Юридическая техника при подготовке локальных (внутренних) нормативных правовых актов организации: состав реквизитов, оформление

9041
Состав реквизитов, применяемых при оформлении локальных нормативных правовых актов организаций (далее – ЛНА). ЛНА сложной структуры – особенности их подготовки и оформления в целом. Утверждение, согласование и регистрация ЛНА.

В статье мы последовательно рассмотрим состав реквизитов, применяемых при оформлении локальных нормативных правовых актов организаций (далее - ЛНА), и особенности их подготовки и оформления в целом.

Группы ЛНА

С точки зрения оформления, ЛНА можно разделить на две группы:

1) документы, которые оформляются в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003, например, положения о структурных подразделениях, коллегиальных или совещательных органах организации, должностные инструкции, должностные регламенты;

2) документы, оформление которых во многом отличается от оформления других организационно-распорядительных документов и которые можно отнести к документам сложной структуры. В оформлении этой группы ЛНА, как правило, присутствует титульный лист, а в состав документа включается перечень понятий (терминов), используемых в сфере правового регулирования, перечень сокращений и, собственно, основной текст.

Обобщая практику организаций, можно выделить следующие составные части ЛНА, относимых ко второй группе:

• титульный лист;

• содержание (оглавление);

• перечень терминов и определений;

• перечень сокращений;

• основной текст (как правило, в составе текста выделяются раздел «Общие положения», разделы, раскрывающие основное содержание документа, заключение или заключительные положения);

• приложения.

Кроме того, к подлиннику ЛНА, помещаемому в дело организации, добавляется лист согласования и, как правило, список рассылки.

Поскольку большая часть ЛНА организаций относится к документам второй группы, будем рассматривать именно эту группу документов.

ЛНА сложной структуры. Особенности оформления

При оформлении ЛНА используются следующие реквизиты: полное официальное наименование организации, сокращенное официальное наименование (если оно имеется), наименование ЛНА, гриф утверждения, регистрационный номер ЛНА, место и год издания документа, отметки о согласовании. Основная часть реквизитов ЛНА (кроме отметок о согласовании) размещается на титульном листе документа.

Примерный образец оформления титульного листа:

Открытое акционерное общество

«Производственная компания "Стройкомплект"»

(ОАО «Стройкомплект»)

Рег. № П/53

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

____________И.О. Фамилия

"___"__________________

ПОЛОЖЕНИЕ о локальных нормативных актах ОАО «Стройкомплект»

Москва - 2011

Утверждение ЛНА

Немаловажным является вопрос утверждения ЛНА. Существует несколько форм утверждения этих документов:

• утверждение руководителем организации, т. е. лицом, осуществляющим исполнительно-распорядительную деятельность и действующим на основе единоличного принятия решений;

• утверждение коллегиальным органом организации (советом директоров, правлением и др.).

В случае если документ утверждается руководителем организации (в отдельных случаях правом утверждать некоторые ЛНА может наделяться заместитель руководителя организации), также может быть два варианта утверждения: утверждение непосредственно руководителем, т. е. его собственноручной подписью в грифе утверждения, и утверждение приказом.

Решение о конкретной форме утверждения ЛНА принимается в зависимости от того, необходимо ли одновременно с утверждением ЛНА принимать дополнительные решения, связанные с этим действием, или нет. Если таких дополнительных решений принимать не нужно, ЛНА может утверждаться непосредственно руководителем. Если наряду с утверждением ЛНА нужно принять иные управленческие решения, связанные с данным документом, требуется издавать приказ об утверждении, в который, кроме пункта об утверждении, будут включены конкретные поручения исполнителям.

Гриф утверждения ЛНА

В зависимости от того, как утверждается ЛНА, грифы утверждения оформляются по-разному, например:

Отметка о конфиденциальности

Если документ содержит информацию конфиденциального характера, над грифом утверждения вверху справа на границе верхнего поля проставляется гриф ограничения доступа к документу, например:

Согласование (одобрение) ЛНА

Для некоторых видов ЛНА в организации может быть установлена в качестве обязательной процедура согласования ЛНА с совещательным (методическим или координационным) органом организации (комитетом, советом), например, Бюджетным комитетом, Инвестиционным комитетом, Научно-техническим советом и др. На практике эти грифы оформляются как гриф согласования или гриф одобрения документа:

СОГЛАСОВАНО (-А, -Ы)

решением Бюджетного комитета

(наименование организации)

(протокол от_№_)

ОДОБРЕНО (-А, -Ы)

решением Инвестиционного комитета

(наименование организации)

(протокол от_№_)

Гриф согласования (гриф одобрения), как правило, размещается на титульном листе ЛНА, в нижней части листа слева (выше указания места и года издания документа); гриф согласования может размещаться в верхней части титульного листа слева на уровне грифа утверждения документа. На практике единства в этом вопросе нет, нормативными документами это не регулируется.

Наименование ЛНА

Важным поисковым признаком ЛНА является его наименование. Наименование ЛНА включает:

• название вида документа (положение, правила, регламент и др.);

• заголовок к документу, раскрывающий его содержание, составляющий одно целое с наименованием вида документа.

Задача составителя ЛНА - сформулировать наименование ЛНА в краткой форме, но так, чтобы наименование раскрывало содержание документа, например:

ИНСТРУКЦИЯ о конфиденциальном делопроизводстве в ОАО «Стройкомплект»;

ПОЛОЖЕНИЕ о режиме конфиденциальности в ОАО « Стройкомплект».

Наименование должно быть точным, четким и информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования с тем, чтобы работники организации могли по наименованию ЛНА определить его основное содержание, легко запомнить, при необходимости - быстро найти.

ЛНА со сложными и неоправданно длинными наименованиями загромождают нормативную базу, затрудняют систематизацию и понимание нормативных документов. Они особенно неудобны при ссылках на них в других нормативных правовых актах, документах, статьях и др.

Несколько примеров неудачных заголовков ЛНА:

1. Описание унифицированного процесса подготовки, согласования документов в корпоративной системе электронного документооборота

В приведенном примере, во-первых, отсутствует указание вида документа (положение, регламент, правила, инструкция или другой), лишним является указание того, что документ приводит унифицированный процесс подготовки, поскольку задача любого нормативного документа, если он регламентирует какой-то процесс, унифицировать его, иначе результат нормативного регулирования не будет эффективным. Правильным названием данного документа может быть такое:

Регламент подготовки и согласования документов в корпоративной системе электронного документооборота.

2. Пошаговая инструкция о расторжении трудового договора с руководителем унитарного предприятия

В данном случае, как нам представляется, неправильно выбран вид документа. Расторжение трудового договора с руководителем унитарного предприятия - частный случай расторжения трудового договора с работниками организации, поэтому было бы правильнее назвать документ не инструкцией (тем более «пошаговой»), а порядком, тогда наименование документа было бы следующим:

Порядок расторжения трудового договора с руководителем унитарного предприятия.

3. Формы и формат сообщений и порядок их представления в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи

Здесь, как и в первом примере, вообще отсутствует наименование вида документа. В дальнейшем это создаст трудности для пользователей при необходимости сослаться на данный документ в тексте другого документа, поэтому первое, что нужно сделать, - это определить вид документа. Во-вторых, не указано, о каких сообщениях идет речь. Исправить это наименование можно следующим образом:

Положение о форме и форматах электронных сообщений (указать, каких именно) и порядке их передачи по информационно-телекоммуникационной сети.

Регистрация ЛНА

ЛНА подлежат регистрации. Вопрос регистрации ЛНА не так прост, как может показаться на первый взгляд. Дело в том, что в практике делопроизводства выработалось такое правило: если документ утверждается приказом, то его датой и номером являются дата и номер приказа, поэтому ссылка на ЛНА, утвержденный приказом, в другом документе выглядит таким образом:

«В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным приказом ОАО "Корпорация МИГ" от 12.02.2010 № 123...».

Если же ЛНА утверждается непосредственно руководителем, т. е. проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения, то такие ЛНА регистрируются отдельно и им присваивается номер в соответствии с принятой в организации системой регистрации ЛНА, поэтому при ссылке на такие ЛНА было принято указывать только дату их регистрации, например:

«В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным генеральным директором ОАО "Корпорация МИГ' 12.02.2010.».

Понятно, что такой подход неудобен для систематизации ЛНА, их учета, формирования единого информационного ресурса ЛНА. Именно поэтому организации, оперирующие большим объемом ЛНА, при формировании их в единый информационный массив приходят к необходимости вводить единую систему учета этих документов, при которой любому ЛНА, независимо от того, каким образом он был утвержден, присваивается индивидуальный регистрационный номер.

В состав регистрационного номера, как правило, входит порядковый учетный номер документа, к которому могут добавляться дополнительные буквенные или цифровые обозначения в зависимости от принятой в организации классификации ЛНА.

В этом случае ссылки на ЛНА в других документах при разных способах их утверждения оформляются по-разному, например:

1. «В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества № 85-П, утвержденным приказом ОАО "Корпорация МИГ" от 12.02.2012 № 123...» (при утверждении ЛНА приказом).

2. «В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества от 12.02.2012 № 85-П, утвержденным генеральным директором ОАО "Корпорация МИГ'...».

или:

«В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества № 85-П, утвержденным генеральным директором ОАО "Корпорация МИГ" 12.02.2012...» (оба варианта возможны при утверждении ЛНА непосредственно руководителем).

Лист согласования ЛНА

Лист согласования ЛНА является неотъемлемой частью документа, в каком бы виде не проводилось согласование документа. Если согласование проводится в системе электронного согласования, лист согласования по окончании этой процедуры распечатывается, и документ представляется на утверждение на бумажном носителе вместе с листом согласования.

После утверждения и регистрации документ с листом согласования помещается на хранение в дело (сроки хранения ЛНА устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Если согласование проводится в ручном режиме, отметки о согласовании, как правило, оформляются на отдельном листе, а не на обороте последнего листа документа, поскольку ЛНА часто имеют приложения.

Кроме сведений о лицах, участвующих в процедуре согласования документа, в лист согласования включается информация о разработчике (ответственном исполнителе) ЛНА:

Оформление приложений

Многие ЛНА содержат приложения. В приложения рекомендуется выносить материал справочного характера, унифицированные формы документов, формулы для расчетов и примеры расчетов, графики, схемы и др. Ссылка на приложение помещается в соответствующем пункте ЛНА; если приложений несколько, они нумеруются, а если приложение одно, номер приложения не проставляется, например:

«В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах (приложение № 13)».

Приложения помещаются после основного текста, каждое приложение начинается с новой страницы. На каждом приложении проставляется отметка о приложении по следующей форме:

Приложение

к Положению о локальных

нормативных актах

ОАО «Стройкомплект»

от 12.04.2012 № 213-П

Если внутренний нормативный документ утвержден приказом, указывается дата и номер приказа.

Заголовок к приложению располагается по центру. Заголовок приложения включается в содержание (оглавление ЛНА), если в текст ЛНА включается данный структурный элемент (структуре текста, языку и стилю ЛНА будет посвящена следующая статья).

Пример оформления приложения

Приложение

к Положению о локальных

нормативных актах

ОАО «Стройкомплект»

от 12.04.2012 № 213-П

Перечень

обязательных сведений о документах, используемых

в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшегодокумент

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

Многие организации для оформления ЛНА вырабатывают свой индивидуальный корпоративный стиль оформления, выбирая определенные гарнитуры шрифта, размер шрифта, другие особенности оформления.

Порядок оформления ЛНА, так же как и порядок разработки ЛНА, требования к структуре текста, языку и стилю ЛНА, которые будут рассмотрены в следующей статье, должен быть регламентирован нормативным документом, например, как это делается во многих организациях, в Положении о ЛНА организации.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.04%
  • Делопроизводство 15.26%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.44%
  • Имидж секретаря 10.44%
  • Деловой этикет 10.84%
  • Карьерный рост 7.63%
  • Документооборот 16.87%
  • Электронный документооборот 15.26%
  • Архивное дело 83.53%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль