Технология работы с входящими документами

21318
Входящие документы - это официальные документы, поступающие в организацию или учреждение. Как уже говорилось в предыдущей публикации, направление движения поступающих документов и технология их обработки зависят от того, кто является автором документа (вышестоящее учреждение, подведомственная организация или организация, не находящаяся в соподчиненной связи с вашей орга­низацией), от значимости и сложности вопросов, составляющих его со­держание, а также от структуры организации и сложившейся в ней систе­мы делопроизводства.

Этапы обработки входящих документов

Маршруты движения документов, как и операции по их обработке, определяются и другими факторами.

Например, документы могут являться ответными (т. е. полученными в ответ на письма-запросы вашей организации) или инициативными. Имеет значение и то, требуют ли входящие документы ответа или они присланы для сведения. Однако, несмотря на указанные особенности и специфику ведения дел в конкретных организациях, в основе работы с поступающими документами лежат типовые технологии.

Обработка входящих документов предполагает:

  • их получение;
  • распределение на документопотоки, которые имеют разную направленность и стадии рассмотрения;
  • регистрацию;
  • рассмотрение руководителями разных уровней и определение исполнителей;
  • передачу на исполнение;
  • осуществление контроля исполнения;
  • исполнение и подшивку исполненного документа в соответствующее дело.

Рассмотрим некоторые особенности действий с документами после их получения организацией.

Все поступившие в организацию документы, независимо от способа их доставки, могут быть направлены руководителю (заместителям ру­ководителя), в структурные подразделения или непосредственно исполнителям. Это определяется службой ДОУ или секретарями руководителей. Возможна ситуация, когда поступившие документы проходят "двухступенчатое" распределение на более мелкие документопотоки: вначале работники службы ДОУ определяют документы, которые должны пройти рассмотрение руководителем, и направляют их в соответствующий секретариат. Руководитель секретариата или секретарь - помощник руководителя еще раз просматривает документы и выявляет те из них, которые могут быть направлены заместителям руководителя, курирующим определенные вопросы деятельности организации, или руководителям структурных подразделений.

Здесь очень важен опыт работников, просматривающих документы, их знание направлений деятельности организации, прав структурных подразделений. Кроме того, многое определяется позицией руководителя, которая позволяет или не позволяет его помощникам принимать подобные решения. Эффективную помощь могут оказать справочные материалы, например перечни документов, требующих обязательного направления руководителям, перечни нерегистрируемых документов. В любом случае при определении, кому направить поступившие документы, учитывают статус автора поступившего документа (организации или частного лица), вид документа (приказ, письмо), сроки решения вопроса, указанные в документе, и, конечно же, содержание.

Можно привести такой пример: организация получила письмо, касающееся проведения выставки, адресованное руководителю структурного подразделения. Если это приглашение посетить выставку, письмо может быть направлено непосредственно указанному адресату, минуя руководителя организации, особенно если деятельность отдела связана с продукцией, представленной в экспозиции. Руководитель подразделения в последствие сам может решить вопрос посещения выставки и все сопутствующие вопросы со своими руководителями. Однако если содержание письма касается участия в выставке, оно должно быть передано на рассмотрение руководителю, так как в данном случае необходимо решение целого ряда существенных вопросов, включая финансовые. Письмо может носить информационный характер и содержать только сообщение о проведении выставки. В данном случае при определении адресата необходимо руководствоваться тем, насколько важнада данная выставка, продукция илиу слуги, представленные на ней, для организации в целом. Если это важно, письмо стоит передать на рассмотрение руководителю организации, который и определит подразделение и работников, которым следует ознакомиться с экспозицией, определить новизну представленных образцов, чтобы впоследствии организация могла, например, заключить выгодные контракты.

Такой перечень должен быть утвержден руководителем организации как отдельный документ или являться приложением к утвержденной инструкции по делопроизводству. И в том и в другом случае утверждение делает перечень обязательным для исполнения. Все не включенные в перечень документы следует регистрировать, а значит, учитывать и контролировать ход работы с ними.

Порядок регистрации документов зависит от организации делопроизводства в целом, то есть от того, какая система делопроизводства сложилась в организации: централизованная, децентрализованная или смешанная. При централизованной системе все документы принимаются и регистрируются в одном пункте, например в службе ДОУ организации, и затем передаются в соответствующие структурные подразделения.

При формировании децентрализованной системы структурные подразделения ведут свое отдельное делопроизводство.

Такая система характерна для крупных учреждений со сложной внутренней организацией, большим числом подразделений, каждое из которых обладает собственной компетенцией, значительным объемом документооборота. Отдельное делопроизводство ведут и территориально разобщенные подразделения, к числу которых можно отнести и филиалы (представительства) организаций. При децентрализованном делопроизводстве в подразделениях документы проходят полный цикл обработки, начиная сих получения или составления.

Смешанная система предполагает, что часть делопроизводственных операций проводится централизованно (например, прием документов в организацию), а другие операции могут быть проведены в структурных подразделениях.

Документы при смешанной системе регистрируются в основном централизованно. Вместе с тем в организации может быть установлен порядок, при котором часть документов, адресованных подразделениям (руководителям подразделений), передается в них без доклада руково­дителю организации и без регистрации в службе ДОУ. Однако докумен­ты при этом могут быть достаточно важными, необходимыми для реше­ния серьезных вопросов, которыми занимается данное подразделение. Кроме того, полученные документы могут быть связаны с иными доку­ментами по данному вопросу деятельности. Все это требует учета до­кументов, контроля за их исполнением, возможности обращения к дан­ной информации после окончания работы с документами. В таком случае регистрация документов осуществляется в структурных подразделени­ях, однако должна быть обязательно налажена связь службы ДОУ с ра­ботниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях.

Смешанная система регистрации может оказаться наиболее удобной, однако обязательно должно быть учтено следующее:

  • регистрация должна быть однократной, то есть документ должен быть зарегистрирован в организации только один раз;
  • должна существовать возможность наведения справок о документе независимо от того, где он был зарегистрирован;
  • должен быть установлен единый порядок индексации документов в пределах организации, что означает, что регистрационные индексы формируются одинаково и в службе ДОУ организации, и в структурном подразделении.

Порядок регистрации, который учитывает эти условия, обязательно закрепляется в инструкции по делопроизводству или ином локальном акте, регламентирующем организацию делопроизводства в данной организации.

Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются руководителю организации. После определения исполнителей резолюция руководителя вносится в регистрационную форму, сами документы передаются исполнителю. При рассмотрении данной процедуры нужно обратить внимание на следующее.

Во-первых, в небольших организациях (компаниях) без внутреннего структурного деления руководитель сразу определяет непосредственного исполнителя и вносит его фамилию в резолюцию. В организациях с устойчивой структурой в резолюции руководителя будет, скорее всего, указан руководитель структурного подразделения, которое занимается данным вопросом. Непосредственного исполнителя и ха­рактер конкретных действий в этом случае определяет руководитель подразделения. Это означает, что на документе появляется вторая ре­золюция, которая также должна быть перенесена в регистрационную форму, по которой в подразделении будет контролироваться исполнение документа.

Например, резолюция руководителя организации, адресованная руководителю подразделения, может быть следующей:

Игнатьеву П.Р.

Прошу провести необходимую работу и о результатах доложить до 18.04.2010

02.04.2010/

Резолюция руководителя структурного подразделения должна быть более конкретной, например:

Кондратьеву А.В. Прошуподготовитьуказанныедокументыипровестипереговорысзаказчиком до 10.04.2010 (03.04.2010).

Таким образом, устанавливается ответственность за исполнение документа и руководителя структурного подразделения, и непосредственного исполнителя.

Во-вторых, в резолюции могут быть указаны несколько исполнителей. Работник, фамилия которого указана первой, считается ответственным исполнителем. Именно он должен организовать работу по исполнению документа всеми сотрудниками, указанными в резолюции. В этом случае документ может быть передан ответственному исполнителю, который, в свою очередь, направляет его другим исполнителям в определенном порядке.

Если необходимо срочное решение вопроса, документ размножается в нужном количестве экземпляров и одновременно направляется всем соисполнителям. В организациях с автоматизированной регистрацией документов и автоматизированным документооборотом документы могут направляться исполнителям как в электронной форме, так и на бумажной основе.

Порядок направления документов исполнителям после их регистрации должен быть единым и определяться соответствующим внутренним организационным документом (инструкцией, положением, правилами).

Нужно иметь в виду, что за своевременное и качественное исполнение документа ответственность несут все исполнители. Однако именно ответственный исполнитель должен разрешать все возникающие проблемы, докладывать о них руководителю организации, при необходимости созывать совещание с заинтересованными лицами и т. п. При таком порядке ведения дел руководитель организации не тратит время на детали, может осмыслить проблему в целом и таким образом освобождается от выполнения несвойственных ему функций.

Чтобы не допустить потери документов, их следует передавать под роспись. Во многих организациях со значительным объемом документооборота службе ДОУ приходится ежедневно передавать в подразде­ления несколько документов. В этом случае целесообразно составлять реестр документов по установленной в организации форме. Ответствен­ный за делопроизводство в структурном подразделении работник при получении документов расписывается в реестре. Не следует забывать и о том, что все перемещения документа по организации должны отра­жаться в регистрационной форме. Так, обязательно отмечается факт передачи документов из подразделения в подразделение, от одного исполнителя другому.

Таким образом, технология обработки службой ДОУ поступающих в организацию документов практически завершается передачей их конкретным исполнителям. Проставление отметки об исполнении докумен­та и дальнейшее помещение его в дело - это задача самого исполнителя или ответственного за делопроизводство работника соответствующего структурного подразделения. Исключение составляют небольшие орга­низации, где все делопроизводственные операции осуществляются се­кретарем, которому исполнитель может передать исполненный документ для его помещения в дело.

Характер исполнения может быть различным в зависимости от содержания и назначения документа. Ряд документов не требует письменного ответа. Они содержат указания, инструкции, просьбы по выполне­нию каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий).

В этом случае на исполненном входящем документе ставится отметка о произведенных действиях, например «Проведены переговоры. 15.10.2009» или «Проведены консультации с компанией "КРОНА"».

Информация других документов требуется для ознакомления со­трудников с реальным положением дел, например с результатами реше­ния каких-либо вопросов.

Служба документационного обеспечения управления проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников и на поступившем документе проставляет отметку "Принято к сведению", "Принято к руководству и т. п.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и др. документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе.

Например,данные,содержащиесявпоступившемдокументе,сотрудникможет включить в свой отчет или план и на входящем документе проставить отметку "Включено в план", "Включено в отчет".

Технология работы с входящими документами

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль