Виды писем

69082
Сегодня поговорим о разновидности деловых писем, проведем классификацию деловых писем. Приведем основ­ные виды писем с примерами текстов и рекомендациями по их составлению.

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-спра­вочного характера, составляемый организацией (лицом) и на­правляемый адресату (организации или лицу) по почтовой и (или) факсимильной связи, электронной почте. Отличительной особенностью делового письма является специальный бланк, который так и называют: бланк письма. Бланк письма есть в каждой организации, он может изготавливаться типографским способом, средствами опера­тивной полиграфии или с помощью компьютерной техники. Состав рек­визитов бланка определен стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

Классификация видов деловых писем

В деятельности организаций деловые письма используются в раз­личных ситуациях, чем и определяется тематическое и видовое разно­образие деловых писем. Деловые письма можно классифицировать по различным основаниям: по области применения, по роли в информаци­онном обмене, по статусу автора и корреспондента, по уровню типизации текста, по сфере применения и назначению переписки в деловой дея­тельности, по количеству адресатов и другим признакам.

Деловые письма классифицируются по следующим признакам:

По территории хождения:

  • письма внутри страны (внутренняя переписка);
  • международная переписка.

По виду связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту:

  • пересылаемые по почтовой связи;
  • пересылаемые по факсимильной связи или электронной почте.

Виды писемПо сфере применения:

  • управленческая (административная) переписка;
  • коммерческая переписка;
  • судебная переписка;
  • личная переписка и др.

По статусу автора (корреспондента):

  • письма организаций (юридических лиц);
  • письма физических лиц (граждан).

По количеству адресатов:

  • деловые письма, направляемые в один адрес;
  • деловые письма, направляемые в несколько адресов.

По роли в информационном обмене:

  • инициативные письма;
  • письма-ответы.

По уровню типизации текста:

  • письма, составляемые на основе унифицированных форм;
  • нерегламентированные письма.

По иерархии органов власти, организаций:

  • письма вышестоящих организаций;
  • письма подведомственных организаций;
  • письма сторонних организаций.

По тематике:

  • письма по финансовым вопросам;
  • письма по вопросам материально-технического обеспечения; письма по правовым вопросам и др.

По характеру воздействия на адресата:

  • письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятель­ности;
  • письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата (так называемые этикетные письма).

По назначению в деловой деятельности:

  • письма информационного характера;
  • письма, содержащие просьбу или предложение;
  • письма, содержащие требование или претензию;
  • письма-ответы (согласия или отказы);
  • письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии;
  • этикетные письма.

Основные виды писем

Рассмотрим подробнее основные разновидности писем, выделяемых по назначению в управленческой деятельности.

1. Письма информационного характера – письма, основным на­значением которых является информирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколь­ко разновидностей писем.

Информационное письмо – письмо, в котором адресату сообщают­ся сведения официального характера. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных норматив­ных правовых актов и даваться рекомендации по их применению. Ин­формационные письма могут рассылаться широкому кругу адресатов.

Например:

Информируем Вас об условиях участия в выставке «Наш город», которая состоится в период с 10 октября по 10 ноября 2010 г. в помещении Фотоцентра Союза журналистов России.

Фотографии участников выставки будут размещаться на стендах, на ватмане. Минимальный размер изображения по короткой стороне – 20 см (Например, отпечаток 20x30), максимальный по длинной стороне – 45 см (Например, отпечаток 30x45). Каждый участник выставки может разместить до 10 работ (о количестве фотографий просим сообщить заранее). Каждая фотография должна иметь название и указание фамилии автора. Просим Вас подтвердить ваше согласие на участие в выставке до 1 сентября 2010 г. по электронному адресу: ... . Готовые работы должны быть представлены до 20 сентября 2010 г.

Письмо-сообщение – письмо, которым автор информирует адреса­та о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес; письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Например:

Сообщаем Вам, что по проекту постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» замечаний и предложений не имеем.

Сопроводительное письмо – письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Например:

Представляем на рассмотрение и утверждение программу и учебный план семинара «Электронные документы в управлении и торговле». Приложение:

1. Программа семинара на 2 л. в 1 экз.
2. Учебный план семинара на 5л. в 1 экз.

Письмо-напоминание – письмо, цель которого побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором подряда от 12 февраля 2010 г. № 12/42д ваша организация взяла на себя обязательства по монтажу пекарного оборудования в цехе № 2 нашего предприятия, которые должны быть завершены к 1 сентября этого года.

Просим Вас принять меры по ускорению монтажных работ и завершению их в установленные сроки.

Письмо-извещение – письмо, информирующее о публичных меро­приятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, рассылается широкому кругу организаций с целью их привле­чения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте про­ведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Например:

18 апреля 2010 г. в 11.30 по московскому времени Администрация Пермского края проводит селекторное совещание о проведении противопаводковых мероприятий.

Совещание состоится в селекторном зале Администрации.

Письмо-уведомление – письмо, сообщающее официальную инфор­мацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в це­лях оповещения большого круга заинтересованных лиц.

Например:

Уведомляем акционеров открытого акционерного общества «Орловская промышленная компания» о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 500 000 шт. по 1000 руб. каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества.

Рекламное письмо – письмо, предлагающее товары (услуги), стиму­лирующее интерес к товару и желание его приобрести.

Например:

Уважаемые господа!

Наша компания предоставляет услуги по установке, настройке и обслуживанию серверов доступа в Интернет. Стоимость установки и конфигурации сервера составляет 10 500 руб. Срок гарантийного обслуживания – один год. Сервер доступа в Интернет, устанавливаемый специалистами компании РосТелеком, позволяет значительно сэкономить на расходах за доступ в Сеть.

Получить подробную информацию и сделать заказ вы можете по телефону 8-499-127-34-88. Специалисты компании РосТелеком готовы ответить на любые ваши вопросы.

2. Письма, содержащие просьбу или предложение, – письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем мож­но выделить следующие разновидности.

Письмо-просьба – письмо, цель которого получение информации, инициирование действий, необходимых организации-автору. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа.

Например:

В связи с подготовкой рекламной кампании обуви "Весна – Лето 2016", запланированной на период с декабря 2016 г. по июнь 2016 г., просим Вас сообщить о возможности проведения вашей компанией исследования известности в Москве и 2-3 региональных центрах России, на ваш выбор, торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.

Письмо-запрос – письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос, как и письмо-просьба, всегда требует ответа.

Например:

В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов:

1. Устав организации.
2. Свидетельство о регистрации организации.
3. Договоры поставки с ООО «Этон».
4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 01.07.2016.

Письмо-предложение – письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельно­сти – товаров, услуг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой. Письмо-предложение может быть ответом на запрос или инициативным.

Например:

Предлагаем Вам мытье любых видов наружного остекления, фасадов зданий и витрин с применением новой экономичной технологии телескопических штанг.

Стоимость мытья 1 кв. м поверхности – 15 руб.
Работы выполняются на объектах, расположенных в Москве и ближнем Подмосковье.
Работы проводятся на высоте до 25 м с использованием специального метода очистки на основе деминерализованной воды без применения химических моющих средств.
Заявки выполняются в течение суток, возможна оплата по факту.

Письмо-заявка – письмо (разновидность письма-просьбы), выра­жающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отли­чие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определен­ные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или изда­ния и др.

Например:

Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме «Методы защиты информации в информационных системах», который состоится 12 апреля 2016 г.

Письмо-заказ – письмо, представляющее собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Письмо-заказ может быть ответом на коммерческое предложение.

Например:

Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая – июня 2016 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с даты отгрузки товара.

Письмо-приглашение – письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках.

На­пример:

Приглашаем Вас принять участие в бесплатном семинаре «Бизнес-презентации. Современные технологии».

В программе семинара:

  • Критерии выбора презентационного оборудования.
  • Обзор современного рынка офисных проекторов.
  • Основные критерии выбора мультимедиапроекторов.
  • Новейшие технологии отображения информации. Плазменные панели.
  • Новые технологии проекционной индустрии. Технология цифровой обработки света.

Все участники семинара обеспечиваются информационными материалами. Семинар состоится 11 февраля 2016 г. в 11.00 в помещении Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации по адресу: Москва, Ленинградский просп., 55.

3. Письма, содержащие требование или претензию, – письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

Письмо-требование – письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда уже имеются или могут появиться нарушения ранее принятых договоренностей.

На­пример:

Согласно договору подряда от 12.05.2009 № 89/43дп ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15, однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ (приложение 3 к договору).

Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, до сих пор наблюдается серьезное отставание от установленных сроков.

Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора вам будут предъявлены штрафные санкции.

Письмо-претензия – письмо, содержащее заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков.

Например:

Вашей фирмой 25.04.2016 по железнодорожной накладной № 269413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35-918, который был оплачен нами в полной сумме. В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чем свидетельствует коммерческий акт от 28.04.2016 № 14388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость.

Приложение: коммерческий акт на 1 л. в 1 экз.

4. Письма-ответы – письма, составляемые в ответ на письмо-прось­бу, предложение, запрос, приглашение.

Письмо-согласие – письмо, являющееся положительным ответом на просьбу, запрос или предложение.

Например:

Сообщаем Вам, что готовы принять делегацию представителей вашего предприятия и ознакомить их работой САП «Нефтеперерабатывающий комплекс».

Наиболее приемлемое время для визита – период с 15 по 30 апреля этого года. Просим сообщить точное количество участников и их фамилии для бронирования мест в гостинице.

Письмо-отказ – письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Например:

В связи с тем, что более 200 номеров нашей гостиницы уже забронированы администрацией города для участников Международного информационного конгресса, который состоится 10-12 октября этого года, вынуждены отказать Вам в бронировании мест для вашей компании. Предлагаем обратиться в Парк-отель «Высокогорье».

5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии.

Гарантийное письмо – письмо, содержащее обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции, услуг, аренды, качества и сро­ков выполнения работ, возврата кредита и др.; гарантийные письма ад­ресуются организациям или лицам.

Например:

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2016 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты: счет № 4070581060000000003 в АКБ Пробизнесбанк, Москва, Россия, ИНН 7729086087, БИК 044525986, КПП 775001001, корр. сч. АКБ Промсвязьбанк в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве -№ 30100820600000000341.

Письмо-подтверждение – письмо, в котором адресат сообщает о получении высланных в его адрес документов или других материалов, готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др.

Например:

Подтверждаем предварительную договоренность о проведении совместного выездного трехдневного семинара для работников кадровых служб в декабре этого года.

Согласны на заключение договора на проведение данного семинара с Учебным центром при Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации.

Рекомендательное письмо – письмо, автор которого дает характе­ристику другому лицу с целью устройства последнего на работу, обуче­ние и др.

Например:

Савченко Инна Савельевна занимала в нашей издательской компании должность руководителя отдела маркетинга и распространения. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий организаторскими способностями.

Через год после ее прихода в компанию тираж издания увеличился на 20%, была разработана и внедрена новая система распространения издания в регионах. Благодаря ее усилиям у издания появились новые партнеры и рекламодатели. Особо хочется отметить ее надежность, умение находить решения в сложных обстоятельствах, а также нацеленность на достижение результата.

6. Этикетные письма. Это письма, целью которых является выра­жение внимания, участия. Основными разновидностями этикетных писем являются:

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжест­венных случаях.

Например:

Уважаемый Олег Викторович!

Поздравляем Вас и коллектив вашей компании с наступающим профессиональным праздником «День строителя»! Желаем Вам и вашим сотрудникам успехов в достижении поставленных целей, плодотворной работы, процветания и благополучия.

Письмо-благодарность (благодарственное письмо) – письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с вы­ражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.

Например:

Уважаемые господа!

Благодарим коллектив вашего института за прекрасную организацию и проведение Международной научно-практической конференции «Информационное общество: проблемы межведомственного электронного взаимодействия».

Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных учреждений и вузов страны. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижениями в области информационных технологий, рассмотреть проблемы подготовки и переподготовки кадров, ознакомиться с новой научной литературой по данной проблематике.

Желаем вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество!

Письмо-соболезнование – письмо, составляемое в ситуациях, тре­бующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.).

Например:

С глубоким прискорбием мы узнали о смерти профессора Воробьева Н.Н. Примите, пожалуйста, соболезнования от имени нашей кафедры по поводу кончины человека, чьи труды внесли столь весомый вклад в отечественную науку. Передайте, пожалуйста, наши соболезнования его семье.

Письмо-извинение – письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.

Например:

Уважаемые господа!

Примите наши искренние извинения за задержку оплаты счета на поставку партии комплектующих для персональных компьютеров по договору от 12.03.2016 № 28, которая произошла по вине нашей бухгалтерии. В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что в дальнейшем подобного не повторится. Еще раз приносим свои извинения.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль