Контроль и информация. Информационные системы

6544
Информационные потоки в компании по важности аналогичны кровеносной системе человека. На данном занятии школы менеджмента мы рассмотрим роль информации в работе менеджера, классификацию деловой информации, понятие информационного менеджмента, обозначим, каким образом информационные системы участвуют в процессе контроля. Также мы немного остановимся на типах информационных систем, применяемых в компаниях.

Информационные потоки в компании по важности аналогичны кровеносной системе человека. На данном занятии школы менеджмента мы рассмотрим роль и важность информации в работе менеджера, характеристики полезной информации, обозначим, каким образом информационные системы участвуют в контроле. Также немного остановимся на типах информационных систем, применяемых в компаниях.

Информация и менеджер

Дадим определения ключевых понятий: информация и данные. Данные - это сведения, факты, величины. Информация - это данные, которые организованы таким образом, чтобы приносить пользу людям.

Читайте также:

Управление взаимоотношениями с коллегами: как правильно выбрать модель взаимодействия

Как выбрать правильную модель поведения, чтобы получать удовольствие от общения с коллегами

Например, характеристика принтера - скорость печати 10 страниц. Минуту – это данные. Данными так же является средний объем печатаемых документов, скажем, 1000 страниц в час. Вывод о том, что скорость данного принтера недостаточна для того, чтобы обеспечить существующие потребности печати (10 с. в мин х 60 мин < 1000 с.), - это информация.

Информация всегда была и остается неотъемлемой частью работы любого менеджера. Менеджмент сам по себе может быть представлен как процесс сбора и получения, обработки и распространения информации. Руководитель ежедневно получает информацию и данные в различных формах:

  • телефонные звонки,
  • служебные/докладные записки,
  • отчеты,
  • переписка,
  • деловая пресса,
  • формальные и неформальные переговоры.

Часть информации используется сразу же.

Например, получив служебную записку от подчиненного о возможных путях решения возникшей проблемы, менеджер дает указание решить проблему тем или иным способом, либо, получив письмо, руководитель дает своему помощнику задание - подготовить ответ.

Другая часть информации может быть отложена с тем, чтобы найти ей применение в будущем.

Например, получено письмо, содержащее деловое предложение, которое может быть интересно при заключении нового договора на поставку.

Частично полученная информация используется для создания новой информации.

Скажем, на основе полученных от подчиненных отчетов об их деятельности менеджер составляет отчет для передачи вышестоящему руководителю.

Некоторая часть полученной информации передается заинтересованным лицам.

Например, просматривая деловую прессу, менеджер обнаруживает информацию или данные, которые могут быть интересны его коллеге.

Оставшаяся ненужная часть информации отбрасывается.

Необходимость управлять информацией (сортировать, оценивать, упорядочивать, хранить в удобном и доступном виде) и контролировать ее растет вместе с ростом объемов самой информации.

Следующее важное понятие: информационные ресурсы - весь имеющийся объем информации в информационной системе, где под информационными системами подразумеваются как собственно инфор­мационные системы, так и библиотеки, архивы, банки данных. Другими словами, информационные ресурсы - это организационно оформленная и систематизированная совокупность целенаправленных данных, обе­спечивающих взаимодействие между элементами компании, а также между компанией и внешней средой.

Классификация деловой информации

Деловую информацию можно классифицировать:

  • по расположению источника информации по отношению к компании: внешняя и внутренняя информация;
  • целевому назначению информации: рыночная, геополитическая, финансовая информация;
  • характеру получения: первичная и вторичная информация.

Источниками внешней информации являются экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, партнерами, собственниками, государственными органами.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер, а следовательно, требует особого внимания и нестандартных процедур обработки.

Можно выделить следующие виды внешней информации по целевому назначению:

  • Рыночная информация включает сведения, мнения специалистов о рынках, товарах и перспективах их развития.
  • Информация о конкурентах. Эта информация может касаться ис­пользуемых конкурентами производственных технологий, марке­тинговой политики, специалистов, поставщиков сырья.
  • Макроэкономическая и геополитическая информация - это ин­формация о состоянии экономики страны, экономических и по­литических взаимоотношениях между странами. Как правило, эта информация требуется компаниям для разработки долгосрочной стратегии.
  • Информация о поставщиках и потенциальных поставщиках. Данная информация характеризует такие показатели, как расположение, надежность, качество и время доставки.
  • Внешняя финансовая информация характеризует процентные став­ки, валютные курсы, динамику курсов финансовых инструментов, движение на рынке капитала и т. д.
  • Информация из государственных органов и органов управления включает законы, постановления, сообщения налоговых органов.

Внутренняя деловая среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия, а также технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информацию.

В отличие от внешней информации информация внутренней среды, как правило, точная и достаточно полно отражает финансово-хозяй­ственное состояние предприятия.

Обработка внутренней информации обычно осуществляется с помощью стандартных формализованных процедур документооборота и внутрифирменного электронного документооборота.

По целевому назначению внутренняя информация может быть раз­делена на следующие категории:

- Информация о производстве и сбыте:

  • издержки,
  • производительность труда,
  • качество продукции,
  • отходы производства,
  • поставки,
  • методы и каналы сбыта.

- Информация о трудовых ресурсах:

  • уровень квалификации и обучение персонала,
  • расходы на кадровое обеспечение.

- Внутренняя финансовая информация:

  • финансовые показатели работы фирмы по данным бухгалтерских балансов и другой отчетности.

Как и любая классификация, приведенная классификация достаточ­но условна, однако она позволяет понять структуру внешней и внутрен­ней информации, необходимой для обеспечения выживаемости и кон­курентоспособности компании.

Информация может быть получена в результате деятельности ком­пании. Такую информацию называют первичной. Если же информация получена из каких-то уже имеющихся источников (газет, журналов, служб деловой информации, торговых ассоциаций, компаний, специализирую­щихся на сборе информации), она считается вторичной.

Характеристики полезной информации

Информация необходима для процесса принятия решений. Под­держка процесса принятия решений может быть эффективной при условии обеспечения следующих свойств информации:

  • Достоверность. Информация считается достоверной, если она не искажает реальное положение дел.
  • Полнота. Информация полна, если ее достаточно для понимания, принятия решений.
  • Объективность. Объективной считается информация, на которую методы обработки оказывают наименьшее субъективное влияние.
  • Доступность. Доступность информации - это мера возможности ее получения.
  • Актуальность. Актуальная информация соответствует текущей действительности.
  • Понятность. Информация является понятной, если она выражена языком, доступным людям, для которых она предназначена.
  • Своевременность. Информация своевременна, если она предостав­лена в нужный момент и несет в себе сведения, необходимые для ее понимания и принятия решений.
  • Ценность. Ценность информации отражает степень снижения состояния неопределенности.

Информационный менеджмент

Информационный менеджмент - процесс, направленный на обеспечение персонала компании, клиентов и поставщиков своевременной, полезной, актуальной, достоверной информацией с целью выполнения миссии компании.

Информационный менеджмент включает: планирование, прогнозирование, организацию, координацию, контроль деятельности организации в сфере информации, информационных технологий и систем.

Информационный менеджмент направлен, прежде всего, на управление информационными ресурсами, которое включает: оценку инфор­мационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления (планирование и прогнозирование); изучение документооборота организации, его рационализацию; стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных (организация); преодоление проблемы несовместимости типов данных; создание и поддержку систем управления данными (координация).

Информация и контроль

Информация является как инструментом контроля, так и его предметом. Во-первых, именно в результате развития информационных технологий и информационных систем появилась возможность точно фиксировать результаты каждой операции процесса производства или бизнес-процесса и впоследствии анализировать, координировать и оптимизировать их. Большинство современных методов и инструментов контроля реализуемы только с помощью информационных техно­логий и систем, особенно в тех случаях, когда сами процессы осущест­вляются с использованием компьютерной техники и информационных систем.

Скажем, отследить состояние (этап, который он проходит) проекта документа в системе электронного документооборота можно только имея соответствующие возможности в этой системе.

Во-вторых, информация является предметом пристального контроля. Если представить процесс работы с информацией в компании в виде трех крупных этапов: получение информации, обработка, пере­дача информации во внешнюю среду, то на каждом из этапов будет осуществляться контроль.

На этапе получения информации, прежде всего, должна отсеиваться (или фильтроваться) вредоносная (вирусы и другие вредоносные программы) и мусорная (спам) информация. Оставшаяся информация оценивается в соответствии с характеристиками полезной информации (см. выше), скажем, неактуальная информация или информация, полу­ченная из непроверенных источников, также должна быть исключена.

На этапе обработки необходимо проконтролировать, во-первых, то, что в обработку поступает именно та информация, которая должна быть обработана, во-вторых, что используются соответствующие методы и средства обработки (информационные технологии и информационные системы, см. ниже), и в-третьих, что информация используется эффективно, то есть полученные результаты используются в процессе реализации различных функций менеджмента: при планировании, прогнозировании, принятии решений, организации, мотивации, контроле.

При выходе информации из компании (передаче информации во внешнюю среду) контроль отслеживает, не происходит ли утечки информации, соблюдаются ли внутренние положения и инструкции по инфор­мационной безопасности и защите информации, а также осуществляется ли мониторинг формы исходящей информации на предмет соответствия различным регулирующим и нормативным документам (то есть соблюдение правил оформления бумажных и безбумажных до­кументов).

Информационная система

Прежде чем перейти к понятию "информационная система", остановимся на понятии "информационная технология". Информационные технологии - это процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработ­ки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

Информационная технология включает:

  • комплекс технических средств, состоящий из средств вычислитель­ной, коммуникационной и организационной техники;
  • комплекс программных средств, состоящий из системного (общего или инфраструктурного) и прикладного программного обеспечения;
  • организационно-методическое обеспечение, включающее инструк­тивные и нормативно-методические материалы по организации рабо­ты управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии.

Термин информационная система в современной практике упо­требляется в двух трактовках. В первом случае - это комплексное по­нятие, характеризующее совокупность информации, информационных ресурсов, информационных технологий, а также персонала: пользовате­лей (к примеру, бухгалтер, маркетолог, кладовщик и др.) и профессиона­лов (системный администратор, программист и т. п.), работающих и под­держивающих информационные системы. То есть все элементы, участвующие в создании, обработке, использовании, передаче информа­ции и информационных ресурсов. Во втором - под "информационной системой" подразумевают некоторую программу или приложение.

Основные типы информационных систем или приложений, используемых в компаниях

Все программы в компании делятся на две большие категории: инфраструктурные приложения и бизнес-приложения.

Инфраструктурные приложения. Инфраструктурные приложения предназначены для того, чтобы обеспечить и поддержать работу бизнес-приложений. К инфраструктурным приложениям относятся:

  • Языки программирования и системы разработки приложений.

Их назначение заключается в том, чтобы при необходимости создать новое бизнес-приложение, то есть создать программу, выполняющую необходимую задачу пользователя.

  • Предположим, в компании есть система электронного документооборота и система управления кадрами. Для того чтобы данные попадали из одной системы в другую,необходимо создать программу, которая позволит это делать.
  • Системы управления базами данных и хранилища данных предна­значены для организации и хранения различных данных компании.
  • Системы бизнес-анализа (Business Intelligence - BI).

В данную группу входит программное обеспечение, предоставляющее методы анализа, оценки, поиска, прогнозирования, оптимизации, пригодные для применения в самых различных областях.

  • Программное обеспечение для управления корпоративной сетью и системами. Так же как и любому компьютеру для работы нужна операционная система, корпоративным сетям необходима система, управляющая их работой.
  • Программное обеспечение по безопасности компании включает как простейшие антивирусные пакеты, так и сложные корпоративные системы информационной безопасности.

Бизнес-приложения. Бизнес-приложения, в свою очередь, направ­лены на решение уже конкретных задач бизнес-пользователей.

Например, менеджеров отдела снабжения, бухгалтеров, маркетологов, инженеров.

Выделим некоторые группы бизнес-приложений:

  • Управление ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planning -ERP).

Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом, снабжением и другие экономические и организационные задачи.

  • Управление взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management - CRM).

Эта группа систем направлена на автоматизацию маркетинга, деятельности торговых представителей, службы поддержки и обслуживания клиентов, организацию центров обработки вызовов и контакт-центров, техническую поддержку клиентов.

  • Управление логистической сетью (Supply Chain Management - SCM).

Данные системы направлены на синхронизацию спроса и предложения, осуществляемую с минимальными затратами. Основными функциями БСМ - системы являются:управление складами, управление поставками (транспорт, организация торговых площадок).

  • Программное обеспечение для проектирования и дизайна (систе­мы автоматизации инженерных разработок CAE - Computer Aided Engeneering, системы управления разработкой продукта PDM -Product Design Management, системы компьютерной поддержки ди­зайна CAD - Computer Aided Design).

Предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров, а также руководителей конструкторских подразделений при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

  • Системы управления знаниями и информационным взаимодействи­ем. В эту группу входят:
  • электронная почта и ведение календаря;
    системы поддержки групповой работы - GroupWare; Например, Lotus Notes/Domino, Outlook/Projects/Exchange.
  • приложения, позволяющие организовать информационное взаи­модействие в реальном времени;
  • Чаты, ICQ, IP-телефония.
  • приложения управления содержимым и документами.

Данные программы предназначены для организации, хранения и использования корпоративных знаний и контента, а также для управления доступом к ним и обеспечения их безопасности. Системы электронного документооборота предназначены для обеспечения хранения, поиска, управления версиями, маршрутизации и других этапов жизненного цикла документа.

В заключение нужно сказать, что информационные системы, с одной стороны, позволяют решать многие задачи и проблемы бизнеса, а с другой стороны - сами требуют полнофункционального управления на всех уровнях компании.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль