Как выбрать систему электронного документооборота?

8445
Очень часто выбор системы руководство компании возлагает на руководителей и специалистов службы ДОУ. Как разобраться в обилии предложенных рынком СЭД и выбрать наиболее подходящее решение?

Выбор системы электронного документооборота - шаг ответственный, во многом определяющий как дальнейшее развитие электронного документооборота, так и самой организации или предприятия. Очень часто выбор системы руководство компании возлагает на руководителей и специалистов службы ДОУ. Как им разобраться в обилии предложенных рынком СЭД, сильно отличающихся по функционалу и стоимости, и выбрать наиболее подходящее решение для своей компании? Поговорим об этом подробнее...

От чего зависит выбор СЭД?

Выбор системы электронного документооборота зависит от уровня зрелости документооборота в компании и, соответственно, ее готовности к организации электронного документооборота. Выбор системы также зависит от того, что заказчик хочет от нее получить (цели внедрения системы мы распишем ниже), какими ресурсами (денежными, временными, человеческими и пр.) он располагает для достижения желаемого.

Прежде всего напомним, каковы уровни зрелости документооборота компании и чем они характеризуются.

Уровни зрелости организации в отношении организации электронного документооборота

Уовень развития

План организации работы с документами

План внедрения электронного документооборота

1

2

3

0. Несуществующий

В компании отсутствует понимание необходимости организации работы с документами

В компании отсутствует понимание важности электронного документооборота. Соответственно, персонал не имеет необходимого опыта и квалификации. Какая- либо ответственность не определена

Начальный/ спонтанный

Руководство признает необходимость совершенствования работы с документами, однако план мероприятий не разработан. Отдельные действия осуществляются по мере необходимости, поэтому результаты являются непоследовательными и спонтанными. Вопросы работы с документами обсуждаются в службе делопроизводства, но не бизнес-руководством. Организация работы с документами проводится без привязки к реальным задачам организации. Риски, связанные с документами, не отслеживаются и не контролируются

Руководство знакомо с электронным документооборотом, но конкретных планов по его внедрению нет. Проблемы в работе с документами обсуждаются от случая к случаю. Документооборот только бумажный

2. Повторяемый, но интуитивный

Необходимость совершенствования работы с документами понятна руководству, но работа ведется без четкого плана службой делопроизводства с привлечением при необходимости бизнес-специалистов. Изменения происходят только по запросу руководства вне рамок формального процесса работы с документами

В организации существует общая осведомленность об электронном документообороте. Но его применение ограничивается электронной почтой. Решение возникающих вопросов ориентировано на краткосрочные цели

3. Определенный

Процедуры и ответственность за разработку плана совершенствования работы с документами понятны, задокументированы и доступны всем. Процесс хорошо определен, вероятность успешного планирования высока. Реализация процесса совершенствования во многом зависит от индивидуальных исполнителей. Регулярных проверок качества процесса нет

Необходимость развития электронного документооборота хорошо понятна и принята всей организацией, ответственность за отдельные работы четко определена. Процедуры, приемы и применяемые средства определены, документированы, внедрение системы электронного документооборота производится по разработанному плану. Цели и задачи электронного документооборота регулярно пересматриваются

4. Управляемый и измеримый

Управление документами является стандартным процессом, отклонения от которого будут заметны для руководства. Для процесса определена ответственность на высшем уровне, а также обеспечивается его мониторинг и оценка эффективности. Процесс управления документами и бизнес- стратегия направлены на получение преимущества для бизнеса за счет ускорения процессов принятия решений и качества предоставляемой информации

Внедрение электронного документооборота полностью поддержано формальными методиками и процедурами. Обеспечивается возможность количественного измерения характеристик процесса работы с документами. Обучение определено, задокументировано и последовательно применяется в рамках всей организации. Определены и применяются внутренние «лучшие практики». Сам процесс работы с документами учитывает изменения требований бизнеса и ориентирован на достижение стратегических целей. Организовано общее хранилище документов, позволяющее использовать эту информацию в системах принятия решений и информирования руководства

5. Оптимизированный

Эффективно поставленный документооборот обеспечивает ощутимые преимущества. Процессы работы с документами оптимальны, обеспечивают эффективность бизнес- процессов

Электронный документооборот внедряется последовательно для всех документоориентированных процессов, его важность для бизнеса постоянно подчеркивается. Персонал обладает достаточной квалификацией для работы с системой электронного документооборота. Процессы регулярно пересматриваются и совершенствуются. Для оценки процессов используются количественные и качественные характеристики. Система электронного документооборота интегрирована с другими информационными системами, автоматически формируется информация для принятия управленческих решений, отслеживаются их результаты

Как выбирать СЭД для уровня «0»

Документооборота в организации может и не быть. Отсутствие документов - признак неформального управления (по принципу «начальник сказал - сделали»). Как показывает практика, при небольших размерах организации этот метод работает вполне эффективно. Но когда масштабы деятельности растут, руководителю приходится вводить формализацию хотя бы части процессов (например, регистрировать «входящие-исходящие», чтобы можно было проследить историю вопроса, собирать визы на договора, чтобы понять, кто за что отвечает). Но пока компания находится на таком уровне зрелости документооборота, внедрять СЭД ей рано.

Первоочередной задачей для таких компаний является организация документооборота, формализация бизнес-процессов работы с документами. Эти документы могут быть как бумажными, так и электронными.

Иногда спрашивают: «Может быть, сразу внедрить СЭД?» «Сразу» не получится. Проблема в том, что сотрудникам необходимо приобрести очень важную привычку - документировать свою деятельность. Приобретение этого навыка по сложности близко к преодолению языков ого барьера в изучении иностранных языков - привычка возникает при многократном повторении одного и того же действия (психологи утверждают, что нужно не менее 40 повторов). И не всегда организации (и отдельные люди) могут справиться с этим самостоятельно, поэтому кто-то (начальник, преподаватель или приглашенный бизнес-тренер) должен добиться от каждого сотрудника не менее 40-кратного выполнения определенного действия - отправления документа на согласование должностным лицам, конкретных шагов при получении какого-либо вида документа и т. д. А пока сотрудники будут привыкать, приобретенная СЭД будет морально устаревать, затраченные средства не окупаться. И потом, когда сотрудники будут готовы работать в СЭД, поймут свои требования к ней, выбранная ранее система не подойдет...

Выбор СЭД для организации с уровнем зрелости «1-2»

В такой организации рекомендуем внедрить электронный документооборот для автоматизации одного-двух наиболее важных для бизнеса процессов работы с документами на ограниченном количестве рабочих мест.

Тип СЭД должен определяться характеристиками этих процессов.


Важно знать!

Прежде всего необходимо формализовать бизнес-процессы, а затем автоматизировать их.


Например, если компании важнее процессы хранения и оперативного поиска, лучше выбирать систему типа «электронный архив». Если компании более необходима скорость бизнес-процессов, ей нужна система с функционалом «workflow». Если очень нужно обеспечить классический административный документооборот или какой-то специализированный, можно выбрать СЭД с соответствующим функционалом.

Примечание: описание типов СЭД мы намеренно вынесли в отдельную (последнюю) главу, поскольку выбор типа системы важен и необходим на каждом - с 1 по 5 - уровне зрелости документооборота компании.

Не забудьте также «заглянуть в будущее»: определите, сможет ли выбранная СЭД «потянуть» весь объем документации в организации и всех вероятных пользователей, т. е. будет ли достаточно ее резервов для дальнейшего развития?

Очень важны такие характеристики СЭД, как:

  • максимальное количество документов, с которыми может работать система;
  • максимальное количество пользователей, с которыми может работать СЭД. Эти параметры приводятся в технических характеристиках системы.

При 1-2-м уровне готовности компании к организации электронного документооборота можно выделить 2 подхода к определению нужного функционала СЭД:

1. Определяют бизнес-процесс, который должна автоматизировать СЭД. Список необходимых действий по работе с документами становится перечнем требований к СЭД.

Например, для работы с договорами система должна иметь в регистрационной карточке список нужных реквизитов (атрибутов), хранить электронный образ договора, уметь передавать его по заранее созданному маршруту согласования и т. д.

2. Создают список всего, что может делать СЭД (типа «меню»).

Конкретный пользователь выбирает нужный ему функционал из предложенных возможностей. Именно с такой целью был разработан международный стандарт MoReq. Несколько лет назад его перевели на русский язык. Но с применением его возникли некоторые сложности. Анализ этого стандарта российскими экспертами показал, что есть разница в том, что считать обязательными функциями СЭД, а что - желательными.

Например, функцию контроля исполнения российские эксперты считают обязательной, а европейские - только желательной.

Выбор СЭД для организации уровня зрелости «3-4»

На данном уровне зрелости сотрудники организации уже могут четко сформулировать свои требования к функционалу системы и выбрать, какая СЭД удовлетворяет их требованиям. СЭД, например, должна будет обеспечить:

  • повышение исполнительской дисциплины;
  • снижение рисков утраты документов;
  • повышение скорости процессов работы с документами, например сокращение срока согласования договоров;
  • доступ к документам большого количества пользователей и при этом сохранность документов и избавление пользователей от работы с множеством их копий;
  • удобную систему хранения документов, легкость поиска любых документов, создание тематических подборок по различным критериям;
  • увеличение продуктивности работы сотрудников.

Когда четко сформулированы требования и среди большого количества представленных на рынке систем вашим потребностям соответствуют лишь две-три, здесь уже важно оценивать соотношение «цена - функционал».

Примечание: пункты, из которых складывается совокупная стоимость СЭД, мы вынесли в отдельную главу, поскольку стоимость также важна на каждом - с 1 по 5 - уровне зрелости документооборота.

Если специалисты организации не уверены в своих силах, руководство может принять решение пригласить консалтинговую компанию или опытного специалиста, имеющего опыт внедрения СЭД.

Выбор СЭД для организации уровня зрелости «5»

Когда организация достигает 5-го уровня, она может диктовать условия в организации электронного документооборота и требовать реализации в СЭД даже тех требований, которые в типовых версиях пока не реализованы. Для таких организаций, как правило, мало базового функционала, который предлагают готовые «коробочные» СЭД, и они заказывают СЭД «под себя». Причем в дальнейшем эти разработки могут использоваться для развития функционала как данной СЭД, так и других. Для таких организаций в выборе СЭД важны возможности доработки, настройки системы «под себя», квалификация специалистов компании-поставщика.

Даже самую лучшую и подходящую СЭД нужно «запустить», а это процесс внешне очень простой, но коварный. Это похоже на переход реки по подводным камням. Со стороны все очень легко - человек практически идет по воде. И только попробовав проделать это самостоятельно, начинаешь понимать важность знающего и опытного проводника, которому доверяешь.


Важно знать!

Сравнивать следует не просто стоимость СЭД, а совокупную стоимость владения - сколько будет стоить весь проект организации электронного документооборота.


Какие типы СЭД существуют?

По типу выполняемых функций можно выделить следующие группы СЭД:

  • «электронный архив» (основной функционал таких систем сводится к организации хранения документов и обеспечению их удобного поиска);
  • «workflow-системы» (системы управления маршрутами движения документов);
  • системы для организации управленческого документооборота;
  • системы для организации специализированных видов документооборота (кадрового, финансового, конструкторского, материально-технического и др.);
  • системы, обеспечивающие работу в территориально-распределенных организациях.

На заметку!

Успех внедрения системы в очень большой степени зависит от этого человеческого фактора: нужно найти «своего» консультанта.


Из чего складывается совокупная стоимость владения СЭД?

Совокупная стоимость владения системой электронного документооборота включает:

  • стоимость базового программного обеспечения;
  • стоимость покупки дополнительных серверов, рабочих станций, их монтаж;
  • стоимость организации каналов связи;
  • стоимость обучения технических специалистов;
  • зарплату технических специалистов, необходимых для обеспечения работоспособности СЭД;
  • стоимость обучения пользователей (наличие дистанционного курса обучения резко снижает затраты на обучение);
  • стоимость доработки или настройки программного обеспечения;
  • оплату часов, необходимых для доработки или настройки СЭД (или зарплату специалиста, который будет выполнять эти работы);
  • стоимость работ по внедрению СЭД.

Все это нужно оценить и сравнить. Для этого, возможно, придется составить сравнительную таблицу.

В любом случае не стоит бояться ошибиться в выборе СЭД. Организации «вырастают» из системы электронного документооборота так же, как дети из своей одежды. А опыт показывает, что для любой организации лучше иметь какую-то СЭД, чем не иметь ее вовсе.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль