Организация хранения электронных документов

22201
Рассмотрим нормативные и методические документы, определяющие порядок архивного хранения электронных документов.

ВНИИДАД подготовил проекты двух методических документов:

  • Рекомендации по организации хранения, комплектования, учета электронных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях
  • Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.

Рассмотрим подробнее эти документы в статье.

Организация хранения электронных документов

Одной из важнейших проблем современного архивного дела является проблема организации хранения архивных электронных документов. Несмотря на то что эта проблема возникла не сегодня (проблема активно обсуждается специалистами в течение ряда лет) до настоящего времени фактически отсутствуют нормативные и методические документы, определяющие порядок архивного хранения электронных документов. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук хотя и исходят из посылки, что в состав Архивного фонда Российской Федерации включаются документы независимо от вида носителя, фактически не содержат положений, определяющих порядок комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования архивных электронных документов.

Учитывая, что многие государственные и муниципальные архивы уже практически столкнулись с необходимостью организовывать хранение электронных документов, задача создания нормативной и методической базы организации хранения архивных электронных документов становится более чем актуальной.

Например: постановлениями Правительства Российской Федерации от 14.11.2002 № 824 «О порядке хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2002 года», от 26.07.2010 № 554 «Об утверждении Правил хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2010 года» и совместным приказом Федеральной службы государственной статистики и Министерства культуры Российской Федерации от 13.07.2010 № 248/395 «О порядке хранения переписных листов и иных документов Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 года» был установлен порядок хранения переписных листов названных переписей в электронном виде.

В частности, переписные листы Всероссийской переписи населения 2010 года в электронной форме в одном экземпляре хранились в Федеральной службе государственной статистики в течение года со дня официального опубликования предварительных итогов переписи, два экземпляра переписных листов в электронном виде с программным обеспечением поступило в Государственный архив Российской Федерации на постоянное хранение. Фактически аналогичные решения принимались и по переписи населения 2002 г., и сельскохозяйственной переписи 2006 г.

В настоящее время отечественная наука и практика стоят перед выбором стратегии хранения архивных электронных документов, которая бы на последующие годы определила направления развития архивов электронных документов и вместе с тем была бы достаточно гибкой, чтобы в случае изменения видов носителей и технологий обеспечения сохранности документной информации не пришлось бы проводить дорогостоящих мероприятий по модернизации архивного хранения электронных документов.

В рамках решения этой задачи ВНИИ документоведения и архивного дела в 2012 г. подготовил проекты двух методических документов :

  • Рекомендации по организации хранения, комплектования, учета электронных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
  • Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах .

При подготовке Рекомендаций был проведен анализ современной нормативной и методической базы в области документационного обеспечения управления и архивного дела, направленный на выявление норм и правил организации работы с электронными документами, включая требования по организации их хранения в архивах органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, в государственных и муниципальных архивах. Был изучен зарубежный опыт создания архивов электронных документов и организации хранения, комплектования, учета и использования архивных электронных документов в архивах.

Проекты Рекомендаций разработаны в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в сфере информации, документационного обеспечения и архивного дела, с учетом положений национальных стандартов Российской Федерации по управлению документами и обеспечению долговременного хранения электронных документов.

Поскольку организация архивного хранения электронных документов требует создания в архиве особых условий - организационных, технических, технологических, - при подготовке рекомендаций были учтены современное состояние и возможности архивов органов власти, государственных и негосударственных организаций, а также государственных и муниципальных архивов.

Рекомендации по организации хранения, комплектования, учета электронных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее - Рекомендации) распространяются на электронные управленческие документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационных системах организаций, входят в состав документального фонда и после завершения работы с ними подлежат хранению в архиве организации в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Объектом Рекомендаций являются электронные документы, созданные исключительно в электронной форме и не имеющие аналога на бумажном носителе, или поступившие в организацию также исключительно в электронной форме. Соответственно положения Рекомендаций не распространяются на электронные копии документов, созданных на бумажном носителе и имеющих подлинник на бумаге (так называемые электронные образы документов). Рекомендации не распространяются на кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные) в цифровых форматах, электронные научно-технические, картографические, телеметрические документы, информационные ресурсы официальных сайтов органов власти и организаций в информационно-телекоммуникационной сети Интернет. Правила работы с данными видами электронных (цифровых) документов должны устанавливаться отдельными нормативными правовыми актами организаций.

* ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов»; ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (вводится в действие с 01.05.2013); ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

Рекомендации предназначены для практического использования архивами при осуществлении ими работы по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных электронных документов, а также при организации работы со структурными подразделениями организации, в деятельности которых создаются электронные документы, подлежащие хранению в архиве организации.

Регламентация архивного хранения электронных документов

Статья Алексея Чернышева, бизнес-аналитика департамента корпоративных систем компании «Digital Design», в №11 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

В Рекомендациях отражены:

  • вопросы организации хранения электронных документов Архивного фонда Российской Федерации и других электронных документов в архиве организации,
  • вопросы комплектования архива организации электронными документами, организация учета электронных документов в архиве организации,
  • вопросы использования архивных электронных документов и передачи электронных документов из архива организации в государственный или муниципальный архив.

Рекомендациями предусматривается, что в соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также в зависимости от состава и формы представления образующихся в ее деятельности документов, в архиве организации выделяется (создается) архив электронных документов.

Рассмотрим основные положения Рекомендаций по организации хранения, комплектования, учета электронных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях в соответствии с основными функциями архива организации: комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов.

Экспертиза ценности электронных документов и комплектование архива организации электронными документами

Рекомендациями предусматривается, что экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией организации в том же порядке, какой установлен для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе, с учетом дополнительных признаков, например таких, как: подлинность электронного документа; наличие электронной подписи; возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения и др.

Экспертиза ценности электронных документов проводится при разработке номенклатуры дел, при извлечении электронных документов из информационной системы для передачи на хранение в архив и при подготовке электронных документов Архивного фонда Российской Федерации для передачи на хранение в государственный или муниципальный архив.

Электронные документы при включении их в информационную систему на стадии делопроизводства формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В номенклатуре дел в графе «Примечание» к заголовкам электронных дел проставляется отметка «ЭД» («Электронные документы»).

Экспертиза ценности электронных документов проводится по истечении срока их хранения в информационной системе. В ходе экспертизы составляются описи электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, внутренние описи электронных дел (в приложении к Рекомендациям приведены формы описи дел и внутренней описи электронного дела), а также акты о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли.

Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации из информационных систем, в том числе информационных систем электронного документооборота, ежегодно, не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами в делопроизводстве.

В архив организации электронные дела передаются в упорядоченном состоянии по описям структурных подразделений. При передаче электронных документов Архивного фонда Российской Федерации в архив организации проводится их конвертирование в компьютерные форматы, рекомендованные государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация.

Рекомендациями определена структура электронного дела. Формирование электронных документов в электронные дела осуществляется в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах.

Электронное дело имеет следующую структуру:

  • внутренняя опись электронных документов дела, которая заполняется исполнителем (пользователем информационной системы) в момент помещения электронно¬го документа в электронное дело, с указанием индекса дела и заголовка дела по номенклатуре дел.
    Внутренняя опись может автоматически формироваться информационной системой как отчет, содержащий последовательное перечисление в хронологическом порядке дат, индексов, заголовков электронных документов, помещенных в электронное дело, с указанием количества листов документа, формата файла и его информационного объема (в байтах);
  • файл или файлы электронных документов, имеющие наименования, присвоенные им в момент создания (подписания) электронного документа, расположенные в хронологическом порядке, по алфавиту авторов, корреспондентов или в ином порядке, обеспечиваемом информационной системой.
    Для включения электронного документа постоянного или временных (свыше 10 лет) сроков хранения в электронное дело в информационной системе производится конвертирование документа в формат архивного хранения (pdf, pdf/A, tiff или иной), установленный нормативным правовым актом организации и согласованный с государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация;
  • файл или файлы метаданных (учетно-регистрационных карточек или иных «входных» форм), с помощью которых электронный документ был включен в информационную систему и с помощью которых он может быть идентифицирован;
  • файл или файлы электронных подписей электронных документов или файл, содержащий расположенные в хронологической последовательности отметки о результатах проверок подлинности электронных подписей (может формироваться как отчет из информационной системы).

Рекомендациями установлено, что многостраничные документы, а также документы, имеющие приложения, должны быть конвертированы в формат архивного хранения как один файл.

Хранение документов в электронном виде и поиск электронных документов

При необходимости объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы, при этом связь основного документа и документа-приложения обеспечивается через описание приложения (оформление отметки о наличии приложений) или через систему ссылок на регистрационно-учетную карточку электронного документа («входную» форму), с помощью которой осуществляется учет и поиск электронных документов в информационной системе («связанные документы» в информационной системе).

Какие существуют поисковые возможности в системах электронного документооборота?

Рекомендациями предусмотрена следующая процедура подготовки электронных документов к передаче в архив организации:

  • отбор в информационной системе организации электронных дел, подлежащих передаче в архив;
  • конвертирование электронных документов в формат, установленный для архивного хранения документов (pdf, pdf/A, tiff или иной графический формат), документы Архивного фонда Российской Федерации конвертируются в формат, рекомендованный государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого является организация;
  • проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов;
  • проверка физического и технического состояния электронных носителей, предназначенных для записи электронных документов;
  • проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ;
  • запись электронных дел на электронные носители (оптические диски) однократной записи в двух экземплярах - основном и рабочем;
  • проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;
  • составление в структурном подразделении описи (описей) электронных дел, передаваемых в архив (сдаточных описей).

При записи электронных документов на обособленные материальные носители соблюдается принцип размещения на одном носителе одной единицы хранения электронных документов (одного электронного дела).

Опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении организации, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных дел, передаваемых на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

При составлении описи электронных дел в структурном подразделении, кроме сведений, установленных формой описи, дополнительно указывается тип носителя (основного экземпляра и рабочего экземпляра), а также объем информации в байтах. На основной и рабочий экземпляры электронных документов составляются отдельные сдаточные описи.

Документы на обособленных электронных носителях физически перемещаются из структурных подразделений в архив организации. При приеме единиц хранения электронных документов в архиве:

  • проверяется соответствие единиц хранения описям дел;
  • проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;
  • проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра - основного и рабочего).

Информационная система архива организации должна поддерживать требования к организации архивного хранения и использования электронных документов и иметь:

  • программные средства для преобразования компьютерных форматов (конверторы);
  • программные средства для просмотра электронных документов в разнообразных форматах;
  • возможность проводить копирование, конвертирование и миграцию электронных документов;
  • специализированное программное обеспечение для поиска электронных документов, хранящихся в архиве.

Рассматривая вопрос о значимости электронной подписи при передаче документов на архивное хранение, разработчики Рекомендаций исходили из положения о том, что если электронный документ, подписанный электронной подписью уполномоченного лица, был включен в информационную систему и при проверке электронной подписи был получен положительный результат, электронный документ считается аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.

На протяжении всего жизненного цикла электронного документа в информационной системе и при его конвертировании в формат архивного хранения аутентичность, достоверность, целостность и пригодность электронного документа для использования должны поддерживаться программными средствами.

Обеспечение сохранности электронных документов в архиве

Рекомендации выделяют несколько основных направлений в обеспечении сохранности электронных документов в архиве организации:

  • создание оптимальных условий хранения носителей электронных документов;
  • рациональное размещение электронных носителей в архивохранилище;
  • проверки наличия и состояния хранения документов в электронном виде;
  • контроль физического и технического состояния носителей и электронных документов;
  • копирование электронных документов в целях создания рабочих экземпляров, в том числе для фонда пользования;
  • конвертирование электронных документов на новые (в технологическом отношении) электронные носители и в новые форматы записи.

Для проведения многих работ по обеспечению сохранности электронных документов, например, контроля технических параметров электронных носителей (соответствие характеристик электронного носителя сведениям, содержащимся в сдаточной описи структурного подразделения; проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»); проверка на сбои при считывании информации и др.), а также самих электронных документов архив организации должен располагать специализированным аппаратным и программным обеспечением.

Поскольку Рекомендации предлагают хранить документы в электронном виде в двух идентичных экземплярах, записанных на оптических дисках однократной записи, предусматривается применение специальных средств хранения и перемещения документов, а также раздельное хранение основного и рабочего экземпляров документов.

Рекомендациями предусмотрены мероприятия по проверке наличия и состояния электронных архивных документов в архиве организации, в рамках которых должны проводиться:

  • установление фактического наличия единиц хранения электронных документов и единиц учета электронных документов, находящихся на хранении;
  • выявление и устранение недостатков в учете единиц хранения электронных документов;
  • выявление отсутствующих единиц хранения;
  • контроль физического и технического состояния единиц хранения электронных документов;
  • контроль технического состояния и воспроизводимости электронных документов программными средствами;
  • выявление и учет единиц хранения электронных документов, требующих специальной технической обработки;
  • выявление и учет электронных документов, требующих копирования на новые электронные носители и проведения другой технической обработки.

Проверки наличия и состояния электронных документов проводятся раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов. Обнаруженные в ходе проверок недостатки фиксируются в актах проверки наличия и состояния электронных документов (по каждому экземпляру отдельно). Акты, составленные по окончании проверки, включаются в дело фонда.

Учет электронных документов в архиве

В качестве основной учетной единицы при организации хранения электронных документов в Рекомендациях принята единица хранения электронных документов - электронное дело.

Учет единиц хранения производится путем присвоения им учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:

  • номер фонда, в состав которого включены электронные документы;
  • номер описи электронных дел;
  • номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) по описи электронных дел.

Учетные номера наносятся на каждый обособленный материальный носитель электронных документов с указанием типа экземпляра: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий).

Кроме того, каждый футляр электронного носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:

  • сокращенное название организации;
  • сокращенное название структурного подразделения организации;
  • статус электронного носителя: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
  • номера описей, по которым электронные документы передавались в архив;
  • дата записи электронных документов на носитель;
  • при необходимости отметки об ограничении доступа и др.

Для фиксации учетных данных об электронных документах Рекомендациями (1) предусмотрено ведение в архиве комплекта учетных документов, используемых на разных этапах организации работы с электронными документами:

  • книга учета поступления электронных носителей (инвентарная книга в пределах архивохранилища);
  • книга учета единиц хранения электронных документов (электронных дел);
  • список фондов;
  • лист фонда;
  • лист учета электронных документов фонда;
  • описи электронных дел;
  • реестр описей.

В проекте Рекомендаций не уделено достаточного внимания вопросам учета электронных документов в автоматизированном режиме с использованием информационной системы архива, обеспечивающей управление архивными электронными документами. При доработке Рекомендаций этим вопросам будет уделено особое внимание.

Использование электронных документов архива

Рекомендациями предусмотрены различные формы использования электронных документов архива организации, в том числе:

  • информационное обеспечение пользователей в читальном зале;
  • исполнение запросов пользователей, в том числе социально-правового характера;
  • выдача экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц;
  • выдача архивных электронных документов во временное пользование в структурные подразделения организации и сторонние организации;
  • при наличии информационной системы - доступ работников организации к документам архива непосредственно с рабочих мест по локальной сети организации в соответствии с установленными правами доступа к документам.

Архив организации может обеспечивать удаленный доступ к электронным документам архива, при организации удаленного доступа по информационно-телекоммуникационной сети Интернет обеспечивается идентификация пользователей системы и защита от несанкционированного доступа.

При необходимости выдачи электронных документов архива пользователям документы выдаются на обособленных электронных носителях (копия рабочего экземпляра электронных документов) или копируются сотрудником архива на жест¬кий диск компьютера, после чего предоставляется доступ к документу (по локальной сети организации или пересылается по электронной почте).

Наряду с проектом Рекомендаций по организации хранения электронных документов в архивах организаций ВНИИДАД подготовил проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, содержащий более детализированные, чем в Правилах , положения по работе с электронными документами в государственных и муниципальных архивах в рамках сложившихся в архивном деле методов, правил и процедур обеспечения сохранности, комплектования, учета архивных документов.

Рекомендации предназначены для федеральных государственных архивов и государственных архивов субъектов Российской Федерации. Они также могут быть использованы в муниципальных архивах, музеях и библиотеках, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, с учетом их материально-технических, финансовых и иных возможностей.

В целом Рекомендации основываются на тех же методологических принципах, что и рассмотренные выше Рекомендации по организации хранения электронных документов в архивах организаций: они направлены на упорядочение и регламентацию работ по хранению, комплектованию и учету электронных документов в государственных и муниципальных архивах. Положения рекомендаций нацелены на унификацию работы с электронными документами в государственных и муниципальных архивах, и в перспективе, по мере накопления опыта работы с электронными документами в государственных и муниципальных архивах, может быть обоснована необходимость внесения изменений в нормативные документы, регулирующие вопросы организации архивного хранения документов.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.06%
  • Делопроизводство 19.1%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.07%
  • Имидж секретаря 12.56%
  • Деловой этикет 13.57%
  • Карьерный рост 9.55%
  • Документооборот 21.11%
  • Электронный документооборот 18.09%
  • Архивное дело 80.4%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль