• Главная страница
  • » Статьи
  • » Делопроизводство
  • » «Мы находимся на пороге значительных преобразований в сфере ДОУ, и некоторые из них способны кардинально изменить сложившиеся традиционные представления о делопроизводстве…»

«Мы находимся на пороге значительных преобразований в сфере ДОУ, и некоторые из них способны кардинально изменить сложившиеся традиционные представления о делопроизводстве…»

1876
Представляем вашему вниманию интервью с директором Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), заслуженным работником культуры – Михаилом Васильевичем Лариным.

Представляем вашему вниманию интервью с директором Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), заслуженным работником культуры — Михаилом Васильевичем Лариным. Он возглавляет институт с 1993 г. М. В. Ларин также является заведующим кафедрой автоматизированных систем ДОУ Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета, членом различных научных советов, Международного института архивоведения, ISO/TC 46/SC11, ряда редколлегий журналов и сборников. Михаил Васильевич — автор более 230 научных трудов, 10 учебников и учебных пособий, а также монографии «Управление документацией в организациях». Что думает директор ВНИИДАД о состоянии дел в отрасли ДОУ и ее будущем? Какие планы по созданию нормативно-методических документов реализует возглавляемый им институт? Какие документы нужно принять, какие доработать? Что необходимо сделать в области стандартизации управления документами? Ответы на эти и многие другие вопросы читайте в интервью.

 
С М. В. Лариным беседовала главный редактор журнала Екатерина Губернская

В настоящее время Вы возглавляете Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), являющийся организацией — лидером отрасли документационного обеспечения управления. Каким Вы видите будущее этой отрасли?

Документационное обеспечение управления — важная часть управления в целом. Очевидно, что хорошо налаженная работа с документами позволяет организовать более качественный менеджмент. Практически все управленческие операции — это операции с участием документов. Вообще документы играют очень важную роль в жизни человека, общества, государства. Можно выделить значение документов для решения экономических, правовых, социальных, организационно-технических и культурных вопросов. Каждый документ имеет так называемый жизненный цикл. Информация документируется, приобретает форму документа, который отражает определенные управленческие процессы, выполняя управленческую функцию. После этого документ или уничтожается, или хранится в течение установленных архивными правилами сроков. Часть документов под-лежит вечному хранению. Несомненно, самая важная роль документа — та, которую он играет в оперативном управлении, когда он участвует в управленческом процессе, поскольку документ специально создается для этого. «Без бумажки ты букашка, а с бумажкой — человек». Всем известна эта поговорка, рожденная жизнью. Значение «бумажки» для человека трудно пере-оценить. Документы нужны всюду, особенно когда идет речь о реализации прав человека в суде, органах социальной защиты, при решении вопросов собственности и т. д.
Особенно возрастает значение документов в современный период, когда мы переходим к технологиям электронно-го правительства, безбумажному документообороту, решаем проблемы межведомственного электронного взаимодействия, внедрения электронных подписей и т. п. Не лишним будет сказать, что мы нахо-димся на пороге значительных преобразований в сфере ДОУ, и некоторые из них способны кардинально изменить сложившиеся традиционные представления о делопроизводстве как о рутинном бумажном процессе. Все эти нововведения требуют законодательного, нормативного обеспечения, методической проработки, что является предметом деятельности ВНИИДАД и всего архивно-документоведческого с ообщества. Поэтому я вижу наше профессиональное будущее весьма перспективным и интересным. Согласитесь, ведь это интересно — идти нетривиальными, не до конца изведанными путями, открывать новые страницы истории, решать задачи современного информационного мира.

Каковы планы работы Вашего института в деле совершенствования ДОУ на 2013 г.? Что удалось сделать в 2011—2012 гг.? 

 
Отдел документоведения ВНИИДАД в настоящее время выполнил ряд актуальных проектов. Прежде всего хотелось бы отметить, что завершена подготовка терминологического словаря «Управление документами. Термины и определения». Рукопись словаря подготовлена к изданию. Надеюсь, что до конца года словарь будет издан в виде брошюры.
Следующая работа примыкает по тематике к предыдущей. Мы взялись за под-готовку «Словаря видов и разновидностей современной управленческой документации». Завершение проекта планируется на 2014 г.
В процессе сбора материала для подготовки специалистами «Словаря видов и разновидностей современной управленческой документации» было проанализировано большое число нормативных актов, регламентирующих создание и функционирование управленческих документов, а также научная литература, где рассматриваются данные вопросы. Мы планируем собрать в этом словаре информацию о видах и разновидностях документов, применяемых на практике в соответствии с действующим законодательством, заложив тем самым условия для их дальнейшей унификации.
Выполнен Обзор международных стандартов и проектов международных стандартов ИСО по управлению документацией (2009–2010 годы) для определения целесообразности разработки на их основе соответствующих национальных стандартов Российской Федерации.
Результатом явился Аналитический обзор, содержащий краткую характеристику новой системы (семейства) стандартов по управлению документами, пер-вых двух стандартов этой системы (ИСО 30300 и ИСО 30301). Подготовлены изменения в стандарт ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Тер-мины и определения».
Особо следует отметить разработки института, затрагивающие проблемы электронных документов, которые выполняются как в рамках государственного задания, так и по проектам Федеральной целевой программы «Культура России».
Среди них следует назвать подготовку методических рекомендаций «Систематизация электронных документов в пределах документальных фондов, создаваемых государственными органами, органами местного самоуправления и организациями», а также под-готовку методических рекомендаций по работе с электронными документами в архивах организаций и в государственных архивах. Окончание работ за-планировано на конец года, но работа в этом направлении будет продолжена и в дальнейшем.
В целом решение проблем электронных документов и электронного документооборота остается в наших планах на ближайшие годы. Конкретные темы НИР будут определяться нашим главным заказчиком — Росархивом.

Какие актуальные проблемы отечественного делопроизводства предстоит решать в России в ближайшие годы? Какие документы нужно принять, какие доработать?

Если анализировать наше законодательство, то мы увидим совершенно уникальную картину. Есть Закон об информации, информационных технологиях и защите информации, есть Закон об архивном деле РФ*. То есть законодательством урегулированы вопросы, предшествующие созданию документа, и вопросы, касающиеся его судьбы после завершения своей миссии в управлении, когда он «завершен делопроизводством». Однако оперативная делопроизводственная жизнь документа государством не урегулирована, каждое ведомство вольно устанавливать в этой сфере свои порядки. А как они соотносятся с интересами общества, отдельного гражданина, государства наконец? Не всегда эти отношения выстраиваются гармонично и правильно. Иначе мы не наблюдали бы та-кого значительного роста объемов и видов документации, как в последнее время. К сожалению, эта проблема не единственная в сфере ДОУ.
В последнее время активно выдвигается идея законодательного оформления электронного документа, электронного документооборота. Спору нет, эту проблему решать надо, она давно назрела. Однако куда следует встраивать электронный документооборот? В неурегулированный законом традиционный документооборот? Может ли так быть, чтобы часть документооборота протекала по закону, а другая часть его подчинялась воле отдельных ведомств? На наш взгляд, необходим единый закон о документационном обеспечении управленческой деятельности, в котором будут урегулированы и вопросы электронного документооборота.

Много говорят и об открытости органов управления для граждан и общества. Но в каком законе это записано? Как можно реализовать на практике эту норму без ее законодательного решения?

На наш взгляд, реализация программы электронного правительства также нуждается в законодательном оформлении. В настоящее время она регулируется дополнениями к действующим законам и подзаконными актами. В результате складывается ситуация, когда электронные документы одного ведомства не признаются как легитимные другим ведомством. Такой подход не соответствует духу идеи электронного правительства, системы электронного межведомственного взаимодействия.
По нашему мнению, четкие государственные нормы ДОУ и делопроизводства, установленные для всех субъектов управления, могут дать положительный результат в антикоррупционной политике государства. Любые финансовые операции, экономическая деятельность сопровождаются документами. Прозрачность отношений в экономико-финансовой сфере государства как раз и может быть обеспечена за счет их документального оформления.

Мы должны стремиться к полноценному нормативно-методическому обеспечению управления документами как функции государства.

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Если говорить более конкретно о ближайшем будущем, то здесь нам предстоит непростая работа по завершению новой редакции Правил работы архивов организаций, возможна также корректировка других нормативных документов в связи с реализацией идеи единой системы ДОУ для органов власти и управления.
И конечно, все наши специалисты мечтают разработать современную государственную систему ДОУ, о необходимости которой многократно высказывались многие специалисты-практики на наших ежегодных конференциях.

Какие стандарты особенно важны для России? Что необходимо сделать в области стандартизации управления документами?

Прежде всего, для России важны международные стандарты в сфере управления документами, развитие семейства стандартов «Управление документами» на базе ИСО 15489. Кроме этого мы нуждаемся в установлении стандартных требований к автоматизированным информационным системам, применяемым в делопроизводстве и архивах государственных организаций.
Требования к таким системам, выпущенные Минсвязи России, конечно же, имеют большое значение, но, на наш взгляд, нужен соответствующий ГОСТ.
Необходимо также установить стандарты электронных документов, прежде всего, определить форматы, которые следует применять на разных стадиях жизненного цикла документа, особенно для их долговременного архивного хранения. Ну и, разумеется, следует вернуться к вопросам унификации систем документации, с тем чтобы ограничить документотворчество отдельных ведомств и конкретных чиновников, сократить объем документов, циркулирующих в стране.

Созданы ли в России достаточные условия для перехода на электронный документооборот?

Несмотря на требование Правительства РФ о переходе на безбумажный документооборот*, пока это больше намерения. Правда, Правительство РФ ставит такую задачу пока только для внутренней деятельности. В любом случае, по данным мониторинга, который проводит ВНИИДАД, мы видим, что лишь ничтожная часть документооборота осуществляется в электронном виде. Мне кажется, что спешить в пожарном по-рядке нет смысла. Делопроизводство не терпит суеты, это доказано исторически. Должна быть четкая финансируемая про-грамма такого перехода, рассчитанная на реальные сроки, включающая в себя вопросы переподготовки и повышения квалификации кадров и полноценное нормативно-методическое обеспечение.
За пример можно взять действия американского правительства и Национального архива США. Такой революционный переход не может быть кампанией. Прежде всего, следует разобраться: а какие документы можно создавать и управлять ими в электронном виде? Какова должна быть информационная система по управлению документами? Как решаются вопросы внешнего взаимодействия с другими системами? Как решены вопросы подписания электронных документов и т. д.и т. п.? Поэтому нужна хорошо продуманная стратегия и программа действий.

  • Распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р утвержден план мероприятий по переходу феде-ральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.

Как Вы полагаете, каковы ключевые проблемы использования электронных документов в России?

Прежде всего, нужно решить задачу полноценного законодательного обеспечения применения электронных документов в практике управления во всех государственных, муниципальных, судебных и других жизнеобеспечивающих органах на единых принципах. Затем необходимо на базе законодательства создать его нормативно-методическое обеспечение для практического руководства, в том числе для обоснования юридической силы ЭД. Особого внимания требуют вопросы долговременного архивного хранения электронных документов, поскольку такого опыта в нашей стране недостаточно.

Как, по Вашему мнению, происходит эволюция управленческой документации в настоящее время?

К сожалению, эволюция управленческой документации в современных условиях идет своим, неизведанным путем. Дело в том, что ни один орган управления в стране не несет ответственность за управленческую документацию. Поэтому мы отмечаем усложнение формуляров документов, неоправданное увеличение количества реквизитов, дублирование показателей в разных видах и разновидностях документов, в общем, наблюдается разнобой. Каждое ведомство конструирует документацию «под себя», нисколько не считается с тем, какие финансово-экономические затраты потребуются для обработки доку-мента. С учетом увеличения объемов документооборота, усложнения процесса обработки документов в информационных системах и в условиях дефицита квалифицированного персонала это создает большие проблемы.
Вообще я считаю, что наблюдается дисбаланс между усложняющимися (и не всегда оправданно) информационными системами и уровнем квалификации персонала. На наш взгляд, в условиях автоматизации следует возродить УСОРД (унифицированную систему организационно-распорядительнойдоку-ментации) и уделить должное внимание конструированию формуляров документов с использованием науки.

В октябре Ваш институт традиционно проводит очередную международную научно-практическую конференцию, каким вопросам она будет посвящена?

Очередная, XIX Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе» рассмотрит глобальную проблему: «облачные» технологии и электронный документооборот.
Оргкомитет конференции планирует обсудить следующие вопросы:

● электронный документооборот и электронное правительство;

● законодательное и нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота;
● параметры и характеристики Единой государственной системы электронного документооборота;
● электронный документооборот как услуга;
● электронный документооборот как инструмент исполнения государственных функций;
● электронный документооборот
и проблемы унификации документированной информации;
● практика и проблемы применения облачных технологий в электронном документообороте и др.

Какие темы, связанные с информационными технологиями в сфере ДОУ, сегодня наиболее актуальны и перспективны, на Ваш взгляд?

Я об этих темах уже сказал выше. Актуально все, что связано с электронными документами. Но интересен и исторический опыт. Мы многое положительное из истории стали забывать, временами пытаемся изобрести велосипед, поэтому исторические проблемы также актуальны.
Как Вы прокомментируете ситуацию с повышением квалификации специалистов по документационному обеспечению управления?
Не дело, когда «пироги печет сапожник». Повышением квалификации должны заниматься профессионалы, лучшие специалисты — документоведы и архивисты. 

 Каково, на Ваш взгляд, место руководителя делопроизводственного подразделения в современной организации? 

 
Место современного руководителя службы делопроизводства четко определено инструкцией по делопроизводству организации. Как правило, в современных условиях это является нормой. Редко мы встречаем настоящих управляющих документацией. Их функции гораздо шире: они включают в себя, исходя из опыта, и вопросы методического обеспечения, и вопросы технико-технологического, экономического, организационного и другого обеспечения, в их задачу входит не только бюрократическое исполнение обязанностей, но и аналитическая, методическая работа. К сожалению, такой тип руководителя службы в нашей практике встречается очень редко.

Расскажите нашим читателям немного о себе: какие книги Вы читаете, какие фильмы смотрите, есть ли у Вас хобби?

Откровенно говоря, у меня практически не остается свободного времени. Какое-то время уделяю Интернету, газе-там и журналам, в том числе специальным. Книги люблю с детства, у меня дома очень хорошая библиотека, собранная еще в советские времена. Очень люблю энциклопедии, географические атласы. Люблю путешествовать, и много стран, городов, достопримечательностей удалось увидеть благодаря работе. Сейчас читаю «Сто лет одиночества» Габриэля Гарсия Маркеса. На очереди заключи-тельная часть книги Ю. Полякова «Гипсовый трубач». Люблю книги немецкого писателя Э. М. Ремарка, особенно его роман «Три товарища», который время от времени перечитываю.
По выходным с семьей ездим на дачу, которую тоже очень люблю. Занимаюсь фотографией, но не очень серьезно.

Каковы Ваши пожелания читателям нашего журнала?

Не останавливаться на достигнутом, постоянно повышать профессиональный уровень и получать удовлетворение от своей работы! 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.27%
  • Делопроизводство 17.84%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.21%
  • Имидж секретаря 11.74%
  • Деловой этикет 12.68%
  • Карьерный рост 8.92%
  • Документооборот 19.72%
  • Электронный документооборот 17.37%
  • Архивное дело 81.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль