Методики PR-деятельности для секретарей: составление пресс-релизов и пост-релизов для СМИ

11613
Если компания должна провести какое-либо значимое событие (выставку, презентацию, конференцию, семинар), PR-технологи подготавливают разные материалы, которые будут применяться на этих мероприятиях. Зачастую обязанность по составлению пресс- и пост-релизов возлагается на личного помощника или референта. Они производят поиск всей необходимой информации. Каким правилам подчиняется составление пресс- и пост-релизов? Давайте рассмотрим главные этапы оформления и сбора информации в процессе ведения PR-деятельности.

Любое значимое событие в компании связано с подготовкой материалов для осуществления PR-деятельности. Специалисты по PR готовят пресс-кит, который представляет собой пакет документов, включающий в себя пресс-релизы, справки, биографии руководителей компании, программу мероприятия, список приглашенных гостей, интервью и т.д. Как только мероприятие будет проведено, PR-технолог должен будет подготовить пост-релиз.

Правила составления пресс-релиза

Методики PR-деятельности для секретарей: составление пресс-релизов и пост-релизов для СМИВ состав пресс-кита входят не только неизменные документы – к примеру, история развития компании или биография директора организации, - но и также пресс-релиз, который может меняться в зависимости от события. Пресс-релиз представляет собой небольшую новость для СМИ, в которой приводятся сведения о планируемом событии. За написание пресс-релиза обычно отвечают журналисты, PR-технологи или референты, если руководитель поручит им эту задачу.

В пресс-релизе отражаются важные для компании события: к примеру, выпуск новой серии продукции на рынок, открытие нового офиса или другого представительства компании, проведение реорганизации, участие в разных выставках, заключение выгодных сделок и т.д. Есть некоторые правила, которым должен подчиняться пресс-релиз. Во-первых, в пресс-релизе всегда должна быть раскрыта только одна определенная тема. Во-вторых, пресс-релиз должен отличаться тщательно продуманным заголовком, выполняющим несколько задач. Заголовок должен явно указывать на тему пресс-релиза, давать ответ на поставленный вопрос, а также включать в себя основную новость и некоторый фактический материал.

Рекомендации по составлению пресс-релиза

Текст пресс-релиза можно разбавить цитатами известных личностей, экспертов, специалистов или руководителей, которые каким-либо образом вовлечены в данное мероприятие. Цитата обычно находится в самом начале пресс-релиза и нередко дополняет собой заголовок, конкретизируя его.

Текстовая часть пресс-релиза обычно разбивается на несколько разделов: вводную часть, основную часть и справочную информацию. Обычно пресс-релиз формируется по принципу «перевернутой пирамиды». Первый абзац, который идет в пресс-релизе, обычно называется лидом. Он включает в себя информационный повод. В лиде допускается повторение фраз из заголовка. Далее следует главная часть пресс-релиза. В ней содержатся разные уточнения, объяснения, описания, которые идут по мере значимости – начиная от самых важных и заканчивая второстепенными. Справка замыкает собой пресс-релиз.

Все абзацы пресс-релиза представляют собой два-три предложения, не больше. В тексте пресс-релиза обязательно отражается дата мероприятия, его формат и тип, контактная информация для связи с организаторами, компании, спонсирующие событие, а также ожидаемые гости. Ближе к концу пресс-релиза обычно имеются фразы о значимости мероприятия для какой-либо отрасли, индустрии или в целом для общественности. Зачастую пресс-релизы укладываются в объем 1500-2800 знаков (это где-то страница листа формата А4). Важно стремиться к краткости и лаконичности изложения материалов.

В пресс-релизах исключается какая-либо двусмысленность или неоднозначность. Обычно он строится из простых нераспространенных предложений, имеющих прямой порядок слов. Исключением может выступать лишь заголовок или первый абзац. Пример: «Реорганизация компаний произошла…»

В процессе написания пресс-релиза необходимо минимизировать любые эмоции. Специалисты советуют убирать из текста слова, имеющие яркую эмоциональную окраску. К таким словам относятся, к примеру, «уникальный», «неповторимый» и т.д. Стоит помнить о том, что в пресс-релизах все абсолютные количественные показатели нужно приводить в равнозначных единицах измерения. Все сокращения и аббревиатуры должны быть общеизвестными.

В справке содержится информация об организации, являющейся автором пресс-релиза. Справочная часть может включать в себя данные о компании, сведения из ее истории, достижения, информацию о партнерах и т.д. При оформлении пресс-релиза используют полуторный интервал, все цитаты выделяют курсивным написанием, имена и фамилии – полужирным, ключевые слова в тексте подчеркивают. Отступ в начале абзаца должен отсутствовать. Пресс-релиз публикуется либо в СМИ, либо во внутренних корпоративных сетях компании.

Вебинар 19 апреля: "Оформляем организационно-распорядительные документы: сложности и нюансы"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Создание организационно-распорядительных документов в организации
  2. Подготовка, утверждение (подписание) и доведения организационно-распорядительных документов до исполнителей
  3. Разработка, утверждение и применение Альбома образцов организационно-распорядительных документов в организации
  4. Создание документов в условиях электронного документооборота

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Пример готового пресс-релиза

Первый форум-выставка «Северное сияние» 2-10 июля 2016 года, выставочный комплекс «Сатурн», павильон 10. В июле 2016 года в выставочном комплексе «Сатурн» (павильон 10) впервые откроется выставка «Северное сияние».

Организаторами данного мероприятия являются предприятие города Москвы «Центр качественных инноваций и современного развития», Центр внедрения биометрических чипов населению, а также Агентство при Президенте Российской Федерации «Духовное развитие молодежи».

Мероприятие проводится под надзором Московского университета путей и сообщений. Актуальной задачей, стоящей перед всеми жителями России, является развитие экспортных отношений и связей с различными государствами Азии.

Эффективный метод решения данной проблемы – использование протокольных служб, которые позволяют соблюсти все деловые этические и морально-правовые нормы. Сотрудничество между иностранными агентами укрепляет деловой фон в Российской Федерации и помогает расширить горизонты взаимодействия.

Главная цель форума «Северное сияние» - обсуждение деловых и этическо-правовых форм собственности и моральных аспектов внедрения глобализации во все сферы деятельности россиян.

На форуме будут присутствовать специалисты из разных университетов и министерств РФ, региональные представители администраций, консулы, послы и т.д. Проведение форума «Северное сияние» будет освещено журналистами местного издания «Время». Под выставку отведен отдельный сайт, запущенный в сети интернет.

На форуме будет открыта выставка продукции и услуг, которые требуются для безупречной работы протокольных ведомств, организации светского приема многочисленных лиц, гостей и посетителей мероприятия.

Участники выставки смогут предложить свою продукцию широкому кругу гостей, завязать деловые отношения, ознакомиться с особенностями проведения деловых встреч в сфере протокольной этики и формальных норм.

Первый день форума «Северное сияние» будет открыт торжественной частью, во время которой пройдет выступление пресс-атташе Министерства по установлению международных отношений РФ. Также в первый день будут вручены медали и премии форума за заслуги в сфере глобального признания РФ на мировой арене под председательством куратора международных дел В.А. Семенова.

На форуме будут затронуты такие аспекты, как создание современных рабочих мест на высокотехнологических производствах, внедрение информационных систем для оптимизации бизнес-процессов, ускорение принятия всех ноу-хау в сфере IT и т.д.

Деловая программа форума насыщена различными семинарами, выступлениями и мастер-классами, которые посвящены следующим вопросам:

  • высокие технологии – особенности внедрения;
  • безопасность информационных систем предприятия;
  • расширение и глобализация в XXI веке;
  • эффективное сотрудничество и построение карьеры;
  • бизнес-идеи и их воплощение на практике.

Организаторы форума уверены в том, что мероприятие займет важное место в списке деловых событий, нацеленных на ускорение принятия современных IT-технологий.

Алина Краснова, БЦ «Исток», Тел: +79209119292 www.sovremen-it.ru

Правила составления пост-релиза

Пост-релиз во многом напоминает пресс-релиз, однако составляется он уже после того, как мероприятие было проведено. Чаще всего пост-релиз нацелен на журналистов, работников СМИ и аудиторию компании, не попавшую на мероприятие. По своему наполнению пост-релиз является статьей или фотоотчетом, включающим в себя комментарии.

Многие считают, что пост-релиз имеет не такую высокую важность, как пресс-релиз. На практике пост-релиз несет в себе очень важные функции, поскольку он позволяет сформировать и подчеркнуть безупречную репутацию компании. Грамотное составление пост-релиза требует ответственного, скрупулезного подхода. Самая важная черта пост-релиза – информативность.

В тексте пост-релиза обязательно должна фигурировать дата прошедшего мероприятия, список важных персон, посетивших его, их должности, а также итоги события. В некоторых случаях описывается формат мероприятия и антураж. Пост-релиз может включать в себя фотографии, которые должны быть хорошего качества.

Еще одно правило, которого следует придерживаться при написании пост-релиза – максимальная адаптация контента под аудиторию СМИ. Текст не должен включать в себя только голые факты и цифры. Нужно постараться сделать его интересным и цепляющим, а для этого можно использовать цитаты гостей, докладчиков, организаторов и т.д.

К примеру, во время форума «Северное сияние», который проходил в июле 2010, Огюст Антонов отметил: «Бизнес нужно беречь как нательный крестик!» Почему бы не вынести такую яркую реплику в цитаты? Она может пойти даже в заголовок для привлечения внимания к пост-релизу.

Важный фактор: скорость публикации пост-релиза. Писать материал нужно сразу же после окончания мероприятия. В таком случае контент будет актуальным. Затягивать с передачей пост-релиза в СМИ не стоит, ведь в противном случае публикация может вообще не состояться. В наш информационный век новости устаревают молниеносно, а потому важно всегда держать руку на пульсе событий.

Пост-релиз можно опубликовать и в сети. Очень часто такие статьи попадают в социальные сети и блоги (Livejournal, Facebook, VK, Linkedin и т.д.).

Пример пост-релиза

Итоги форума «Северное сияние» (2-10 июля 2016 г., Москва). 2-10 июля 2016 года при поддержке Министерства юстиции и Министерства финансов РФ прошел первый форум «Северное сияние». Партнером мероприятия стала газета «Бизнесмен», журнал «Современная Россия», а также издание «Культурный фронт».

В работе выставки приняло участие более 100 представителей властных структур города Москвы. Помимо этого, на выставке также были отмечены многие известные бизнесмены, деятели культуры и искусства, специалисты по внедрению IT-систем и т.д.

На протяжении 8 дней участники и гости форума знакомились с современными технологиями и успешными методами их внедрения на практике. Детали бизнес-сред разных стран были рассмотрены спикерами очень подробно, что позволило на практике ознакомиться с эффективными производствами.

Семинары и конференции вызвали высокий интерес со стороны гостей. В мастер-классах приняли участие свыше 40 специалистов из разных стран мира. Бизнес-гуру поделились собственным опытом и знаниями, рассказали о том, как они сами ведут бизнес в разных государствах, с какими препятствиями сталкиваются, как правительство помогает им решать возникшие сложности и т.д. Затрагивались вопросы подбора персонала, решения мотивационных проблем и т.д.

Отдельно хочется затронуть выступления Джона Ротшильда «Экономный бизнес – современные тенденции», Лена Оула «Как руководитель персоналом и день за днем наращивать мотивацию» и Марии Ивановой «Практика стартапов: от идеи к стабильности».

Круглые столы, которые проводились на форуме, были посвящены таким темам, как «Ведение бизнеса в условиях высокой конкуренции», «Информационный бизнес», «Отход от шаблонов во внедрении корпоративных ценностей», «Мозговой штурм как поиск идей для бизнеса» и т.д. Многим гостям понравились мастер-классы, посвященные корпоративным ценностям и установкам на достижение высоких результатов.

В рамках мероприятия прошло награждение ведущих специалистов в сфере тимбилдинга.

Также на форуме была открыта продажа товаров, предназначенных для упрощения ведения бизнеса. Как показала выставка-форум, современные идеи и концепции помогают заметно упростить открытие своего дела, что легко вписывается в контекст современных коммуникаций.

Подводя итоги, можно сказать, что выставка прекрасно вписалась в существующие реалии и позволила на практике познакомиться с многочисленными возможностями по ведению своего дела.

Учитывая масштабы мероприятия, а также высокий интерес к нему со стороны участников, можно с уверенностью сказать, что бизнес-среда всегда будет способствовать поиску новых идей и форм.

Мы изучили на практике особенности составления пресс- и пост-релизов, которые очень важны для любой компании. Подготовка материалов для СМИ, осуществление функций пресс-секретаря и PR-менеджера – далеко не самые простые задачи для личного помощника или секретаря-референта, однако при скрупулезном и ответственном подходе можно добиться прекрасных результатов.

Да, эта сфера не самая простая, но зато она скрывает в себе много всего интересного. Удачи вам!

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль