Новые технологии на рабочем месте (по материалам журнала “officе pro”)

54
Могут ли вам помочь новые технологии на рабочем месте? Зарубежный опыт заставляет внимательно относиться к техническим усовершенствованиям. Успеваем ли мы за техническими новинками? Ведь рабочее место становится “умнее”. Концепции современного оснащения офиса от известных фирм.

Давайте вспомним, какими представлялись в далекие 80-е годы прошлого века компьютерные технологии начала ХХI века самым “продвинутым” разработчикам персональных компьютеров?
Бизнесмен. Он легко и свободно передвигается по всему земному шару, а для деловых операций использует портативный миниатюрный компьютер (умещающийся в кармане) со встроенным интеллектуальным программным обеспечением. Программное обеспечение позволяет получать все необходимые данные из всемирной информационной сети, отдавать при этом команды компьютеру голосом, без использования клавиатуры, мыши или других ручных устройств.

Многое из этого “прогноза” осуществилось, но пока еще не все. Практика использования голосовых команд для взаимодействия с компьютером все еще далека от совершенства и широкого применения, так же как и миниатюрные карманные компьютеры, обладающие всеми возможностями современного настольного РС (персонального компьютера).
Тем не менее всеобщий доступ в Интернет, современные компьютеры и программное обеспечение, способное воспринимать не только печатный, но и рукописный текст, а также многое другое постепенно становятся реальностью офисных технологий.
Исследования и разработки в области компьютерных технологий – основы эффективной деятельности современного офиса – продолжаются и набирают темп. Поэтому с большой долей вероятности можно утверждать, что в обозримом будущем нас ожидают (и станут общедоступными) не только технологические усовершенствования, но и радикальное изменение интерьера самого офисного пространства.

  • Рабочее место становится “умнее”. Опытный образец интерьера офиса завтрашнего дня представила в Нью-Йорке всемирно известная компания по разработке и производству компьютеров IBM совместно с крупнейшим разработчиком офисной мебели.

Итак, администратор или другой работник офиса подходит к своему рабочему месту. При его приближении автоматически (реагируя на датчики, встроенные в идентификационную карточку на груди сотрудника) изменяют цвет осветительные потолочные приборы – от синего к мягкому зеленому, – оповещая о прибытии именно того, кто должен занимать это место. Самостоятельно включается и светильник на столе. Одновременно приборы, обеспечивающие климат-контроль на рабочем месте, подстраивают параметры окружающей среды к наиболее комфортным для хозяина рабочего места. По внутренней корпоративной информационной сети все сотрудники, связанные по работе с данным администратором, автоматически оповещаются о его присутствии на рабочем месте. Кроме того, на мониторе, вывешенном на наружной стене, появляется информация о передвижении сотрудника, например о том, что работник был на совещании, а теперь он на своем рабочем месте. Разумеется, хозяин рабочего места волен видоизменять информацию о своем местонахождении, вплоть до полного ее отключения.
Рядом с основным монитором на рабочем месте расположен специальный сенсорный монитор, управляемый прикосновением руки администратора. На монитор выводится информация корпоративного значения о том, где находится в данный момент тот или иной сотрудник, а также полученные от членов команды сообщения, на которые при желании администратор может тут же ответить.

По мнению разработчиков, такой рабочий интерьер совместно с соответствующим информационным обеспечением позволит новым, и особенно молодым, работникам в кратчайший срок эффективно адаптироваться в деловой обстановке корпорации.
Функциональные возможности офиса будущего свидетельствуют, что разработчики при его создании учитывали широко распространенную в США тенденцию – “индивидуализации” рабочего места администратора с сохранением общекомандного “присутствия” (пусть даже и в виртуальном пространстве). И степень индивидуализации, и возможности общекомандного взаимодействия в офисном интерьере определяются персонально в каждом конкретном случае – в зависимости от поставленных заказчиком целей и задач.

Индивидуализация обеспечивает необходимые условия для комфортной реализации наукоемких технологий на рабочем месте, в то время как компьютерная сеть создает возможность общекомандного взаимодействия в реальном времени независимо от местонахождения членов команды.

При таком подходе к проектированию интерьера появляется новая возможность более обоснованной комплексной оценки всего рабочего помещения: вместо общепринятого выражения стоимости “доллар на кв. метр” приходит определение стоимости рабочего места “доллар на одного работника”. Подобная комплексная оценка стоимости рабочего места позволит более обоснованно и точно определять затраты на конструирование офисного помещения.
Модульный подход к разработке рабочих мест офиса будущего создает значительно более гибкие возможности для последующей перекомпоновки помещения.

Это актуально, например, при необходимости перехода к новому виду бизнеса, ведь в условиях современного динамичного рынка возможности изменения структуры бизнеса, быстрой перегруппировки рабочих мест являются критически важными для успешной конкуренции на рынке.

  • Взаимодействие на деловых встречах. Современный администратор на своем рабочем месте, как правило, имеет удобный доступ к необходимой для работы информации: электронной почте, внутрикорпоративной информационной сети, ресурсам Интернета, всегда имеется возможность переслать необходимую информацию по назначению.

Однако совершенно другая картина – мы говорим об информационном обеспечении – возникает в переговорных комнатах и помещениях для проведения рабочих совещаний (а они занимают немалую часть рабочего времени офисных и административных работников). Участникам совещаний, состав которых к тому же меняется от одной встречи к другой, пока достаточно сложно обмениваться информацией, особенно в документальном виде. Применение беспроводной телекоммуникационной системы связи для этой цели на сегодняшний день остается весьма дорогим способом.
Между тем многие разработчики компьютерных и информационных технологий уже предлагают приемлемые варианты преодоления информационной разобщенности между участниками совещаний.

Так, описанный выше образец интерьера офиса будущего, представленный корпорацией IBM и крупным разработчиком офисной мебели, имел в своем оборудовании специальный оптический проекционный аппарат. Этот проектор обеспечивает передачу на специальный экран изображений любых документов, представленных в цифровом виде, и самое главное – он дает возможность всем участникам, не сходя со своего места, вносить изменения в эти документы.

Разработчики компании Microsoft пошли по аналогичному пути, но предложили несколько иной вариант для решения той же задачи.

В помещении для совещаний размещается значительных размеров общий для всех компьютерный монитор, снабженный соответствующим программным обеспечением. Любой участник совещания со своего специально оборудованного рабочего места может вносить коррективы в рассматриваемый документ, представленный на общем мониторе. Согласованный таким образом документ здесь же распечатывается и рассылается по необходимым адресам.

Интересны и весьма перспективны и другие разработки, в частности по архивированию процессов переговоров.

Комплект специальных средств позволяет практически бесплатно записать весь переговорный процесс – стоимость записи составляет 1 доллар за один гигабайт задокументированной информации. Другими словами, запись недельных совещаний и переговоров в средней по размеру корпорации обойдется не дороже стоимости одного обеда для одного сотрудника.
Разрабатываемое программное обеспечение позволит восстановить по голосам всех участников совещания содержательную часть выступлений и дискуссии.

Наше резюме звучит так: широкое применение всех этих и многих других разработок офисных технологий будущего – вопрос вполне обозримого настоящего.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль