Такая важная просьба

6067
Когда возникает необходимость попро­сить, некоторые из нас испытывают чувство, граничащее с ужасом. Почему же просить так трудно? На это суще­ствует множество причин. Как именно нужно просить? Как попросить руково­дителя, в том числе о повышении зарплаты? Вырабатываем у себя навыки просьбы

Как трудно просить! Так думают очень многие. И... не просят. В результате остаются без отпуска в нужное время, работают допоздна, остаются без необходимого... Когда возникает необходимость попросить, некоторые испытывают чувство, граничащее с ужасом. Это связано прежде всего с тем, что человек боится отказа.

Причины, по которым мы боимся просить

Кто-то боится оказаться обязанным человеку, у которого попросил. Кто-то боится выглядеть жалким. Кто-то боится гнева или равнодушия того, у кого просит. Страшно, что в результате отказа испортятся отношения. Боязно, что пострадают амбиции. Пугает гнев руководителя.

Человек, который собирается попросить, рисует в своем воображении "ужасные" картины отказа и "жуткие" последствия.

Надо сказать, что чаще эти страхи бывают необоснованными. А между тем просить не грех, не постыдно и не плохо. Это нормально.

Интересно, что человек, который не умеет просить, либо удивляется, почему ему все время отказывают, либо гордится тем, что он "вытребовал, добился, выбил" желаемое. Но потом удивляется, почему со многими у него потеряны добрые рабочие и личные отношения.

Секретарь, который не умеет просить, не только нарушает суборди­нацию, но и может снискать славу высокомерного сотрудника. К слову сказать, руководитель, который не умеет просить, не может назвать себя компетентным управленцем, т. к. в любой профессиональной жизни бывают моменты, когда нужно не приказать, а попросить.

Другое дело, если просьба неоправданна (например, сделать работу за себя), неадекватна ситуации (на фирме - общий аврал, все активно работают, а секретарь, будучи одним из самых незаменимых сотрудников в компании, отпрашивается), если это не просьба, а манипуляция (например, проситель ведет нечестную игру, играет на чужих чувствах, угрожает чем-либо).

Какими бывают просьбы

Просьбы бывают разными - "по жанрам" и персонам. Бывают "мелкие" жанры (попросить коллегу закрывать окно плотнее), и бывают "крупные" персоны (руководитель отличается от сотрудника статусно).

Попросить руководителя о закупке канцтоваров - не одно и то же, что попросить его же предоставить внеочередной отпуск. Попросить коллегу одолжить пару тысяч рублей на неделю или попросить задержаться молодую маму после работы на час - такие просьбы также не одинаковы.

То есть, как обычно, очень важно понимать, кто перед вами, в какой момент, насколько оправданна и уместна просьба.

Трудно перечислить все возможные просьбы. Просьба может быть посвящена повышению зарплаты, отпуску в удобное время, желанию отпроситься с работы.

Когда секретарь, личный ассистент, офис-менеджер выступает в роли просителя, то в зависимости от персоны, которую нужно попросить, им расставляются нужные акценты.

Так, в том случае, когда предстоит попросить руководителя о чем-либо, важно понять, что секретарь не дрожащий осиновый листок, а имеющий свои права сотрудник.

Если же планируется просьба к сотруднику, то здесь важно не совершить ошибку и не выдать вместо просьбы приказ или слишком жестко сформулированную просьбу.

Бывают также ситуации, когда офис-менеджеру нужно попросить своего подчиненного - водителя - что-то срочно отвезти по адресу или секретаря, который входит в подчинение, задержаться для срочной работы. В этом случае очень важно знать и учитывать характер и мотивацию своих подчиненных. И опять-таки - не сбиться на приказ или требование!

Как попросить

1. К просьбе нужно подготовиться. Просьба всегда должна быть про­думанной. Недопустимо просить спонтанно, импульсивно, если речь идет о серьезной просьбе, а не о том, чтобы передали горчицу.

2. Для того чтобы зайти и попросить о чем-либо, можно настроить­ся таким образом:

  • представить себе человека, к которому вы хотите обратиться;
  • предположить слова, вопросы и реакции, которые будут исходить от него, и подготовить ответы и аргументы в пользу своей просьбы;
  • прикинуть, что произойдет и что вы сделаете, если получите отказ, какие шаги предпримете в этом случае.

3. Следует учитывать, как обычно, время, ситуацию и настроение руководителя (особенно), сотрудника, подчиненного. Место также име­ет значение. Трудно добиться выполнения просьбы на бегу, в коридоре.

4. Перед тем как попросить, нужно провести small talk ("маленькую беседу"). Не стоит просить "с места в карьер".

5. Просьба - это всегда позиция "снизу". "Сверху" - это уже не прось­ба, а приказ или директивное указание.

Например, секретарь не может сказать руководителю, коллеге, а офис-менеджер - подчиненному так: "Ну-ка, милейший, давайте-ка...", "Таааак, я хочу, чтобы вы сделали это...", "Вася, сейчас ты пойдешь и сделаешь то, что я скажу...". Это будет не только нарушением субординации, но и НЕ будет просьбой.

6. Начало просьбы можно сформулировать примерно так:

  • Я буду очень обязана, если..., признательна за...
  • Хочу попросить тебя...
  • Очень рассчитываю на твою поддержку (помощь)...
  • Я бы хотела попросить вас.
  • Не могла бы ты...
  • Может, поможешь мне с...
  • Если вас не очень затруднит (обременит)...

7. Важно быть услышанным, попытаться донести свою просьбу, сде­лать ее понятной, говорить на языке своего собеседника.

8. Просьбе должна соответствовать адекватная жестикуляция, под­ходящее выражение лица: голова немного набок, спина расслаблена, движения плавные, выражение лица дружелюбное и спокойное. Важно также придерживаться соответствующей интонации. Голос должен быть негромким, нерезким. Но при этом подобострастие тоже неуместно. Разве что с крайне амбициозным руководителем или обиженным чем-то сотрудником.

9. В момент просьбы нужно уметь кратко объяснить ее причину. Если не объяснить причинно-следственные связи, то она может показаться манипуляцией.

"Это очень важно!" - без объяснения того, что именно важно. Правильно: "Для нас очень важен этот проект, потому что он позволит выйти компании на новый уровень. Поэтому так важно подготовить документы именно к утру".

10. Иногда уместно сослаться на некий эмоциональный момент -"Мой мальчик так ждет меня в детском саду! Но лишь изредка и не с каждым собеседником.

11. Подчеркните, насколько вы цените то, что человек жертвует своим свободным временем, отдает то, что ему дорого, меняет свой график, оказывает для вас неоценимую услугу, делает что-то очень зна­чимое. Демонстрируя свою благодарность, вы как бы увеличиваете значение выполняемой просьбы. В этом случае можно сказать примерно следующее:

"Вы оказываете мне огромную услугу... Ты делаешь для меня такое важное дело... Что бы я делал без тебя в такой критический момент!.."

12. Существенным моментом для сохранения отношений в дальней­шем является ваше заверение в том, что ничего не изменится, даже если человек откажет вам. Нужно хотя бы попытаться намекнуть ему на это.

"Я, конечно, понимаю, что ты (вы) собирался домой, очень занят, спешишь, в это время обычно не располагаешь достаточным количеством ресурсов..." и т. п. "Ты можешь отказать мне... Тебе нелегко сделать, успеть это... Я понимаю". "Я пойму тебя, если ты не сможешь".

13. Очень важно убедиться в том, что просьба услышана, получить обратную связь от собеседника, уточнив согласие или, на худой конец, отказ.

14. Если вы получили отказ, то попробуйте (в случае с руководите­лем - через некоторое время, в несколько подходов) еще и еще раз. Здесь можно вспомнить прием "заезженная пластинка".

15. После того, как просьба была озвучена и удовлетворена, необхо­димо поблагодарить и в целом завершить беседу. (Руководителя лучше аккуратно подвести к тому, что именно он завершает беседу.)

А себя остается похвалить, поздравить с маленькой победой (в том числе - над собой) и положить в "базу данных" свой позитивный опыт просьбы.

Как попросить руководителя...

К руководителю могут быть обращены самые важные просьбы: об отпуске, об отгуле, просьба пораньше отпустить с работы, просьба от­ложить одну работу ради выполнения другой.

Бывает, конечно, когда секретарь знает своего руководителя и твер­до убежден, что в любом случае получит отказ.

Стоит ли в этом случае просить? Все-таки стоит. Как говорят, вода камень точит. И потом, кто как не помощник знает "приливы" и "отливы" настроения своего босса!

...в том числе о повышении зарплаты

Специалисты советуют просьбу о повышении оклада отрепетировать, как будто роль в спектакле, буквально перед зеркалом.

Рекомендуется также написать список ваших свежих достижений и успехов.

Перед просьбой о повышении оклада стоит так же, как перед тру­доустройством, узнать о том, сколько получают специалисты такого же уровня, как вы. Важно определить для себя разумный и осознанный уровень оплаты труда и возможные уступки.

Никогда нельзя ссылаться на оклад другого секретаря, сотрудника, личного помощника. Для того чтобы исключить смуту, вражду и зависть, с Запада в Россию пришел обычай выдавать зарплату в конвертах, а теперь во многих компаниях и организациях ее перечисляют на карточку. У ру­ководителя свои резоны, почему он платит одному такую зарплату, а дру­гому - иную.

Просить о повышении зарплаты лучше после значительного вклада в общее дело, секретарям и помощникам руководителей - после серьез­ной услуги.

Например, когда руководитель не смог быть на совещании вовремя по объективным причинам и помощник его "прикрыл". Или недавно имевшая место ситуация: девушка-секретарь нашла в архивах важнейшую информацию, пролившую свет на текущую ситуацию в компании, что помогло компании избежать краха.

Важно дать руководителю ожидаемую модель поведения.

Если он властный и жесткий человек старого образца, нужно принять вид кроткий и тихий, сыграть роль послушного подчиненного. Если же руководитель нового типа, то лучше держаться обращения в партнерском стиле, достаточно уверенно, но не самоуверенно.

В первом случае взгляд кроткий, во втором, соответственно, - спо­койный и уверенный.

Если просьба не удовлетворена. В этом случае, как советуют экс­перты, приготовьте альтернативы более высокому окладу. Это могут быть бонусы, удобный график, обучение, дополнительные возможности и др.

Попробуйте договориться (попросите) с руководителем о возмож­ности решить этот вопрос в дальнейшем, узнайте, что нужно для того, чтобы просьба была удовлетворена, на каких условиях.

Попытайтесь попросить у шефа какое-нибудь поручение, которое позволит вам продемонстрировать вашу компетентность и заслужить выполнение вашей просьбы.

Не стоит таить на шефа обиду, которая, как известно, относится к одному из самых неконструктивных чувств человека.

Вы можете лишь продемонстрировать некоторое разочарование, но не в крайней степени.

Если просьба удовлетворена - остается похвалить себя, как мы уже сказали, поздравить с маленькой победой (в том числе - над собой) и по­ложить в "базу данных" свой позитивный опыт просьбы.

Как вырабатывать в себе навыки просьбы

Великий русский полководец Суворов говаривал: "Тяжело в ученье -легко в бою!". Поэтому, если есть неуверенность в себе, лучше избавлять­ся от нее, ежедневно давая себе упражнения на просьбу в бытовых и ра­бочих ситуациях.

Так, например, профессиональным актерам, имеющим незначительный опыт работы на сцене, дают задание просить на улицах деньги. На одном женском тренинге участниц заставили выполнить экстремальное задание: попросить незнакомого мужчину купить билетик в метро...

Принять на себя роль, не свойственную себе. Попытаться понять другого человека, после чего в различных ситуациях общения заставлять себя соответствовать не свойственной себе роли.

Наталья пришла в ресторан, где обычно проходят деловые обеды руководителя. Попробовав новое меню, она обнаружила, что потеряла дисконтную карту. Позвав официанта, Наталья попросила выдать дубликат карты. Тот отказался, сославшись на то, что новые карты не выдают. Понимая, что без карты она не может уйти, Наталья решила добиться ее во что бы то ни стало. К тому же она билась за карту для своего руководителя (не для себя), что психологически облегчало ей задачу. В ответ на просьбу позвать менеджера официант сказал, что менеджера нет на месте. В ответ на просьбу посмотреть в базе данных сообщил, что в базе данных не содержится информация о гостях.

Но Наталья не сдавалась, т. к. в этом ей очень помогали две вещи: мысль о том, что она играет роль немного скучающей дамы после обеда, и понима­ние того, что скидка нужна компании из экономических соображений для того, чтобы была возможность вкусно и не очень затратно угощать деловых партнеров.

Первая позиция (роль) позволила сохранить спокойствие, а значит, держаться уверенно, а вторая - проявить настойчивость в просьбе. Карточку ей принесли, сказав при этом "Будьте любезны больше не терять!", на что спокойная Наталья ответила "хорошо", нисколько не обидевшись. Просьба удалась!

Просить трудно, но можно попробовать. Навык нарабатывается.

Задания-упражнения

Попробуйте сыграть роли, возможно, не свойственные вам: "покупатель-проситель", "руководитель-проситель", "пассажир-проси­тель" и т. д.

Смоделируйте ситуации - попросить:

  • заменить покупку;
  • недружелюбную особу - закрыть окно;
  • передать соус;
  • прийти на работу на час позже;
  • руководителя - отпустить вас в отпуск на неделю раньше.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль