Офисное гостеприимство. формы внимания и угощения, принятые в деловой сфере

459
Достойный уровень офисного гостеприимства существенным образом влияет на впечатление от компании, ее имидж и деловую репутацию. Требования к предметам сервировки. Как выглядит протокольное угощение на переговорах? Нормы и правила угощения на протокольных мероприятиях. Цветочное декорирование помещения для переговоров

Потребность в сведениях об особенностях офисного гостеприимства выделяется среди многих других типичных проблем внутренней жизни фирм и компаний. Офис-менеджеры многих компаний стремятся изучить проблему изнутри, унифицировать и обобщить знания в области служебного гостеприимства в контексте собственных корпоративных стандартов. Начнем с того, что угощение в офисе нельзя считать обязательным. В том смысле, конечно, если речь идет о желании поесть вволю или вдоволь напиться чаю. В таком понимании, безусловно, нет. Однако законы гостеприимства, принятые во всем мире, все же предполагают некоторое угощение и требуют определенного внимания к гостям каждого учреждения.

Офисы всех современных компаний стремятся не только не нарушать эти законы, но и исполнять их в самом лучшем и даже совершенном виде. В результате многие компании приходят к необходимости обучить свой персонал у специалистов, справедливо полагая, что квалифицированные знания и умения в части приема клиентов и деловых партнеров составляют важный элемент имиджа компании. Но иногда бывает достаточно даже беглого ознакомления с особенностями офисного гостеприимства, чтобы привести в порядок деятельность этого сегмента внутриофисной жизни.

Что же такое офисное гостеприимство? Угощение в офисе следует рассматривать как:  

• упрощенную форму гостеприимства;

• короткую передышку;

• отдых.
   

Необходимо понимать, что кофе/чай на стол во время переговоров -это одно, а кофе-пауза - это совсем иная ситуация. Сервисный антураж, набор продуктов и стиль обслуживания в том и другом случае имеют принципиальные различия и совершенно разный вид.

Офисное угощение как составляющая часть имиджа компании

Формы офисного угощения во многом зависят от особенностей деятельности компании.
Так, например, если компания активно работает с клиентами, то есть поток посетителей достаточно высок, то, конечно, гораздо удобнее не угощать каждого клиента чашкой кофе, а установить автомат для приготовления горячих напитков. Такая форма внимания к гостям офиса часто встречается, например, в парикмахерских, салонах по ремонту техники, пунктах выдачи товаров, различных консультациях и т. д. Это особенно удобно, если клиентам приходится какое-то время проводить в очереди. В этом случае возможность выпить чашку кофе позволяет скрасить время вынужденного ожидания.

Если речь идет об офисе более высокого уровня, например о банке, то угощение в подобном случае выглядит несколько иначе и рассматривается уже не просто как знак внимания к гостям, а как элемент фирменного стиля компании. Поэтому антураж офисного угощения в таких ситуациях можно использовать с большей эффективностью, размещая логотип компании на посуде, салфетках, маленьких шоколадках, пакетиках со сливками и сахаром и т. д. Это не очень дорого и вполне доступно для многих компаний и организаций.

Весьма удачным решением можно считать использование конфет (особенно леденцов) с символикой компании. Их можно не только подавать с угощением гостям, но и выложить в красивое блюдо на стойке секретаря или офисного администратора и даже раздавать с рекламными целями на выставках и презентациях.

"Кофе-леди"», или хозяйка офиса

Многие компании специально вводят в штат должность, которая недавно получила название "кофе-леди". В обязанности "кофе-леди" входит:

• закупка кофе, чая, десертов и закусок;

• приготовление чая и кофе сотрудникам и гостям офиса;

• уход за офисной кухней, кофеваркой, чайником и посудой;

• уход за помещением для переговоров;

• встреча и обслуживание гостей.

Эта работа вовсе не так проста, как может показаться на первый взгляд. Для "кофе-леди" требуются манеры настоящей леди:

• грамотная речь;

• знание делового этикета;

• коммуникабельность;

• дисциплинированность и аккуратность.

В некоторых офисах эта должность существует под другим наименованием - хозяйка офиса, но по сути обязанности идентичны.

Требования к предметам сервировки

Посуда и предметы сервировки каждого офиса в идеале должны обладать специфическими особенностями, свойственными только данной компании.

Например, заметно поднимают престиж компании сервизы, салфетки и другие предметы сервировки, украшенные фирменными знаками и символами.

Кроме того, посуда должна отвечать требованиям офисной "безопасности" - быть устойчивой, удобной в пользовании, практичной в уходе за ней и, конечно, удовлетворять всем необходимым эстетическим требованиям, предъявляемым к посуде современного поколения.

Качество и стиль декорирования офисных сервизов должны сочетаться с дизайном внутренних помещений, их колористическим решением, самим образом компании в контексте ее корпоративного стиля.

Протокольное угощение на переговорах

По правительственному протоколу во время длительных переговоров и совещаний принято делать перерыв каждые 1,5 часа. Угощение для подобного перерыва, как правило, готовится в отдельном помещении или на отдельном столике. Таким образом, в процессе долгих переговоров делается несколько подобных небольших перерывов.

Что же касается коротких совещаний или непродолжительных переговоров, длящихся до одного часа, то чай и кофе на таких встречах принято подавать в начале обсуждения, буквально через 5 минут после того, как все займут свои места за столом переговоров.

Нормы и правила угощения на протокольных мероприятиях, особенно высокого уровня, требуют специальной и тщательной подготовительной работы. Это требование распространяется даже на такое простое угощение, как вода.

На столе для переговоров рекомендуется расставлять по 3 бутылки воды объемом не более 0,5 л: 2 бутылки с обыкновенной водой и 1 бутылку с газированной водой. Причем не лечебно-минеральной, а столовой. К ним добавляется соответственно по 3 стакана (фужера).

Если гостей, участников переговоров довольно много, допустим, 20 человек, то обычно выставляют по три бутылочки на фигурной салфетке.

Если переговоры проходят в узком кругу, то вода выставляется персонально перед каждым гостем. Как правило, это стеклянные бутылочки по 0,20 или 0,25 л. Чаще всего негазированная, обычная питьевая вода.

Бутылки с водой должны быть повернуты этикеткой к сидящим за столом гостям. Этикетка должны выглядеть аккуратной, не должна быть повреждена или смещена.

Стаканы (обычно это стаканы с массивным дном для большей устойчивости) выставляются на фигурной салфетке вверх дном. Это означает, что они не были использованы. Оставляют же их в обычном положении, что означает - "стакан был в употреблении".

В отношении горячих напитков также существуют определенные предпочтения. Кофе рекомендуется классический, обязательно хорошего качества, лучше свежеобжаренный, нерастворимый, без вкусовых добавок.

Для приготовления кофе более всего подходит профессиональный или полупрофессиональный аппарат. Однако при этом не следует забывать, что шум и присутствие постороннего человека в помещении переговорной или рядом с ним создают напряженную атмосферу в общении, а это плохо отражается на самих переговорах. Поэтому об этом нюансе офисного гостеприимства следует позаботиться отдельно.

Что касается сахара, то лучше всего для угощения участников переговоров подойдет кусковой (рафинад) в виде маленьких кубиков в сахарнице и желтый (тростниковый) к кофе эспрессо. Сахар лучше подавать в сахарнице и, конечно, сервировать вместе с щипчиками для сахара. Но в некоторых случаях удобнее подавать сахар-песок в бумажном тюбике, выкладывая его перед чашкой на ложечке.

Из десертов рекомендуются самые безопасные в употреблении десерты и выпечка.

Например, сухое печенье. Оно подается из расчета примерно 4 штуки разного вида сухого печенья на каждого гостя.

Следует упомянуть еще об одном важном обстоятельстве - особенностях подачи чая/кофе. В связи с этим правильнее подавать чай и кофе с данными поправками следующим образом, а именно:

• ручка чашки поворачивается ВЛЕВО;

• ложечка кладется ручкой ВПРАВО;

• ложечка кладется ПЕРЕД чашкой, а не за ней и не перпендикулярно к столу;

• кусочки сахара удобнее положить НА ложечку, а не на блюдце ЗА чашкой.

Если при подаче на салфетку под чашкой случайно пролился чай или кофе, то это считается браком и салфетка подлежит замене. На этот случай необходимо иметь некоторое количество запасных салфеток для того, чтобы можно было их немедленно заменить. Чай и кофе в бракованной паре менять необязательно. Также и сахар - если он не испачкан и на нем нет темных капель от чая и кофе, то его можно оставить.

Цветочное декорирование помещения для переговоров

Весьма популярным элементом декора многих офисов является настольное украшение из цветов в помещении для переговоров. Наш журнал тоже писал об этом, но напомним еще раз о некоторых деталях.

Уход за композицией обычно осуществляет хозяйка офиса. Обязательное требование к такому украшению состоит в том, что цветочная композиция должна иметь небольшие размеры (не более 20 см в высоту) и состоять из неярких невысоких цветов без резкого запаха. При этом общее количество цветов и размеры букетов не должны доминировать в убранстве стола, разрушая его главную и основную функцию как стола для переговоров. Все участники переговоров, сидящие за столом, должны быть полностью видны друг другу, в особенности обязательно должны быть видны руки всех переговорщиков. Иначе говоря, цветочные украшения стола не должны превращаться в полосу препятствий или массивную преграду на столе переговоров, мешать представленным документам или занимать слишком много места.

О таких вариантах офисного гостеприимства как кофе-пауза и кабинетное угощение, читайте в следующем номере журнала.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль