Новый год: большие хлопоты перед большим праздником

3202
Год подходит к концу, наступают новогодние праздники, и к числу многочисленных задач личного ассистента добавляется обеспечение предпраздничной жизни руководителя, а иногда - и всей компании. Какие же первоочередные задачи возникают в связи с этим у помощника руководителя? В подготовке каких мероприятий он может быть задействован? Об этом мы поговорим в статье И.В. Денисовой.
Год подходит к концу, наступают новогодние праздники, и к числу многочисленных задач личного ассистента добавляется обеспечение предпраздничной жизни руководителя, а иногда - и всей компании. Какие же первоочередные задачи возникают в связи с этим у помощника руководителя? В подготовке каких мероприятий он может быть задействован? Об этом мы поговорим в нашей статье.

© И.В. Денисова,

тренер-консультант,

эксперт в области деловой культуры,

преподаватель РГГУ

Ни для кого не секрет, что в предпраздничные дни на плечи личного ассистента ложится очень многое: нужно подготовить место для встречи гостей, закупить продукты (а также при необходимости посуду, столовые приборы и т. п.) для угощения, еще раз просмотреть подарки для разных персон, чтобы не произошло недоразумений - подарки и сувениры, конечно же, должны быть приобретены заблаговременно.

На что еще донельзя загруженному личному помощнику нужно обратить свое пристальное внимание?

Первоочередные задачи

В течение всего предновогоднего периода очень важно поддерживать связь с типографиями и принт-фирмами, так как вам, скорее всего, предстоит сделать две важные вещи: передать на печать приглашения на корпоративные мероприятия для гостей и заказать дополнительный тираж визитных карточек для руководителя (в это время, как правило, сильно возрастает объем контактов).

Также необходимо подготовить место, куда предстоит помещать многочисленные (надеемся!) подарки от партнеров и представителей различных компаний. Обычно под корпоративные дары выделяется специальное помещение. Но тут есть свои нюансы: если клиент приготовил, например, подарочный сертификат, благодарность за сотрудничество, то такое признание деятельности компании лучше поместить на виду. А если это обычная статуэтка, то ее вполне можно отправить в комнату для подарков.

Подготовка подарков

Подаркам на страницах нашего журнала уже было посвящено немало интересных статей*. Еще раз совершим краткий экскурс в историю вопроса, потому что в предпраздничные дни всегда нужно иметь под рукой разные типы подарков для партнеров, клиентов и сотрудников.

*См. Справочник секретаря и офис менеджера.2011 №11.

Итак, при подготовке подарков необходимо учитывать следующие моменты: сезон и саму специфику праздника, вкусы и предпочтения одариваемого, его пол, возраст, увлечения, хобби, наличие у человека чувства юмора, его амбиции и статус, а также традиции и ритуалы компании, сферу бизнеса.

Подарок должен служить как бы иллюстрацией хорошего отношения к одариваемому, он также должен быть оригинальным, адресным, неповторимым и, разумеется, этичным. Важно обратить внимание и на упаковку подарка. Вручить подарок можно как лично, так и передав с курьером, и причем второй способ менее торжественен (хотя и не так затратен по времени).

Если подарок преподнесли вашему руководителю (как правило, такие подарки находятся в упаковке с прикрепленной визитной карточкой), то по правилам хорошего тона ваш руководитель должен вечером того же дня или на следующий день обязательно позвонить и поблагодарить дарителя персонально. Если это не представляется возможным, то личный ассистент должен приготовить ответное благодарственное письмо или открытку с подписью руководителя.

Рабочий график руководителя

Под особый контроль помощнику нужно взять и рабочий график руководителя, так как в предновогодние дни ожидается немало встреч и визитов.

Помощнику необходимо просмотреть список персон, значимых для руководителя, и регулярно информировать его о предстоящих визитах и поездках. Удобнее всего напоминать о важных мероприятиях и встречах на ежедневных утренних пятиминутных совещаниях.

Чтобы максимально разгрузить график руководителя, личный помощник может взять на себя некоторые задачи.

Так, например, он может отнести костюмы в химчистку или взять в прокате смокинг для особо торжественных мероприятий. Также он может проанализировать рынок подарков для людей, "у которых все есть", и предложить руководителю уже подготовленную информацию или помочь с организацией поездки семьи руководителя, если он уезжает отдыхать, и т. п.

Офисные встречи

Вероятно, vip-персон (ключевых партнеров и клиентов, спонсоров, если таковые имеются) руководитель захочет поздравить лично, поэтому вы, как персональный ассистент, должны будете "собрать руководителя в дорогу": вручить ему подготовленный подарок для клиента или партнера, убедиться в наличии достаточного количества визитных карточек (не менее 10 штук) и что с гардеробом шефа все в порядке (чтобы не получился конфуз, которому однажды автор была свидетелем: на руководителе одной компании были надеты великолепные пиджак, рубашка, галстук и... белоснежные курортные брюки!).

В идеале статус визитера должен соответствовать статусу хозяина. Форма одежды выбирается по "местным" правилам.

Согласно этикету, приезжать с визитом лучше на последней неделе до Нового года, но, конечно, не 31 декабря.

Если гость почему-либо не застал хозяина (что маловероятно при современных средствах связи, но все-таки может произойти непредвиденное), то он оставляет подарки у его помощника со своей визитной карточкой, правый угол или сторона которой могут быть загнуты.

Если встреча гостей проходит на вашей "родной" территории, то помощнику необходимо все согласовать заранее: назначить визитеру удобное время и место встречи и поставить в известность своего руководителя.

Место, где руководитель может принимать гостей - это его кабинет (если визитеров не больше двух) или переговорная, зал (если предполагается визит делегации).

Секретарь или помощник должны постоянно следить за убранством комнаты и ее чистотой.

Визит вежливости обычно бывает недолгим - примерно 10-20 минут - и предполагает короткую беседу, обмен любезностями, выражение надежды на сотрудничество и взаимные комплименты (разумеется, деловые).

По правилам, гостей встречает личный помощник, затем он препровождает их к месту встречи и "передает на руки" руководителю.

Немного о самом формате встречи: если встреча (визит) носит не совсем формальный характер, то в своем кабинете хозяин предлагает гостю расположиться в правом кресле у столика или справа от хозяина на диване (слева располагается хозяин; правая сторона, как известно, считается почетной).

Гостя не усаживают у своего письменного стола, как сотрудника, и напротив солнечной стороны. Обычно гостю предлагают занять позицию "с видом" на самую приятную часть комнаты. Поэтому личный ассистент должен проконтролировать, в каком состоянии находятся жалюзи и мебель - может потребоваться что-либо почистить или переместить для удобства приема гостей.

Угощение во время визита

Через некоторое время (по вызову или согласованию с руководителем) личный ассистент (или кофе-леди) приносит угощение. Здесь важно продумать и уточнить предпочтения гостей.

Сейчас существуют большие возможности, чтобы с достоинством принять офисных гостей - к вашим услугам огромное разнообразие чая, кофе, сладостей, закуски и пр. При этом слишком увлекаться все же не стоит, чтобы избежать недоразумений.

Однажды во время визита партнеров из Западной Европы принимающая сторона решила всех удивить и накрыть традиционный "русский стол". Были грибы, дымящиеся пироги, водка... Во-первых, есть за столом переговоров в офисных условиях оказалось очень неудобно, во-вторых, кушанья наполнили ароматом весь офис, парализовав на какое-то время работу остальных сотрудников, и в-третьих, встреча получилась слишком "домашней" - планы на будущий год партнеры так и не наметили. 

Традиционно угощение подают в такой последовательности: кладут тканевые салфетки (не обязательно), выставляют чашки, конфеты (в коробке или в вазочке), сухое печенье, нарезанный лимон (прикладывается двузубая вилочка), кусковой сахар, салфетки.

Можно предложить бутерброды или канапе. Исключается все горячее, рассыпчатое (салаты и пр.) и то, что неудобно в употреблении. Все же эта встреча хоть и предновогодняя, полуформальная, но - с оттенком деловой. Все продукты должны быть дорогими, качественными. Если подают чай, то это должен быть настоящий черный чай - не пакетированный, т. к. это несолидно для проведения подобной встречи; разливают чай за дверями. Посуда должна быть из сервиза, тоже недешевая. Чайные ложки кладут перпендикулярно ручке.

Угощение, подходящее для черного чая и кофе: конфеты, печенье,мармелад, пастила и т. п.

Если гости предпочитают зеленый чай, то заранее чай не разливают, а ставят перед гостями чайник (один на две персоны) с чаем - гость наливает сам. Хорошим тоном считается, если руководитель сам поухаживает за гостями в таком случае и разольет (или предложит) чай сам.

 Угощение к зеленому чаю: коричневый сахар и восточные сладости (как вариант).

Помним о большом количестве салфеток, так как пачкаются руки!

Бизнес-ланч

Для подготовки бизнес-ланча или встречи в ресторане организатору мероприятия (в нашем случае - личному ассистенту) потребуется выехать на место (не стоит довольствоваться одним просмотром интернет-презентации ресторана или кафе), а также опросить приглашенных на тему их гастрономических и тематических ресторанных предпочтений.

Для бизнес-ланча предпочтительнее выбрать ресторан неподалеку от офиса партнера. В зале должна играть тихая, спокойная музыка - или можно обойтись без нее.

Меню бизнес-ланча, безусловно, отличается от меню ресторанного визита.

Правила таковы. Не должно быть блюд, которые трудны в употреблении (скажем, лангусты и другие членистоногие), и блюд национальной кухни.

Столик лучше заказать заранее, потому что чем ближе к праздникам, тем меньше шансов заказать то, что хотелось. Столик должен располагаться подальше от проходов и центра зала, а если руководитель планирует просматривать какие-либо бумаги, то следует заказать столик побольше.

Бизнес-ланч проводится в промежутке с 11:00 до 15:00 в течение не более двух часов.

И еще один важный нюанс - оплатить заказ лучше заранее (разумеется, приглашающей стороне), чтобы руководителю не пришлось шуршать купюрами. В крайнем случае, возможна оплата карточкой

Визит в ресторан

В основном правила подготовки визита в ресторан похожи на правила подготовки бизнес-ланча.

При подготовке подобного события личный ассистент должен собрать всю нужную информацию: какой ресторан предпочитают партнеры и руководитель, какую кухню, когда партнеры празднуют Новый год, когда - Рождество (у католиков оно празднуется 25 декабря), соблюдает ли кто-то из приглашенных пост и т. д.

Визит в ресторан планируется на будни, так как выходные многие предпочитают проводить с семьей. Перед посещением ресторана обязательно нужно согласовать с руководителем предполагаемые бюджет, дресс- код, меню и выяснить информацию об особенностях выбранного заведения.

Корпоративный банкет

Все ближе и ближе самое главное и приятное мероприятие года - корпоративный банкет. Обычно его готовит event-менеджер (специалист, который занимается организацией различного рода событий), иногда - протокольная служба или PR-отдел.Помощник также может принимать самое активное участие в подготовке события.

 Предстоит продумать и проконтролировать многое: место, меню, дресс-код, обсудить программу торжества, подготовить торжественную речь руководителя*, разослать приглашения и проверить список гостей.

*См.Справочник секретаря и офис-менеджера.2011№11.

При подготовке корпоративного мероприятия важно правильно оформить приглашения для дружественной компании. Выглядеть оно может примерно так:

Логотип компании

Президент компании "Альфа" (Ф.И.О.)

имеет честь пригласить (Ф.И.О.)

на празднование по случаю Нового года,

которое состоится в здании бывшего Дворянского собрания

по адресу: г. Кострома, ул. Российская, д. 5. (R.S.V.P.)

Личный помощник также должен иметь в виду следующее: если планируется многолюдное мероприятие, то "сани готовить" нужно заблаговременно - то есть приглашения следует разослать хотя бы за две недели до праздника.

Считается так: чем серьезнее событие и чем более значимые персоны приглашены на мероприятие, тем строже стоит придерживаться традиций этикета. То есть приглашения должны быть напечатаны на качественной дорогой бумаге, имена приглашенных персон и подпись приглашающего (т. е. руководителя) проставляются от руки. Вручить лично такое приглашение считается более уважительным, чем доставка с курьером или водителем. Но даже второй вариант будет гораздо уместнее шаблонного интернет-приглашения, отправленного чуть ли не накануне Нового года.

В приглашении можно обозначить также и требования к дресс-коду.

Например, "вечерняя форма одежды" - "black tie" (BT - согласно международным обозначениям, дословно - "черный галстук", т. е. смокинг) и др.

Что касается приглашений для сотрудников, можно заказать в дизайнерской фирме и напечатать для каждого члена коллектива отдельное приглашение. Но если отведенный на новогодние хлопоты бюджет не позволяет этого сделать, тогда можно "по-свойски" разослать всем коллегам на электронную почту красивые виртуальные приглашения - это не только экономит время и деньги, но также содействует укреплению лояльности. Рассылку уведомлений по электронной почте следует сделать в любом случае: некоторые сотрудники могут не заметить даже огромное объявление.

Так, если компания организовывает корпоративное празднество в ресторане, то секретарь может разослать сотрудникам памятку с указанием места, времени, формата мероприятия и обязательного дресс-кода.

Если корпоративный банкет будет проходить в офисе, нужно заблаговременно связаться с кейтеринговыми компаниями и обсудить предполагаемое меню и бюджет.

Также помощнику предстоит выполнить следующие задачи:

  • украсить помещение, проверить вентиляцию, выяснить, достаточно ли мебели, исправна ли техника, и т. п.;
  • обсудить рассадку гостей за столом с руководителем и с профессионалами в области этикета;
  • организовать на банкете место для развлечений, конкурсов, танцев, выступлений;
  • подготовить фонотеку, стараясь учесть все предпочтения;
  • определить ведущего праздничной программы (это может быть кто-то из сотрудников или приглашенный артист);
  • пригласить артистов, согласовав с руководителем и, возможно, с другими ответственными лицами выбор;
  • обеспечить проведение фото- и видеосъемки. Результаты можно будет опубликовать на сайте компании или записать на компакт- диски, которые послужат прекрасным корпоративным подарком вашим коллегам.

И особенно стоит быть внимательным в случае визита иностранных гостей. Все сотрудники должны быть предупреждены и проинструктированы насчет правил поведения на подобных мероприятиях, чтобы Василий Петрович из бухгалтерии, тяжело дыша и распространяя характерное амбре, в конце корпоративной вечеринки не допытывался бы у жителя Страны восходящего солнца: "Ты меня уважаешь?"

Как мы видим, предновогодний период - это очень хлопотное время для секретаря и личного ассистента. От профессионализма и организованности помощника руководителя зависит очень многое. Но все ваши хлопоты и заботы будут вознаграждены сторицей: новогодние дни пройдут, а чувство радости, удовлетворенности и хорошие воспоминания останутся с вами.

Поэтому не забудьте сделать подарок и себе лично: выберите себе самый красивый туалет для праздника (не забывая об адекватном дресс- коде) и - празднуйте!



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.14%
  • Делопроизводство 19.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.72%
  • Имидж секретаря 13.29%
  • Деловой этикет 13.87%
  • Карьерный рост 10.4%
  • Документооборот 20.81%
  • Электронный документооборот 18.5%
  • Архивное дело 78.03%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль