Варианты проведения оценки потенциальных решений по автоматизации документооборота

1823
В последние несколько лет решения по автоматизации бизнес-процессов компаний, включая процесс обработки документов, все больше пользуются спросом у компаний вне зависимости от формы собственности, величины компании, организационно-правовой формы и пр. Причина такого интереса кроется в основном в том, что автоматизация управленческих процессов, равно как и документооборота, способствует оптимизации процессов, их ускорению, снижению расходов, в значительной мере влияет на скорость принятия решений. В конечном счете эффект применения современных технологий и средств автоматизации может заключаться в пересмотре подхода к управлению компанией, повышении производительности труда персонала, ускорении динамики развития в жестких рыночных условиях.

Какую СЭД внедрить?

Понимая все преимущества применения современных инфор­мационных систем в повседневной деятельности, все компании по-разному подходят к выбору подходящего решения. Кто-то выбирает программные продукты, ориентируясь на ценовой диапазон, кто-то осуществляет выбор на основании глубокого изучения функциональных и технических характеристик СЭД, опыта компании-поставщика, а кто-то принимает решение раз­работать и внедрить нечто свое.

Необходимо отметить, что у каждого из названных вари­антов есть и сильные, и слабые стороны. Предлагаем рассмо­треть все основные плюсы и минусы каждого подхода, при этом сильные стороны будем обозначать соответственно знаком +, а слабые стороны будем обозначать знаком -.

Обычно компании, принимающие решение самостоятель­ной разработки СЭД, говорят о возможности сэкономить зна­чительную денежную сумму, так как автоматизация докумен­тооборота является весьма дорогостоящей процедурой. 

Самостоятельная разработка СЭД

Готовая СЭД (коробочное или модульное решение)

1

2

3

1

+

Разрабатывается с учетом структуры, процессов компании

+/-

Разработана с учетом требований законодательной и нор­мативно-методической базы, учитывает общие потребности заказчиков.

Может настраиваться под процессы конкретной организа­ции либо дорабатываться (если требуется автоматизация нестандартного процесса)

2

-

Требуется значительное количество ИТ-специалистов, профессионально занимающихся разработкой, тестиро­ванием, внедрением

+

Нет необходимости нанимать дополнительный ИТ-персонал

3

-

Для разработки и внедрения СЭД по­требуется значительное время (не менее года)

+

Дополнительные временные и финансовые затраты могут понадобиться только в случае необходимости модификации системы

4

-

Длительность разработки будет тормо­зить развитие компании, т. к. процессы будут осуществляться по-старому. Срок разработки в значительной мере будет зависеть от квалификации персонала, сложности разработки и количества автоматизируемых процессов

+

СЭД может быть внедрена относительно быстро, даже с учетом дополнительных настоек, обучения персонала, разработки локальных нормативных актов. Средний срок полномасштабного внедрения в крупной компании состав­ляет 6-8 месяцев

5

-

Необходимо разработать документа­цию для администраторов информа­ционной системы и пользователей

+

Вся необходимая документация может быть предоставлена или разработана компанией - поставщиком решения

6

-

Обучение пользователей придется проводить самостоятельно (потре­буется разработка планов и учебных программ, соответствующая под­готовка преподавателей)

+

Обучение пользователей может быть проведено компани­ей - поставщиком программного решения в специализиро­ванном учебном центре.

Важно: многие компании - поставщики программных про­дуктов предлагают проведение обучения пользователей и ИТ-специалистов по группам, в зависимости от выполняе­мого в системе функционала

7

-/+

Разработка некоторого функционала в СЭД должна производиться в со­ответствии с требованием законода­тельной базы*

+

Компании-разработчики для использования в СЭД применя­ют лицензированные средства криптографической защиты информации. Как правило, для работы с электронной под­писью есть готовые модули

8

+

СЭД можно внедрять поэтапно, в зависимости от готовности того или иного модуля

+

Этапность внедрения СЭД будет зависеть только от решения проектной команды и руководства компании. Поэтапное внедрение считается предпочтительным в случае автомати­зации большого количества процессов, а также внедрения СЭД в больших территориально распределенных компаниях или компаниях холдингового типа

9

+

Персонал будет работать только в новой СЭД

-/+

В случае поэтапного внедрения персонал компании может работать в новой и в старой СЭД одновременно

10

-

Могут быть сложности с реализаци­ей части функционала, например, с реализацией удаленной работы с до­кументами с помощью iPad или дру­гих гаджетов

+

Есть апробированные решения реализации сложного функ­ционала. В некоторых случаях компании-поставщики СЭД могут предлагать, например, несколько вариантов реализа­ции работы с документами с помощью iPad

* Постановление Правительства РФ от 16.04.2012 № 313 «Об утверждении Положения о лицензировании дея­тельности по разработке, производству, распространению шифровальных (криптографических) средств, ин­формационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств, выполнению работ, оказанию услуг в области шифрования информации, техни­ческому обслуживанию шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекомму­никационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств (за исклю­чением случая, если техническое обслуживание шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств, осуществляется для обеспечения собственных нужд юридического лица или индивидуального пред­принимателя)» // Собрание законодательства Российской Федерации. 23.04.2012. № 17. Ст. 1987.

 Позволю себе не согласиться с таким заявлением, поскольку практика показывает, что затраты являются сопоставимыми.

Предлагаю более детально рассмотреть вариант, когда руководство компании (или проектная команда) принимает решение приобрести и внедрить готовый программный продукт. Как выбрать подходящую систему для автоматизации докумен­тооборота? На что необходимо обратить внимание при анали­зе рынка СЭД? Постараемся показать ключевые моменты, на которых стоит сконцентрироваться, чтобы проект завершился удачно.

Анализируем рынок СЭД и требования к системе

Прежде всего, необходимо сказать, что ИТ-рынок последние 10 лет динамично развивается, количество СЭД постоянно растет, появляются все новые и новые решения, меняются технологии, усложняется функционал информационных систем.

Для того чтобы сориентироваться в многообразии пред­ложений, нужно четко определить область автоматизации, понять цели и задачи проекта.

Такое понимание позволит не только правильно сфор­мировать проектную команду, пригласив в нее высококва­лифицированных специалистов, но и грамотно составить комплексные требования к СЭД, в которые должны быть включены функциональные и технические параметры вы­бираемого решения, например, такие как требования к мас­штабируемости, отказоустойчивости, к интерфейсу, модуль­ности и т. д.

Если в компании есть ограничения по используемым про­граммным платформам, связанные, прежде всего, с необходи­мостью интеграции СЭД в единое информационное простран­ство компании, то такое ограничение также может быть включено в требования к системе. При этом в качестве отдель­ного условия в документе может быть указано наличие у ком­пании-поставщика практического опыта интеграции информа­ционной системы с определенными программными продуктами. 

Скажем несколько слов о функциональной части требова­ний к системе автоматизации документооборота. В современных СЭД разные функции часто автоматизируются с помощью от­дельных модулей.

Например, в качестве отдельного приложения может предлагаться модуль работы с договорными документами, с обращениями граждан (клиентов), по работе с доверенно­стями, по работе коллегиальных органов и другие.

Как показывает практика, наиболее сложно выбрать СЭД для автоматизации документооборота территориально распре­деленных компаний или холдингов. Это, прежде всего, связано с необходимостью учитывать технические возможности систе­мы, а также ее способность реализации корпоративного до­кументооборота с учетом особенностей структуры, функ­ционала, организации процессов, информационных и документационных потоков. Что касается технических момен­тов, то к ним в том числе относится возможность функциони­рования информационной системы в условиях нестабильной работы или отсутствия стационарных каналов связи. Безуслов­но, часть проблем может быть снята стандартным способом распределенной инсталляции системы, но для окончательного решения о выборе конкретного программного продукта по­требуется дополнительное изучение не только возможностей СЭД, но и практических примеров реализации подобных про­ектов.

Можно ли достаточно быстро определить, какие реше­ния потенциально подходят для автоматизации документо­оборота компании?

Как ни странно, но оказывается, можно, хотя для прове­дения такой оценки все же потребуется провести значительную работу по изучению и анализу некоторых данных.

Так, для проведения экспресс-оценки системы, прежде всего, нужно понимать, какое количество пользователей будет (хотя бы ориентировочно) работать в СЭД (с учетом перспек­тивы развития компании), на каких программных платформах реализация системы является предпочтительной, ознакомить­ся с историей развития компании-разработчика, с историей самого продукта, а также изучить информацию о внедренных проектах.

Если говорить про глобальные системы корпоративного уровня, рассчитанные на работу средних, крупных компаний и холдингов, то их не стоит рассматривать для автоматизации документооборота маленьких компаний, где даже с перспекти­вой развития организации будет трудиться не более 10-20 че­ловек.

В этом случае вполне подойдут относительно недо­рогие системы отечественных компаний-разработчиков, которые могут автоматизировать основной делопроизвод­ственный функционал (учет, регистрацию, согласование документов, организацию поиска, контроль исполнения документов).

В случае если вы выбираете СЭД для крупной террито­риально распределенной компании или холдинга, безусловно, необходимо рассматривать системы класса ECM, реализован­ные на программных платформах от IBM, Microsoft и др., например, Lotus Notes, FileNet, SharePoint и т. д. Кроме того, лучше ориентироваться на то, какие программные платформы уже есть в компании, чтобы интеграция СЭД в единое ин­формационное пространство не создала дополнительных сложностей для ИТ-подразделения и не влекла глобальных финансовых затрат для руководства компании. То есть если ряд управленческих процессов (таких, например, как бухгал­терский и кадровый учет) реализован на 1С, систему электрон­ного документооборота стоит выбирать либо среди предло­жений, выполненных на этой же платформе, либо следует рассматривать в качестве варианта кросс-платформенные решения*.

Как мы уже отмечали, для проведения быстрой оценки потенциальных решений нужно в том числе ознакомиться с информацией о компании-разработчике и самом программном продукте.

Сегодня на ИТ-рынке представлено большое количество систем для автоматизации документооборота. При этом, в со­ответствии с данными официальных сайтов компаний - раз­работчиков СЭД, наибольшей популярностью пользуются око­ло 10-15 решений: «Дело», EOS for SharePoint, DocsVision, «Логика ECM. СЭД», CompanyMedia, Directum, LanDocs и не­которые другие.

В качестве примера анализа информации о компаниях-по­ставщиках решений для автоматизации документооборота рас­смотрим данные о четырех известных на ИТ-рынке компаниях-лидерах в области разработки СЭД. Стоит отметить, что каждая из этих компаний позиционирует свой программный продукт как решение корпоративного уровня, то есть подходя­щее для автоматизации средних и крупных территориально распределенных компаний и холдингов.


* Кросс-платформенное программное обеспечение - программное обеспечение, работающее более чем на одной аппаратной платформе и/или операционной системе. Типичным примером является программное обеспечение, предназна­ченное для работы в операционных системах Linux и Windows.

Название

Дата создания компании

Название программного продукта и дата создания

Дополнительная информация

Компания

ЭОС*

1994 год

СЭД «Дело» - 1996 год; EOS for SharePoint - 2008 год

Новая система EOS for SharePoint разрабо­тана на платформе MS SharePoint

Компания «ДоксВижн»

2005 год

DocsVision v.3.5. - 2005 год

DocsVision является платформой

Компания «Логика биз­неса 2.0»

1996 год

«Логика ECM. СЭД» (бывшая СЭД «БОСС-Референт») -1996 год

СЭД реализована на платформе IBM Lotus**. Есть реализация продукта под указанным брендом на других программ­ных платформах

Компания «ИнтерТраст»

1994 год

СЭД OfficeMedia - 1994 год; СЭД CompanyMedia -1998 год

СЭД реализована на платформе IBM Lotus. Новая версия CompanyMedia 4.0 была представлена в 2012 году как кросс-платформенное решение


На сайте компаний также можно найти информацию о ре­ализованных проектах, на основании чего можно говорить о потенциальных заказчиках данных решений, есть ли среди про­ектов примеры внедрения программного продукта в аналогичных вашей компаниях, сколько рабочих мест автоматизировано в том или ином случае, какие модули СЭД были внедрены и т. д.

Так, большая часть проектов компании «ДоксВижн» была реализована в мелких, средних организациях: например, в «Гута-банке» (100 лицензий/50 пользователей), «Браво Пре-миум» (25 лицензий/40 пользователей). Были также проекты, реализованные в холдингах (ОАО «Группа компаний ПИК»), но таких проектов немного, т. к. в случае рассмотрения про­граммного продукта Docsvision с целью автоматизации до­кументооборота холдинговой компании требуется более де­тальное изучение и анализ возможностей системы. В случае необходимости получения дополнительной информации о СЭД Docsvision можно провести интервьюирование клиентов компании-разработчика для уточнения функциональных и технических возможностей системы, области автоматизации в конкретных случаях, а также получения отзыва о выпол­ненном проекте - сроки и качество реализации проекта, отзыв о самой СЭД (функциональность, интерфейс и проч.).

Нужно помнить, что опрос правильнее проводить среди компаний, которые наиболее близки вашей организации по структуре, сфере деятельности, области автоматизации, терри­ториальной распределенности и количеству пользователей. 



* ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» (RU) / ООО «Электронные офисные системы (Софт)» (RU).

** Компания «Логика бизнеса 2.0» является дочерним предприятием крупного системного интегратора компании АйТи. Дочерней компании были переданы права на доработку и продажу системы БОСС-Референт, созданной в 1996 г. на платформе IBM Lotus. До этого правообладателем продукта являлись компания Аплана, затем - компания «БОСС-Референт», также входившие в группу ком­паний АйТи. 

Так, изучая информацию, представленную на официаль­ном сайте компании ЭОС, необходимо отметить, что большая часть проектов автоматизации документооборота реализо­вана в государственном секторе (Счетная палата РФ, Цен­тральный банк РФ, Правительство Московской области). Вместе с тем есть успешно выполненные проекты в компа­ниях нефтегазовой отрасли (ОАО «Татнефть», ООО «Мос-трансгаз» и др.), в кредитных организациях (ЗАО «Банк ВТБ 24», ОАО Банк «Возрождение» и др.) и в компаниях, осуществляющих деятельность в других отраслях. Посколь­ку компания ЭОС предлагает несколько программных про­дуктов для автоматизации документооборота, следует четко определиться, какая информационная система вам нужна, и в дальнейшем изучать опыт внедрения уже конкретной СЭД.

На основании изучения и анализа информации, представ­ленной на сайте компании «ИнтерТраст», можно говорить о том, что СЭД CompanyMedia пользуется особой популярностью у кредитных организаций (банков), а также у холдингов.

Например, согласно опубликованной на сайте информа­ции программный продукт был внедрен в ОАО «Россельхоз-банк», «Газпромбанке» (ОАО), Банке ВТБ, ФК УралСиб, «ЮниКредит Банке», холдинге ОАО «Связьинвест» и др. На сайте компании-разработчика также можно ознакомить­ся с функционалом последней версии программного про­дукта (2012 год), узнать об отличительных особенностях интерфейса свежей версии СЭД, изучить информацию о полученных сертификатах, об организации обучения поль­зователей. Стоит отметить, что в активе компании «Интер­Траст» есть опыт реализации сложных проектов, в том чис­ле в условиях отсутствия стационарной связи.

Рассматривая информацию о программном продукте компании «Логика бизнеса 2.0», можно говорить о том, что СЭД «Логика ECM. СЭД» популярна у средних и крупных компаний. Среди клиентов есть такие компании, как «Абсо­лют Банк» АКБ, ОИКБ «Русь» (ООО), ГК Криста, МГТС,

НК «Роснефть» и другие. Отдельно отметим, что компания-разработчик предлагает реализацию СЭД на разных про­граммных платформах, что в значительной степени расши­ряет диапазон заказчиков, так как позволяет выбирать потенциально интегрируемое в информационную среду ком­пании решение. Также хотелось бы сказать о том, что у ком­пании-разработчика имеется опыт реализации нестандартных проектов, требующих, например,

Таким образом, из официальных источников возможно получить информацию, на основании которой можно сделать вывод о том, реализовывались ли проекты внедрения СЭД в компаниях, аналогичных вашей, насколько реализованные про­екты были успешными, были ли ожидания клиентов оправданы и т. д.

В дальнейшем СЭД, которые были отобраны в качестве потенциальных для внедрения, подлежат более детальному из­учению и тестированию.

Оптимальность и мобильность - основные требования к организации работы с документами руководителей

На что еще необходимо обращать внимание при выборе СЭД?

Прежде всего, на то, что современный этап развития ин­формационных технологий характеризуется повышенным вни­манием к мобильности, социальности, применению различных технических решений, для того чтобы участники различных процессов максимально эффективно могли использовать свое рабочее время.

Так, если руководство вашей компании часто отсутству­ет в офисе, при решении вопроса об автоматизации процес­сов часто ставится задача по организации удаленной работы с информацией и документами.

Рассматривая с этой позиции программные продукты, предлагаемые компаниями-лидерами в области автоматизации документооборота, важно отметить, что все перечисленные выше четыре компании-разработчика говорят о наличии гото­вых модулей для организации удаленной работы с документа­ми с помощью различных гаджетов, а каждое из предлагаемых ими решений отличается от других как заложенным функцио­налом, так и интерфейсом.

Так, если компания «ИнтерТраст» предлагает для iPad два варианта работы руководителя c документами, то пред­ставители компаний-интеграторов могут предлагать реа­лизацию разных решений для планшетов. Поэтому в случае наличия в вашей компании жестких требований к автома­тизации работы с документами через мобильные устройства требуется не только организовать тестирование демо-вер-сии и опрос потребителей программного продукта, но и изучить технические и функциональные характеристики, включая удобство интерфейса, быстродействие, соответ­ствие предлагаемого решения политике безопасности ком­пании. 

Если с применением разработок, позволяющих удаленно работать с документами, все более или менее понятно, то с вопросом социологизации современных информационных си­стем, на наш взгляд, предстоит еще разбираться. Конечно, большая часть сотрудников любой современной компании, как правило, являются активными пользователями различных со­циальных сетей. Но у любой СЭД изначально принципы рабо­ты с информацией несколько иные, чем у социальной сети, ведь в СЭД может осуществляться обработка и хранение докумен­тов с ограниченным доступом, например, документов, содер­жащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию, персональные данные. То есть принципы многоуровневого управления доступом в СЭД должны сохраняться.

Вместе с тем положительные моменты применения в СЭД ряда подходов, обычно свойственных социальным сетям, все же есть.

Например, в СЭД многие разработчики реализовали возможность обмениваться быстрыми сообщениями, что способствует повышению оперативности работы с инфор­мацией и с документами. Кроме того, в некоторых решениях есть возможность формировать «кейсы», что также позволяет оптимизировать работу различных групп пользователей с информацией. Тем не менее нельзя не отметить, что услож­нение информационных систем вполне может оказывать влияние на некоторые их характеристики и стоимость.

Безусловно, задачи, которые ставятся перед руководителем проекта или проектной командой на этапе проектирования или выбора системы для автоматизации документооборота, в зна­чительной степени предопределяют сам выбор. Но поскольку ИТ-рынок динамичен и постоянно обновляется, всегда есть возможность дополнительного изучения новых технических и технологических, нестандартных и сложных решений, опыта реализации проектов.

Подводя итог сказанному выше, хочется сделать акцент на том, что, безусловно, при проведении проекта внедрения СЭД важно не только четко видеть и осознавать цели проекта, ори­ентироваться в большом количестве предложений, но и при­менять комплексный подход в оценке потенциальных решений, проводить сравнительный анализ СЭД, обращать внимание на опыт практических внедрений и динамику развития программ­ных продуктов. Такой подход позволит осуществить правильный выбор СЭД, что станет не только главным шагом в реализации проекта, но и послужит надежной платформой для дальнейше­го развития информационной инфраструктуры компании. 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль