Как правильно искать работу секретарю

1651
Траектория входа в профессию секретаря, персонального ассистента, офис-менеджера бывает разной. Позиция ресепшеониста или секретаря считается в компаниях стартовой, поэтому охотнее всего работодатель нанимает на нее молодых девушек, вчерашних выпускниц или студенток вечернего или заочного отделений. Как начать карьеру секретаря?

Траектория входа в профессию секретаря, персонального ассистента, офис-менеджера бывает разной. Позиция ресепшеониста или секретаря считается в компаниях стартовой, поэтому охотнее всего работодатель нанимает на нее молодых девушек, вчерашних выпускниц или студенток вечернего или заочного отделений. Как начать карьеру секретаря?

© Екатерина КОВАЛЕНКО,
консультант по поиску
и подбору персонала,
холдинг “Империя Кадров”

Без опыта работы

Первый опыт работы можно получить, устроившись на временную работу. Такие вакансии часто приходят в кадровые агентства от компаний, чей постоянный сотрудник заболел или планирует отпуск. Иногда требуются сотрудники буквально на один день, чаще срок начинается от пяти рабочих дней и может достигать четырех месяцев. Для студентов – это возможность заработать карманные деньги, познакомиться со стилем работы и корпоративной культурой крупных корпораций, которые являются основными заказчиками этой услуги.

Чтобы претендовать на эту работу, вам нужно обратиться в крупные кадровые агентства, заполнить там анкету и указать удобное для вас время работы. Все, что вам останется делать, – это ждать приглашения на проект. Для молодого специалиста временная работа – отличный способ получить столь востребованный работодателем рабочий опыт, а зарекомендовав себя в компании, можно рассчитывать на приглашение о переходе на постоянный контракт.

Второй вариант – предложить себя в качестве вечернего секретаря и секретаря выходного дня. Подобные вакансии не занимают большую долю рынка предложений, но, потрудившись, можно найти и их. Основные поставщики заявок на вечерних секретарей – юридические компании, инвестиционные банки, международные перевозчики, компании, офисы или партнеры которых находятся в разных часовых поясах.

Минусы в этой работе особенно очевидны летом, когда проводить вечера в офисе не так приятно, как находиться снаружи, а также при работе в выходные и праздничные дни, особенно если вы – человек, имеющий много друзей, работающих по графику 5/2. Случаи повышения – перехода из вечерних секретарей в персональные помощники или специалисты отделов – крайне редки, так как текучка среди “вечерников” высока, позиция рассматривается как средство подработки на карманные расходы.

Предположим, что диплом вы уже получили, а вот реального опыта работы нет. В этом случае один из действенных способов получить работу – ярмарки вакансий. На большую заработную плату рассчитывать не стоит, но можно бесплатно пройти психологическое тестирование и еще раз оценить себя. Насколько вы подходите для данной работы? На что обратить внимание при прохождении собеседования?
Второй действенный способ – доски объявлений при вузах. Довольно часто работодатель ищет перспективных сотрудников, помещая объявления в профильных учебных заведениях или организуя прямые встречи своих сотрудников со студентами.

По рекомендации

Никто не отменял в нашей стране поиск по рекомендациям. Настойчиво заявите о своем желании найти новую работу родителям, другим родственникам до седьмого колена и знакомым. Попросите их сообщить о вашем горячем желании знакомым знакомых, т. е. постройте свою живую социальную сеть. Я, к примеру, нашла свою первую работу PA, встретив в поезде друга семьи, который обмолвился, что получил повышение и подбирает персонал. Затем, если вами довольны, ваша работа радует не только вашего босса, но и окружающих, вас будут приглашать на работу ваши бывшие коллеги, которым было очень комфортно работать с вами.

Дополнительное образование

Если же вам не повезло учиться в профильном вузе или не дал действенных результатов поиск по знакомым, попробуйте получить дополнительное образование, пройдя краткосрочные курсы для секретарей. Многие учебные центры не только выдают диплом и обучают требуемым навыкам, но и предлагают свою помощь при трудоустройстве.

Социальные сети

Некоторым помогает в поиске статус “Ищу работу секретаря” на Odnoklassniki.ru. Для сотрудников с хорошим опытом работы можно рекомендовать профессиональные сообщества и форумы. Наиболее эффективны в поиске работы Yandex.Moikrug.ru и LinkedIn.com. На этих сайтах широко представлены “компании мечты”, публикуются уникальные вакансии. Дополнительная опция – вы сразу знакомитесь с рекрутером, знаете его в лицо хотя бы по фото и можете по указанной информации узнать и о деятельности компании, которая на специализированных работных сайтах остается за кадром. Таким образом вы заранее знакомитесь с корпоративной культурой компании, представляемой ее фронтменом – рекрутером. По статистике 93% компаний так или иначе используют свое имя в социальных сетях, а работа в сети для поиска профессионалов среди секретарей и офис-менеджеров давала положительный результат иностранным представительствам и крупным российским холдингам.

С помощью социальных сетей нашла новую работу одна из моих кандидаток. Долгое время она работала секретарем в небольшой компании, но захотела сменить сферу и развиваться дальше. Разослала свое резюме по потенциальным работодателям, разместила его на работных сайтах, но все время приходили отказы. Главным аргументом отказа был недостаточный уровень владения английским языком (базовый уровень). Тогда девушка разместила резюме в соцмедиа, установив статус “Ищу работу”. В итоге положительную роль в поиске сыграл ее собственный блог. На основе исследования страничек кандидатов в соцмедиа формируется определенное мнение о человеке: то, как он пишет, как выражает мысли, что и как рассказывает о себе, о бывших или нынешних коллегах. Из блога кандидатки мне стало ясно, что она грамотный и корректный человек, уважительно относится к коллегам – те качества, которые необходимы хорошему секретарю или личному помощнику. Я пригласила ее на собеседование, которое она успешно прошла.

Прямой поиск работы

Настойчивость и умение добиваться поставленных целей – ценное качество для персонального помощника, однако не стоит проводить массированную бомбардировку крупных компаний своими резюме и постоянно требовать к телефону рекрутера с требованием “держать ответ”. Такие качества, несомненно, будут оценены для соискателя на вакансию “Менеджер по продажам”, ваше же резюме будет храниться в базе данных компании с особой отметкой.

Для административных сотрудников рекомендую позвонить через полчаса после отправки резюме для того, чтобы заявить о себе менеджеру по персоналу и проверить благополучное получение им сообщения. Мой персональный опыт и отзывы сотрудников “Империи Кадров” говорят о том, что такие действия получают больший отклик, косвенно говоря о стиле работы кандидата, его ответственности, мотивации на работу в конкретной компании.

Вообще в кадровые агентства довольно часто обращаются люди с отличным опытом работы, который они получили в регионах. Специфика таких сотрудников в том, что они работают в режиме многофункциональности: в региональных компаниях меньше административного персонала, и один человек вынужден совмещать много разных функций (одновременно и секретарь, и офис-менеджер, и личный помощник). Проблема таких кандидатов при устройстве на работу в столице в низкой “оценке самого себя” (материально оценивают себя ниже – по меркам заработных плат региона, хотя имеют очень хорошую квалификацию и большой опыт работы).

В моей практике был похожий случай, когда на собеседование пришла кандидатка (приехавшая из региона в Москву) на позицию личного помощника и озвучила желаемый уровень дохода всего в 25 000 руб. Хотя и по внешним (презентабельность, аккуратность), и по профессиональным (великолепный опыт работы) данным она исключительно подходила на серьезную вакансию, которая была в нашем агентстве: личный ассистент руководителя в представительство иностранной компании, где компания- работодатель предлагала значительно больший уровень оплаты – 90 000 руб. Мы помогли ей “переоценить себя”: рассказали ситуацию по рынку в целом, о том, какие заработные платы предлагают работодатели, узнали о более удобном для нее варианте работы (формат работы, совмещающий многофункциональность, или какой-то другой). Девушка выбрала формат работы прежний, т. е. совмещение разных функций в работе, и по всем критериям подошла на позицию в иностранном представительстве. Кстати, эта кандидатка за несколько лет работы в компании с позиции личного помощника “доросла” до должности вице- президента: в процессе карьерного роста она освоила новые компетенции (особенности управленческого и финансового учета по законодательству Бельгии) и получила степень MBA (возможность обучения предоставил работодатель).

Отклик на вакансию на работном сайте

Отклик на вакансию на работном сайте подходит как для начинающего ассистента, так и для секретаря с опытом работы. Прочитав текст объявления, изучив профиль компании, вы сможете сопоставить свое резюме, опыт работы и предпочтения и направить свое предложение.

Не стоит “спамить” работодателя своим резюме, если в вакансии указан опыт работы от 3 до 6 лет, а вы либо совсем его не имеете, либо ваш опыт менее года. Ваши уверения, что вас надо взять, потому что вам можно платить меньше, не подходят. Менеджер по персоналу получает значительное число откликов на административные вакансии, тратит много времени на телефонное интервью и не будет рассматривать вашу кандидатуру. Поверьте, компании не специально выставляют завышенные требования к кандидату, заказ на секретаря или помощника исходит из потребностей и бизнес-процессов компании и часто содержит минимальные или же усредненные требования.

Также странно выглядят отклики на вакансию с минимальным функционалом и невысоким уровнем заработной платы кандидатов, чей административный опыт включает свыше трех лет работы в крупных компаниях, свободное владение английским языком, опыт работы руководителем секретариата, бизнес-ассистентом или административным директором. Соискатель, скорее всего, не будет приглашен на собеседование, а при телефонном интервью в подобном кандидате будут искать изъяны, повлиявшие на такой отклик.

Публикация резюме

Очередной способ поиска вытекает из предыдущего. Это – публикация своего резюме в открытом доступе на работном сайте или нескольких сайтах, электронных досках объявлений, а также объявление в СМИ.

Это самый распространенный способ поиска работы, также многие пробуют обновление или ввод нового резюме на специализированных сайтах для мониторинга рынка, чтобы оценить, насколько их опыт востребован, сколько готов предложить сторонний работодатель. Как правило, такие решения приходят в голову в момент “эмоционального выгорания”, конфликта на работе, личных причин. Уже потом, проанализировав рынок предложений, кандидат решает не менять работу, но его репутация может пострадать.

В нашей компании совсем недавно был случай, когда сотрудник, не пришедший на собеседование, решив сохранить за собой старое место и обозначив эту причину как отказ от прохождения собеседования у нового работодателя, вскоре обнаружил себя в “черных списках кандидатов” на одном из известных сайтов. Работа над ошибками заняла много времени и душевных сил, поэтому не рекомендую злоупотреблять мониторингом слишком часто.

С осторожностью надо размещать резюме специалистам, которые не поставили в известность своего работодателя о предполагаемом выходе на открытый рынок. Многие сайты предоставляют опцию рассылки свежих резюме по названию компании сотрудникам HR-отделов, в обязанности которых может входить и подобное отслеживание. Такие варианты, как закрытие резюме от определенных компаний, не являются панацеей, так как о них известно работодателю, а HR-специалисты могут обмениваться паролями на вход с коллегами из других компаний, чтобы пресечь попытки своих сотрудников искать новую работу в рабочее время. Достоинство такой публикации – в привлечении к своему резюме большого числа работодателей, которые могут также не публиковать свои вакансии в открытом доступе. Минусы в том, что работодатель выходит на вас первым, и вы должны суметь грамотно расспросить его о вакансии, прежде чем соглашаться на собеседование.
Многие работодатели особое внимание уделяют телефонному интервью, особенно это касается административного персонала. То, как вы общаетесь по телефону, несомненно, пристально оценивается работодателем.

Если вы в резюме указываете то, что вы доступны для контактов, а ваш телефон отключен, или, что еще хуже, вы указываете, что доступны с 9 утра, а в 9.30 отвечаете сиплым, явно заспанным голосом, будьте уверены, что это вам зачтется в минус. Обязательно соблюдайте телефонный деловой этикет. Если вам неудобно разговаривать, предупредите об этом менеджера по персоналу; если вы не смогли принять звонок, перезвоните и представьтесь, будьте вежливы и одновременно бдительны, так как при телефонном интервью, несмотря на его краткость, вас могут застать врасплох каким-то вопросом – хотя бы потому, что время звонка выбираете не вы.

Вариант, когда вы просите отправить информацию о вакансии на ящик электронной почты, не является самым удачным: ввиду большого количества соискателей рекрутер может на это не пойти или забыть про отправку.

Рекомендую также отражать в резюме место проживания, особенно если вы пишете, что рассматриваете вакансии недалеко от места проживания. Нелишним будет указать уровень дохода, четко определите для себя ваш “прожиточный минимум” и желаемый уровень дохода.

Профессиональные порталы и сообщества

Одной из наиболее успешных площадок для поиска работы являются сайты “по специальности”, профессиональные порталы и сообщества. Это удобно, потому что, зарегистрировавшись (это обычно требуется на всех подобных ресурсах), можно оценить общую обстановку на рынке труда в данном сегменте. Обычно именно на таких площадках встречаются целенаправленные работодатели и заинтересованные соискатели.

Возьмем для примера портал профессионального сообщества PRO-Секретариат (www.sekretariat.ru): зарегистрируйтесь, создайте и откройте свое резюме и ждите, когда работодатель сделает вам предложение, от которого невозможно отказаться, или же напишите ему сами, если вы сохранили резюме закрытым от посторонних глаз. В любой момент можно редактировать резюме, сделав его “видным” или “скрытым”, или вовсе удалить, если в нем пропала необходимость. Однако многие бывшие соискатели, а теперь уже счастливые работники, оставляют резюме на сайте, добавив в него новое место работы. Это уже не считается дурным тоном или “подстраховкой” – сейчас каждый деловой человек должен всегда иметь под рукой резюме.

Отклик на вакансию в СМИ

Этот способ может рассматриваться молодыми специалистами без опыта работы или с небольшим опытом. В эпоху Интернета работодатель, особенно если в требованиях к секретарю стоит “опытный пользователь ПК”, не считает нужным пользоваться печатными СМИ или же дублирует вакансию. Но у вас есть высокая вероятность дозвониться до людей, набирающих соратников по сетевому маркетингу.

Подобные объявления обещают офисную комфортную синекуру с оплатой труда от 70 000 руб. Вакансия обязательно содержит слово “помощник”.

Исключение составляют большие рекламные модули в региональных газетах. Так могут привлекать сотрудников крупные работодатели, которые только планируют выход на новый рынок в регионе.

Кадровые агентства

Обращение в кадровое агентство подходит как секретарям с опытом, так и без опыта работы. Большим плюсом является возможность попробоваться сразу на несколько вакансий, открытых в разных компаниях, сохранить конфиденциальность при поиске работы. Для этого вам нужно заполнить форму для кандидата на сайте агентства и указать вакансию, которую вы желали бы рассмотреть. Ваши данные будут сохранены в базе агентства, что даст вам возможность впоследствии получать самые свежие предложения от работодателей, причем раньше, чем они появятся в открытых источниках.

При обращении в агентства следует убедиться, что услуги, предоставляемые соискателям, – бесплатны. Стандартная схема работы кадровых агентств состоит в том, что за подбор нужного специалиста платит работодатель.

Насторожитесь, если вам предлагают какие-либо платные услуги: просят деньги за фотографирование или ксерокопии документов, за подготовку резюме по форме агентства, за внесение данных в базу или предоставление адреса работодателя.

Редкий вариант возможного сотрудничества, сохранившийся в основном в провинции или мелких КА, – оплата услуг агентства из первой заработной платы (по факту трудоустройства). Если же вы не готовы расставаться с деньгами – обращайтесь в крупные агентства с многолетней историей и опытом работы.

Маленькая хитрость: кадровые агентства, за редким исключением, не говорят в телефонном интервью или даже на первом собеседовании название компании-работодателя. Тем не менее вы можете получить представление о заказчике, если подробно узнаете о местонахождении компании, сфере ее бизнеса и заглянете на сайт агентства в раздел “Рекомендации клиентов”. Вы сможете определить, с какими компаниями работает агентство и, возможно, угадать, от кого поступит предложение о работе.

Не все секретари и помощники любят сотрудничать с кадровыми агентствами, мотивируя это тем, что приходится проходить на один этап собеседований больше. Не спорю, гораздо приятнее получать предложения от прямых работодателей, но этим вы существенно сузите себе круг поиска, и может случиться так, что не попадете в компанию своей мечты. Не стоит думать, что объявления прямых работодателей и агентств дулируются. Компании, обратившиеся в агентство, очень часто самостоятельный поиск не ведут или делят сферы ответственности по вакансиям с кадровыми агентствами.
Известные работодатели, особенно глобальные корпорации, часто заказывают административный персонал именно через посредников, так как в компании-бренды, особенно если публикуется вакансия с минимальными требованиями, поступает сумасшедший поток откликов на сайте и звонков. Фильтром, ограждающим работодателя, служит как раз кадровое агентство. Оно проводит первичный отбор соискателей и дает рекомендации работодателю.
Как видите, способов поиска работы существует множество. Выбор метода и охвата аудитории потенциальных работодателей зависит от вашего опыта, требований к месту работы и типу компании.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.44%
  • Делопроизводство 19.69%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.47%
  • Имидж секретаря 12.95%
  • Деловой этикет 13.99%
  • Карьерный рост 9.84%
  • Документооборот 21.76%
  • Электронный документооборот 18.65%
  • Архивное дело 79.79%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль