Трудные случаи оформления документов

8524
Как могут решаться вопросы документирова­ния, на которые не дают ответа нормативные или методические документы? Оформление отдельных реквизитов документов: заголовок к тексту, печать, согласование документов, текст. Правила изготовления документов

В предыдущем номере журнала нами были рассмотрены некоторые случаи оформления документов, на которые не дают ответа или не дают однозначного ответа ни ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распоряди­тельной документации. Требования к оформлению документов", ни Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Методические рекомендации), разработанные в соответствии с постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Правила делопроизводства). Продолжаем рассматривать трудные случаи оформления документов и искать ответы на самые сложные вопросы.

Оформление отдельных реквизитов документов

Заголовок к тексту. ГОСТ Р 6.30-2003 относительно данного реквизита ограничивается следующим положением:

"Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименовани­ем вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать".

Данное положение нуждается в некоторых комментариях:

1. Заголовок к тексту документа не может отвечать на вопрос "О ком?", только "О чем?" или "Чего (кого)?".

Например: приказ (о чем?) о командировании старшего аудитора Петрова П.Л., приказ (о чем?) о переводе Сахарова К.Д., приказ (о чем?) о дополнительном финансировании работ по реконструкции торгового комплекса № 2, письмо (о чем?) об оказании консультативной помощи, акт (чего?) приема-пере­дачи дел, протокол (чего?) заседания совета директоров, пра­вила (чего?) внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция (кого?) секретаря-референта и др. Говоря иначе, заголовок к тексту документа должен в соответствии с пра­вилами русского языка согласовываться в падеже с наиме­нованием вида документа.

2. Бланки формата А5 для изготовления документов уже не используются. В настоящее время все бланки документов, как и документы, для изготовления которых бланки не приме­няются, изготавливаются на бумаге формата А4.

Бланки на бумаге формата А5 применялись для ведения переписки, но они вышли из употребления еще в 80-е гг. прошлого века, во-первых, потому что принтеры, применяв­шиеся в то время, печатали только на бумаге определенного формата (А4 и А3), во-вторых, потому что писем с текстом в 4-5 строк относительно немного, в большинстве своем письма содержат тексты большего объема.

В Правилах делопроизводства реквизит "заголовок к тек­сту" назван "наименование документа". В отношении этого реквизита Методическими рекомендациями устанавливается следующее: "Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем доку­ментам, за исключением документов, имеющих текст неболь­шого объема (до 4-5 строк)"[1].

На практике довольно часто возникает вопрос: где должен размещаться этот реквизит? Вопрос возникает в связи с тем, что в законодательных, иных нормативных правовых актах заголовок к тексту располагается над текстом центрованным способом, в распорядительных документах, деловых письмах и других документах - под реквизитами бланка от границы левого поля. Методическими рекомендациями в связи с этим установлено следующее: "Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформ­ляется по ширине страницы над текстом центрованным спо­собом".

В последние годы в практике деловой переписки встреча­ются заголовки к тексту, оформленные следующим образом:

Касательно договора купли-продажи сырой нефти от 12.12.2010 № 176дк/88-17

Объясняется появление заголовков к тексту, оформленных таким образом, следующим: в практике ведения переписки за рубежом используется реквизит "Краткое содержание письма", по сути, аналогичный реквизиту "Заголовок к тексту докумен­та". В юридической практике его принято оформлять следую­щим образом:

In re: Contrakt 12/45

Re: Contrakt 12/45

In re (Re - то же выражение, но сокращенное) - латинское выражение, означающее "по делу...", "относительно дела, вопроса...", "касательно дела (вопроса)...". Когда пытаются бук­вально переносить правила ведения переписки, принятые за рубежом, на нашу почву, тогда и появляются такие заголовки, как приведенный выше. При этом нужно учитывать, что само слово "касательно" в современном русском языке восприни­мается как устаревшее, а также то, что такой способ оформле­ния заголовка к тексту документа нашим стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 не предусмотрен.

Нужно учитывать и то, что в зарубежной коммерческой переписке на английском языке более современным способом оформления данного реквизита является подчеркивание крат­кого содержания письма или выделение его прописными буквами:

Travel Bag Promotion             Реклама дорожных сумок

или:

TRAVEL                                  РЕКЛАМА

BAG PROMOTION                    ДОРОЖНЫХ СУМОК

При составлении заголовка к тексту документа нужно также учитывать следующее: не рекомендуется ограничивать заголовок только указанием объекта (подразделения, лица и др.), по поводу которого издается документ, без обозначения харак­тера предписываемых действий, например: "О Петрове Н.К.", "Об отделе информатизации" и т. п.

Если в тексте документа отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. При этом нежелательно использовать конструкции со словом "вопросы", например: "Вопросы ревизионной комиссии". Заголовок должен более четко определять содержание документа, например: "О выборах ревизионной комиссии и определении порядка ее работы".

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Один из наиболее актуальных вопросов, возникающих при подготовке документов, это вопрос о том, в каких случаях нужно заверять документ печатью и какой печатью. Вопрос о том, какой печатью заверять документ, неслучаен, поскольку в организациях нередко используются не только печати организаций, но и печати струк­турных подразделений, а также особые печати для документов, пакетов и др. ГОСТ Р 6.30-2003 содержит следующее положение о заверении документов печатью (п. 3.25): "Оттиск печати за­веряет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, пред­усматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации". Данное положение стандарта также нуждается в комментарии. Что значит "...а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подпи­си"? Очевидно, это следует понимать так: "...а также на иных документах, заверение которых печатью предусматривается законодательными или иными нормативными правовыми ак­тами". Именно это положение содержится в Методических рекомендациях: "Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативны­ми правовыми актами".

Важно еще одно положение: документы заверяют печатью организации. В каких же случаях может использоваться печать структурного подразделения?

Сфера применения печатей структурных подразделений в делопроизводстве крайне ограничена. Можно сказать, что они применяются только во внутренней деятельности орга­низации, например для заверения копий документов (прика­зов, распоряжений) при их рассылке по структурным подраз­делениям и подведомственным организациям. Но при выдаче копий документов по запросам граждан, в том числе работ­ников организации, для представления в органы власти или организации копии документов заверяют печатью организации, при этом копия заверяется руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом (в соответ­ствии с приказом руководителя или доверенностью). Именно поэтому печать организации может стоять на документе (ко­пии документа), подписанном не только руководителем орга­низации, но и иным должностным лицом (главное, чтобы данное должностное лицо было уполномочено руководителем).

В Методических рекомендациях имеется положение, опре­деляющее, где должна ставиться печать: "Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наимено­вания должности лица, подписавшего документ".

Нужно признать, что в вопросе использования печатей для заверения документов много белых пятен.

Например, никакими нормативными актами никогда не устанавливалось, что гарантийные письма должны заверять­ся печатью, как и то, что на гарантийном письме должно быть две подписи (руководителя или лица, исполняющего его обязанности, и главного бухгалтера). Эти положения сложились на практике и фактически стали нормой. Но если гарантийное письмо - это все-таки письмо-обязательство, и печать на этом письме оправдана именно этим, то заверение печатью, например, письма-запроса или коммерческого пред­ложения, ничем не оправдано. Большая часть разновидностей писем - письма-просьбы, запросы, сопроводительные пись­ма, извещения и др. - не требует заверения печатью.

Следует иметь в виду также и то, что сфера применения мастичных печатей в делопроизводстве в дальнейшем будет сокращаться, поскольку при электронном (безбумажном) доку­ментообороте единственным способом удостоверения доку­мента (придания ему юридической значимости) является элек­тронная подпись.

СОГЛАСОВАНИЕ документов. Согласование проек­та документа - обязательная процедура подготовки любого документа, содержащего управленческое решение. В практике управленческой деятельности различается внешнее согласова­ние - согласование с организациями, и внутреннее согласова­ние - согласование с руководителями и специалистами. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает два способа оформления отметки о согласовании: гриф согласования документа (при внешнем согласовании) и виза согласования документа (при внутреннем согласовании). Стандарт ограничивается определением того, из каких элементов состоят гриф согласования и виза. Вместе с тем остаются вопросы, на которые нет однозначного ответа, например вопрос о том, где проставлять грифы согласования и визы, а также как поступать в случае, если проводится элек­тронное согласование и отметки о согласовании включаются в карточку документа.

Частично на вопрос о том, где проставляется гриф согла­сования, отвечают Методические рекомендации: "Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к ниж­нему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы несколь­ких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Таким образом, Методические рекомендации определяют место расположения грифа согласования: на последнем листе документа, под подписью или на отдельном листе согласования.

В Методических рекомендациях также имеются четкие указания относительно расположения виз на проектах доку­ментах. В частности, визы проставляются:

  • на проектах законодательных актов - на лицевой сто­роне проекта документа; ш на проектах актов Президента РФ, актов Правитель­ства РФ - на оборотной стороне последнего листа пер­вого экземпляра проекта документа;
  • на документах, подлинники которых помещаются в дела, - на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.);
  • в служебных письмах - на копии документа, помещае­мой в дело федерального органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинни­ка, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте;
  • на внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справ­ках и др.) - на лицевой стороне последнего листа до­кумента под подписью, ближе к нижнему полю. Кроме того, в Методических рекомендациях имеется ука­зание о том, что допускается полистное визирование докумен­та и его приложений.

В нормативных документах отсутствуют положения о том, как нужно поступать, если проводится электронное согласование документов, но при этом сам документ изготавливается на бумаге. Учитывая, что отметки о согласовании - это часть до­кумента, при проведении электронного согласования, то есть согласования в системе электронного документооборота, при условии изготовления и хранения документа на бумажном но­сителе, необходимо распечатывать лист согласования докумен­та и хранить его вместе с подлинником документа на бумаге.

Текст. Самое большое количество вопросов, возникающих при оформлении документов, - это вопросы, связанные с со­ставлением текста документа. Тексты документов и правила подготовки текстов - это наименее регламентированный раз­дел документирования, если, конечно, мы не имеем дела с уни­фицированными формами документов. Несмотря на то что отдельные виды и разновидности документов имеют достаточ­но стабильную структуру текста и выработанные практикой приемы составления текста, практически невозможно преду­смотреть все ситуации, которые могут возникнуть при подго­товке документов. Конечно, нужно учитывать и то, что измене­ния управленческой среды неизбежно приводят к изменениям в практике документирования.

Рассмотрим это на примере. В системе распорядительных документов имеются такие документы, как приказ и распоря­жение. Обычно в приказах используется слово "приказываю" (оно отделяет констатирующую часть (преамбулу) от распоря­дительной части приказа). В тексте распоряжения, как правило, нет слова, разделяющего текст на части, после констатирующей части ставится двоеточие, и далее по пунктам излагаются по­ручения. Еще относительно недавно в распоряжениях исполь­зовались слова "предлагаю" или "обязываю", но с течением времени они перестали употребляться при подготовке распо­ряжений.

Пример оформления распоряжения:

Распоряжение Правительства Москвы от 29 марта 2011 г. № 242-РП 
"Об оказании единовременной материальной помощи в связи с 66-й годовщиной Победы в Великой Отечественной войне"

В связи с празднованием 66-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.:

1. Выплатить единовременную материальную помощь следующим категориям ветеранов, зареги­стрированных в городе Москве по месту жительства:

1.1. В размере 4000 рублей:

  • инвалидам и участникам Великой Отечественной войны, принимавшим участие в боевых дей­ствиях в период 1941-1945 гг.;

  • военнослужащим, проходившим военную службу в воинских частях, учреждениях, военно-учеб­ных заведениях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 г. по 3 сен­тября 1945 г. не менее шести месяцев;

2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы по социальной политике Швецову Л.И.

Мэр Москвы                                                                                                                                                       С.С. Собянин

Приведенный пример показывает, что, несмотря на отсут­ствие специального глагола, разделяющего констатирующую и распорядительную части распоряжения, текст не утратил директивного тона, необходимого распорядительному докумен­ту. Директивный, точнее, констатирующе-предписывающий тон тексту документа придают глаголы в неопределенной форме, используемые в пунктах распоряжения ("выплатить", "возло­жить"), благодаря чему документ решает поставленную коммуникативную задачу и выполняет функцию распорядительного документа.

Изготовление документов

ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит правил изготовления докумен­тов, возможно, именно по этой причине вопросы изготовления документов остаются по-прежнему актуальными. В связи с тем что в настоящее время нет нормативных документов, которые бы устанавливали правила изготовления документов (гарниту­ры и размеры шрифтов, межстрочные интервалы, использова­ние курсива и полужирного шрифта, написание слов пропис­ными буквами и др.), каждая организация должна определить эти правила самостоятельно и закрепить их в инструкции по делопроизводству или в отдельном нормативном документе.

При установлении правил изготовления документов нуж­но учитывать требования эргономики, в соответствии с кото­рыми шрифтом наиболее оптимальным для зрительного вос­приятия является Times New Roman № 14, а оптимальным межстрочным интервалом - интервал 1,5.

К наиболее используемым при изготовлении документов гарнитурам шрифта относятся гарнитуры: Times New Roman, Arial, Verdana. При этом нежелательно при изготовлении одного документа использовать разные гарнитуры и разме­ры шрифта.

Общие правила изготовления документов, которыми мож­но пользоваться при разработке инструкции по делопроизвод­ству, изложены в работе: Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод. Рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003/Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль