Судебные споры, связанные с отсутствием документов

4099
Причины отсутствия документов в организации. Основные виды взысканий при непредоставлении документов и судебные споры, возникающие в этой связи. Правомерное и неправомерное привлечение должностных лиц к ответственности. Как обезопасить себя от судебных исков?

Причины отсутствия документов в организации могут быть самыми различными: исполнители забыли составить соответствующий документ, документ был потерян, документ не был возвращен при предоставлении оригинала в проверяющие органы (налоговую службу, Пенсионный фонд РФ) или при направлении контрагентам. Отсутствие документов приводит к негативным последствиям, а также к судебным спорам. В данной статье мы рассмотрим основные виды судебных споров, связанных с отсутствием у компании затребованных документов.

Основные виды взысканий при отсутствии документов

Законодательством предусмотрены штрафные санкции, связанные с отсутствием документального подтверждения (см. таблицу 1).

Рассмотрим основные виды взысканий и судебные споры, возникающие в связи с отсутствием в организации документов определенного вида.

Нарушение в виде утраты таможенных документов на товары может выразиться в утрате документов, идентифицирующих товар, товаросопроводительных документов, документов, подтверждающих стоимость товаров, контрактов на приобретение.

В качестве примера из судебной практики можно назвать постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.05.2007 по делу № А21-3420/2006, в котором рассматривался случай, когда таможенный орган назначил административное наказание в виде штрафа при утрате средств таможенной идентификации. Следует также отметить, что судьи согласились с решением таможенного органа о назначении штрафа.

Вместе с тем таможенные органы не могут запрашивать какие-либо документы, не указанные в законодательстве, например требовать опись документов.

Нарушение

Правовое основание

Штрафные санкции

Утрата таможенных документов на товары

Ст 16.9 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях(далее – КоАПРФ)

Наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 руб; 
на должностных лиц– от 500 до1000 руб; на юридических лиц– от 5000 до 10 000 руб

Утрата документов содержащих государственную тайну

Ст 284 Уголовного кодекса РФ (УК РФ)

Ограничение свободы на срок до 3 лет либо арест на срок от 4 до 6 месяцев либо лишение свободы на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового

Отсутствие документов необходимых для исчисления и уплаты налогов

Ст 120 Налогового кодекса РФ (НК РФ)

Взыскание штрафа в размере 10 000 руб

Те же деяния если они совершены в течение более одного налогового периода влекут взыскание штрафа в размере 30 000 руб

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора налоговым агентом) в налоговые органы документов

Ст 126 НКРФ

Взыскание штрафа в размере 200 руб за каждый непредставленный документ

Отказ в предоставлении документов

Ст 126 НКРФ

Взыскание штрафа в размере 10 000 руб

Отсутствие кадровых документов в связи с нарушением установленного законом порядка сбора хранения использования или распространения информации о гражданах(персональных данных)

Ст 13.11 КоАПРФ

Предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 руб; на должностных лиц – от 500 до 1000 руб; на юридических лиц– от 5000 до 10 000 руб

Отсутствие уставных документов

Для ООО см.

ст 50 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"

Для АО (ОАО ЗАО

см ст 89 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ

"Об акционерных обществах"

Ст 13.25 КоАПРФ

Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 руб (для ООО и АО(ОАО ЗАО)

Так, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 08.07.2009 по делу № А53-774/2009-С4-49 суд отклонил довод таможенного органа о том, что комплект документов должен содержать опись и копии документов, являющихся неотъемлемой частью транзитной декларации, т. к. это требование таможенных инспекторов не основывается на правовых нормах. При этом суд установил, что компания предъявила таможенному органу доставки товара комплект документов, состоящий из оригиналов товарно-транспортной накладной, счета-фактуры и сертификата качества.

Таким образом, компания должна предоставить комплект документов, установленный законодательно, а запрашивать дополнительные документы таможенный орган не вправе.

Предметом преступления, связанного с утратой документов, представляющих государственную тайну, являются:

  • документы, содержащие государственную тайну;
  • предметы, сведения о которых составляют государственную тайну (например, опытные и серийные образцы продукции). Однако судебные споры по данному основанию достаточно редки.

При утрате документов, составляющих государственную тайну, работник может быть уволен, о чем говорится в определении по делу № 85-В08-3, обзор судебной практики Верховного Суда РФ от 04.03.2009, от 25.03.2009.

Как видно из материалов дела, истец был ознакомлен с постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации», кроме того, он проходил обучение и сдавал зачет по результатам изучения указанного постановления. Таким образом, истец был надлежащим образом ознакомлен с положениями Инструкции, в т. ч. устанавливающими порядок уничтожения документов, составляющих государственную тайну. Несмотря на это, К. не выполнил принятые на себя обязательства по соблюдению режима секретности, нарушив порядок уничтожения документа, имеющего гриф секретности, что им самим в судебном заседании не оспаривалось.

Согласно заключению комиссии, составленному по результатам служебного расследования, установлен факт нарушения истцом К. предусмотренного Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации порядка уничтожения носителя сведений, составляющих государственную тайну. Данное нарушение расценено комиссией как грубое нарушение служебной дисциплины, за совершение которого К. был привлечен к дисциплинарной ответственности в виде увольнения со службы.

Вывод суда первой инстанции о невозможности увольнения истца за грубое нарушение служебной дисциплины Судебной коллегией по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации признан неправильным.

Таким образом, работник может быть уволен при несоблюдении режима секретности и утрате документов, содержащих государственную тайну.

Самым частым видом споров, связанных с отсутствием документов, являются налоговые споры.

При непредставлении документов, отсутствии документального подтверждения достоверности сведений, изложенных в документах, налогоплательщик несет риск в виде последующих неблагоприятных последствий. Такие последствия могут выразиться как в судебных издержках, так и в отказе в вычете по налогу на добавленную стоимость, а следовательно, потере денег в размере НДС, а также в доначислении налогов, начислении штрафов и пени.

Примером такого судебного решения является постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15.07.2010 по делу № А46-20277/2009. В судебном случае обжаловался факт доначисления налогов в связи с непредставлением документов. Основанием принятия решения Инспекции Федеральной налоговой службы (ИФНС) в части начисления НДС, соответствующих пени и штрафа явилось то, что Обществом не подтверждена документально реальность хозяйственных операций с контрагентом налогоплательщика ООО «Сибпромсервис»; проявлена неосмотрительность при выборе Обществом контрагента; сведения, содержащиеся в документах, представленных Обществом в обоснование уменьшения подлежащего уплате в бюджет НДС, недостоверны. Суд встал на сторону налоговой инспекции, отказав в иске налогоплательщика.

Но компания может отстоять свою позицию в суде при непредставлении документов в налоговый орган в следующих случаях:

  • если документы не представлены по обстоятельствам, не зависящим от воли компании (постановление ФАС Центрального округа от 16.10.2002 № А48-1456/02-18);
  • если налоговый орган не указал в своем решении, какие именно документы отсутствовали, и было ли допущено несвоевременное отражение финансовых операций (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.02.2009 по делу № А56-11653/2008).

В целом, в судебной практике встречаются две противоположные позиции, связанные с утерей документов.

Неправомерное привлечение к ответственности

Правомерное привлечение к ответственности

1

2

Привлечение к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ неправомерно

Если компания не восстановила недостающие документы, то привлечение к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ правомерно

Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 23.09.2009 по делу № А33-12556/08 – хищение документов.

––Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 по делу № А32-47682/2009 – уничтожение документов при пожаре.

––Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.2009 по делу № А17-6800/2008 – авария системы отопления.

––Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 20.05.2011 по делу № А32-7640/2010 – выход из строя компьютера, содержащего все данные бухгалтерского и налогового учета

––Постановление ФАС Уральского округа от 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2 по делу № А07-10549/2009 – суд признал законным привлечение к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ, поскольку налогоплательщик не принял каких-либо мер по восстановлению утраченных документов.

––Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.08.2009 № Ф04-5161/2009(13429-А46-26), Ф04-5161/2009(20351-А46-26) по делу № А46-24100/2008 – отсутствие платежных поручений, подтверждающих произведение оплаты в оспариваемом размере.

––Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 24.01.2008 № Ф04-474/2008(1090-А46-29) по делу № А46-20861/2006 – исключение из состава расходов 1 670 000 рублей, перечисленных субподрядчику ООО ПКФ «Сибирь-Контакт» по договору подряда № 02/10 от 02.10.2003, являющемуся недействительным

Таким образом, компании при утрате документов необходимо иметь подтверждение утраты документов. Например, могут быть представлены:

  • справка Управления внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов из офиса общества (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 23.09.2009 по делу № А33-12556/08);
  • ответ отдела государственного пожарного надзора города МЧС России (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 по делу № А32-47682/2009);
  • акт, составленный мастером РЭУ, об осмотре помещения, в котором хранились пришедшие в негодность в результате аварии документы (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.2009 по делу № А17-6800/2008).

Но даже при предоставлении данных документов возбуждаются судебные иски, поскольку в соответствии с законодательством все затраты компании должны быть обоснованными и документально подтвержденными, при этом обязанность документального подтверждения и обоснованности понесенных затрат возложена на налогоплательщика.

Например, компания восстановила документы. Однако это было сделано несвоевременно. В результате затраты не могут быть обоснованно включены в расходы на основании документов, которые были несвоевременно восстановлены. Такой вывод сделан в постановлении ФАС Уральского округа от 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2 по делу № А07-10549/2009.

При этом автор дает следующие рекомендации по алгоритму восстановления документов:

  • установить конкретный перечень отсутствующих документов;
  • предпринять меры для восстановления утраченных документов.

Факт того, что компания предпринимала попытки восстановить документы, может стать веским аргументом в ее защиту.

К мерам по восстановлению отсутствующих документов могут относиться:

  • восстановление документов собственными силами;
  • выдача дубликатов контрагентами;
  • направление запросов с просьбой выдать дубликаты документов.

Сложности при восстановлении документов могут возникнуть тогда, когда отсутствует нормативно-правовой акт, регулирующий порядок восстановления документов, количество и конкретный перечень документов, которые могут понадобиться для восстановления документов (заявление компании на имя контрагента, государственного органа, свидетельство о постановке на учет компании, свидетельство оплаты пошлины за выдачу дубликата или иные документы).

Например, в случае потери подлинников проездных документов физическое лицо может представить: дубликат проездного документа или копию экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей его перевозку, или справку из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать данное физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки, что подтверждается письмом Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18. В постановлении ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-1 85 13/08 суд посчитал достаточным тот факт, что акт выполненных работ был утрачен, но в ходе проведения контрольных мероприятий был восстановлен путем получения копии у контрагента.


Важно знать!

Законодательством не установлен механизм восстановления утраченных документов и требований к их дубликатам.


Следовательно, порядок восстановления отсутствующих документов компания устанавливает самостоятельно, при этом рекомендуется закрепить его в локальном акте организации.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль