Миссия персонального ассистента: помогать работать и жить

18503
Есть такая присказка - руководитель скорее "разведется с женой, чем откажется от хорошего персонального помощника'! Обычно руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения. Что же скрывается за понятием "персональный ассистент"? Что это вообще значит - быть персональным ассистентом?
Различные административные должности персонального ассистента, или сокращенно ПА (так часто называют эту должность на западе), отличаются своим функционалом. Так, если мы возьмем "традиционного" секретаря - то у него будет один круг обязанностей, должность секретаря-референта уже требует гораздо большей квалификации, а у личного ассистента - круг обязанностей безграничен. Что же скрывается за понятием "персональный ассистент"? Что это вообще значит - быть персональным ассистентом?

И.В. ДЕНИСОВА,

преподаватель РГГУ,

тренер-консультант,

эксперт в области деловой культуры

Как-то на интернет-форуме личных ассистентов автор этих строк познакомилась сразу с тремя (!) личными помощниками, работающими в одной компании. Казалось бы, что в этом странного? Дело было в том, что они в буквальном смысле слова служили одному руководителю. Причем в разное время суток. Одна была на связи днем, другая - ночью, третья работала вечером. Руководитель метался по миру, давал противоречивые указания. А девушки стояли на страже каждая в свое время, стараясь угодить своему начальнику. Компенсация, надо сказать, была очень достойная - достойная такой экстремальной деятельности.

Действительно, деятельность персонального ассистента часто носит экстремальный характер.

Одним из основных отличий функционала личного ассистента от "обычного" секретаря является многофункциональность (полифоничность) и адаптивность. Чтобы быть хорошим личным помощником, нужно знать, что представляет собой современный руководитель - без этого понимания трудно адаптироваться к бешеному рабочему ритму и стать профессионалом.

Когда личный ассистент, он же персональный помощник, начинает чувствовать и понимать своего руководителя, знает о своем шефе буквально все: привычки, настроение, особенности поведения, жестикуляцию, режим дня, имена партнеров и родственников, виды отдыха и досуга, стиль одежды, предпочитаемые бренды, распорядок дня домочадцев, любимые рестораны и кухню и многое другое - то он (или чаще она) становится настоящей правой рукой. Образуется почти нерушимая ячейка делового сообщества.

Есть даже такая присказка - руководитель скорее "разведется с женой, чем откажется от хорошего персонального помощника". Обычно руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Современный руководитель - кто он

Каждый руководитель обладает, безусловно, лидерскими качествами (без них он не стал бы руководителем, лидером, владельцем бизнеса), каждый харизматичен, и каждый - яркая индивидуальность со своим особым внутренним мироустройством.

Какие еще черты свойственны руководителю XXI века? Итак, современный руководитель:

• динамичен, живет на больших скоростях и оборотах. Очень быстро реагирует на события;

• немногословен: не располагает временем для объяснения, повторять дважды не будет;

• при всей демократичности предпочитает общаться с людьми своего круга;

• скорее интровертен (сказывается большой поток информации и событий, от которых может возникать желание отдохнуть), но может быть, конечно, природным экстравертом;

• очень ценит свое время;

• очень быстро мыслит и генерирует идеи.

В мире бизнеса выживает тот, кто может быстро думать и принимать точные решения;

• прогрессивен, интересуется и активно пользуется современными новшествами (техническими и другими);

• перемещается по всему миру, космополитичен;

• имеет много хобби и увлечений (коллекционирование, престижные игры и пр.);

• занимается спортом;

• любит хорошую кухню;

• хорошо одет.

Предпочитает одежду известных брендов либо индивидуальный пошив у портного очень высокого уровня, что, собственно, тоже является своего рода брендом;

• нередко знает иностранный язык, иногда даже несколько;

• образован, часто имеет не одно высшее образование (МВА и т. п.), иногда - научную степень;

• человек творческим - именно творческая личность создает свои бизнес;

• умеет управлять людьми;

• харизматичен;

• имеет насыщенную личную жизнь (семья, хобби, творчество и т. п.).

Согласитесь, что в команде с таким руководителем работать престижно и интересно.

Чтобы максимально соответствовать такому высокому уровню своего руководителя, личные ассистенты также должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, определенным характером и, пожалуи, самое главное, особым складом личности.

Личный помощник называется "личным" и "персональным" не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и приватных поручений руководителя. Персональный ассистент в буквальном смысле помогает руководителю трудиться и жить. И соответственно, стремительно растет вместе с ним.

Личный опыт

Инга Гладова, студентка РГГУ, ФИПП, "Социокуль турный сервис и туризм"

С деятельностью личного ассистента я впервые познакомилась, когда посещала компанию, в которой моя тетя являлась директором. Когда я пришла к ней в офис в первый раз, то увидела, что на месте секретаря сидит девушка, которая солидно выглядит, одета в хороший костюм. Она знает три языка и все ее уважают - это было видно по тому, как к ней обращались остальные сотрудники. Она в курсе всех дел и всегда в центре событий компании. Оказалось, что эта девушка - личный ассистент моей тети.

Мне очень понравилась эта работа, эта деятельность. У меня есть опыт работы в качестве личного ассистента руководителя одного из туристических агентств. В этой работе ценится не столько исполнительность, сколько инициативность, умение решать некоторые вопросы (естественно, не принципиального характера) вместо руководителя. Надо уметь предугадывать его решения, его эмоции, надо крутиться 24 часа в сутки, разгружая своего босса от решения мелких вопросов. Ассистент не имеет права выключать сотовый телефон даже ночью.

От ассистента требуется быть универсалом, он должен ориентироваться во многих сферах, как производственных, так и бытовых. Ассистент также занимается тайм-менеджментом своего руководителя.

Для успешной работы необходима полная психологическая совместимость с руководителем.

Работа ассистента, кроме профессиональных навыков, требует хорошего здоровья, выносливости и стрессоустойчивости, большой ответственности, но она и оплачивается соответствующе. И еще дает неоценимый опыт на будущее.

Отличия профессии личного ассистента от других видов деятельности, на мой взгляд, заключаются в следующем:

1. Главное отличие: ПА - правая рука руководителя компании (организации), находится в курсе дел компании, видит ситуацию в целом, всегда в курсе событий, которые происходят во внутренней и внешней среде организации.

2. ПА служит связующим звеном между руководителем и сотрудниками организации, а также является и связью с внешним миром для обеспечения эффективной работы руководителя (в результате деятельности профессионального ПА повышается результативность работы руководителя).

3. Возможность "вершения судеб" - от ПА часто зависит, будет ли рассмотрено ваше предложение руководителем или проигнорировано им.

4. ПА должен обладать высоким культурным уровнем.

5. Компетентность; структурность; порядок; четкость.

Какими же качествами должен обладать сегодня личный помощник?

Вот перечисление навыков, качеств и умений современного успешного (от слова успех и успевать) ПА, который:

• пребывает в полной боевой готовности буквально 24 часа в сутки.

Некоторые руководители работают и ночью и вполне могут позвонить в любое время суток своему личному ассистенту;

• умеет действовать решительно и принимать на себя ответственность;

• обладает высоким уровнем творческого мышления;

• умеет решить любой вопрос за минимально короткое время - и всегда с положительным результатом;

• владеет и отлично управляет информацией;

• обладает хорошими коммуникативными навыками, вежлив, умеет вести переговоры, корректный торг;

• находится в курсе всех событий в компании;

• мобилен, оперативно действует, адаптивен;

• ПА не только умеет хранить коммерческие и корпоративные тайны, но и способен держать язык за зубами, зная многое о частной жизни руководителя;

• обладает высоким уровнем эмпатии, "чувством шефа".

Эмпатия - способность человека представить себя на месте другого, понять его чувства, желания, идеи и действия, на непроизвольном уровне испытывать сходные с ним чувства, понимать и принимать его актуальное эмоциональное состояние;

• знает делопроизводство, хорошо владеет русским языком, одним или несколькими иностранными (часто двумя-тремя), грамотен, образован;

• контролирует как выполнение заданий руководителя, так и действия партнеров (даже за рубежом);

• способен быть предельно внимательным, понимать с полуслова, в буквальном смысле уметь читать мысли шефа. И в целом - уметь слушать и слышать;

• ориентируется в разных сферах обслуживания: от ресторанов до подарков;

• умеет подготовить мероприятие, событие, путешествие;

• скрупулезен и организован;

• умеет экономить средства, время, силы;

• постоянно стоит на страже интересов руководителя;

• обладает своей харизмой;

• энергичен и убедителен;

• эффективно распоряжается своим временем, оптимально организовывает рабочий день руководителя.

К числу компетенций ПА относится также проактивная позиция и умение держать руку на пульсе времени, например поддержать разговор о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка. Более того, помощник должен (должна) при случае уметь очень деликатно, тонко и ненавязчиво объяснить руководителю, как пользоваться очередным гаджетом или новым айфоном.

Труд личного ассистента - это та невидимая часть айсберга, находящаяся под водой.

На пути ПА возникают свои трудности. Самая непростая задача - понять свое реальное место в жизнедеятельности компании в целом, уметь вписаться в коллектив, а не ограничиваться взаимодействием с руководителем, соблюдая субординацию. Иной раз некоторые личные ассистенты отдаляются от коллектива, считая себя слишком важной персоной, что, конечно, действительно так, тем не менее это может очень затруднять информационный обмен в компании, что, в свою очередь, не идет на пользу ее деятельности. Кроме того, может возникнуть нездоровый психологический климат, когда сотрудники будут бояться заходить в приемную, где сидит гордый и неприветливый личный ассистент. Очень важный навык - умение ладить с людьми разного социального статуса и уровня.

Личный ассистент должен быть готов принять и то, что его многодневный труд может оказаться невостребованным. Это требует большой лояльности и толерантности.

Таким образом, можно сказать, что личный ассистент имеет собственный профессиональный кодекс, подобно кодексу бусидо у японских самураев.

И невозможно не процитировать слова американского поэта и писателя прошлого века Дугласа Мэллока, которые как нельзя лучше отражают сущность идеального персонального ассистента:

Если ты не можешь быть

сосной на вершине холма,

будь деревцем в долине,

но только будь cамым лучшим деревцем у родника,

будь кустиком, если ты не можешь быть деревом.

Если ты не можешь

быть кустиком, будь травой

И сделай дорогу счастливее.

Это ли не замечательное призвание - делать дорогу руководителя счастливой, комфортной и идти вместе с ним рука об руку в повседневной деятельности компании? Есть люди, которые считают именно так.

Комментарий эксперта

Анастасия Маслова, личный помощник генерального директора холдинга ООО "ТЕТ Строй"

Оказалось так, что эта профессия сама меня выбрала. Изначально я хотела заниматься внешней экономикой в рамках коммерческой компании. Через полгода я плавно перешла в помощники к директору департамента. Надо сказать, что работа с цифрами и компьютером меня очень утомляла. Куда больше увлекали административно-организационные задания -я решала их легко и быстро.

Через какое-то время я доросла (в рамках другой компании) до личного помощника генерального директора.

Эта позиция очень многогранна и требует полной отдачи, т. к. по сути ты на работе 24 часа в сутки, но зато, с другой стороны, не привязан к офису и строгому распорядку дня.

Владельцы компаний обычно имеют очень много потребностей, идей, это, вероятно, потому, что их мозг работает очень быстро и мыслят они глобально. Поэтому я задействована не только в деятельности компании - я оказываю помощь в решении задач личного характера. Мне очень нравится моя профессия своей динамичностью, организационными моментами. И на мой взгляд, я самый осведомленный сотрудник в компании!

Следовательно, первые качества, которые необходимы, - это мобильность, оперативность, адаптивность.

Личный помощник генерального директора компании должен подходить своему начальству не просто по умению выполнять задания, а даже, я бы сказала, по духу. Я должна чувствовать шефа! Я тот единственный человек, с которым он общается в офисе (за исключением совета директоров). Шеф вообще не любит общаться с посторонними людьми. Все указания, приказы и распоряжения проходят через меня - от шефа требуется только лишь слово (обычно генеральные немногословны), и из этого слова нужно составить новое распоряжение, оформленное должным образом и доведенное до всего холдинга. В мои обязанности входит также контроль за внедрением нововведений.

Сложность заключается в том, что у тебя есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени его сделать. Шеф если и может иногда что-то объяснить, то повторять дважды не будет (поэтому всегда надо записывать абсолютно все, что он говорит: явился без ежедневника в кабинет к шефу - считай, провалил задание). Память не может быть феноменальной, к сожалению.

Мой руководитель должен быть в курсе новинок всевозможных гаджетов или же каких-то особо интересных вещей. Если что-то появилось в мире новое и интересное, то это сразу должно появиться и у него. Когда очередная такая техническая новинка сначала оказывается у меня, то надо быстро разобраться, как она работает, на случай, если будут вопросы.

Спорт очень важен для шефа: если это горнолыжный спорт, то ботинки делают на заказ в Австрии; если это гольф, то приобретаются все самые последние аксессуары (бинокль Leica, фирменные клюшки и т. п.). Мне нужно также знать, где в Европе открыли новое гольф-поле, где проходят гонки на спорткарах "Феррари" и "Порше" и т. п.

Путешествия: все делается мной - от приобретения билетов до заказа романтического ужина и подбора подарка. Каждая поездка сопровождается программой, где нужно прописать все - от номера рейса до времени ужина в ресторане. Пишу все подробно и всегда контролирую работу людей даже в других странах!

Мне приходится проводить серьезный мониторинг в поиске адекватной цены на желаемый автомобиль. Например, арендовать "Порше Панамера" в Италии на день стоит порядка 2000 евро, но такой же автомобиль можно взять за те же деньги в Германии на неделю. Поэтому я снаряжаю водителя в Германию: он берет там машину и доставляет ее к шефу в Италию. В Италии шеф оставляет машину, а водитель приезжает и отгоняет ее обратно. В результате получается существенная экономия.

Когда я бронирую номера в гостиницах, то помню о том, что гостиницы предоставляют скидки, если с ними очень хорошо пообщаться. Так, вежливыми письмами я смогла добиться скидки в размере 25% в отеле на Мальдивах, что является максимально возможной скидкой.

К сожалению, в Европе и других странах, кроме России, рестораны и кафе не работают 24 часа в сутки. Кроме того, даже в самых престижных заведениях вас не всегда накормят вкусно.

Я провожу мониторинг (здесь все средства хороши: друзья, Интернет и т. п.) и заказываю для шефа обеды, ужины, организую ланчи. Есть и такой момент: когда твое начальство уезжает в отпуск, персональный помощник все равно не может расслабиться - шефу может не понравиться вилла, которую вы вместе выбирали. Приходится снова включаться в работу.

Мне кажется, можно даже и не говорить про напоминания о днях рождения его друзей, о записи к парикмахеру, врачам и т. п.

Сейчас наш холдинг компаний ведет успешную внешнеэкономическую деятельность, а наш главный бухгалтер плохо говорит по-английски. Поэтому я теперь веду и этот участок деятельности компании - и довольно успешно.

Как вы видите, очень много обязанностей лежит на мне, но от этого я не испытываю никакой тяжести! Мне нравится моя работа и я с удовольствием ее выполняю - всегда интересно решать новые задачи, поставленные шефом!



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.18%
  • Делопроизводство 19.29%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.2%
  • Имидж секретаря 12.69%
  • Деловой этикет 13.71%
  • Карьерный рост 9.64%
  • Документооборот 21.32%
  • Электронный документооборот 18.27%
  • Архивное дело 80.2%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль