Взаимодействие секретаря с несколькими руководителями

3501
В настоящее время многие компании, особенно крупные, предпочитают нанимать одного помощника для нескольких руководителей. Можно ли научиться быстро и качественно взаимодействовать с несколькими руководителями, выполняя их многочисленные поручения? О тактике и стратегии выживания в ситуации работы с несколькими руководителями рассказывает ваша коллега

В настоящее время большинство компаний предпочитают нанимать одного помощника для нескольких руководителей. Такая практика в основном применяется в крупных компаниях, и секретарь, как правило, ведет дела группы, занимающейся смежными отраслями. В такой группе существует иерархическая система руководства, по принципу пирамиды. Как правило, руководитель (топ-менеджер) ведет несколько проектов, отдавая распоряжения руководителям менее высокого ранга (менеджерам). Задания по проектам менеджеры распределяют между своими подчиненными. Результат работы согласовывается с руководителем (топ-менеджером). Какой в этой сложной системе может быть роль секретаря? О тактике и стратегии выживания в ситуации работы с несколькими руководителями рассказывает ваша коллега.

Роль секретаря в иерархической системе руководства при работе с несколькими руководителями одна из наиболее важных - непосредственное участие в достижении единой цели и выполнение поручений всех руководителей. Поскольку готовый результат по всем работам и проектам необходим главному непосредственному руководителю, секретарь должен уметь ориентироваться в процессе работы, а также помогать специалистам, работающим над проектами, не дожидаясь поступления соответствующих указаний от топ-менеджера. Но зачастую очень сложно правильно расставить приоритеты и организовать свою работу так, чтобы выполнить поручения всех руководителей. Тем не менее нет ничего невозможного. Для начала стоит придерживаться нескольких правил, которые вам помогут быстро и качественно взаимодействовать с несколькими руководителями, выполняя их многочисленные поручения.

Научитесь планировать свое время!

Важнейшим фактором в организации трудовой деятельности секретаря при работе с несколькими руководителями является использование основных принципов тайм-менеджмента, иными словами, умение управлять временем.

Пять руководителей одновременно поручили мне подготовить каждому из них по презентации и все - к одной дате. Первая мысль - где же взять столько времени, как все успеть и сколько часов в сутки мне надо спать (или не спать), чтобы сделать работу в срок?

На самом деле зачастую у нас гораздо больше времени, чем может показаться. Необходимо лишь составить правильный распорядок дня и стараться его придерживаться. Для начала можно определить, сколько времени тратится впустую.

Я провела эксперимент, записывая в течение недели все, чем занималась, с указанием затраченного времени и описанием дел. Таким образом, мне удалось понять, куда уходит мое время, где я могла бы его сэкономить, чтобы использовать его более эффективно.


Полезно знать!

Когда вы понимаете суть задания, на его выполнение потребуется гораздо меньше времени, нежели потом на исправление возможных ошибок.


Нужно помнить, что каждая потраченная минута (на пустые разговоры, на ожидание кого-то, на просмотр телевизора и пр.) в результате складывается в часы!

Приступая к работе, необходимо четко понимать, что это за работа, зачем вы ее выполняете, каков должен быть конечный результат и каким образом он будет применяться.

Затем необходимо определить объем работы, выстроить последовательность, своего рода стратегию выполнения задачи, разделить ее на подзадачи, сконцентрироваться и сделать первый шаг к ее выполнению. Стоит реально оценивать свои возможности и способности, стараться делать не то, что можно, а то, что нужно.

Например, подготовка презентаций - это не единственная работа, которую необходимо выполнять, есть и другие поручения. Это стоит учитывать и сразу определить (даже желательно записать) ежедневный объем работ над конкретным проектом, которого необходимо придерживаться, чтобы успеть сдать работу вовремя.

Иными словами, ваш план по выполнению задания должен быть гибким. Но все-таки если вы начинаете чувствовать себя сильно перегруженной, необходимо сделать хотя бы небольшой перерыв, попить чай-кофе, отвлечься немного от работы, чтобы восстановить силы.

Будьте дисциплинированны!

Все мы знаем, что наши руководители - это очень занятые люди. А мы, секретари, их спасатели, те, кому они доверяют на 100%, дают поручения и могут смело о них забыть, потому что уверены в том, что мы не подведем! Секретарь - это и будильник, и органайзер, и советчик, и помощник. А главное, неотъемлемое качество в работе секретаря -дисциплинированность!

Чтобы успевать делать все вовремя, не забывать обо всех многочисленных поручениях руководителей, мы просто обязаны сами быть дисциплинированными и пунктуальными. Для этого у нас тоже есть помощники: органайзеры, ежедневники, настольные и настенные календари, блокноты, компьютерные программы, такие как MS Outlook, Lotus Notes.

Приучите себя вести ежедневники и старайтесь записывать туда все то, что вы планируете сделать в течение дня. При этом стоит трезво оценивать то количество времени, которое необходимо будет затратить на выполнение той или иной работы. Мы уже говорили о непредвиденности ситуаций при работе с несколькими руководителями, поэтому вряд ли вы на 100% можете знать, с какой скоростью доделаете работу. А если не успеете выполнить одно задание в поставленный срок, сократится время на выполнение другого, и дела наложатся друг на друга. Поэтому при составлении своего ежедневного графика стоит лишний раз перестраховаться и оставить немного больше времени на выполнение задачи.

В постоянном потоке просьб, поручений и дел в моей практике случалось и такое, что я забывала о каких-то поручениях.

Как-то мне дал очень важное поручение топ-менеджер, на выполнение которого было выделено не так уж много времени, однако оно было. Пока я работала над данной задачей, рабочий телефон не прекращал звонить, параллельно необходимо было общаться с клиентами и обсуждать важные вопросы. В это же время одному из моих руководителей срочно надо было выезжать на встречу, а материал для этой встречи надо было срочно распечатать в десяти экземплярах на цветном принтере и сшить в папку. Стоит упомянуть, что копировальный центр находился в другом корпусе. И я, отложив важное поручение топ-менеджера (так как сроки в том случае были более приемлемые), спешу туда. В это время раздается еще один телефонный звонок, и другой мой руководитель, находившийся по пути в аэропорт, просит заказать ему такси в городе, куда он прилетает в командировку. Я быстро заказываю машину и бегу распечатывать документы. В результате мой руководитель в пять утра следующего дня так и не нашел свое такси в Баку, т. к. такси я заказала ему в Ташкенте.

Теперь отмотаем ленту немного назад и найдем мою ошибку. В тот момент, когда я получила поручение с информацией, но решила отложить это задание, необходимо было записать, поставить "напоминалку" в своем органайзере, в компьютере или хотя бы в ежедневнике, чтобы затем занести в компьютер, а также нужно было установить время, во сколько должно высветиться напоминание о заказе такси. Все элементарно и просто! Для начала стоит следить за собой и контролировать свои действия, записывать задания и вычеркивать их по мере выполнения. Учитывать при этом, сколько времени на них потребовалось. Сначала стоит контролировать эти процессы, а затем они войдут в привычку.

­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­


Важно знать!

Если вы считаете, что рабочее время заканчивается ровно в 18.00, отключаете телефон и говорите "меня нет до 9.00 утра следующего дня" - безусловно, это ваше право. Но в таком случае вряд ли работа секретаря действительно ваше дело.


Умейте самостоятельно организовывать свою работу!

Конечно же, при устройстве на работу нам рассказывают о наших обязанностях. У секретарей содержание обязанностей - понятие очень расплывчатое, т. к. их работа - это выполнение всех поручений руководителя.

Каждый рабочий день и выполнение каждого нового задания начинайте с моральной настройки. Не думайте о том, что у вас много работы и вы не знаете, как ее выполнять.

Я очень часто сталкивалась с тем, что получала задания, суть которых совершенно не понимала, соответственно, не понимала, зачем эту работу я буду делать, для чего она необходима, с какой стороны приступить к ее выполнению.

Ведь, как я уже говорила, наши руководители очень занятые люди. Иногда они даже не успевают объяснить нам, что, зачем и почему, а иногда объясняют, но опять-таки в спешке.

И каждый раз, получая такое задание, я шла от руководителя до своего рабочего места лишь с одной мыслью - как я буду это делать? Но при этом я сразу же мысленно останавливала себя и говорила: нет ничего невыполнимого, я безумно люблю свою работу и сделаю ее на пять с плюсом. Таким образом, я не давала вкрасться в мою голову сомнениям, неуверенности, а как следствие - подавленному состоянию и негативному настрою.

В большинстве случаев мы сами даем себе установки, и от них зависит результат, который мы получаем в итоге. Поэтому еще до старта стоит видеть впереди только победу!

Приступая к работе, примите решение, каким образом вы будете ее выполнять. Если у вас все же есть сомнения - ни в коем случае не бойтесь спрашивать! Это лучше, чем допустить непоправимые ошибки или же тратить время на их исправление.

Стоит убедиться, что у вас есть все необходимое для выполнения работы. И пусть все, что может понадобиться, будет у вас под рукой, иначе в самый разгар вашей работы вас может отвлечь что-то совсем незначительное.

Ваше рабочее место должно быть уютным для вас, создайте ту необходимую обстановку, в которой вы работаете наиболее результативно.

Скажите стрессу "нет"!

Я думаю, что все мы были в таких ситуациях, когда хочется громко закричать, все бросить, убежать из офиса, купить билет на самолет до необитаемого острова и, закопав ножки в песочке, потягивать холодный чай и любоваться на бескрайние просторы океана. Но скорее всего это надоест через пару недель, а через месяц достанет какая-нибудь черепашка, проползающая рядом, на которой так захочется сорваться!

Стресс - это следствие, и у него есть свои причины, которые необходимо найти и искоренить. В состоянии стресса мы становимся раздражительными, неусидчивыми и, как следствие, менее работоспособными. Наш организм дает понять - что-то пошло не так, ему необходим отдых. Мы обязательно должны прислушиваться к подобным призывам.

Секретари, ассистенты, личные помощники не имеют права позволить себе негативного состояния на работе! Мы - те, на кого полагаются наши руководители! Приходя в офис после затянувшейся напряженной встречи, они хотят увидеть доброе, улыбчивое лицо секретаря, понимание в его глазах и готовность помочь.

Я работала с шестью руководителями и с группой сотрудников, состоявшей из 50 человек, которые им подчинялись. Вся команда работала над одними и теми же проектами, конечный результат которых был необходим самому главному руководителю. Соответственно, я должна была выполнять просьбы не только руководителей, а также их подчиненных, т. к. часто у руководителей даже не было времени дать мне поручение лично. Случалось, что все просьбы были одновременными и срочными. Поэтому я выработала для себя несколько правил, которые позволяли мне пребывать в хорошем настроении, спокойствии и готовности, что, как следствие, приводило к хорошим результатам в работе.

Правила позитивного настроя

1. Думайте о хорошем.

Научитесь хоть немного контролировать свои мысли, останавливаться и "слышать" их - это вполне возможно и очень полезно! Не зря же говорится, что все наши мысли материальны.

Начиная испытывать малейшее раздражение, не дав ему перерасти в нечто большее, сделайте щелчок пальцами и устройте себе мысленное путешествие. Это путешествие может быть куда угодно! Можно отправиться в любимую страну. Например, у меня это Италия, город Рим.

2. Избавьтесь от тревожных мыслей.

Я поставила себе на компьютере заставку с изображением Земли из космоса. Кто-то мне сказал - банально. А для меня это способ отвлечься от тревожных мыслей, от стрессовых ситуаций. Если внутри меня происходит какое-либо переживание (правильно ли я сделала необходимую работу, правильное ли решение приняла), я всегда смотрю на эту заставку. Я думаю о том, как огромен наш мир для нас, но как он незначителен во всей Вселенной. И мои переживания по сравнению со всем этим - просто мелочи!

3. Не забывайте о перерывах.

В течение дня старайтесь делать несколько перерывов.

Постарайтесь отвлечься от работы хотя бы на короткое время, почитайте художественную литературу, чаще выходите на свежий воздух, пригласите коллег на чашечку чая.

Таким образом вы отвлекаетесь, снимаете напряжение, "освежаете" мысли.

4. Делайте дыхательную гимнастику.

В тот момент, когда вы чувствуете, что что-то внутри закипает, стоит отключиться от всех мыслей и сделать несколько глубоких вдохов. За эту секунду вы снимаете напряжение и успеваете подумать о том, зачем и почему я так раздражена? Как правило, выясняется, что раздражение на самом деле не имеет никакой почвы.

Будьте гибкими!

При работе с несколькими руководителями очень ценным является умение ладить с каждым из своих руководителей, умение "подстраиваться" под их мысли, под их ритм и стиль работы.

Как я уже говорила, я работала с несколькими руководителями. Они были разными еще и потому, что представляли разные национальности. Соответственно, у них был разный менталитет. К каждому необходимо было найти правильный подход, научиться понимать с полуслова, работать вместе. Через некоторое время я сработалась с каждым, знала все нюансы характеров моих руководителей. Кто-то строго придерживался расписания, был очень пунктуальным, четким, при этом долго и тщательно объяснял задания. Один из руководителей, наоборот, не придерживался графика, его необходимо было всегда предупреждать о встречах. Кто-то был очень активным и требовательным, а кто-то, наоборот, - неторопливым, спокойным.

Постепенно я определила для себя, к какому типу людей принадлежит каждый из моих руководителей, основывалась я на типологии американского психолога Уильяма Марстона.


Рекомендуем!

Выяснив с помощью наблюдения за поведением руководителей, к какому типу они принадлежат, основываясь на какой-либо известной типологии стилей поведения, можно понять, как избежать недопонимания и сделать работу эффективнее.


Доминантные люди получают удовольствие от принятия решений, действуют напрямую. Работают над главным, стремятся сделать как можно больше за как можно меньшие сроки. Стремятся решать проблемы и быстро добиваться результатов. Часто критически смотрят на существующее положение дел, любят многообразную деятельность и независимость. Инициативные люди стремятся убеждать людей и влиять на них. Открыты, как правило, оптимисты. Любят работать с другими людьми. Такой человек практически ничего не записывает, поэтому многое забывает и постоянно что-то ищет. Как правило, заканчивает дела в "последнюю минуту". Постоянные люди стремятся создавать предсказуемое, организованное рабочее пространство. Терпеливы, умеют слушать других. Нуждаются в стабильности. Обычно записывают информацию, если считают, что могут ее забыть. Если оказываются под давлением, могут перейти в состояние стресса. Ответственные люди стремятся во всем добиваться высоких результатов. Очень аккуратны, точны. Взвешивают все "за" и "против". Предпочитают знать, чего следует ожидать. Любят все планировать. Живут по принципу "делать либо хорошо, либо никак". Нуждаются в структурированности и ожидают слишком многого.

Если выработать для себя несколько несложных правил и стараться придерживаться их, то постепенно работа станет выполняться более эффективно, будет приносить отличные результаты и при этом доставлять удовольствие.

Нет лучшего вознаграждения, чем похвала руководителей, ощущение незаменимого участия в огромном рабочем процессе. Но эту похвалу необходимо заслужить своим трудом, терпением и обязательным в данном случае взаимопониманием.

Опыт секретаря, которому довелось работать сразу с несколькими руководителями, действительно бесценен как в работе, так и за стенами офиса. Я приобрела умение разбираться в людях, стала более компетентной в важных профессиональных вопросах, а также научилась выстраивать свой рабочий день так грамотно и эффективно, чтобы успевать выполнять поставленные задачи в срок и не жалеть потом о зря потраченном времени. Кроме того, возможность работать сразу с несколькими руководителями дает мне возможность научиться у них всему тому, что будет незаменимым в любых непредвиденных и сложных ситуациях, в дальнейшем профессиональном развитии и карьерном росте.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.47%
  • Делопроизводство 15.15%
  • Психологические аспекты работы секретаря 9.85%
  • Имидж секретаря 9.85%
  • Деловой этикет 10.98%
  • Карьерный рост 7.2%
  • Документооборот 16.29%
  • Электронный документооборот 14.39%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль