Документы иностранных компаний

12443
По документам иностранных компаний и иностранных лиц, устраиваемых на работу, может возникать множество вопросов как у работников, так и у руководителей и проверяющих органов. В чем специфика оформления таких документов? Какие документы требуют обязательной легализации? Как осуществляется проверка документов иностранных контрагентов? Особенности оформления документов при заключении трудовых отношений

Взаимодействие российских организаций с иностранными контрагентами, а также деятельность филиалов или представительств иностранных компаний на территории РФ имеют свои особенности и нередко бывают сопряжены с некоторыми трудностями. В частности, больше всего вопросов возникает в связи с документами, необходимыми для работы с иностранными компаниями или деятельности филиалов и представительсв тех или иных иностранных компаний в РФ. В данной статье речь пойдет о специфике оформления таких документов.

Е.В. Шестакова, канд. юрид. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

Специфика документов, предоставляемых иностранными компаниями

Работа с документами, предоставленными иностранной организацией, имеет ряд особенностей. Контрагент - в нашем случае российская организация - может не знать всю специфику ведения документооборота в иностранном государстве, поэтому документы, выдаваемые иностранной организацией, могут иметь совсем иной вид, а также могут быть составлены на иностранном языке. В этом случае рекомендуется запрашивать перевод документов на русский язык. При этом допускается также составление двуязычных договоров.

Данные рекомендации подтверждаются и положениями Налогового кодекса РФ, в котором указывается, что в случае если документы составлены на иностранном языке, то налоговый орган вправе потребовать их перевода на русский язык. Нотариального заверения контрактов, платежных документов и их перевода на русский язык не требуется (ст. 312 НК РФ).

Аналогичные положения содержатся и в законодательстве о валютном регулировании и валютном контроле. Так, по запросу агента валютного контроля представляются надлежащим образом заверенные переводы на русский язык документов, исполненных полностью или в какой-либо их части на иностранном языке. Документы, исходящие от государственных органов иностранных государств, подтверждающие статус юридических лиц - нерезидентов, должны быть легализованы в установленном порядке (ст. 23 п. 5 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-Ф3 «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Документы, требующие легализации:

• документы, подтверждающие статус юридических лиц;

• документы об образовании;

• документы о гражданском состоянии (свидетельство о браке, рождении);

• всевозможные доверенности, справки, решения судов, документы юридических лиц (сертификат о регистрации товарного знака, справка из налоговой инспекции и т. д.).

Перечень документов, подлежащих легализации, в разных случаях будет неодинаковым. Вместе с тем приказом Минюста России от 29.10.2010 № 321 установлен Административный регламент исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по проставлению апости-ля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу.

Виды легализации документов

Существует два основных вида легализации документов - проставление штампа «Апостиль» и консульская легализация. Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.

Апостилирование документов - это проставление специального штампа на официальных документах организаций и учреждений стран - участниц Гаагской конвенции*. Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа.

Согласно ч. 2 ст. 3 Гаагской конвенции 1961 г., проставление апостиля не требуется, если «договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации».

Консульской легализацией иностранных официальных документов называется процедура, предусматривающая удостоверение подлинности подписи, полномочия лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию документ, и соответствия данного документа законодательству государства пребывания.
На заметку!

Заполненный надлежащим образом штамп «Апостиль» удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31 мая 1992 г. в соответствии с постановлением ВС СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов».

Консульское должностное лицо легализует составленные с участием должностных лиц компетентных органов государства пребывания или исходящие от них официальные документы, которые предназначены для представления на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются Российская Федерация и государство пребывания.

Консульское должностное лицо для совершения легализации иностранного официального документа вправе требовать представления его нотариально заверенного перевода на русский язык (ст. 27 Федерального закона от 05.07.2010 № 154-ФЗ «Консульский устав Российской Федерации», ред. от 03.12.2011).

Выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию.

В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью.

Обратите внимание, что апостилирование документов отличается от нотариального удостоверения.

Например, вышеуказанные документы (коммерческие документы, инвойсы и т. д.) могут удостоверяться нотариально.

Если перечень документов установлен законодательно

Еще одной особенностью работы с документами, предоставляемыми иностранными организациями, является то, что в отдельных случаях перечень документов установлен законодательно.

В качестве примера можно назвать перечень документов для открытия (аккредитации) представительства согласно Регламенту исполнения процедур аккредитации филиалов и представительств иностранных юридических лиц в федеральном государственном учреждении «Государственная регистрационная палата при Министерстве юстиции Российской Федерации» (утв. приказом ФГУ Государственная регистрационная палата при Минюсте России от 10.10.2007 № 60/об):

1. Письменное заявление с просьбой разрешить открытие представительства иностранного юридического лица в Российской Федерации.

2. Выписка из торгового реестра страны происхождения иностранного юридического лица или иной документ, подтверждающий факт регистрации иностранного юридического лица в соответствии с законодательством страны его места нахождения.
3. Устав (учредительный договор).

4. Решение иностранного юридического лица об открытии представительства в Российской Федерации.

5. Оригинал и нотариально заверенная копия положения о представительстве иностранного юридического лица в Российской Федерации.

6. Рекомендательное письмо иностранного банка, обслуживающего иностранное юридическое лицо, с подтверждением его платежеспособности (документ действителен в течение 6 месяцев с даты выдачи).

7. Рекомендательные письма российских деловых партнеров.

8. Нотариально заверенная копия генеральной доверенности о наделении главы представительства иностранного ^ юридического лица в Российской Федерации необходимыми полномочиями.

9. Нотариально заверенная копия удостоверенной нотариусом доверенности.

10. Документ, подтверждающий адрес представительства.

11. Оригинал документа о согласовании с администрациями субъектов Российской Федерации об открытии представительства.

12. Карточка сведений о представительстве иностранного юридического лица.

Другим примером являются требования о возврате ранее удержанного налога по выплаченным иностранным организациям доходам (ст. 312 НК РФ).

Резюмируя данные положения, можно выделить следующие рекомендации по работе с документами иностранных компаний:

• запрашивайте документы на русском языке;

• русский язык в случае наличия расхождений в переводе должен быть превалирующим;

• возникшие споры целесообразно рассматривать в Российской Федерации (например, Арбитражном суде г. Москвы);

• ряд документов (например, документы юридических лиц или физических лиц об образовании и актах гражданского состояния) подлежат легализации;

• при совершении какой-либо сделки, проведении операций по регистрации представительства, получении лицензий иностранной компанией уточните перечень документов, установленных российским законодательством.

Проверка документов иностранных контрагентов

Получая документы от иностранных контрагентов, особое внимание необходимо уделять проверке требований законодательства, поскольку в противном случае могут возникнуть проблемы, например, с налоговыми органами, отделами ЗАГС, контрагентами.

При этом судебная практика по данному вопросу сложилась крайне противоречивая.
Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.07.2009 по делу № А33-11586/08 суд сделал вывод о том, что налоговое законодательство не предусматривает предоставление товаросопроводительных документов на русском языке. Суд решил, что компания предоставила полный пакет документов для получения возмещения налога. При этом закон не требует перевода сопроводительных документов.

Однако в постановлении ФАС Центрального округа от 27.10.2009 по делу № А68-8971/08-551/12 суд пришел к иному выводу. Суд указал, что компания должна была перевести документы и представить налоговому органу заверенные переводы свифт-сообщений, составленных на иностранном языке.

Более безопасной позицией в этой связи будет осуществление перевода предоставляемых документов.

В случае работы с иностранным контрагентом рекомендуем требовать от зарубежных партнеров для подтверждения их резидентства документы, исходящие именно от тех компетентных органов, которые поименованы в соответствующем международном соглашении (либо от уполномоченных ими лиц) (приказ МНС России от 28.03.2003 № БГ-3-23/150 «Об утверждении Методических рекомендаций налоговым органам по применению отдельных положений главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации, касающихся особенностей налогообложения прибыли (доходов) иностранных организаций»), а также документы, подтверждающие его постоянное местопребывание за каждый календарный год, исходя из решения ФАС ЗападноСибирского округа от 17.05.2011 по делу № А27-10300/2010. В данном решении суд изучал вопрос реализации компанией долей в уставном капитале и удержание НДФЛ налоговым агентом. В этом споре существенное значение имел вопрос резидентства, т. е. нахождения в РФ более 183 дней. Решение налогового органа признано незаконным в части доначисления НДФЛ, налога на имущество, НДС, налога на прибыль, пеней, штрафов, поскольку общество не являлось налоговым агентом в отношении физических лиц при реализации ими долей в уставном капитале, в связи с чем обязанность по исчислению, удержанию и перечислению НДФЛ с выплат за приобретенные доли в уставном капитале отсутствовала.

К иным документам, предоставляемым контрагентом, предъявляются требования к содержанию обязательных реквизитов (п. 9. приказа Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 «Об утверждении Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей», зарегистрированного в Минюсте России 29.08.2002 № 3756). К этим реквизитам относятся следующие:

1) наименование документа (формы);

2) дата составления документа;

3) при оформлении документа от имени:

• юридических лиц: наименование организации, от имени которой составлен документ, ее ИНН;

• индивидуальных предпринимателей: фамилия, имя, отчество, номер и дата выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, ИНН;

• физических лиц: фамилия, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства, ИНН, если он имеется;

4) содержание хозяйственной операции с измерителямив натуральном и денежном выражении;

5) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (для юридических лиц);

6) личные подписи указанных лиц и их расшифровки,включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

В случае если в документе содержатся указания о стоимости, данную сумму следует переводить в рубли в соответствии с Налоговым кодексом РФ.

Например, контролирующие органы неоднократно подчеркивали, что суммы в первичных учетных документах m нужно указывать в рублях (письма Минфина России от 12.01.2007 № 03-03-04/1/866, УФНС России по г. Москве от 21.04.2009 № 16-15/038922 «О невозможности принятия к учету акта выполненных работ по форме № КС-2, выставленного в иностранной валюте»).

При приобретении оборудования также следует запросить обязательные сертификаты, если в России установлена обязательная процедура сертификации на данное оборудование.

Обязательная сертификация установлена, например, Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ (ред.от 06.12.2011) «О техническом регулировании», Воздушным кодексом Российской Федерации от 19.03.1997 № 60-ФЗ, Федеральным законом от 24.06.2008 № 90-ФЗ «Технический регламент на масложировую продукцию» и иными нормативными актами.

Подводя итог вышесказанному, следует:

• удостовериться в наличии перевода на русском языке, эквивалентного языку оригинала;

• затребовать документы, подтверждающие резидентство;

• проверить наличие обязательных документов.

О случаях запросов контрагентами сертификатов и лицензий, особенностях оформления документов при заключении трудовых отношений с иностранными гражданами читайте в следующем номере журнала.

Словарь

Нерезиденты (англ. non-resident) - юридические, физические лица, действующие в одном государстве, но постоянно зарегистрированные и проживающие в другом.

Легализация (от лат. legalis - «законный») - подтверждение подлинности имеющихся на документах подписей компетентных должностных лиц.

Инвойс - это документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров, их количество и цену, по которой они будут поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе.

Коносамент - это расписка, выдаваемая агентом транспортного предприятия (обычно судна или самолета) грузоотправителю, удостоверяющая принятие груза к перевозке и содержащая обязательство перевозчика выдать груз в пункте назначения держателю.

Свифт-сообщение - это межбанковский (межфилиальный) документ, которым банк - отправитель валютной выручки извещает банк-получатель (банк-корреспондент) о направлении валютной выручки клиенту данного банка.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 8.97%
  • Делопроизводство 15.38%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.54%
  • Имидж секретаря 11.54%
  • Деловой этикет 11.54%
  • Карьерный рост 9.62%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 14.74%
  • Архивное дело 79.49%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль