Интернет. Найти официальный сайт посольства или генерального консульства любой страны можно без особого труда с помощью тех же поисковых ресурсов Интернета.

Несколько легких прикосновений к буквам на клавиатуре, и вы в “нужном месте в нужный час” – на официальном портале дипломатического представительства страны, посещение которой в ближайших планах вашего шефа. Там вы найдете полную пошаговую инструкцию по открытию различных категорий виз, начиная с требований по предоставлению перечня документов и заканчивая рекомендациями по получению паспорта с оформленной в нем визой. Кроме того, вы получите возможность скачать все необходимые бланки документов, в том числе бланк консульской анкеты. Строго следуя рекомендациям соответствующих памяток визового отдела дипломатического представительства, вы с наименьшими потерями соберете требуемый пакет документов. Важно отметить, что перечень документов для открытия визы определяется требованиями страны въезда и целью поездки.

Так, для открытия деловой визы для посещения Великобритании необходимо предоставить несколько иной пакет документов, чем для открытия той же самой деловой визы для посещения Германии. В то же время виза гостевая и виза деловая, например в Германию, также несколько отличаются перечнем документов.

Шаг третий – передача пакета документов

После того как пакет документов укомплектован полностью, еще раз проверьте соответствие каждого документа требованиям дипломатического представительства. Важно знать, что неполный комплект документов не принимается на обработку и возвращается заявителю!

Далее ваша задача передать все собранное и должным образом оформленное в посольское или консульское учреждение. Вы можете воспользоваться услугами курьерских служб либо самостоятельно отвезти документы для оформления визы вашего шефа, если, конечно, данное дипломатическое учреждение находится в зоне разумной территориальной доступности.

В дипломатических представительствах ряда стран вам придется занимать “живую” очередь. Но многие посольские и консульские учреждения в целях сокращения времени ожидания для каждого заявителя практикуют систему предварительной записи, в соответствии с которой назначается время для подачи документов.

Согласовать время и дату приема возможно как по телефону, так и лично обратившись в обозначенные часы в дипломатическое представительство. Запись по телефону происходит, как правило, через уполномоченную дипломатическим представительством компанию. Внимание! Звонки зачастую платные.

Так, звонки в Генеральное консульство Германии в Новосибирске с целью записи на прием обойдутся в 2 евро за минуту разговора (минимальная стоимость звонка – 4 евро).

Будьте готовы также к тому, что при записи на прием у вас запросят некоторую информацию: ваш номер телефона, индекс, точный адрес и паспортные данные заявителя, включая номера внутреннего и заграничного паспорта.

Стоит отметить, что назначенное время не переносится и не отменяется.

Очень разумным будет заблаговременно позаботиться о записи на прием. Конечно, посольские и консульские учреждения оговаривают сроки для рассмотрения вопроса о выдаче визы. Но стоит учитывать человеческий фактор, а также фактор сезонности – время ожидания решения может несколько увеличиться. Документы на получение визы могут быть поданы за 3 месяца до начала поездки.

Имейте в виду, что за рассмотрение заявления на оформление визы требуется уплатить консульский сбор. Чтобы исключить “неприятные неожиданности”, заблаговременно выясните требования по этому вопросу в представительстве намеченной страны.

Порядок оплаты вышеназванного сбора в посольских и консульских учреждениях разных стран может предполагать как оплату в рублях, так и оплату в своей национальной валюте; как оплату через кассу в день сдачи документов, так и оплату строго банковским переводом.

Важно знать, что дипломатические представительства некоторых стран при передаче пакета документов на открытие визы требуют личного присутствия подателя заявки на получение визы, т. е. в этом случае ваш шеф должен явиться с пакетом документов на прием в дипломатическое учреждение собственной персоной. А вашей задачей будет обеспечить ему запись на прием.

Шаг четвертый – получение готового паспорта с визовой отметкой

После того как документы приняты на обработку, предстоит период ожидания решения дипломатического представительства, срок которого будет зависеть от внутренних правил и загруженности дипломатического учреждения, от обстановки в мире и т. д. Будьте готовы к тому, что могут потребоваться дополнительные документы, которые вы должны будете оперативно предоставить. Также подателя заявки (вашего руководителя) могут пригласить на собеседование, и только после этого будет принято решение о выдаче визы.

Для выдачи готовых паспортов посольские и консульские учреждения выделяют определенные дни и часы. Если вы проживаете на весьма удаленном расстоянии от данного дипломатического представительства, то для доставки паспорта с проставленной визовой отметкой вы можете воспользоваться услугами курьерской службы.

Оформление визы через специализированные организации

Можно несколько “упростить” себе жизнь, если обратиться в специализированную организацию, которая в рамках заключенного корпоративного договора возьмет на себя хлопоты по оформлению визы и решит возникающие в связи с этим проблемы. Естественно, не бесплатно, а за соответствующее вознаграждение. В роли такой специализированной организации может выступать любое турагентство, выделяющее услуги по оформлению виз в отдельное направление своей деятельности.

Итак, ваша организация готова оплачивать услуги по оформлению визы (чему вы несказанно рады), поставщик услуги выбран (возможно, после проведенного тендера), корпоративный договор заключен. В этом случае вы будете работать в тесной связке с курирующим вашу организацию менеджером выбранного турагентства.

Как правило, в рамках подобного договора турагенство берет на себя обязательства по информационной поддержке контрагента и курьерскому сопровождению документов в консульство. Это значит, что часть документов вам все же придется оформлять самостоятельно.

Конечно, турагентство предоставит вам список требуемых документов, необходимых при оформлении визы в выбранную страну, обеспечит необходимыми бланками и не откажет в консультациях по порядку заполнения той или иной формы.

Заполнение консульской анкеты турагентство берет на себя зачастую в единственном случае, если в соответствии с требованием консульства она должна быть заполнена на иностранном языке. Так что не исключено, что консульскую анкету вам придется заполнять самостоятельно, так же как и взять на себя заботу о получении приглашения от принимающей стороны.

Следует отметить, что альтернативой данному приглашению может выступить наличие забронированного номера в гостинице в каком-либо городе страны пребывания.

Услуги по бронированию гостиницы турагентство предложить сможет. Что касается выписки из банковского счета, справки с места работы, копии трудовой книжки убывающей персоны – здесь турагентство не помощник. Об этих документах придется позаботиться самостоятельно. А вот оформление медицинской страховки турагентство в рамках корпоративного договора может взять на себя, так же как и приобретение (бронирование) билетов.

Готовые документы (частично подготовленные вами, частично турагентством) тщательно выверяются компетентными специалистами турагентства и направляются курьерской службой в дипломатическое представительство страны, посетить которую намерен ваш руководитель. В рамках курьерского же сопровождения загранпаспорт вашего шефа с оформленной визой возвращается в турагенство, где вы его и получаете.

В том случае если регламент подачи заявки на выдачу визы для въезда требует личного присутствия путешественника (подателя заявки на выдачу визы) в дипломатическом представительстве, задача турагентства вместо курьерского сопровождения документов будет сводиться к решению организационных вопросов личного посещения посольского или консульского учреждения подателем заявки (вашим руководителем).

А вот получить визу уже будет возможно в турагентстве. Курирующий вашу организацию менеджер, исполняя условия корпоративного договора, позаботится о том, чтобы ваш руководитель (или вы) не тратили время на повторное посещение дипломатического представительства.

Шенгенская виза

Довольно часто регламент деловых поездок (да и туристических тоже) вынуждает пересекать границы далеко не единственной страны.

Например, ваш шеф планирует поездку в Германию, но при этом также назначена встреча с французскими партнерами в Париже и краткосрочный визит в Варшаву для знакомства с польскими коллегами.

Возникает вопрос: какое количество виз нужно оформлять? Три? Неужели придется собирать три комплекта документов, тратя драгоценное время и нервные клетки, которые не восстанавливаются?

К великому нашему счастью, главы стран, ныне входящих в Европейский союз, обсудили подобные неудобства и решили создать единое визовое пространство. 14 июня 1985 г. было подписано Соглашение, предусматривающее постепенную отмену пограничного контроля на общих границах между странами – участницами договора. Соглашение получило наименование “Шенгенское” по названию города Шенген, где оно было заключено, а государства-участники стали называться странами шенгенского соглашения.

На сегодняшний день 25 из них – Австрия, Бельгия, Венгрия, Германия, Греция, Дания, Исландия, Испания, Италия, Латвия, Литва, Люксембург, Мальта, Нидерланды, Норвегия, Польша, Португалия, Словакия, Словения, Финляндия, Франция, Швейцария, Чехия, Швеция и Эстония – уже отменили пограничный контроль на границах сопредельных стран – участниц соглашения.

Получив шенгенскую визу в посольстве только одной страны, ваш руководитель может совершенно беспрепятственно отправляться в путешествие по странам Шенгенского соглашения, а их количество, как вы видите, весьма внушительно. Но ряд ограничений все же существует и о них полезно помнить.

  1. Виза должна запрашиваться в посольстве той страны, которая является основной в зарубежной поездке.
  2. Въезжать в Шенгенское пространство желательно через ту страну, которая выдала визу.

В принципе, транзит допустим. Но в этом случае ваш руководитель должен быть готов и к некоторым задержкам при прохождении пограничного контроля и к вопросам пограничников о цели и маршруте его поездки.

Важно отметить, что до недавнего времени, несмотря на проведение одинаковой политики в отношении въезда на территорию Шенгенского пространства граждан третьих стран, процедура выдачи шенгенских виз все же имела в отдельных странах Соглашения некоторые различия. Вступивший в силу с апреля 2010 г. новый визовый кодекс несколько унифицировал и упростил процедуру выдачи виз (имеются в виду визы краткосрочные) странами Шенгенского соглашения. Что меняется?

Во-первых, анкета. Разработан унифицированный формуляр, обязательный к применению всеми странами Соглашения.

В дипломатических представительствах некоторых стран новые формуляры анкет уже используются. Так, на сайте посольства Финляндии они уже доступны. Но в визовых центрах ряда стран Шенгенского пространства “по техническим причинам” пока еще используются старые формуляры анкет.

Во-вторых, срок. Установлен срок рассмотрения заявлений на вы- дачу визы: с момента обращения в посольское или консульское учреждение с заявкой на получение визы и до визита с документами должно пройти не более 14 дней, еще 15 дней отводится на получение ответа.

Для справки: раньше на процедуру рассмотрения заявления и выдачи визы могло уйти до трех месяцев.

В-третьих, пояснение причин отказа в выдаче визы. Новый визовый кодекс обязал дипломатические представительства, которые отказали в предоставлении визы, объяснять причины принятого решения.

Однако этот пункт начнет действовать с 5 апреля 2011 г., так как некоторым странам придется внести изменения в национальные законодательства.

В-четвертых, биометрия. При выдаче шенгенской визы в единую полицейскую и иммиграционную базу в обязательном порядке будут вноситься не только фотография, но и отпечатки пальцев заявителя визы.

Но это дело будущего. Биометрию планируют вводить постепенно начиная с 2011 г.

Теперь в вопросе организации визовой поддержки вы отлично подкованы и готовы подтвердить свои компетенции на практике! Уверена, что вы сделаете это блестяще!

В 2011 году на страницах журнала вас ждут актуальные практические материалы от ваших коллег – секретарей всех уровней.

Елена ЗАВЕРТКИНА, помощник генерального директора ООО “Кузбасслегпром”, г. Кемерово



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.43%
  • Делопроизводство 19.21%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.99%
  • Имидж секретаря 12.99%
  • Деловой этикет 14.12%
  • Карьерный рост 10.17%
  • Документооборот 20.9%
  • Электронный документооборот 18.64%
  • Архивное дело 78.53%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль