Об электронных архивах: отдельные аспекты

4324
Что такое электронный архив или электронная архивная система организации? С чем связаны сложности автоматизации процедур архивного дела? Форматы документов, хранимых в электронных архивах. Ретрокон-версия как важный этап создания электрон­ного архива

Что такое электронный архив? Электронный архив или электронная архивная система - это корпоративная информационная система класса ECM (enterprise content management system), автоматизирующая процедуры архивного дела. Почему емкость рынка архивных систем специалисты считают ограниченной и каковы причины этого? Форма­ты документов, хранимых в электронных архивах, и сложности ретроконверсии.

Вследствие того, что архивная отрасль уникальна для каждой страны, отметим, что в России программный продукт класса "электронный архив" должен соответ­ствовать следующим актам: Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила комплектования архивов ор­ганизаций), утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.

Только при условии соблюдения при разработке программ­ного обеспечения (ПО) всех правил, прописанных в данных правовых актах, мы можем говорить о том, что это ПО являет­ся электронным архивом. Данное условие исключает из рассмат­риваемой области информационные системы, в названии кото­рых может присутствовать слово "архив", но которые не удовлетворяют требованиям нормативных и регулирующих до­кументов, предъявляемых к ним. Таким образом, документоори-ентированные корпоративные информационные системы (КИС) типа "архив научной и технической информации", "архив ве­домственной документации" и прочие подобные варианты не могут быть отнесены к электронным архивным системам.

Вследствие высокого уровня требований к электронным архивным системам, прописанных в нормативных актах, в на­стоящее время можно говорить всего о нескольких полноцен­ных электронных архивах:

  • "CompanyMedia - Корпоративный электронный архив" (разработан компанией "ИнтерТраст");
  • "Архивное дело" (создан компанией "Электронные офисные системы");
  • "LanDocs - Архив" (разработан компанией "Ланит").

Продукт "Управление архивом документов" (разработчик -компания "DocsVision") зрелым, полнофункциональным реше­нием не является, т. к. выполняет промежуточную задачу -подготовку и оформление дел для сдачи в архив.

Иных решений на отечественном рынке сегодня нет. Почему?

Маркетинговая причина

Потребность рынка в электронных архивах чрезвычайно ограничена. Если современная система электронного доку­ментооборота давным-давно переросла автоматизацию дело­производства и сейчас обеспечивает поддержку управления компанией любой отрасли и сектора (причем как директивно­го, так и процессного и проектного менеджмента), то потреб­ность в архивных системах испытывают только крупные ком­пании, берущие свое начало еще в СССР, а некоторые - в Российской империи. Архивы этих компаний очень велики, автоматизация помогает в значительной степени упростить управление ими. Средние компании, возникшие в постпере­строечные годы, могут обладать архивами, нуждающимися в автоматизации, только в случае, если их профильные процессы являются документоориентированными.

К таким организациям можно отнести современные финансовые структуры (банковские и страховые), предприя­тия добывающего и топливно-энергетического комплекса, а также органы власти (законодательной, исполнительной, судебной).

Все это приводит к тому, что емкость рынка архивных систем становится ограниченной, а потенциальные потребители могут быть выявлены буквально в течение одного дня. Поскольку разработка электронного архива требует от полутора лет и более, окупаемость новых решений для отечественного рынка являет­ся сомнительной, а основные «игроки» рынка уже создали свои решения, становится ясно, что попытки разработки новой, кон­курирующей с ними, электронной архивной системы в условиях посткризисной экономической ситуации бесперспективны.

Кадровая причина

Для разработки электронной архивной системы компания-производитель должна иметь в своем штате профильных спе­циалистов-консультантов с высоким уровнем знаний в области архивного дела, богатым опытом работы с архивами, а также навыками проектирования информационных систем. В настоя­щий момент таких специалистов очень немного и в своей мас­се они подготовлены компаниями самостоятельно часто имен­но с целью создания решений, автоматизирующих архивные процедуры. Сегодня специалистами такого уровня на отечест­венном рынке обладают всего несколько компаний, причем у таких компаний имеются уже готовые решения для автомати­зации архивного документооборота.

Финансовая причина

Разработка решения, требующего немалых финансовых влива­ний в условиях ограниченного спроса и посткризисной эконо­мической ситуации, является высокорисковой.

Форматы документов, хранимых в электронных архивах

Отдельным вопросом, напрямую затрагивающим развитие элек­тронных архивных систем, является изменение самого понятия документа. В соответствии с Федеральным законом "Об архив­ном деле в Российской Федерации", который четко определяет понятие документа для целей архивного дела, информация на носителях может быть приравнена к документам в том случае, если она снабжена дополнительными сведениями, позволяю­щими ее однозначно идентифицировать.

Таким образом, к примеру, база данных, записанная на оптический диск, видео- или аудиоконтент на носителе может быть передана в архив как один документ. Если архивная система обладает возможностью хранить документы боль­шого объема (емкость записи SQL базы - 65 КБ, а записи базы Lotus Domino - 512 МБ), то передача такого рода кон­тента вполне реальна.

Таким образом, задача сдачи в архив медийных документов выглядит достаточно прозаичной до тех пор, пока не будет точно выявлен фактический размер образа медианосителя.

Если емкость стандартного компакт-диска равняется 700 МБ и хранить его контент в архивной системе достаточно реально, то DVD диск обладает емкостью уже 4,7 ГБ. Емкость же Blue-Ray диска может составлять и 25, и 50, и даже 100 ГБ.

Очевидно, что программные решения, позволяющие управ­лять такого рода архивным контентом, относятся к категории иерархических хранилищ, где основным игроком выступает решение от вендора IBM Tivoli. Когда стоит вопрос о записи в архивную базу изображения, важно отметить, что образ доку­мента, хранимый в системе, и есть изображение форматов TIFF, PNG, JPEG. Этот функционал реализован во всех архивных системах. Возможность просмотра хранимого системой кон­тента обычно реализуется не за счет самой системы, а за счет функционала ее рабочих мест.

Поэтому если в системе хранятся файлы документов, то для работы с ними понадобятся сторонние решения других вендоров, к примеру Microsoft Office, OpenOffice.org, Google Docs и пр.

Ретроконверсия - важный этап создания электронного архива

Важным этапом создания электронного архива является процесс ввода в него архивной документации. Обычно данный процесс представляет собой прямую передачу надлежащим образом оформленных дел из корпоративной системы электронного документооборота в ее специализированный модуль "электрон­ный архив". Даже если дела в СЭД нуждаются в дополнениях, к примеру в создании описей, а также сдаточной документации, тем не менее этот процесс является практически полностью автоматизированным. Совершенно другим, значительно более затратным и по времени и по финансам является процесс ретроконверсии - оцифровки бумажного архива организации.

Важно знать!

ПросмотрPDF-,графических многостраничных (TIFF) и одностраничных(JPEG,PNG), звуковых (WAV, MP3, AMR) файловимедийныхдисков в форматеобраза (ISO) дости­гается с помощью допол­нительно установленных в системе просмотрщиков/ проигрывателей/монтиров­щиков.

Каковы этапы ретроконверсии?

Их несколько:

  • получение образа документа. Для этого может быть использовано разнообразное оборудование.

Самым дешевым являются офисные сканеры, функцио­нальность которых может быть расширена лотком автопо­дачи и системой двустороннего сканирования документа. Далее идут документные сканеры, затем потоковые сканеры, обеспечивающие самую высокую скорость сканирования, богатые возможности, но при этом отличающиеся высокой стоимостью. Штативные фотосканеры переводят документы в цифровую форму посредством фотографирования;

  • формирование метаданных, то есть хранимых отдель­но от контента документа полей с описательной инфор­мацией, позволяющей ECM-системе этот документ корректно обрабатывать;
  • маркировка документа, производимая для автомати­зированного заполнения метаданных в архивной систе­ме (для этого используются программное обеспечение для генерации штрихкода, принтер штрихкода, про­граммный считыватель штрихкода, ручной сканер штрихкода, необходимый при непосредственной рабо­те с маркированными документами).

Работая в комплексе, подсистема маркировки, построенная таким образом, обеспечивает возможность проведения про­цедуры ретроконверсии на адекватном техническом уровне;

  • извлечение (распознавание) контента. Производится с использованием OCR-системы. Для этих целей пре­имущественно используется Abbyy FineReader 7.0 Scripting Editiion. В задачу данной системы входит перевод изо­бражения (образа) документа в текстовый формат с со­хранением форматирования либо без такового.

Не оснащенная этим функционалом архивная система не сможет обеспечить полноценную индексацию, а также исключит возможность использования полнотекстового по­иска по хранимой в системе документации.

В совокупности перечисленные пункты описывают затра­ты, необходимые для проведения ретроконверсии документов в рамках одного проекта (не используя аутсорсинг). Эта сумма должна быть разделена на время эксплуатации оборудования и ПО, применяемых для ретроконверсии, стоимость расходных материалов за тот же период, а также затраты на персонал, осуществляющий ввод документных данных в архивную систе­му. Соотнеся полученные затраты с объемом ретроконверси-рованной документации, мы получим стоимость ввода в систе­му единичного документа. Также немаловажно, что само сканирование не является достаточным условием для ввода документа в систему, так как ECM-система требует получения метаданных документа, а поисковая подсистема - текстового контента. Лишь тогда мы можем говорить о полноценном вво­де документа в соответствии с требованиями системы элек­тронного архива.

Процесс ретроконверсии столь трудоемок, что перед ор­ганизацией сразу встает вопрос: проводить ли оцифровку са­мостоятельно либо передать ее на аутсорсинг компании, для которой этот комплекс задач является профильным.

Рассматривая аутсорсинг именно процедуры ретрокон-версии (т. е. пополнения фонда электронного архива из имею­щегося архивного фонда предприятия или органа власти), необходимо отметить, что этот рынок настолько мал, что силами единственной хорошо оснащенной компании он по­крывается практически полностью (крупнейшей из них, об­ладающей самой совершенной методической и технической базой, является корпорация "Электронный архив").

Каковы же причины этого? Самая актуальная - низкая востребованность. Многие компании, обладающие обширным архивным фондом, не нуждаются в возможностях ни электрон­ного доступа к образам документов, ни полнотекстового поиска информации по архивам. Главная их потребность - автома­тизация функционала архивной картотеки, так как имеющаяся классическая картотека заметно снижает производительность работы архива. Таким образом, вложения в ретроконверсию слишком затратны и одновременно не так сильно необходимы. Рассмотрим в качестве примера две крупных отечественных компании.

Аэрофлот, крупнейший пассажирский авиаперевозчик в стране, согласно собственным локальным актам, дополнитель­но регулирующим деятельность архива компании, осущест­вляет хранение всех корешков билетов всех пассажиров, пере­возка которых была осуществлена, на всех рейсах с 1923 г. В современных условиях это означает пополнение документ­ного фонда, передаваемого затем на архивное хранение, не менее чем на 20-25 млн документов в год. Безусловно, хранение образов документов в условиях такого обширного документо-потока не является эффективным, учитывая, что истребо­вание документации из архивов компании осуществляется только при чрезвычайных ситуациях. Решение в виде архивной картотеки для этих целей более предпочтительно, чем хра­нение всех образов документов и их контента.

Сберегательный банк Российской Федерации комплек­тует свои архивы с 1841 г., когда император Николай I принял устав сберегательных касс. С того момента документы, под­тверждающие проведение всех финансовых операций в банке, передаются по окончании текущего делопроизводства по ним в архивы организации. В настоящее время филиальная сеть банка насчитывает более 19 000 офисов и является крупней­шей в Восточной Европе. Документы, подтверждающие каждую оплату коммунальных услуг, услуг связи и иные платежи, со­храняются банком для возможности дальнейшего использова­ния. В таких условиях провести процедуру ретроконверсии не представляется возможным в принципе, и даже внедрение архивной системы типа автоматизированной картотеки вызывает большие затруднения вследствие огромного количе­ства дел в архиве этой организации.

На заметку!

Сам факт возможной утраты документации исключается шифрованием документов.

Крупные и средние компании в большинстве своем обза­велись системами электронного документооборота и архива. А что делать небольшим организациям, не обладающим мощ­ными материальными ресурсами для приобретения дорого­стоящего ПО?

Если еще год или два назад таким предприятиям СЭД была просто не по карману (необходимость поддержания ее работы требовала немыслимых для малого предприятия затрат), то в настоящее время ситуация изменилась. Принципиально новый подход к созданию СЭД для небольших компаний появился параллельно с массовым проникновением сети Интернет в нашу жизнь и в бизнес - возникла идея не передавать программное обеспечение конечному пользователю, а предлагать ему воз­можность пользоваться находящимся у исполнителя ПО на временной основе с оплатой по количеству рабочих мест за определенный временной срок. Такая модель предоставления услуг по организации электронного документооборота, полу­чившая название SaaS (software as a service), значительно уде­шевляет проект. Система электронного документооборота ли­шилась ключевого для предприятий сектора среднего и малого бизнеса недостатка: больших вложений в техническую поддерж­ку ПО, которая передается на аутсорсинг профильной IT-компании. Доступ в СЭД (с определенного договорными отноше­ниями количества рабочих мест) осуществляется через сеть Интернет.

Пока остается открытым вопрос безопасности хранимых в такой системе документов. Решить возникшую задачу спо­собны современные мощные системы криптографии, которые обеспечивают хранение на сервере зашифрованных криптоал­горитмом документов.

Потребность в электронном архиве, создаваемом по моде­ли SaaS, возникнет примерно через 3-4 года после появления на рынке полноценной SaaS-системы электронного документо­оборота. И это вполне объяснимо жизненным циклом доку­мента, который начинается в форме проекта. В дальнейшем документы формируются в дела, лишь через три года после завершения дела они при условии наличия в них документации, имеющей важность для работников, общества или государства, сдаются на хранение в архив организации. По истечении срока хранения в архиве документация, утратившая актуальность, уничтожается. Для отдельных видов документов срок хранения может быть продлен. Третьи виды документов, имеющих цен­ность лишь для государства, передаются на хранение в струк­туры федерального архивного агенства (Росархива). Пока же полноценной СЭД, предлагаемой по модели SaaS, на рынке нет.

Тем не менее подвижки в преодолении недоверия к облачным технологиям уже заметны: появились SaaS-учетные системы, SaaS-CRM-системы. В скором времени можно ожидать и появ­ление полноценных SaaS-СЭД, которые поначалу будут использоваться компаниями малого бизнеса. Возможно, это произой­дет уже в 2012-2013 гг., а решения архивных хранилищ следующего поколения появятся не ранее 2015-2017 гг.


Словарь

Вендор (англ. vendor продавец, торго­вец) - юридическое или физическое лицо, являющееся поставщиком товаров и услуг, объединенных торговой маркой.

Оптическое распознавание символов (англ. optical character recognition, OCR) - это механический или электронный перевод изображений рукописного, машинописного или печатного текста в последовательность кодов, использующихся для представления в текстовом редакторе.

Программное обеспечение как услуга (англ. software as a service, сокр. SaaS), про­граммное обеспечение по требованию (англ. software on demand, сокр. SoD) - бизнес-модель продажи и использования программ­ного обеспечения, при которой поставщик раз­рабатывает веб-приложение и самостоятельно управляет им, предоставляя заказчикам доступ к программному обеспечению через Интернет. Основное преимущество модели SaaS для по­требителя состоит в отсутствии затрат, связан­ных с установкой, обновлением и поддержкой работоспособности оборудования и работаю­щего на нем программного обеспечения.

Ретроконверсия или ретроспективная конверсия - это специальная промышлен­ная технология перевода данных с графиче­ских образов, полученных после сканирова­ния, в текстовый формат, формат баз данных или в мультистраничный графический.

Система управления взаимодействи­ем с клиентами (или CRM, сокр. от англ. Customer Relationship Management System - система управления взаимодей­ствием с клиентами) - корпоративная ин­формационная система, предназначенная для автоматизации CRM-стратегии компании, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения об­служивания клиентов путем сохранения ин­формации о клиентах (контрагентах) и исто­рии взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последую­щего анализа результатов.

Облачные технологии (облачные вы­числения) - в большинстве своем, это технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы и мощности предо­ставляются пользователю как интернет-сер­вис. Пользователь имеет доступ к собствен­ным данным, но не может управлять и не должен заботиться об инфраструктуре, операционной системе и собственно про­граммном обеспечении, с которым он рабо­тает.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.65%
  • Делопроизводство 18.45%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.62%
  • Имидж секретаря 12.14%
  • Деловой этикет 13.11%
  • Карьерный рост 9.22%
  • Документооборот 20.39%
  • Электронный документооборот 17.48%
  • Архивное дело 81.07%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль