Навыки РR-деятельности в работе секретаря: как составить пресс-и пост-релизы для СМИ

10850
Когда в организации намечается большое событие - выставка, пресс-конференция, презентация, собрание акционеров, то РR-технологи готовят подборку важных материалов для этих мероприятий. В некоторых компаниях работа по составлению пресс-кита и написанию пресс- и пост-релиза вполне может быть возложена на личного ассистента или референта как на специалиста, занимающегося подбором информации. Каковы правила создания пресс- и пост-релизов? Особенности составления и оформления этих важных документов в РR-деятельности

Когда в организации намечается большое событие - выставка, пресс-конференция, презентация, собрание акционеров, то РR-технологи готовят подборку важных материалов для этих мероприятий. Такой пакет документов называется пресс-кит, и в его состав, как правило, могут входить следующие материалы: пресс-релиз, справка (в т. ч. историческая), биография руководителя, программа мероприятия, список почетных гостей, интервью, выдержки из прессы, история развития компании, заявление для прессы и пр. После проведенного мероприятия составляется пост-релиз. В некоторых компаниях работа по составлению пресс-кита и написанию пресс- и пост-релиза вполне может быть возложена на личного ассистента или референта как на специалиста, занимающегося подбором информации. В нашей статье мы расскажем об основных правилах создания пресс- и пост-релиза.

Пресс-релиз

Если содержание некоторых документов, входящих в состав пресс-кита, может быть неизменным (например, история компании до определенного периода или биография руководителя), то пресс-релиз - это всегда новость, краткое письменное сообщение для СМИ, рассказывающее о событии в компании, которое планируется или произойдет в ближайшем будущем. Готовится пресс-релиз обычно либо журналистами, либо РR-технологами, либо... референтом по поручению постоянно загруженного руководителя.

Темами для пресс-релиза могут послужить значимые и яркие для компании события: выпуск нового продукта на рынок, открытие представительства, реорганизация, большие кадровые изменения, проводимые торжества, участие в выставках, заключение крупных договоров и т. п.

Существуют определенные правила создания пресс-релиза. Прежде всего, он должен быть посвящен одной конкретной теме. Другой важный нюанс - грамотно составленный заголовок, который выполняет несколько функций:

сообщает о теме пресс-релиза, отвечает на "вечные" вопросы "что?", "где?", "когда?", содержит основную новость, цифры (если требуется) и факты.


Рекомендуем!

В тексте пресс-релиза можно процитировать высказывания известных людей, руководителей или экспертов, которые выразили свое отношение к событию. Такая цитата обычно располагается в начале пресс-релиза и также может подтверждать или конкретизировать заголовок.


Текст пресс-релиза состоит из трех частей (вводной, основной и справочной информации) и строится по принципу "перевернутой пирамиды".

Сначала составляется первый абзац, называемый на профессиональном жаргоне лидом. Он содержит описание информационного повода, при этом в нем может повторяться заголовок. Затем идет основная часть - это уточняющие подробности, которые располагаются по степени убывания значимости новостей, т. е. от главной - к второстепенной. Справочная информация выносится в самый конец пресс-релиза.

Каждый абзац пресс-релиза, как правило, состоит из двух-трех предложений.

Текст пресс-релиза содержит: точную дату события, указание места, где будет происходить мероприятие, его формата, координаты контактных лиц и данные для связи с организаторами, перечисление компаний-спонсоров, ожидаемых персон и гостей.

В одном из последних абзацев пресс-релиза обязательно следует упомянуть о том, какое значение будет иметь ожидаемое мероприятие (для общества в целом, сферы деятельности либо конкретной индустрии).

Объем текста пресс-релиза не превышает 1500-2800 знаков (1-1,5 страницы листа формата А4), поэтому очень важно уметь выражать мысль в пресс-релизе лаконично и точно. Пресс-релиз должен быть информативным и однозначным - как правило, он строится из простых нераспространенных предложений с прямым порядком слов (за исключением заголовка и первого абзаца, который может начинаться, например, так: "Слияние компаний произошло...").

При создании пресс-релиза лучше избегать излишней эмоциональности.

Специалисты рекомендуют исключать из текста этого документа эмоционально окрашенные слова типа "уникальный", "необычайный" "выдающийся" и т. п.

Также помните, что в пресс-релизе абсолютные количественные показатели должны приводиться в одинаковых единицах измерения, внимательно следует отнестись и к использованию аббревиатур - они должны быть общеизвестными.

Справочная информация (справка) представляет собой дополнительную информацию об организации - авторе пресс-релиза.

В справке могут быть изложены краткие сведения об истории компании, о деловых партнерах и т. д.

Оформляется пресс-релиз следующим образом: полуторный интервал, цитаты выделяются курсивом, фамилии и названия - полужирным шрифтом, подчеркиваются ключевые слова. Абзацного отступа нет.

Готовый пресс-релиз может быть опубликован как в официальной прессе, так и в Интранете (внутренней корпоративной сети).

Пример пресс-релиза

Первый международный форум-выставка "Служба протокола" 2-5 июня 2011 года, ВВЦ, павильон № 75, "МОСЭКСПО"

В июне 2011 года в Международном выставочном центре "МОСЭКСПО" (павильон № 75 на территории ВВЦ) впервые в нашей стране будет проведен международный форум-выставка "Служба протокола".

Организаторами мероприятия выступают ГУП города Москвы "Московский центр внедрения достижений науки и техники", Центр международного протокола и межкультурных коммуникаций Российской Академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации и Агентство "Деловой протокол". Мероприятие проходит под патронатом Московской торгово-промышленной палаты.

Формирование цивилизованных рыночных отношений с зарубежными партнерами, создание позитивного международного имиджа страны является одной из актуальнейших ключевых задач, стоящих перед Россией. Одним из неотъемлемых организационных инструментов для решения этой задачи является служба протокола. Соблюдение норм дипломатического и делового протокола обеспечивает высокую эффективность любых контактов в рамках международно-экономического сотрудничества, способствует поддержанию безупречной деловой репутации, укреплению позиций страны на международной арене.

Основная цель форума - обсуждение вопросов развития протокольной деятельности в мировом сообществе и новых технологий работы в условиях глобальной экономики, представление современного видения международного протокола ведущими мировыми протоколистами.


На заметку!

Чтобы облегчить обратную связь и тем самым способствовать публикации пресс-релиза, контактную информацию фиксируют отдельным блоком.


В работе форума примут участие представители министерств и ведомств Российской Федерации, Торгово-промышленной палаты Российской Федерации, высших учебных заведений России, администраций регионов Российской Федерации, посольств и консульств зарубежных стран, деловых союзов, служб протокола, международной деятельности и РК, организаторы международных саммитов, конференций, крупных форумов и встреч с участием первых лиц, а также представители международных организаций и СМИ.

Проведение форума-выставки "Служба протокола" будет освещаться в электронных и печатных средствах массовой информации. Выставка имеет и собственный сайт в сети Интернет.

В рамках форума будет организована выставка товаров и услуг, необходимых для эффективной работы протокольной службы, включая организацию протокольных мероприятий, приема гостей компании, протокольную поддержку первых лиц компании, атрибутов протокольных мероприятий.

Участникам выставки будет предоставлена возможность продемонстрировать товары и услуги непосредственно перед своей целевой аудиторией, установить новые деловые контакты, повысить уровень знаний в области мировых стандартов проведения официальных мероприятий.

В первый день работы форума состоится церемония торжественного открытия, пленарное заседание Национальной протокольной ассоциации, вручение национальных премий в области развития культурных коммуникаций и протокола председателем оргкомитета форума, советником Президента Российской Федерации В.Н. Шевченко.

Форум-выставка "Служба протокола" затронет насущные вопросы профессиональной отрасли: практика протокола как часть управленческого процесса, влияющая на взаимопонимание между людьми и странами; взаимодействие службы протокола предприятия с органами власти.

В рамках деловой программы проекта пройдут мастер-классы, семинары и круглые столы по актуальным вопросам протокольной службы:

  • деловой протокол - ключ к международному сотрудничеству;
  • деловой этикет на Востоке (Китай, Япония, арабские страны и т. д.);
  • деловой этикет на Западе, важные составляющие эффективной межкультурной коммуникации (Германия, Франция, Англия и т. д.);
  • имидж делового человека, требования к деловой одежде представительских профессий;
  • дизайн интерьера и художественное оформление протокольных мероприятий;
  • подготовка кадров для служб протокола;
  • светский прием: как эффективно работать со службами кейтеринга, флористами, event-агентствами и другими поставщиками услуг;
  • протокольная служба в финансовой сфере;
  • гостевой этикет, или прием на высоком уровне.

Организаторы уверены, что форум-выставка займет достойное место среди мероприятий, направленных на укрепление позиций России и имиджа российского бизнеса на международной арене.

Галина Макарова, 
ГУП МЦВДНТ "МОСКВА" 
Тел.: +7 909-964-34-67 
www.protocol-service.ru

Пост-релиз

Пост-релиз создается по образу и подобию пресс-релиза, только составляется он, как это следует из его названия, уже после события или проведенного мероприятия. Пост-релиз, как правило, предназначен для журналистов, представителей СМИ и целевой аудитории компании, которые по каким-либо причинам не смогли посетить мероприятие, и представляет собой статью или фотоотчет с краткими или подробными комментариями. На первый взгляд, может показаться, что по сравнению с пресс-релизом пост-релиз не так важен, но это распространенное заблуждение. Интересный и профессионально подготовленный пост-релиз выполняет не только информационную функцию - он может оказаться незаменимым подспорьем для формирования положительного имиджа компании.

Для того чтобы грамотно написать пост-релиз, необходимо придерживаться некоторых правил. Первое правило - это информативность. Текст пост-релиза должен содержать дату проведенного мероприятия, перечисление значимых присутствовавших персон, их должности, должны быть подведены итоги и результаты. Описываются также формат события и обстановка. Если пост-релиз сопровождается фотографиями, они обязательно должны быть хорошего качества. Второе правило - текст следует адаптировать для аудитории СМИ, т. е. он не должен содержать лишь сухие цифры или общие фразы, поэтому обязательно процитируйте самые яркие реплики и высказывания докладчиков.

Например, на выставке-форуме "Служба протокола", который проходил в июне 2011 г., Михаил Ефимович Швыдкой сказал: "Протокол нужен для того, чтобы не было ада!". Как такую реплику не процитировать?! Ее же, кстати сказать, не было бы стыдно вынести и в заголовок.

И главное правило для пост-релиза: скорость создания и размещения.

Лучше садиться за написание сразу после того, как прошло мероприятие, тогда материал будет считаться "свежим". Как известно, новость старой не бывает - поэтому не стоит затягивать с направлением материала в СМИ. Помните, что чем больше времени проходит с момента окончания мероприятия, тем меньше становятся шансы, что ваш пост-релиз опубликуют - ведь в наше время новости перестают быть актуальными очень быстро.

Готовый пост-релиз может быть размещен и в Интернете. Одно из последних веяний нашего времени - публикация пост-релизов на социальных сайтах (например, на Facebook, Livejournal и т. п.).

Пример пост-релиза

Итоги первого международного форума "Служба протокола" (2-5 июня 2011 г., Москва)

2-5 июня 2011 года при поддержке МИД РФ, ТПП РФ, Московской ТПП, Государственной Думы РФ, министерств образования и культуры Российской Федерации прошел первый международный форум "Служба протокола". В качестве генерального информационного партнера мероприятия выступила "Российская газета"

Журнал"Справочник секретаря и офис-менеджера" также стал одним из информационных партнеров форума.

Всего в работе форума приняло участие свыше 1000 представителей органов исполнительной власти, министерств и ведомств, администраций регионов, посольств зарубежных стран, вузов, деловых союзов, служб протокола, а также специалисты по организации международных мероприятий.

В течение четырех дней участники и высокие гости форума обсуждали роль протокола в успешном проведении переговоров и заключении контрактов и риски, которые могут быть нивелированы знанием протокольных особенностей разных стран.

Мероприятия деловой программы вызывали большой интерес у всех присутствовавших: в каждом мастер-классе или круглом столе участвовало не менее 30 специалистов по протоколу, имиджу, стилю. Приглашенные "гуру" протокольной службы делились своими опытом и знаниями, давали развернутые ответы на вопросы о том, как вести себя в соответствии с протоколом в различных ситуациях, - например, как не навредить переговорному процессу при проведении международных переговоров в странах Африки, Малайзии, Китае. Активно обсуждались вопросы того, как влияет протокол на имидж государства в целом, как протокольные правила помогают управлять коллективом, каковы психологические особенности работы протоколиста.

Особенно хотелось бы отметить следующие выступления: "Протокол приема делегаций иностранных и российских деловых партнеров" Ибои Герег, "Официальный прием: гостеприимство по протоколу или как выразить уважение официальным лицам" Феликса Шультесса, "Бизнес-подарки - великий и могучий коммуникатор" В.Ю. Слуцкого.

Ответы на многие практические вопросы участники форума получили во время проведения круглых столов по темам "Сто вопросов о протокольной практике", "Деловой туризм", "Управление впечатлением: имидж и стиль", "Особенности партнерских отношений с представителями арабских стран", "Феномен японской нации".

Замечательное впечатление оставили о себе следующие мастер-классы: "Власть пространства: как использовать географию офиса в строительстве межличностных отношений", который провела Т.В. Мужицкая, "Столовый этикет" - автор и ведущая Элла Басманова, "Выбор напитков при организации официальных мероприятий" П.В. Швеца.

В рамках форума состоялась церемония награждения лучших специалистов протокольной службы в России.

На форуме также была организована выставка товаров и услуг, предназначенных для эффективной работы протокольной службы.

Как показала выставка-форум, протокол создает порядок в политических и бизнес-отношениях, содействует развитию кросс-культурных связей в области протокольного взаимодействия и иной раз позволяет избежать непредсказуемых последствий при дипломатическом общении с другими странами.

Подводя итоги, можно подчеркнуть, что события такого уровня и масштаба обогащают международное и деловое сообщества новыми знаниями, напоминают о традициях прошлого, демонстрируют существующие правила и намечают тенденции развития данной области деятельности в будущем.

Учитывая масштаб мероприятия и значительный интерес, проявленный к нему участниками, можно уверенно сказать, что протокол неизменно сохраняет свои позиции в международных и деловых коммуникациях, помогая оптимизировать контакты во всех областях.

Итак, мы рассмотрели все основные нюансы создания таких важных РR-документов, как пресс- и пост-релизы. Конечно, готовить материалы для СМИ, выполняя функции РR-технолога и пресс-секретаря, - не самая легкая задача для личного ассистента или секретаря-референта, однако при грамотном подходе это вполне может оказаться вам по силам. Пусть это не очень просто, зато - согласитесь - интересно. Желаем вам удачи!



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.27%
  • Делопроизводство 17.84%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.21%
  • Имидж секретаря 11.74%
  • Деловой этикет 12.68%
  • Карьерный рост 8.92%
  • Документооборот 19.72%
  • Электронный документооборот 17.37%
  • Архивное дело 81.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль