Нетворкинг как один из важных принципов успешного общения: полезные советы для секретаря

64
В наше время особое значение приобретает умение персоны устанавливать долгосрочные связи – личные и профессиональные. Это умение, которое называется нетворкингом, также очень важно в деятельности секретаря, личного ассистента, офис-менеджера. Как заводить связи, общаться? Где и как знакомиться? Как поддерживать связи? Ответы на эти и многие другие вопросы вы найдете в статье признанного эксперта в области этикета и деловой культуры

Человеческое общение традиционно называют роскошью. И действительно, трудно приуменьшить значение искусства общаться красиво, когда вашему собеседнику с вами легко и комфортно. Умение начать, поддержать и продолжить беседу так, чтобы оставить о себе (а значит, и о компании) хорошее впечатление, ценилось работодателями всегда и всегда будет актуальным требованием, предъявляемым к секретарю или личному помощнику.
Сегодня особое значение приобретает также способность человека устанавливать долгосрочные связи – личные и профессиональные. Это умение, которое называется “нетворкингом”, крайне важно для успешной деятельности секретаря, личного ассистента, офис-менеджера.

И.В. ДЕНИСОВА
препод. РГГУ, тренерконсультант, эксперт в области деловой культуры

Под нетворкингом сегодня подразумевают умение заводить и поддерживать нужные связи (от англ. net – “сеть” и work – “работа”).

Нетворкинг бывает положительным и негативным, так же как и репутация. Вообще две эти категории неразрывно связаны между собой. От того, как человек общается, позиционируется, зависит его репутация, складывается мнение о нем в социуме. Часто коллеги судят о сотруднике по манере общаться и по умению иметь в своем списке полезных и нужных людей.

Говоря о негативном нетворкинге, подразумевают обычно крайне прагматичный подход к отношениям, который строится по принципу “ты – мне, я – тебе”. Между тем, чтобы сформировать положительную персональную/профессиональную репутацию, нужно уметь заводить связи, поддерживать их и “дружить” не только на материальной основе. Так, например, не вызывает положительных эмоций тот факт, когда человек декларирует, что он предоставит нужную другому информацию только после того, как получит от него что-то сам. Или открыто утверждает – “услуга за услугу”.

Будучи блогером, автор часто по просьбе некоторых интернет-знакомых читала и анализировала их первые опусы. Предлагала почитать и свои. Каково же было разочарование, когда не только в ответ никто ничего не прочитал, но и даже простого “спасибо” не было сказано.

Кое-кто (особенно часто так происходит в соцсетях) вовсю пытается использовать интернет-собеседника как бесплатного психолога. Это занимает время, отнимает силы и… у такого “собеседника” создается далеко не положительная репутация. С подобными людьми связываться (в буквальном смысле этого слова!) не стоит. В этом случае важно вовремя распознать, что вас откровенно используют, и свернуть контакты. И, конечно, не уподобляться таким манипуляторам.

Считается, что человеческие связи и контакты важнее, чем даже профессиональные навыки, потому что без умения строить свои гуманитарные сети человек рискует остаться со своими великолепными профессиональными умениями… без работы.

И еще раз повторимся – всегда имеет значение то, как персона позиционируется в социуме и на работе. Ведь во все времена везде важны не должности, а человеческие отношения.

Трудно переоценить умение завязывать связи и налаживать отношения для секретаря, личного ассистента, офис-менеджера. Секретарю этот навык необходим для создания благоприятного климата, репутации компании, ее позиционирования. А одна из первоочередных задач личного ассистента – посредством грамотных коммуникаций поддерживать имидж руководителя. А уж про офис-менеджера, на плечах которого/которой лежит множество забот по жизнеобеспечению офиса, и говорить не приходится. Контакты с директорами магазинов, отельерами, рестораторами и т. п. – значительное подспорье в их непростой деятельности, они сокращают сроки поставок, экономят время и др.

Но прежде чем построить свои цепочки связей, необходимо познакомиться с большим количеством людей. И даже если тот или иной человек, кажется, не так важен и никоим образом не пригодится, все равно следует относиться к нему с уважением. Частая ошибка – когда предубеждение мешает относиться к человеку с должным вниманием. А это может повлечь за собой необратимые последствия. Вспомним оскорбленного своей низкой должностью чеховского “клерка” который обещал поставить закорючку , в бумаге другого чиновника и тем самым погубить последнего. Так и уборщица, с которой не поздоровались, может сказать нечто не очень положительное о невежливом человеке и таким образом подмочить его репутацию.

Как заводить связи

Нужно понимать, что все люди, с которыми вы общаетесь в реальности или виртуально, всегда формируют свое мнение о вас, которое может оказаться впоследствии как положительным, так и отрицательным.

Американский психолог Стенли Милгрэм совершил переворот в истории общения и установления человеческих связей и контактов и вошел в историю своей теорией “шести степеней удаленности” или “шести рукопожатий”. Суть ее состоит в том, что любые два человека на Земле могут найти друг друга через цепочку из шести персон.

Милгрэм опирался на данные эксперимента в двух американских городах. Жителям одного города было роздано 300 конвертов, которые надо было передать определенному человеку, который жил в другом городе (Бостоне). Конверты можно было передавать только через своих знакомых и родственников. В итоге до бостонского адресата дошло 60 конвертов. Произведя подсчеты, Милгрэм определил, что в среднем каждый конверт прошел через пять человек. Так и родилась теория “шести рукопожатий”. Впоследствии компания Microsoft провела собственное исследование, которое подтвердило открытие психолога. В течение двух лет специалисты, используя современные методы исследования и обработки данных, проанализировали 30 миллиардов сообщений от 240 миллионов пользователей MSN Messenger. Удивительно, но анализ таких связей показал, что между двумя любыми пользователями можно выстроить ту самую цепочку в шесть “рукопожатий”.
За свое выдающееся открытие Стенли Милгрэм был удостоен Нобелевской премии.

Сейчас эксперты считают, что правило “шести рукопожатий” сменяется правилом “трех рукопожатий”. Это связано с наступлением четвертой информационной революции и расцветом эпохи Интернета.

Человечество пережило уже четыре информационных революции: первая – изобретение письменности, вторая – изобретение книгопечатания, третья – современные средства коммуникации (телефон, радио и ТВ) и четвертая – Интернет. Таким образом, длина цепочки из людей-посредников сокращается.

Связаться с нужным лицом стало еще проще в границах интернет-социализации. И если задаться целью найти того или иного человека, то в соцсетях сделать это можно через “три рукопожатия” То есть при помощи . Интернета в соцсетях нужного человека можно отыскать за три шага.

Разумеется, что правила хорошего тона при знакомстве и общении не утратили своей актуальности. Нужно уметь поприветствовать персону, правильно познакомиться, совершить при необходимости рукопожатие, вручить визитную карточку. Это при приватном контакте. Если же вы взаимодействуете в социальных сетях, на форумах, в чатах, то этические правила также не отменяются, за исключением разве рукопожатия и вручения визитной карточки.

Что имеет первостепенную важность при общении? Прежде всего, подумайте, чем или как вы можете быть полезны другим людям. Если вы обещали что-то кому-либо – предоставьте это. Если вы знаете о том, что дорого человеку, чем он увлечен, поговорите с ним об этом, настройтесь на его волну.

Делитесь информацией, советами, книгами, ссылками. Не жалейте времени на то, чтобы объяснить человеку, если он что-то не понимает. Относиться надо с уважением к любому человеку и к любому мнению.

Офис-менеджер Анна много лет сотрудничала с представителем магазина канцтоваров – Татьяной. В ходе дружелюбного общения, когда Аня закупала кое-что для фирмы, выяснилось, что Таня интересуется культурой Японии. Аня стала приносить журналы, вырезки из газет, присылать ссылки на интересные интернет-ресурсы и даже привозить сувениры на “японскую” тематику из стран, где доводилось бывать. И мало того, что впоследствии она сама увлеклась Японией, но и такое общение по работе переросло в дружбу. Поэтому в момент, когда понадобился редкий товар, Анна спокойно, легко попросила партнера об услуге. И естественно, все было выполнено в лучшем виде.

В нетворкинге работает удивительный закон диалектики: “количество переходит в качество”. Большое количество контактов приведет в конце концов к интересной и нужной персоне, а большое количество хороших дел обернется в итоге замечательным добрым делом и для вас.

Так, из Италии пришел в Россию интересный обычай “подвешивать кофе”. Это означает, что человек, пришедший в кофейню, оплачивает один или два кофе дополнительно. А бариста (специалист, который преимущественно специализируется на приготовлении кофе эспрессо) записывает мелом на доске количество “подвешенных” чашек. Кофе как будто “зависает” до того момента, когда приходит тот, кто пока не может позволить себе купить ароматный и горячий напиток. Выпивший “подвешенный” кофе мысленно говорит “спасибо” неизвестному благодетелю. И уж в следующий раз, когда с финансами будет все в порядке, с удовольствием закажет “подвешенный кофе” еще для кого-нибудь. И так добро идет по кругу. В этом смысле нетворкинг – это не столько благотворительность, сколько солидарность.

Какой мы можем отсюда сделать вывод? Для личного ассистента очень важно не замыкаться на альянсе “я и руководитель”: не менее значимо уметь правильно общаться в границах компании и вне ее.

Как общаться

Где бы вы ни общались с человеком, нужно не только уметь его слушать и демонстрировать свою заинтересованность тем, что он говорит, вовремя вставляя адекватные реплики и вопросы. Очень важно обладать навыком обратной связи, с которым в нашей стране наблюдаются некоторые проблемы как при личном общении, так и в переписке. Какие самые распространенные ошибки, связанные с коммуникацией?

Так, иногда вместо того, чтобы подтвердить то, что было услышано, поблагодарить собеседника, человек может смотреть в сторону и полагать, что его визави и так догадается, что он “все понял”. В переписке (особенно обидно, если было написано большое, длинное письмо) кое-кто умудряется не только не отвечать, но даже не давать подтверждения того, что письмо получено.

Как же именно следует общаться? Здесь есть свои нюансы. Например, человеку всегда приятно слышать свое имя. Поэтому нужно в процессе общения повторить его как минимум трижды, чтобы его запомнить и обращаться правильно.

Старайтесь относиться к человеку как к равному вам. Нужно исключить высокомерие и гордыню. Иначе у вас может образоваться репутация неприступного человека, с которым невозможно вести дела. При этом, конечно, следует избегать панибратства и амикошонства (это слово означает в дословном переводе с французского “свинская дружба”) как в реальном, так и в виртуальном общении.

Сейчас многие люди (особенно в соцсетях) быстро и без разрешения собеседника переходят на “ты”, начинают использовать сленг, который не понятен собеседнику, используют крайне разговорную и даже ненормативную лексику, не поняв толком, с кем имеют честь общаться. А между тем, в тех же соцсетях сейчас “рыскают” специалисты по подбору персонала (эйчары), от которых, например, может зависеть ваше трудоустройство в дальнейшем. И если с таким профессионалом взять в общении неверный тон, то нового предложения можно ждать очень долго…

Не отвергайте знакомства даже, казалось бы, “ненужных” людей (кроме, конечно, тех персон, о которых мы говорили в начале статьи). Каждый может оказаться интересным и нужным в зависимости от ситуации.

Старайтесь говорить на разнообразные темы, при этом ни в коем случае не подавляя собеседника словесным напором и собственными познаниями.

Для этого нужно читать книги, смотреть фильмы, слушать музыку, знать сферу деятельности людей, пролистывать новости и хронику – словом, интересоваться жизнью во всех ее проявлениях.

Высоко ценится и умение сказать приятное без откровенной лести, делать тонкие комплименты.

Знакомиться можно везде: на лестничной площадке, в фитнес-клубе, в профессиональных сообществах, на конференциях и, конечно, в соцсетях.

Но: как показывает практика, знакомство по делу, например, в ночном клубе образуется крайне редко.

А еще можно посоветовать не ограничиваться только одной социальной или профессиональной группой. Широкие связи могут дать самые неожиданные эффекты.

Общаясь по Интернету сначала с просто хорошими и интересными людьми, автор потом получала предложения о работе, полезную информацию, советы, рекомендации, подарки. Однажды получила юридическую помощь от подруги-адвоката, ценный совет, как лечить собаку… Но чтобы заслужить такое отношение, нужно, конечно, стараться многое давать в ответ: ваша покорная слуга редактировала тексты для собеседников, искала информацию, статьи, оказывала также всестороннюю помощь, поддержку…

Как знакомиться

Чтобы познакомиться с интересующей вас персоной, существует два способа. Либо вы подходите, приветствуете персону, представляетесь сами, обязательно называя свое имя, либо просите общего знакомого вас представить. А дальше начинаете разговор.

В соцсетях, конечно, все проще. Но где бы мы ни находились – в реальном пространстве или в виртуальном – надо соблюдать элементарные правила общения. Какие еще есть секреты успешного общения при знакомстве?

• Осторожно выбирайте темы для беседы.

Под запретом чаще всего находятся такие темы, как политика, религия, вкусы, наличие мужа или жены, детей, возраст, неудачи, болезни и т. п.

• Старайтесь быть любезным и дружелюбным с любым встреченным вами человеком.

Это элементарное правило хорошего тона формирует негласную репутацию и со временем может дать неожиданные и хорошие результаты. Дейл Карнеги – гуру в области общения – всегда рекомендовал, например, здороваться со всеми.

• Непременно благодарите за каждое, даже минимальное действие со стороны собеседника.

Чему служит нетворкинг

Жить в социуме и при этом не общаться могут только закоренелые нелюдимы либо люди с не самым хорошим воспитанием.

Нетворкинг дает возможность:

• расширить картину мира; завести полезные/интересные связи;
• получить поддержку и оказать ее другому;
• получить интересное во всех смыслах предложение (от работы до предложения руки и сердца);
• создать положительный имидж и репутацию; • поддерживать корпоративный имидж;
• повысить уровень образования;
• оперативно (в Интернете) получить информацию и многое другое.

Как поддерживать связи

Но все наши советы окажутся бесполезными, если отказаться от дальнейшего поддержания и развития связей. Знакомство – это только уголек; чтобы наш костер коммуникаций не потух, огонь в нем надо поддерживать постоянно. Что для этого нужно делать? Итак, если вы хотите и дальше сохранить свою базу контактов, приобретенную в результате нетворкинга, вам нужно:

• сразу после знакомства оперативно (лучше в течение суток) связаться с человеком по Интернету, “зафрендиться” в соцсетях;
• время от времени напоминать о себе. Непременно поздравлять с днем рождения и праздниками, причем, лучше это делать оригинально, не “под копирку”;
• очень хорошо поддерживаются связи при помощи телефонных звонков, как это принято у прагматичных американцев: многие из них выбирают специальный день для обзвона всех своих контактов;
• для секретаря не составит труда иногда “кидать” собеседнику ссылки на интересную для него информацию;
• самый идеальный вариант – найти возможность встречаться “в реале” хотя бы изредка.

Помните о том, что если долго не поддерживать контакт с кем-либо, а потом внезапно обратиться к человеку с просьбой, то вполне можно получить от него отказ. Заботьтесь о своем саде контактов – и вы всегда получите плоды благоприятного общения! Ведь, как известно, тот, кто владеет информацией, владеет миром, поэтому можно утверждать, что административный помощник, который имеет множество полезных контактов/связей для себя и своего руководителя, всегда владеет ситуацией и профессионально компетентен.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.8%
  • Делопроизводство 14.9%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.2%
  • Имидж секретаря 10.2%
  • Деловой этикет 10.59%
  • Карьерный рост 7.45%
  • Документооборот 16.47%
  • Электронный документооборот 14.9%
  • Архивное дело 83.92%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль