Возможности оптимизации систем обработки документации для предприятий среднего и малого бизнеса

1901

В настоящее время внедрение в организации системы электронного документооборота является одним из самых часто применяемых инструментов по совершенствованию систем управления. Тем не менее решения, применяемые для государственных и муниципальных органов власти, крупных предприятий секторов топливно-энергетического комплекса, финансового и страхового секторов и т. д., не являются приемлемыми для организаций, в которых число сотрудников, подключаемых к СЭД, не превышает 10–15 человек. Именно возможности предприятий среднего и малого бизнеса в части приложений и систем, позволяющих управлять документацией, и будут рассмотрены в этой статье.

А.А. Назаренко,
руководитель группы консалтинга, INLINE Technologies

Высокая стоимость — основная проблема

Руководители и собственники организаций малого и среднего бизнеса, даже понимая несовершенство системы документационного обеспечения управления в своих владениях, нередко сознательно не принимают решения об автоматизации документно-ориентированной управленческой деятельности вследствие таких немаловажных причин, как:
стоимость приобретения (лицензирования) системы.

Зачастую стоимость системы электронного документооборота для организации является достаточно значительным расходом, так как включает в себя не только стоимость лицензирования самой СЭД, но и стоимость приобретения СУБД — системы управления базами данных, посредством которой система электронного документооборота может хранить документы и управлять самими документами и их метаданными. Дополнительно к этим расходам добавляется необходимость приобретения сервера (который, правда, можно совместить с бухгалтерским);

стоимость внедрения. В крупных компаниях процесс внедрения является достаточно длительной и сложной процедурой, в которую обычно входят анализ и возможная консалтинговая поддержка внедрения, регламентация процессов документно-ориентированного управления, обучение персонала и т. д.

Эти аспекты требуют значительных затрат, по стоимости соизмеримых со стоимостью приобретения информационной системы;

стоимость владения. Следует отметить потребность в приеме на работу обученного системного администратора, который будет поддерживать информационную систему в рабочем состоянии в круглосуточном режиме, обеспечивая резервное копирование хранимой в системе информации и остальные функции по технической поддержке информационной системы.

И эти затраты являются значительными даже по сравнению с тем, что практически в каждой современной организации малого и среднего бизнеса используются учетные системы для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, а требования, предъявляемые к бухгалтерам, давно включают наличие навыков работы с такими информационными системами, что, в свою очередь, уменьшает затраты на обучение персонала.

Более того, современной организации, кроме учетной системы и системы документно-ориентированного управления, также бывают необходимы:

● система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM);
● система — хранилище электронных образов документов;
● система — факсимильный сервер (уменьшает необходимость в выделенной телефонной линии, факсимильном аппарате);
● системы поддержки электронной почты;
● системы складского учета;
● офисные приложения и многое др.

Все эти информационные системы, поддерживающие функциональность работы с различного типа документацией, требуются как большому, так и среднему и малому бизнесу. Однако на рынке они представлены практически исключительно проприетарными решениями, и, как следствие, суммарная стоимость приобретения, внедрения и владения таких решений становится просто феноменальной. Это приводит, с одной стороны, к расцвету пиратства (нарушению имущественных авторских прав на программное обеспечение), а с другой — значительно замедляет развитие предприятий среднего и малого бизнеса, тем самым создавая неконкурентные условия на рынке, давая необоснованные преференции крупным предприятиям и вытесняя с рынка остальных участников.

Свободное программное обеспечение

В ситуации, описанной выше, компаниям может помочь свободное программное обеспечение. Свободное программное обеспечение (СПО, англ. free software) или свободный софт — это программное обеспечение, в отношении которого права пользователя (свободы) на неограниченную установку, запуск, а также свободное использование, изучение, распространение и изменение (совершенствование) защищены юридически авторскими правами при помощи свободных лицензий. Использование таких приложений и информационных систем позволяет значительно снизить стоимость приобретения прикладных приложений для малого и среднего бизнеса.

Так, очень многие прикладные приложения, используемые в деятельности современных предприятий, имеют свободные аналоги. Самый популярный офисный пакет, являющийся-де-факто индустриальным стандартом Microsoft Office, имеет несколько свободно распространяемых аналогов, самыми известными из которых являются Open Office и Libre Office. Эти приложения, обладая интерфейсом, сходным с интерфейсом предшествующих версий MS Office, обеспечивают также совместимость на уровне таких форматов файлов, как:

● doc, odt — текстовый редактор;
● xls, ods — табличный процессор;
● ppt, odp — редактор презентаций;
● pdf — формат обмена документами.

Кроме того, существуют свободные системы управления базами данных, такие как реляционные СУБД — MySQL, PostgreSQL. Они также могут быть использованы как информационные хранилища для различных документно-ориентированных решений. Тем не менее использование СПО имеет и выраженные недостатки:

● во-первых, далеко не все потребности предприятия в информационных системах и приложениях по обработке документации могут быть реализованы за счет свободного программного обеспечения;
● во-вторых, при нулевой стоимости приобретения такие системы имеют значительную стоимость владения, за

Облачные решения

Одним из интереснейших решений, позволяющих обеспечить современную компанию малого либо среднего бизнеса любым требующимся ей набором инструментов для автоматизации работы с документацией, являются облачные решения, операторы которых предоставляют к ним доступ по модели SaaS — предоставление системы как сервиса или услуги.

В этом случае, если организации необходимо, предположим, обеспечить доступ к системе электронного документооборота, то она может приобретать его в том составе, который ей нужен в текущий момент времени.

Так, организация может получить доступ к двум рабочим местам по регистрации входящей документации и одному — по подготовке исходящей, она может рассчитывать получить доступ к системе именно в количестве этих трех рабочих мест и оплатить этот доступ исключительно на требуемый промежуток времени, периодически продляя его путем оплаты провайдеру соответствующих услуг.

Для обеспечения такого доступа организации достаточно иметь подключение к сети Интернет и предоставить работникам персональные компьютеры, позволяющие через интернетбраузеры (Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox или Apple Safari) получать доступ к удаленной облачной информационной системе. Очевидно, что у компьютеров этих работников могут быть различные операционные системы, как проприетарные — Microsoft Windows, Apple OS X, так и свободные — Google Chrome OS, предназначенная для работы исключительно с облачными системами, либо Linux. Возможно также использование аппаратных тонких клиентов — систем, фактически состоящих из клавиатуры, монитора, мыши и возможности выхода в сеть через единственный сервер организации, что обеспечивает значительно более дешевое решение, чем снабжение каждого работника собственным персональным компьютером.

Самой, вероятно, известной облачной системой, частично позволяющей автоматизировать работу с документацией на малом и среднем предприятии, является Google Apps — решение для корпоративной автоматизации для небольших компаний (бесплатное, если обслуживается менее 25 пользователей). В настоящее время Google Apps содержит следующие сервисы:

● Mail — мощный сервис корпоративной почты с возможностью «привязки» к интернет-адресу организации. Contacts — корпоративный каталог (адресная книга) компании.
● Docs/Drive — система хранения и предоставления доступа к файлам и документам компании с поддержкой версионности и возможности редактирования, содержащая текстовый редактор, табличный процессор, средство подготовки презентаций и инструмент для несложного рисования.
● Talk — система мгновенных сообщений и видеоаудиосвязи, включая конференцсвязь.
● Site — система управления контентом внутренних сайтов (порталов) организации.
● Сервис единой идентификации пользователей, позволяющий иметь единую пару логин — пароль для пользователя и проходить единственную аутентификацию в системе в целом, относящуюся ко всем ее компонентам.

Также система Google Apps дает возможность подключения к ней иных облачных решений. Так, оплачивая сервисы по модели SaaS, можно получать доступ к следующим решениям:

● по управлению проектами;
● управлению взаимоотношениями с клиентами;
● управлению производственными процессами и др.

Помимо Google Apps, много облачных решений есть и у отечественных разработчиков.

В заключение в качестве примера еще одного серьезного облачного решения системы электронного документооборота и управления задачами и исполнительской дисциплиной хотелось бы упомянуть систему «Кларис», обладающую следующим функционалом:

CRM: база клиентов, история контактов, заказы, счета и коммерческие предложения. Система управления задачами и проектами. Контроль исполнения поручений. Управление сервисной службой (Service Desk): учет заявок на обслуживание, инциденты. Система автоматизации документооборота. Учет договоров. Управление расходами: счета и заявки на оплату, согласование.

Такая функциональность делает «Кларис» одним из самых мощных облачных решений по автоматизации документноориентированной деятельности на небольшом предприятии. В целом же необходимо отметить, что облачные решения, доступные на рынке по модели SaaS, имеют выраженные доводы за и против того, чтобы их рекомендовать для автоматизации документно-ориентированной деятельности организаций среднего и малого бизнеса. К доводам за можно отнести отсутствие финансовой нагрузки по приобретению системы и ее компонентов, а также частично по ее развертыванию, и отсутствие необходимости

К примеру, таковым является облачное решение «Мое дело», автоматизирующее бухгалтерский и налоговый учет небольшой компании, а также ее кадровый документооборот. Подписка на систему также дает возможность обращаться к экспертам компании-поставщика за консультациями, как включенными в пакеты услуг, так и дополнительными. Также стоит отметить, что эта облачная информационная система обеспечивает возможность подачи по сети Интернет налоговых деклараций как индивидуальными предпринимателями — пользователями системы, так и юридическими лицами.

Другим достойным облачным решением является система «Мой склад», автоматизирующая складской учет во всем его многообразии: это и возможность ведения склада на несколько организаций и нескольких складов, и поддержка складской системы производственного предприятия со складами сырья и готовой продукции, и подготовка различной регламентированной документации, связанной со складской деятельностью, и многое другое.

В заключение в качестве примера еще одного серьезного облачного решения системы электронного документооборота и управления задачами и исполнительской дисциплиной хотелось бы упомянуть систему «Кларис», обладающую следующим функционалом:

● CRM: база клиентов, история контактов, заказы, счета и коммерческие предложения.
● Система управления задачами и проектами.
● Контроль исполнения поручений.
● Управление сервисной службой (Service Desk): учет заявок на обслуживание, инциденты.
● Система автоматизации документооборота.
● Учет договоров.
● Управление расходами: счета и заявки на оплату, согласование.

Такая функциональность делает «Кларис» одним из самых мощных облачных решений по автоматизации документно-ориентированной деятельности на небольшом предприятии. В целом же необходимо отметить, что облачные решения, доступные на рынке по модели SaaS, имеют выраженные доводы за и против того, чтобы их рекомендовать для автоматизации документно-ориентированной деятельности организаций среднего и малого бизнеса.

К доводам за можно отнести отсутствие финансовой нагрузки по приобретению системы и ее компонентов, а также частично по ее развертыванию, и отсутствие необходимости в покупке сервера и содержании технического специалиста — администратора такой системы.

В доводах против будет более высокая стоимость владения — оплата оператору системы, предоставляющему доступ к ней, а также некоторая зависимость от него, заключающаяся в технической недоступности сервиса, возможной утрате части данных и т. д. Правда, с другой стороны, такой риск может реализоваться и в обычной необлачной информационной системе, работающей на любом предприятии.

Итак, подведем итоги: в настоящее время любое современное предприятие, вне зависимости от величины, может получить в свое распоряжение инструментарий для совершенствования документно-ориентированной деятельности, внедряя типовые или заказные проприетарные решения, решения, основанные на свободном программном обеспечении, либо получая доступ к решениям категории «лучшие практики» по модели SaaS. Такое многообразие путей получения организацией доступа к информационным системам требуемой функциональности позволяет выбрать тот наилучший для нее вариант, при котором конкурентоспособность ее самой и ее продукции на рынке будет максимальной, а ее процессы — эффективными и прозрачными.

Словарь

Проприетарное программное обеспечение (англ. proprietary software; от proprietary — частное, патентованное, в составе собственности и software — программное обеспечение) — патентованн программное обеспечение, являющееся частной собственностью авторов или правообладателей и не удовлетворяющее критериям свободного ПО (наличия открытого программного кода недостаточно). Правообладатель проприетарного ПО сохраняет за собой монополию на его использование, копирование и модификацию, полностью или в существенных моментах.

Реляционная СУБД (РСУБД; иначе Система управления реляционными базами данных, СУРБД) — СУБД, управляющая реляционными базами данных. Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных. Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.37%
  • Делопроизводство 19.89%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.44%
  • Имидж секретаря 12.9%
  • Деловой этикет 13.98%
  • Карьерный рост 9.68%
  • Документооборот 22.04%
  • Электронный документооборот 18.82%
  • Архивное дело 79.03%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль