Стиль официальных документов: требования к языку и распространенные ошибки

16384
Основные языковые средства создания точности высказывания. Что такое клише? Отказ от поиска синонимов и образных выражений в тексте докумен­та. Какие явления порождают коммуни­кативную неточность речи?

В условиях официального общения сформировались особые требования, которые и привели к появлению официально-делового стиля в речи. Самые строгие требования в рамках этого стиля действуют при оформлении официальных документов.

Клише

Особым пластом в лексике делового языка являются клише - устойчивые сочетания слов, которые воспроизводятся в речи как готовые формулы.

Например: зачислить в штат, принять на работу, возместить ущерб, довожу до вашего сведения, настоящим сообщаю, в целях ликвидации и т. д.

Они стали нейтрально-нормативным явлением в деловой речи, по­тому что большинство ситуаций, нуждающихся в документировании, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям, а устойчивые словесные формулы обеспечивают возможность унификации текстов документов. Клише позволяют экономить речевые усилия, способству­ют быстроте передачи информации и обеспечивают точность речи и од­нозначность понимания.

Однако необходимо помнить, что вне сферы документа, за которым традиционно закрепились определенные языковые формулы, клише будут являться речевым недостатком. Они придают канцелярский от­тенок сказанному, и злоупотребление ими делает речь сухой, неинте­ресной.

Так, в заявлении о приеме на работу клише совершенно необходимы, но в отзыве на студенческую работу создают неприятное ощущение шаблонности мышления и бедности языка:

Мною рассматривалась работа Т.В. Ивановой по теме "Употребление устаревших слов в текстах разных стилей" на предмет нахождения ошибок в оформлении.

Клише в тексте документа - это частое проявление тенденции, ха­рактеризующей официально-деловой стиль в целом - тенденции к ре­чевому автоматизму. Человек, составляющий официальный документ, не стремится быть оригинальным в речи, его главная задача точно и ла­конично передать информацию, сделать ее максимально доступной для своего адресата. Именно поэтому он использует стандартные, закреплен­ные традицией схемы построения текста, модели предложений, сочета­ния слов. И именно стремлением к точности обусловлено еще одно яв­ление официально-делового стиля - отказ от поиска синонимов.

Отказ от поиска синонимов

Одна из функций синонимов - делать речь более разнообразной. Мы используем их, чтобы не повторять слишком часто одни и те же слова. Но синонимы редко имеют абсолютно идентичные значения, чаще они различаются или оттенками понятийного значения, или стилисти­ческой окраской, или сферой употребления. Поэтому каждое слово-синоним вносит в речь какой-то новый оттенок смысла. В деловом тексте эти оттенки не нужны. Здесь важна четкость. Поэтому повторы слов в официально-деловом стиле (а также в научном) оправданы, хотя в других языковых подсистемах чаще являются недостатком и оценива­ются как речевая ошибка.

Вот несколько первых фраз из ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения":

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп". Термины-синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Слово термин здесь является ключевым словом, и замена его на близкие по значению слова и выражения сделает текст менее понятным. Однако ни одно правило не следует воспринимать как догму.

Отсутствие образных выражений

Стремлением к однозначности высказывания объясняется и отсутствие образных выражений в тексте документа.

Как ни восхищает нас поэтический язык, но в приказах, служебных записках, инструкциях совершенно неуместными оказываются те языковые средства, которые становятся основой поэтических произведений. Почему?

Потому что образные выражения не точны, они вызывают в сознании читателя поток ассоциаций, расширяют горизонты его мысли, будят фантазию, но значения таких выражений неконкретны, и это делает совершенно не­возможным употребление их в официальном деловом тексте. Забавно смотрятся в отчете такие фразы:

Бесподобный метод интегрирования, решение этой задачи дрожало у нас на кончике пера, интеграл ведет себя вполне прилично.

Иногда метафоричность можно позволить себе в деловой переписке, для того чтобы придать более личностный, свободный характер обще­нию, но в другие типы документов вход поэтическим средствам языка закрыт.

Все перечисленные выше языковые средства являются элементами лексической системы современного русского языка. Но для достижения точности, недвусмысленности высказывания используются в деловой речи и синтаксические конструкции. Это различные обороты со значением уточнения, пояснения: приложения, вводные и вставные кон­струкции.

Обороты со значением уточнения, пояснения

Приложения - это разновидность определения. Выражены приложения именами существительными, стоящими в том же числе и падеже, что и определяемое слово. На письме приложения могут выделяться запятыми или тире. Например:

Я, Иванова Мария Федоровна, передаю моей матери, Ивановой Ольге Анатольевне,...

Несовершеннолетние обучающиеся IX классов, не допущенные к государственной (итоговой) аттестации, а также выпускники, не прошедшие государственную (итоговую) аттестацию, по усмотрению родителей (законных представителей) оставляются на повторное обучение или получают справку об обучении в общеобразовательном учреждении установленного образца.

Во втором тексте определение итоговая, взятое в скобки, является вставной конструкцией. Это синтаксическая конструкция, характери­зующаяся специфической интонацией включения и выражающая до­полнительные замечания, пояснения, уточнения и поправки, касающиеся содержания основного предложения. Для выделения вставной конструк­ции на письме используются запятые, тире, скобки. Еще один пример:

В справке указываются экзаменационные и итоговые отметки (в том числе и неудовлетворительные) по всем предметам, изучавшимся в классах соответствующей ступени общего образования.

Часто в деловых текстах возникает необходимость заменить длинное составное наименование коротким или фамилию, имя и отчество чело­века - одним словом, подчеркивающим его юридический статус. Для этого используются следующие обороты:

Высшее учебное заведение или филиал высшего учебного заведения, именуемое далее - вуз, обязано обеспечить каждого обучающегося основной учебной и учебно-методической литературой, методическими пособиями, необходимыми для организации образовательного процесса по всем дисциплинам реализуемых образовательных программ в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта. Иванов Петр Александрович, в дальнейшем именуемый "ответчик', и Широкова Анна Сергеевна, в дальнейшем именуемая "истец".

Этот прием позволяет сделать документ короче, а также способствует унификации текстов.

Явления, которые порождают коммуникативную неточность речи

Итак, мы рассмотрели основные языковые средства создания точности высказывания. Теперь остановимся на тех явлениях, которые порождают коммуникативную неточность речи, это:

  • полисемия и омонимия;
  • паронимия;
  • использование штампов, универсальных слов.

Полисемия (или многозначность) - это наличие у слова не одного, а нескольких связанных между собой по смыслу значений. Омонимия -это существование в языке одинаково звучащих и (или) пишущихся слов, имеющих не связанные по смыслу значения.

Например, слово лицо имеет несколько значений: 1) передняя часть головы человека; 2) характерный облик (лицо нашей фирмы); 3) отдельный человек, индивидуум (частное лицо). Слово "лицо" многозначно.

В русском языке есть два слова: стекло (существительное) и стечь (глагол). Форма прошедшего времени среднего рода глагола омонимич­но существительному в именительном падеже: что-то стекло по скло­ну - матовое стекло.

Какая же ошибка подстерегает говорящего или пишущего при упо­треблении многозначного слова или слова, у которого есть омоним? Объясним на примере:

Утверждение профессора вызвало скандал.

Паронимы - это близкие по звучанию однокоренные слова одной части речи, которые тем не менее имеют разные лексические значения или частично похожи по значению.

Например: гарантированный - гарантийный, оплатить - заплатить, гордыня -гордость.

Ошибка, вызванная заменой одного слова-паронима другим, назы­вается смешением паронимов.

Например: гарантированная мастерская (вместо гарантийная) или оплатить за проезд (вместо оплатить проезд).

Притупляют внимание читателя, делают речь неконкретной речевые штампы. Они, как и клише, представляют собой устойчивые выражения:

неизгладимое впечатление, поставить вопрос, с позиции здравого смысла, дискуссионная площадка, благодаря мудрой политике руководства партии.

Но штамп в отличие от клише - образное выражение, яркость и экс­прессивность которого со временем поблекли, стерлись.

Неприятное впечатление производит деловое письмо, испещренное штампами:

Уважаемые коллеги!

Ваше предложение о возобновлении сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива.

С нетерпением будем ждать возможности сесть с вами за стол переговоров.

Ждем Ваших предложений о дате переговоров.

Одной из разновидностей штампа считаются слова с универсальным, то есть максимально широким, неконкретным значением:

мероприятие, данный, вопрос, предмет, вышеназванный, нижеследующий.

Злоупотребляя ими, говорящий рискует так ничего и не высказать:

В работе организации имеют место отдельные недостатки, следствием чего стали те чрезвычайные события, свидетелями которых стали представители нашей фирмы.

Беря в руки документ, мы прежде всего хотим получить из него конкретную непротиворечивую информацию. Поэтому точность, недвусмысленность речи - одно из важнейших критериев оценки документного текста. 

Одним из необходимых качеств деловой речи является логичность. Текст, содержащий логические погрешности, понять бывает не просто, а часто и невозможно. Поэтому к логике изложения специалист канцелярской сферы должен быть крайне внимателен.

Ошибки, связанные с нарушением логической правильности речи и возникающие в результате нарушения законов логики, называются ло­гическими ошибками или алогизмами. Взаимосвязь событий, явлений, описываемых в тексте, часто отражается в синтаксических связях. Поэтому в некоторых случаях говорят о логико-синтаксических ошибках.

Разберем некоторые понятия и законы логики, позволяющие сфор­мировать логическую культуру человека.

Правила деления понятий

Понятие - это обобщенное представление о фрагменте действительности, существующее в мышлении говорящего. Деление понятий есть логическая операция, посредством которой выявляются группы предметов, входящие в объем делимого понятия. Тем самым отыскиваются понятия, подчиненные данному понятию.

К операции деления приходится прибегать часто: при изучении явлений окружающего мира, при выстраивании структуры текста, его оформлении. Многоступенчатое деление понятия лежит в основе формирования любой классификации.

Например, при изучении такого сложного понятия, как документ, сначала выявляются общие черты, свойственные всем документам. Но для специалиста канцелярской сферы этого знания о документах недостаточно: он должен иметь представление обо всех видах документов. Изучая этот аспект, он выполняет именно операцию деления понятия "документ".

В каждом делении имеются:

а) делимое понятие,

б) члены деления, получаемые в результате деления группы,

в) основание деления - признак, по которому производится деление.

Делимое понятие по отношению к членам деления является родовым понятием, а члены деления - видовыми.

Первое правило - деление должно производиться по единому основанию.

Рассмотрим такой текст:

Разнообразие предлагаемых нами банковских продуктов позволит без труда подобрать срочный вклад, максимально соответствующий вашим требованиям и возможностям. Пополняемые и непополняемые, краткосрочные и пенсионные, рублевые и валютные - все виды депозитов представлены в нашей линейке.

В этом небольшом фрагменте отражен результат деления понятия "депозит". Для выделения пополняемых и непополняемых депозитов ос­нованием является возможность пополнения счета. Его либо можно по­полнять, либо нельзя. Следовательно, эта группа ошибки не содержит. Основанием для деления депозитов на рублевые и валютные является противопоставление "отечественная валюта - иностранная". Поэтому и эта пара логически безупречна. В центральной же группе единого основания нет. Потому что если мы принимаем в качестве основания деления сроч­ность вклада, то, видимо, членами деления должны быть краткосрочные и долгосрочные депозиты. Пенсионные вклады все-таки являются особой разновидностью, и соединение в этом предложении краткосрочных и пен­сионных вкладов является нарушением первого правила деления понятия.

Можно задать себе вопрос: существенна ли эта ошибка? Судите сами - прочитав такой текст, потенциальный клиент банка может не понять, есть ли у него возможность открыть долгосрочный, но не пен­сионный вклад? Может быть, он обратится в этот банк за разъяснения­ми, а может быть, воспользуется услугами другого банка, где непроти­воречиво описаны варианты вкладов.

Второе правило - правило соразмерности: все члены деления дол­жны складываться в целое без пропусков и лишних частей.

К нарушению этого правила приводит пропуск членов деления и введение не относящихся к делимому понятию членов.

В одном из руководств по написанию деловых писем есть глава "Перечисления", и она состоит из одной части, которая имеет название "Нумерованные перечисления". Во-первых, выделение в главе только одной части уже само по себе нелогично. Если мы делим что-либо, то должно быть, как минимум, две части. Во-вторых, вызывает вопрос содержание этой главы: неужели автор указывает только на один вид перечисления - нумерованные? Тогда он заведомо сужает заявленную тему. Потому что помимо нумерованных перечислений существуют еще маркированные, литерованные, а также смешанные. В общем, это оглавление явно сбивает с толку знающего читателя и дезориентирует учащегося, потому что в нем нарушено правило соразмерности.

Чтобы не нарушить правила взаимоисключения при делении поня­тия, нужно:

  • найти основание деления,
  • убедиться, что основание охватывает все понятие,
  • убедиться, что основание единственное.

Правило взаимоисключения часто не соблюдается составителями каталогов продукции. Вот один фрагмент из электронного каталога:

Школьные принадлежности:

  • Пеналы и обложки.
  • Карты, глобусы, доски.
  • Товары для начальной школы.
  • Ранцы, рюкзаки, портфели.
  • Линейки, транспортиры, готовальни.

Конечно, разделить школьные принадлежности на группы для об­легчения их поиска в каталоге - дело не простое, и обсуждать полноту перечня не будем. Но что явно сбивает с толку покупателя, так это руб­рика "Товары для начальной школы" в середине перечня. Это связано с нарушением правила взаимоисключения: разве пеналы и обложки, а также карты, глобусы и все остальное из перечисленного в начальной школе не используется? Пожалуй, только транспортиры и готовальни младшему школьнику не понадобятся. В остальных случаях мы наблю­даем явное пересечение понятий.

Четвертое правило - правило непрерывности деления: нельзя делить целое сразу на самые мелкие части, если есть более крупные. При таком нарушении читателю трудно уловить систему в изложении материала.

Обратимся к первому примеру - делению понятия "документ". Если мы, дав общие сведения о документе, сразу перейдем к описанию приказов, инструкций, деловых писем, объяснительных записок, то, очевидно, нарушим правило непрерывности деления. Более логичным будет сначала охарактеризовать группы документов, например, по их назначению: организационные документы, распорядительные документы, информационно-справочные документы.

Такое изложение материала позволит получить системное представ­ление об изучаемом предмете, а в результате - лучше и быстрее запомнить необходимую информацию.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 6.16%
  • Делопроизводство 14.38%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.96%
  • Имидж секретаря 10.96%
  • Деловой этикет 10.96%
  • Карьерный рост 8.9%
  • Документооборот 15.75%
  • Электронный документооборот 14.38%
  • Архивное дело 80.82%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль