Если директор нарушает закон

6997
Часто административным работникам приходится сталкиваться на работе с решениями и указаниями руководителя, явно противоречащими закону. Количество подобных случаев довольно велико, и нередко сотрудник стоит перед нелегким выбором: озвучить директору свое несогласие выполнять то или иное задание или промолчать? Рассмотрим некоторые наиболее типичные «щекотливые» ситуации
Генеральный директор попросил вас воспроизвести чью-то подпись или напечатать текст приказа, который явно не вызовет одобрение коллег (например, выйти на работу в выходной день без предусмотренной сверхурочной оплаты)? Как противостоять таким решениям руководства? Что стоит отвечать в подобных случаях? Можно ли оградить себя от возможных последствий отказа выполнять столь непопулярное задание?

Л.В. ФРАНЦУЗОВА,
практикующий юрист

Очень часто административным работникам приходится сталкиваться на работе с решениями и указаниями руководителя, явно противоречащими закону. Количество подобных случаев довольно велико, и нередко сотрудник стоит перед нелегким выбором: озвучить директору свое несогласие выполнять то или иное задание или промолчать?

Рассмотрим некоторые наиболее типичные ситуации, когда руководитель нарушает закон.

Срочно нужно здесь подписать!

Ситуация

Вам поручили воспроизвести чью-то подпись со ссылкой на то, что этот документ нужно срочно представить куда-либо и нет никакой возможности получить желаемый "автограф" нужного человека? Задумайтесь, а зачем вообще люди ставят свою подпись на документах?

О чем говорит закон

Подпись - это один из реквизитов документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в состав реквизит "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (п. 3.22). Подписание документа свидетельствует о принятии лицом определенного решения, дает представление об авторе переданной информации, о принятии на себя некого груза ответственности за сказанное. Важно понимать, что не каждый из нас уполномочен принимать те или иные решения как в жизни, так и на работе. Отсюда возникает необходимость дать оценку тому, имело ли то или иное лицо право принимать соответствующее решение, предоставлять информацию и т. д.

Ведь, скорее всего, секретарь не полномочен принимать решение о серьезной сделке, а значит, подписывать за кого-то другого договор; оплачивать услуги сторонних организаций и ставить росчерк в платежном документе.

Часто даже директор не полномочен принимать отдельные важные решения и ставить свою подпись.

Например, решение о совершении крупной сделки уполномочен выносить совет директоров, о заключении договора на значительную денежную сумму - учредители и т. п.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и др.).

Последствия

Документ, подписанный неуполномоченным лицом, не будет иметь юридической силы. И чем серьезней содержание такого недействительного документа, тем серьезней будут последствия от такой подписи.

Вспомните, какое серьезное внимание закон уделяет идентификации подписи, отправленной средствами электронной связи. Получатель должен быть полностью уверен в том, что подпись поставлена именно этим лицом.

Да и контрагенты вашей организации без труда выявят подделку. Для этого достаточно сравнить подписи, сделанные ранее, с более поздним аналогом. И для подобного сравнения не нужны сложные технические средства.

Почерк каждого человека индивидуален, потому специалисты-почерковеды обращают внимание на размер букв (важен каждый миллиметр!), их соединение, наклон, подстрочные знаки, силу нажима и др. Учесть все эти нюансы при срочном воспроизведении чужой подписи невозможно.

Решение проблемы

Чтобы отказаться от очередной просьбы руководства подписать тот или иной документ, покажите образцы своего почерка директору, указав на то, что у вас более крупный (или, наоборот, мелкий) почерк, другой наклон, не удаются "завитушки" и т. д.

Распишись за меня!

Ситуация

Директор постоянно разрешает вам расписываться за него? Помните, что нередко при этом можно попасть в крайне неприятную ситуацию: вы что-то подписали от имени руководителя (и сделали это, скорее всего, с его одобрения), а он впоследствии отказался от своей подписи, заявив, что она поддельная, и указал на вас как на автора фальшивки.

О чем говорит закон

Пункт 1 ст. 183 Гражданского кодекса РФ гласит:

"При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку".

Таким образом, если вы подписали договор, вам и отвечать за его исполнение, потому что вы сделали это в свою пользу. Так что и отвечать за оплату товаров, работ, услуг, являющихся предметом договора, будете вы, а не директор. Не готовы к такому повороту событий? Тогда и не подписывайте документ!

Последствия

Разумеется, хорошо, что вам доверяют, но помните: если с документом возникнут сложности (при обработке, выполнении его содержания, при принятии решения и т. д.), под угрозой окажется не только ваше пребывание на работе, но и деловая репутация, а порой и личная свобода. В финансово-хозяйственной деятельности любой организации мелочей не бывает, и порой даже нейтральный по содержанию документ может повлечь ряд серьезных последствий, что уж говорить о договорной документации!

А невыполнение условий сделки может привести к претензиям, жалобам, рекламациям со стороны вашего партнера, а также к судебным разбирательствам и даже банкротству вашей организации.

Юридическое лицо может быть признано банкротом, если оно неспособно удовлетворить требования кредиторов по денежным обязательствам и (или) исполнить обязанность по уплате обязательных платежей, если соответствующие обязательства и (или) обязанность не исполнены им в течение трех месяцев с даты, когда они должны были быть исполнены*.

* Пункт 2 ст. 3 Федерального закона "О несостоятельности (банкротстве)" от 26.10.2002 № 127-ФЗ.

Заметьте: в приведенной выше выдержке из Гражданского кодекса РФ говорится о том, что директор может одобрить ваши действия. А если нет?

Судьи разъясняют, что об одобрении сделки должны свидетельствовать конкретные предпринятые директором действия: оплата товаров, работ, услуг; их приемка для использования; направление контрагенту письменного подтверждения об одобрении сделки и др.**

** Пункт 5 Информационного письма ВАС РФ от 23.10.2000 № 57 "О некоторых вопросах практики применения статьи 183 Гражданского кодекса Российской Федерации".

Решение проблемы

1. Предложите директору узаконить именно вашу подпись. Это можно сделать путем выдачи доверенности.

Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено непосредственно соответствующему третьему лицу.

Предупредите директора о том, что подобный документ оформить несложно и недорого.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

В доверенности изложите перечень документов, право подписания которых вам делегируют. Не забудьте о сроке, на который выдается доверенность:

срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Если вы являетесь секретарем (помощником) руководителя структурного подразделения организации, то в этом случае придется посетить нотариуса, т. к. речь в данном случае идет уже о факте передоверия (п. 3 ст. 187 ГК РФ). А срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана (п. 4 ст. 187 ГК РФ).

2. Если ваш начальник отсутствует в офисе, ни в коем случае не берите в руки ручку, а лучше загляните в инструкции по делопроизводству для того, чтобы выяснить, кто должен подписывать документ в таком случае.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например, "и. о", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Так обязывает поступить приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (п. 2.3.1.11).

3. Директор, кроме вас, никому больше не доверяет расписываться? Подскажите руководителю сделать факсимиле. Однако, даже заказав штампик, вы все равно увидите, что подпись выглядит ненатурально, имеется элемент ее искусственности. Если даже вы это видите, то партнеры вашей организации тем более это отметят. Потому здесь не обойтись без внутреннего документа, который бы регламентировал порядок использования факсимильной подписи, например, в приказе могут найти отражение такие вопросы, как:

где будет храниться штамп;

кто из сотрудников является ответственным за его сохранность, у кого

будет доступ к сейфу, ключам и пр.;

кому разрешается проставлять факсимиле;

в каких случаях, на каких именно документах это возможно сделать.

Не забудьте о нюансах! Если ответственным за факсимиле назначили вас, то ставить оттиск вправе только вы.

Не отдавайте в руки штамп другим сотрудникам, не допускайте, чтобы они выносили его за пределы приемной, вашего кабинета и т. д., ведь директор уже не будет контролировать, где поставили его подпись, рассчитывая на вашу ответственность.

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Иными словами, проставлять факсимиле на документах договорного характера возможно только в случае, если ваши партнеры это одобрят, потому юристы рекомендуют в договор (соглашение и пр.) включать отдельное условие о том, что стороны не возражают, что как сам договор, так и сопутствующую ему документацию (приложения к договору и пр.) будут заверять не "живыми" подписями, а факсимильными.

Необходимо знать!

Если руководитель просит вас подписать что-либо от его имени без достаточных к тому оснований, то будьте предельно бдительны.

Лучше потерять место работы, чем лишиться свободы. Часто на практике так пытаются незаконно получить кредит (ст. 176 Уголовного кодекса РФ от 13.06.1996 № 63-ФЗ, лишение свободы на срок до 5 лет), укрыться от погашения кредиторской задолженности (ст. 177 УК РФ, лишение свободы на срок до 2 лет), фальсифицировать решения общего собрания акционеров (участников) хозяйственного общества (ст. 185.5 УК РФ, лишение свободы до 2 лет), уклоняются от уплаты налогов и сборов и др. Не забывайте: уголовный закон практически в каждой статье упоминает про организованную группу, соучастие в совершении преступления, что значительно усиливает меру наказания*.

* О других преступлениях и наказаниях в сфере экономической деятельности читайте в гл. 22 УК РФ.

И еще нюанс: многие нарушения, по своей общественной опасности менее значимые, чем уголовные, названы в другом кодексе - Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) от 30.12.2001 № 195-ФЗ, согласно которому административные нарушения директора могут привести к дисквалификации, т. е. лишении его права несколько лет быть директором (ст. 3.11 КоАП РФ). Данные о таком гражданине помещают в специальный реестр, который с 1 января 2012 г. передан в ведение налогового органа. При упоминании про налоговый орган руководители, как правило, более осторожно принимают решения.

Объясните свой отказ ставить подпись руководителю прямо или завуалировано, сославшись на необходимость проконсультироваться с юристом, коллегами, почитать правовую литературу или попросив разъяснить суть документа. Как правило, такая помощь нужна срочно, а отсрочка не входит в планы директора, поэтому, возможно, он откажется от вашей помощи.

Что делать, если коллеги просят вас расписаться за директора?

От выполнения таких "заданий" надо наотрез отказываться. При определенных обстоятельствах об этом могут доложить самому руководителю либо до него дойдут определенные слухи. Еще хуже, когда он сам рано или поздно увидит поставленный другим лицом "автограф" на документе, который видит впервые.

Вас должна насторожить просьба коллеги расписаться за директора, который присутствует в данный момент на работе. Задумайтесь: почему это не может сделать сам директор? Может быть, от него хотят что-то скрыть? О таких фактах желательно в корректной форме информировать вашего начальника. И еще: почему с такой просьбой обращаются именно к вам? Почему воспроизвести нелегальную подпись не может сам просящий? Нечего удивляться, если вы соглашаетесь на такие просьбы постоянно. А вот если это первый случай и вы согласитесь "выручить" коллегу, то через некоторое время это уже негласно станет частью ваших обязанностей.

Объясните коллегам, что во многих случаях закон обязывает проверять законность подписания лицом документа. Так обязаны делать работники банка, других финансовых учреждений; сотрудники налоговых органов и пр. Большинство из них являются материально ответственными лицами, и все неблагоприятные последствия им придется принимать на себя, если они, вопреки действующим правилам, проигнорируют требование о проверке законности операции или документа.

Что делать, если вам предложили стать руководителем новой фирмы, заставляют выполнить функции кадровика и расстаться с неугодным работником и т. д.

Ответы на эти и многие другие вопросы читайте во второй части статьи в следующем номере журнала.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.06%
  • Делопроизводство 19.1%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.07%
  • Имидж секретаря 12.56%
  • Деловой этикет 13.57%
  • Карьерный рост 9.55%
  • Документооборот 21.11%
  • Электронный документооборот 18.09%
  • Архивное дело 80.4%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль