"Секретарю необходим дар чувствовать нюансы ситуации"

7589
Неспроста именно эта фраза героини нашего сегодняшнего интервью вынесена в заголовок. Прежде чем стать секретарем-референтом первых лиц ООО “Газпром трансгаз Сургут”, Наталья Волкова два года “бегала” из приемной в приемную, работая секретарем на подмене, заменяя отсутствующих по разным причинам секретарей. А это значит – постоянная смена департаментов и руководства, постоянная смена стиля работы и тактики поведения. Если бы не дар чувствовать нюансы ситуации и нюансы в отношениях с людьми, возможно, карьерный путь Натальи не имел бы такого успешного продолжения.

Секретарю необходим дар чувствовать нюансы ситуации

Неспроста именно эта фраза героини нашего сегодняшнего интервью вынесена в заголовок. Прежде чем стать секретарем-референтом первых лиц ООО “Газпром трансгаз Сургут”, Наталья Волкова два года “бегала” из приемной в приемную, работая секретарем на подмене, заменяя отсутствующих по разным причинам секретарей. А это значит – постоянная смена департаментов и руководства, постоянная смена стиля работы и тактики поведения. Если бы не дар чувствовать нюансы ситуации и нюансы в отношениях с людьми, возможно, карьерный путь Натальи не имел бы такого успешного продолжения.

© Наталья ВОЛКОВА,

секретарь-референт

генерального директора и главного инженера

ООО “Газпром трансгаз Сургут”

Наталья, расскажите, как Вы начали работать секретарем?

Я училась на втором курсе Сургутского института нефти и газа (это филиал Тюменского государственного нефтегазового университета (ТГНУ)), когда мне предложили временно, на период декретного отпуска сотрудницы, поработать секретарем главного врача в поликлинике. Я, не раздумывая, согласилась. Что интересно, ни мое первое (инженер-механик), ни второе (экономист) высшее образование никакого отношения к профессии секретаря не имеют. Но я сразу поняла – я влюбилась в эту профессию. Понравилось буквально все: и возможность постоянного общения, и работа с документами, и даже нескончаемые телефонные звонки, но главное – это то, что есть возможность постоянно совершенствоваться, меняться, учиться чему-то новому.

Трудно было осваивать профессию?

Читайте также:

Управление взаимоотношениями с коллегами: как правильно выбрать модель взаимодействия

Как выбрать правильную модель поведения, чтобы получать удовольствие от общения с коллегами

Мне было двадцать лет, когда я пришла на должность секретаря. Начинала работать, что называется, с нуля, а училась всему и сразу. В этом была, наверное, основная трудность: ни опыта, ни навыков. Но, как у нас в коллективе говорят: «При методе “глубокого погружения” знания приобретаются быстрее». Спустя год я уже виртуозно печатала на машинке, знала наизусть все телефоны сотрудников, работала с оргтехникой, в общем – весь спектр прилагающихся услуг.

После выхода основного секретаря из декретного отпуска мне предложили работу секретаря-делопроизводителя в медицинской службе дочернего общества ОАО “Газпром”. Мой руководитель, главный врач поликлиники, предлагал остаться, но я мотивировала свой уход тем, что получаю техническое образование, а в “Газпроме” будет проще устроиться по специальности. Тогда я еще думала, что это старт для моей будущей карьеры инженера.

В настоящий момент Вы работаете секретарем-референтом в ООО “Газпром трансгаз Сургут” расскажите о своей работе для наших читателей.

Недолго проработав секретарем-делопроизводителем в медицинской службе, я узнала, что в аппарат управления требуется секретарь на подмену – то есть заменять отсутствующих секретарей (на тот момент их было десять) на период отпусков, больничных листов и т. д. Меня приняли на эту должность. Первые два года я так и работала секретарем на подмене, бегала из приемной в приемную, училась и набиралась опыта.

Сложно было постоянно настраиваться на другого человека. Когда ты работаешь с одним руководителем, ты уже автоматически осуществляешь ряд каких-то функциональных обязанностей, а у меня – каждый раз смена руководства. Все люди разные: у каждого свой темперамент, привычки, стиль работы, методы руководства и др. Но должна сказать, что практически все руководители проявляли тактичность и понимание, подсказывали, если что-то непонятно.

Этот опыт очень помог мне в дальнейшей работе, так как он дал возможность познакомиться с сотрудниками и узнать тонкости работы каждого департамента.

Через некоторое время я перешла работать в приемную заместителя генерального директора, а потом – генерального директора и главного инженера. Функционально работа в приемных похожа, но в приемной генерального директора масштабы другие и ответственность гораздо больше.

Сейчас в мои обязанности входит документационное обеспечение работы руководителей, организация командировок, входящие-исходящие звонки, прием посетителей, организация совещаний и переговоров. Вроде бы получился не очень большой список, но каждый секретарь знает, сколько подпунктов скрывается за этими несколькими пунктами.

Каково состояние дел в Вашем отделе в настоящее время? Как организован документооборот?

Основную часть работы с документами у нас осуществляет канцелярия. Инспектор канцелярии принимает все документы, поступающие в адрес предприятия, регистрирует их, передает на рассмотрение в соответствующий департамент. Если вопрос требует непосредственного рассмотрения генеральным директором, то документ поступает к нам в приемную. Я регистрирую документы, поступающие на имя генерального директора и главного инженера, но уже после общей регистрации канцелярии.

Это – внутренние служебные записки, приказы, распоряжения, акты, сметы, исходящие письма, заявления и многое другое.

В день проходят регистрацию от четырехсот до шестисот документов только в нашей приемной. На эту процедуру затрачивается львиная доля рабочего времени, которого и так никогда не хватает.

В процессе работы мы постоянно используем материалы корпоративного сайта и, в свою очередь, вносим предложения в отдел АСУ по его совершенствованию. Я думаю, что ни один современный секретарь не обходится в своей работе без Интернета и современных средств коммуникации. Я в этом не исключение.

Как Вы оцениваете перспективы развития Вашего отдела, организации документооборота в компании?

В настоящий момент ведется работа по внедрению на предприятии электронного документооборота. Сотрудники Управления информационных технологий и отдела АСУ работают над адаптацией программы для нашего предприятия. Наша законодательная и распорядительная системы устроены так, что мы не можем совсем отказаться от бумажных докладов, поэтому кажется, что с введением электронного документооборота вопросов и задач станет намного больше, чем ответов и решений. Поживем – увидим.

Ваши взаимоотношения на рабочем месте: начальство, коллеги, как удалось наладить контакты? Что важно в общении с людьми? Какие качества необходимо у себя вырабатывать?

Одна из важнейших задач секретаря – умение быть хорошим посредником между руководителем и сотрудниками. Поэтому он, секретарь, должен прилагать максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений в коллективе. Я стараюсь быть вежливой и тактичной во взаимоотношениях с коллегами.

Вообще-то я не конфликтный человек, но очень импульсивный. Бывают ситуации, когда приходится “считать до десяти”, чтобы сохранить самообладание.

Я считаю, что терпение – одно из главных качеств, которым должен обладать хороший секретарь, так как посетители приходят разные, каждый со своим настроением, своими проблемами. Задача секретаря – не раздуть конфликт, а погасить его на стадии приемной, не доводя до руководства. Секретарю необходим дар чувствовать нюансы ситуации, что позволяет иногда не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать.

Отношения с начальством можно охарактеризовать одной распространенной памяткой для подчиненных: “Пункт 1. Шеф всегда прав. Пункт 2. Если шеф не прав, смотри пункт 1”. Мне очень повезло, мои руководители – очень грамотные, мудрые, строгие, но справедливые, поэтому пункт 2 применять не приходится.

Я считаю, что должность секретаря существует для того, чтобы максимально облегчить работу руководителю, оградить его от ненужных проблем.

Так, процесс подготовки какого-то документа может быть сколько угодно долгим. Для меня важно, чтобы этот документ лег на стол руководителя в конечной редакции. Чтобы не руководитель читал и исправлял ошибки и неточности, а исполнители отработали всю цепочку на “пять с плюсом”.

Для руководителя важен результат. И я считаю, что ему абсолютно не нужно (насколько это возможно) знать, каким образом этот результат достигается.

Расскажите о нюансах делового этикета и этики на Вашем рабочем месте.

В любой приемной бывает множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж руководителя и организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников. И здесь важно все: и манеры, и культура речи, и одежда, и даже интерьер офиса. Стараюсь всегда сама придерживаться этих правил и настаиваю на соблюдении их другими членами коллектива.

Считаю неприемлемыми для секретаря вызывающую одежду и кричащие аксессуары, неряшливость во внешнем виде, неумение сдерживать свое раздражение, проявление недоброжелательности к окружающим и бестактность.

Как Вы думаете, есть ли у профессии, которой Вы занимаетесь, будущее в XXI веке?

Работа секретаря стала более интересной с точки зрения ее содержания: на смену рутинным техническим процедурам пришли творческие процессы в области управления документацией, участие в выработке управленческих решений, самостоятельное принятие решений в рамках своей компетенции. Уровень ответственности стремительно растет, требования к профессиональным знаниям со стороны руководителей становятся все жестче и шире. Я считаю, что в будущем сложность поставленных задач будет значительно выше и, соответственно, вес данной должности в компаниях будет больше. Высокопрофессиональный секретарь постоянно востребован на рынке труда.

На Ваш взгляд, нынешним секретарям легче или труднее?

Я думаю, что нынешним секретарям интереснее. Если раньше от секретаря требовалось только умение быстро печатать и приносить чай-кофе, то сейчас важна многофункциональность, умение планировать, анализировать, предлагать, координировать и принимать решения, а не просто выполнять указания руководства. Сегодня многие секретари перешли в ранг личных помощников руководителя. Наша работа – это очень широкий спектр знаний и умений.

Считаете ли Вы себя состоявшимся человеком?

Безусловно. У меня замечательная семья, и от своей работы я получаю огромное удовлетворение.

Приятно, возвращаясь из отпуска, слышать: “Ну наконец-то ты вышла!” . Значит, без тебя какой-то винтик крутился не так. Значит, твое присутствие на рабочем месте важно не только для тебя самой, а твое отсутствие замечают.

Говорят, абсолютно счастливый человек – это тот, кто утром с удовольствием идет на работу, а вечером с удовольствием возвращается домой. Если это так – то я абсолютно счастливый человек.

Что Вы думаете о карьере в жизни женщины?

Однозначно, карьера занимает огромное место в жизни большинства современных женщин. И я не исключение. Но очень бы хотелось больше времени уделять семье: мужу и дочери. К сожалению, при сегодняшнем ритме жизни это не всегда удается. Но я стараюсь каждую свободную минуту проводить с семьей.

У Вас есть планы на дальнейшее развитие?

Очень хочу выучить английский язык. Сейчас уговариваю мужа пойти учиться втроем: я, муж и дочь. У нас в городе есть такие курсы, где детки и родители занимаются в одно и то же время в разных группах. Надеюсь, в новом учебном году мы эту мечту осуществим.

В плане профессиональной деятельности хотелось бы чаще посещать семинары, тренинги по психологии делового общения, курсы повышения квалификации. В нашей профессии просто необходимо постоянное самосовершенствование.

Ваши пожелания нашим читателям.

Хотелось бы пожелать всем крепкого здоровья, карьерного роста, желания и возможностей что-то менять и меняться самим, успехов и благополучия. А создателям этого журнала – творческих успехов и вдохновения.

Что Вы читаете: женские и деловые журналы, газеты, книги.

Из женских журналов не читаю ничего. В последнее время стал очень раздражать весь этот “гламур”. В основном читаю новостные газеты и журналы, журналы по профессии. Из художественной литературы очень нравится Александра Маринина. Перечитала все из того, что она написала, и каждый раз с нетерпением жду выхода очередного романа. Недавно перечитала всего Владимира Кунина. От его “Иванова и Рабиновича” я просто в восторге. В последнее время заметила в себе потребность вернуться к школьной программе: произведениям Толстого, Островского, Шолохова. С возрастом совсем по-другому воспринимается то, что читала в юности.

Какие фильмы Вы смотрите?

Среди отечественных фильмов любимые – “Судьба” и “Любовь земная” Евгения Матвеева, из зарубежных – “Легенды осени” Эдварда Цвика, “Знакомьтесь, Джо Блэк” Мартина Бреста. Нравятся практически все работы Никиты Михалкова.

До дыр затерла диск с сериалом “Ликвидация”, перед Новым годом до колик хохотали всей семьей над “Сватами” и рыдали над “2012”.

Ваши кулинарные предпочтения?

Вообще-то я всеядна, но больше всего люблю нашу русскую кухню: пельмени, котлетки, жаркое в горшочках, каши, борщи – это все мое. Иногда приходится в чем-то себе отказывать, чтобы поддержать физическую форму, но за шашлык на ребрышках – все отдам.

Как и во что Вы предпочитаете одеваться – стиль, одежда, обувь, аксессуары?

Естественно, на работе – это официально-деловой стиль. Не очень люблю использовать аксессуары, хотя понимаю, что напрасно. Из обуви предпочитаю классические “лодочки” на шпильке. Дома же любимая одежда – спортивный костюм или джинсы со свитером.

Как и где Вы отдыхаете?

Последние семь лет каждое лето отдыхаем с мужем в Хорватии. Удивительная страна с древнейшей историей, великолепными памятниками архитектуры и чистейшим Адриатическим морем. Как только стало возможным путешествовать с дочкой, стали и ее брать с собой.

Чем увлекаетесь, как принято говорить – есть ли у Вас хобби?

Очень люблю рыбалку. К сожалению, в последнее время нечасто удается выбраться на реку или озеро. Но я надеюсь, в ближайшее время мы восполним этот пробел.

Год назад мы с мужем купили дачу. В последнее время она затмила собой все другие увлечения. Раньше думала, что если у меня будет дача, я ее всю заасфальтирую. Сейчас с огромным удовольствием сажаю всякие цветочки- ягодки и наслаждаюсь красотами природы.

Еще очень люблю стрелять. Муж мне даже персональный тир на даче оборудовал, купил пневматическое оружие, винтовку, и я частенько там упражняюсь.

Увлекаться стрельбой начала еще в детстве. Рядом с автобусной остановкой, где находилась моя музыкальная школа, был оборудован тир. Я либо до, либо после занятий в “музыкалке” частенько туда заглядывала. Великого музыканта, как и снайпера, из меня не вышло, но стрелять люблю до сих пор. Однажды был такой случай. Мы с мужем и дочерью выбрались в парк на прогулку. Вижу тир, беру винтовку, стреляю. Молодой человек, снимавший мою мишень, минуты три удивленно смотрел то на меня, то на мишень. Потом произнес: ”Девушка, вы на кого-то сильно разозлились?” . Мы с мужем долго смеялись.

С Натальей Волковой беседовала
независимый журналист Любовь Трошина



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.16%
  • Делопроизводство 15.45%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.57%
  • Имидж секретаря 10.57%
  • Деловой этикет 10.98%
  • Карьерный рост 7.72%
  • Документооборот 17.07%
  • Электронный документооборот 15.45%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль