Регламентация делопроизводства: проблемы и решения

9368
Инструкция по ведению делопроизводства как основной локальный нормативный акт в сфере работы с документами. Основные разделы Инструкции. Этапы подготовки текста этого документа.

Основным локальным нормативным актом в сфере работы с документами является Инструкция по делопроизводству, в которой закрепляются принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском документов организации.

Традиционно в инструкциях по делопроизводству описывается порядок работы с организационно-распорядительной документацией, другие системы документации при этом не затрагиваются. Представляется более целесообразным при разработке названных инструкций показывать порядок работы со всеми системами документации, применяемыми в организации, или дополнительно к Инструкции по делопроизводству составлять, например, Инструкцию по кадровому делопроизводству.

Основные разделы Инструкции по делопроизводству

Текст Инструкции по делопроизводству может включать следующие разделы.

Общие положения.

Это вводная часть Инструкции, где прежде всего определяется назначение данного документа, цель и задачи его разработки. Обязательно указывается, в соответствии с какими нормативными правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется.

Следует отметить, что вопросы нормативно-правового обеспечения организации и ведения делопроизводства остаются одними из наиболее актуальных в настоящее время.

Федеральные органы исполнительной власти должны разрабатывать инструкции по делопроизводству на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. При этом в инструкциях по делопроизводству должны учитываться условия и специфика деятельности федерального органа исполнительной власти.

Другие организации при разработке инструкций по делопроизводству руководствуются рекомендациями Государственной системы документационного обеспечения управления.

В данном разделе регламентируется делопроизводство в организации: устанавливается, кто отвечает за состояние делопроизводства, осуществляет организационно-методическое руководство в области документирования управленческой деятельности и контролирует работу с документами. Здесь же целесообразно показать, как осуществляется прием-передача дел при смене специалистов, работающих с документами, а также при их замене в период отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т. п.), какие действия следует предпринимать в случае утраты или порчи документов.

Состав документов организации.

В разделе определяются виды документов, используемых для документирования функций управления. Материалы этого раздела являются основой для разработки Табеля и Альбома форм документов.

Подготовка документов.

Здесь рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов:

состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных групп документов (организационных, распорядительных, информационно-справочных и др.), порядок придания документам юридической силы.

В данном разделе следует указать, кто участвует в согласовании проектов документов, в том числе из других организаций. В самостоятельный подраздел можно выделить требования к языку и стилю служебных документов. С учетом материалов данного раздела разрабатываются Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов.

Организация документооборота.

В этой части Инструкции харак­теризуются все процедуры, связанные с обработкой документов в процессе их движения, отдельно для потоков документов, поступающих из других организаций (входящих), отправляемых в другие организации (исходящих), создаваемых и используемых в организации (внутренних).

Для входящих документов важно показать, по каким критериям в ходе предварительного рассмотрения документов они подразделяются на:

  • регистрируемые в службе делопроизводства и регистрируемые в структурных подразделениях;
  • передаваемые на рассмотрение руководителю организации направляемые непосредственно в структурные подразделения;
  • контролируемые в ходе исполнения и не подлежащие контролю.

В этом же разделе должно быть определено, кто и как ведет учет объема документооборота в организации, как используются получаемые данные для совершенствования работы с документами и определения оптимальной штатной численности работников делопроизводственной службы.

Материалы данного раздела Инструкции являются основой для разработки Графика документооборота организации.

Регистрация документов.

В Инструкции по делопроизводству должны быть показаны: регистрационные формы, используемые в организации - традиционные (книги, журналы, карточки) и электронные; принятая система индексации документов; порядок регистрации входя­щих, исходящих и внутренних документов.

Контроль исполнения документов.

В данном разделе описывается система постановки документов на контроль и ведения контроля, ука­зывается порядок снятия документов с контроля, определяются показа­тели, характеризующие состояние исполнительской дисциплины, а также меры воздействия на исполнителей, нарушающих сроки исполнения документов.

Особое внимание в Инструкции должно быть уделено предупредительному контролю, направленному на исключение ситуаций, приводящих к срыву исполнения документов.

Организация документов в делопроизводстве.

В разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной в организации номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.

Здесь же должен быть показан порядок оперативного хранения документов: оформление обложек дел, использование дел в справочных целях, условия изъятия из дел отдельных документов при необходимости и т. п.

Передача документов на архивное хранение.

В Инструкцию по делопроизводству обязательно должны быть включены вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.

В разделе следует описать порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительного и по­стоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в упорядоченном состоянии в государственные и муници­пальные архивы на основании соответствующих договоров.

Названные разделы Инструкции по делопроизводству при необхо­димости могут быть дополнены другими по усмотрению организации, например:

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциаль­ную информацию, лучше изложить в отдельной инструкции, так как знакомиться с ней и работать в соответствии с ее требованиями должны лишь те сотрудники, которые имеют доступ к документам, содержащим коммерческую тайну, в то время как Инструкцией по делопроизводству руководствуются все работники организации, связанные с обработкой документов.

В Инструкции по конфиденциальному делопроизводству должны быть указаны виды информации, составляющей коммерческую тайну; виды и разновидности конфиденциальных документов; правила работы с этими документами; доступ к конфиденциальной информации; режим коммерческой тайны, ее охрана и т. п.

Приложения к Инструкции по делопроизводству

К Инструкции по делопроизводству помимо названных в первой части настоящей статьи документов (Табель форм документов, Альбом форм документов, Сборник типовых и трафаретных текстов, График документооборота организации) также целесообразно приложить:

  • образцы бланков официальных документов организации;
  • образцы регистрационных форм (желательно с примерами их заполнения);
  • разработанные в организации классификаторы и перечни, например: классификатор структурных подразделений, классификатор исполнителей, перечень причин неисполнения документов и т. д.;
  • формы документов аналитического характера (справка о состоянии исполнительской дисциплины, сведения об объеме документооборота и т. п.);
  • формы: номенклатуры дел, внутренней описи документов дела, описей дел (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу), листа-заверителя дела, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Согласование и утверждение Инструкции

Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой дело­производства с участием представителей всех структурных подразделе­ний организации и согласовывается с заинтересованными должностными лицами (например, с заместителем руководителя организации, отвечающим за ведение делопроизводства, с руководителем юридической службы, с руководителями других структурных подразделений организации). Согласованный проект Инструкции утверждается при­казом руководителя организации, так как введение Инструкции в действие требует осуществления ряда организационных мероприятий, которые должны быть доведены до работников распорядительным актом руководителя, например:

Закрытое акционерное общество "ТЕХНИКА-СЕРВИС" (ЗАО "ТЕХНИКА-СЕРВИС")

30.11.2009 ПРИКАЗ Москва № 122

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

В целях упорядочения работы с управленческой документацией, обеспечения сохранно­сти документов и совершенствования информационно-поисковой системы по документам организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству и ввести ее в действие с 01.01.2010.

2. Всем работникам организации руководствоваться правилами работы с документами, содержащимися в Инструкции по делопроизводству. Ответственные - руководители струк­турных подразделений, срок - постоянно.

3. Зав. канцелярией Ждановой Г.В. провести с 14.12.2009 по 18.12.2009 занятия с руково­дителями структурных подразделений организации по разъяснению основных положений Инструкции по делопроизводству. График проведения занятий представить на утверждение до 05.12.2009 и довести до сведения руководителей структурных подразделений до 10.12.2009.

4. Зав. канцелярией Ждановой Г.В. совместно с зав. копировально-множительной службой Богдановой Р.И. обеспечить тиражирование Инструкции и ее передачу в структурные под­разделения организации в срок до 11.12.2009.

5. Начальнику административно-хозяйственного отдела Семенову Д.И. обеспечить кан­целярию необходимым комплектом регистрационных книг, учетных карточек и т. п. в соот­ветствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. Срок - до 25.12.2009.

6. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя директора по организацион­ным вопросам Федорова Д.Т.

Директор Зам. директора по организационным вопросам Д.Т. Федоров
30.11.2009

Зав. канцелярией Г.В. Жданова
30.11.2009

С приказом ознакомлены:

зав. копировально-множительной службой Б.А. Тихонов
30.11.2009

Юрисконсульт Ю.Н. Львов
30.11.2009

зав. копировально-множительной службой Р.И. Богданова
30.11.2009

начальник административно-хозяйственного отдела Д.И.Семенов
30.11.2009

Даты

В дело № 01-06
Круглова 01.02.2010

О.С. Круглова
231-15-16

Применение Инструкции

Служба делопроизводства обязана постоянно оказывать методиче­скую помощь структурным подразделениям организации по вопросам применения Инструкции по делопроизводству.

В дальнейшем, в процессе применения Инструкции по делопроиз­водству, как правило, возникает необходимость изменения, уточнения или отмены отдельных положений. Вносимые в Инструкцию изменения должны согласовываться с заинтересованными должностными лицами и вводиться приказом руководителя организации, например:

Закрытое акционерное общество "ТЕХНИКА-СЕРВИС" (ЗАО "ТЕХНИКА-СЕРВИС")

29.01.2013 ПРИКАЗ Москва № 12 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству"

В связи с необходимостью совершенствования в организации системы контроля испол­нения документов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести следующие изменения в раздел 6. "Контроль исполнения документов" Инструк­ции по делопроизводству:

1.1. В пункте 6.3 слово "упреждающий" заменить словом "предупредительный".

1.2. Пункт 6.5 "Обязательному контролю подлежат" дополнить словами "запросы депу­татов".

№ 1 2010 27

1.3. В пункте 6.7 перед словом "днях" добавить слово "календарных". 2. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя директора по организацион­ным вопросам Федорова Д.Т.

Директор Зам. директора по организационным вопросам Д.Т. Федоров
29.01.2010

Зав. канцелярией Г.В.Жданова
29.01.2010

С приказом ознакомлены:

зав. копировально-множительной службой Б.А. Тихонов
29.01.2010

Юрисконсульт Ю.Н. Львов
29.01.2010

зав. копировально-множительной службой Р.И. Богданова
30.11.2009

начальник административно-хозяйственного отдела Д.И.Семенов
30.11.2009

Даты

В дело № 01-06
Круглова 01.02.2010

О.С. Круглова
231-15-16

За невыполнение или ненадлежащее выполнение требований Инструкции по делопроизводству работники организации несут дисциплинарную ответственность, что должно найти отражение в соответствующих разделах должностных инструкций.

Говоря о построении нормативно-методической базы ведения де­лопроизводства в организации, нам стоит затронуть еще одну про­блему. Эта проблема связана с обработкой документов в процессе их движения в организации. Рассмотрим некоторые, наиболее важные вопросы.

Обработка документов любого типа в организации

Процесс работы с документами любого типа (поступающими из других организаций или входящими; отправляемыми в другие органи­зации или исходящими; создаваемыми в организации и используемыми работниками организации в управленческом процессе или внутренними) сводится к передаче документа от одного должностного лица к другому, из одного структурного подразделения в другое, т. е. к движению доку­мента внутри организации.

Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы должны возвращаться отправителю с соответ­ствующим сопроводительным письмом, где указываются причины воз­врата.

Нередко отсутствие документов в конвертах или бандеролях (договоров, актов экспертизы, технических документов) приводит к конфликтным ситуациям, поэтому факт отсутствия наиболее важных документов лучше подтвердить составлением акта, второй экземпляр которого желательно выслать отправителю корреспонденции.

Важно знать

Выбор оптимального марш­рута движения входящего документа обеспечивает быстрое решение содержа­щегося в н ем вопроса, а также экономит рабочее время руководителя.

Целесообразно включить в Сборник типовых и трафаретных тек­стов примеры названных документов (письма и акта).

Скорость движения документов в организации

Одним из показателей хорошо организованного документооборота является скорость движения документов в организации, на которую, в свою очередь, влияет количество проходимых документом инстанций и осуществляемых передач документа от одного должностного лица другому.

Например, поступивший в организацию ДОКУМЕНТ направляют на рассмотрение первому руководителю организации, несмотря на то, что содержащийся в нем вопрос мог бы разрешить (в рамках своей компетенции) руководитель соответствующего структурного подразделения или специалист организации.

Эта тенденция - передача всей поступающей корреспонденции ру­ководителю организации - наблюдается сейчас во многих современных организациях, что никак не может быть оправдано и существенно за­медляет движение и обработку документов. При этом документы "об­растают" множеством резолюций, повторяющих одни и те же задания, передаваемые исполнителям по иерархии управления.

Поэтому в Инструкции по делопроизводству, как уже отмечалось выше, обязательно должен быть решен вопрос о предварительном рас­смотрении поступающих в организацию документов с целью распреде­ления их на два потока:

  • направляемые на рассмотрение руководителю организации;
  • направляемые на исполнение в структурные подразделения или конкретным исполнителям (минуя руководителя организации).

Правильное распределение поступившей корреспонденции необхо­димо для выделения документов по оперативным вопросам, не требую­щих рассмотрения руководителем организации.

Систематический учет документов

Анализ действующих в различных организациях инструкций по делопроизводству показывает, что большинство из этих локальных нормативных актов содержит необходимое указание о систематическом учете количества обрабатываемых в организации документов, т. е. об учете объема документооборота, но не всегда данный вопрос рас­крывается в инструкциях правильно.

Так, не во всех организациях специалисты службы ДОУ учитывают количество размноженных экземпляров документов, мало где подсчитывают помимо документов на традиционном бумажном носителе также и документы, полученные и отправленные по каналам связи, в том числе телефонограммы, распечатанные видеограммы и письма, пришедшие по электронной почте.

Кроме того, в крупных организациях, как правило, учет объема до­кументооборота должен осуществляться не только в организации в целом, но и в структурных подразделениях, а также по отдельным группам документов.

В Альбом форм документов следует включить разработанную в организации форму сводки об объеме документооборота, которая будет в дальнейшем заполняться за определенный период: ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службе ДОУ.

При необходимости в сводке могут быть предусмотрены сведения о количестве обработанных документов по их видам, фамилиям испол­нителей и другим признакам.

Регистрация документов и классификаторы

Документы, требующие учета, исполнения и использования в спра­вочных целях, подлежат регистрации в учетных формах, разрабаты­ваемых по усмотрению организации.

В сложившейся практике работы многих организаций имеет место по­вторная регистрация в структурных подразделениях входящих документов, ранее уже зарегистрированных в службе ДОУ. При этом документу при­сваивают новый регистрационный номер. Однако основным принципом регистрации является ее однократность, в связи с чем недопустимо при­своение документу нового регистрационного номера при его повторной регистрации в структурном подразделении, т. е. в подразделении поступив­ший документ должен быть учтен под тем номером, который был присвоен ему службой ДОУ. Это правило регистрации входящих документов должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству.

Обязательным приложением к Инструкции по делопроизводству должны стать и классификаторы, без которых невозможно правильно индексировать служебную переписку.

В зависимости от разновидностей писем разрабатываются классификаторы корреспондентов, структурных подразделений, направлений деятельности и т. д.

В.И. Андреева, канд. ист. наук, проф. каф. трудового права РАП



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль