Значение документа в судебном споре

4449
Какими могут быть негативные последствия, связанные с отсутствием документов, необходимых в ходе судебного разбирательства? Алгоритм подготовки документов к судебному спору. Рекомендации компаниям по документальному сопровождению судебных споров

В любой компании случались ситуации, когда документы терялись, пропадали или не были подписаны руководством. Однако важность таких документов ощущается только тогда, когда их нет, а они очень нужны. И бывают они крайне необходимы в судебном споре, когда может решаться судьба компании.

©Е.В. Шестакова,

канд. юрид. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

Значение документа в судебном споре

Начнем с того, что согласно Арбитражному процессуальному кодексу Российской Федерации от 24.07.2002 № 95-ФЗ ком­пания, подавая исковое заявление, должна приложить к заяв­лению сведения о соблюдении истцом претензионного или иного досудебного порядка, а также перечень прилагаемых документов (ст. 125). Таким образом, если в иске будет указано, что прилагаются документы, а они не будут приложены, то суд может просто отказать в принятии искового заявления. Анало­гичные требования содержатся и в Гражданском процессуаль­ном кодексе Российской Федерации от 14.11.2002 № 138-ФЗ. Так, в исковом заявлении должны быть указаны сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено до­говором сторон; перечень прилагаемых к заявлению докумен­тов (ст. 131).

В арбитражном процессе к исковому заявлению в обяза­тельном порядке прилагаются:

• уведомление о вручении или иные документы, под­тверждающие направление другим лицам, участвую­щим в деле, копий искового заявления и приложенных к нему документов, которые у других лиц, участвую­щих в деле, отсутствуют;

• документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;

• документы, подтверждающие обстоятельства, на ко­торых истец основывает свои требования; копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя;

• доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления;

• копии определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска;

• документы, подтверждающие соблюдение истцом пре­тензионного или иного

• досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;

проект договора, если заявлено требование о понуж­дении заключить договор;

• выписка из единого государственного реестра юри­дических лиц или единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.

К исковому заявлению в гражданском процессе прилага­ются:

• копии искового заявления в соответствии с количе­ством ответчиков и третьих лиц;

• документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;

• доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца;

• документы, подтверждающие обстоятельства, на ко­торых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют;

• текст опубликованного нормативного правового акта в случае его оспаривания;

• доказательство, подтверждающее выполнение обяза­тельного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным за­коном или договором;

• расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц.

Если вышеупомянутые документы отсутствуют, то суд может просто отказать в принятии искового заявления.

Однако это не все негативные последствия, связанные с отсутствием документов.

К рискам компании можно отнести следующие:

• отсутствие оплаты при выполнении работ, если от­сутствуют акты, подтверждающие осуществление данных работ, и иные документы;

• споры в отношении заключения договора в случае отсутствия в компании подписанного оригинала;

• споры с налоговыми органами и фондами при от­сутствии документов, подтверждающих направление деклараций и иной отчетности, а также платежных поручений, подтверждающих уплату соответствующих налогов и сборов;

• невозврат переплаты по таможенным и налоговым платежам в случае отсутствия подтверждающих до­кументов (постановление ФАС Московского округа от 28.12.2012 по делу № А40-75592/12-147-715);

• аннулирование лицензии, которая имеется у компании (постановление ФАС Московского округа от 24.12.2012 по делу № А40-47516/12-139-454 «Об аннулировании лицензии на розничную продажу алкогольной про­дукции» в связи с реализацией продукции при от­сутствии документов, подтверждающих легальность производства и оборота данной продукции).

Но риски могут возникнуть и у работников:

• невыплата заработной платы при незаключении или от­сутствии трудового договора или договора оказания услуг;

• наложение дисциплинарного взыскания на работни­ка, утратившего документ;

• невыплата премий работникам;

• решение спора о восстановлении на работе не в поль­зу работника.

В этой связи компаниям следует руководствоваться следу­ющим алгоритмом.

Алгоритм подготовки документов к судебному спору

Если компания выступает в качестве истца, то в исковом за­явлении установлен перечень необходимых документов для участия в судебном заседании. Наличие оригиналов данных документов следует сверить с перечнем документов в исковом заявлении. При этом с документов должны быть сделаны копии и заверены печатью организации.

Например, в случае если компания хочет получить де­нежные средства по договору поставки, к доказательствам могут относиться:

• договоры поставки, оказания услуг, кредитные до­говоры, договоры подряда, залога, поручительства (основание для возникновения обязательств);

• документы, подтверждающие передачу товара, вы­дачу кредита (накладные, платежные поручения, мемориальные ордеры, акты приема-передачи товара, сдачи-приемки работ и услуг);

• выписки со счетов, подтверждающие движение де­нежных средств;

• акты сверки задолженности;

• претензии, требования о полном досрочном истре­бовании долга, переписка с должником;

• документы, подтверждающие направление необходи­мых извещений, претензий.

Количество копий документов должно соответствовать количеству сторон в деле. При этом копии документов также передаются в суд. Компания, выступающая в качестве истца, должна быть готова представить в суд оригиналы документов.

Если компания направляет исковое заявление по почте, то необходимо составить опись вложения, в которой указывается перечень передаваемых документов.

Пример описи вложения в ценное письмо

Значение документа в судебном споре


Однако что делать, если документы в компании отсутствуют?

Отсутствие документов

На практике случаи, когда в компании отсутствуют какие-либо документы, которые необходимо представить в суд, не явля­ются редкостью.

Но даже в этом случае не стоит отчаиваться. В этом случае возможно несколько вариантов:

• направление соответствующего запроса контрагенту, в государственный орган исполнительной власти для вы­дачи дубликата документа;

• замена документа иными документами (например, воз­можно воспользоваться выпиской из документа, заве­ренной госорганом);

• ходатайство об истребовании документов в суде. Приведем пример запроса контрагенту.

Компания ведет спор с налоговым органом и не может подтвердить правомерность своих действий в связи с утерей таких документов, как счет-фактура и акт выполненных работ.

Соответственно, компания направляет письмо своему контрагенту с запросом об истребовании документа.

Пример запроса контрагенту

Значение документа в судебном споре

Соответственно, у контрагента могут сохраниться соответ­ствующие документы. Если они не сохранились, то часто руко­водство принимает решение о замене данных документов альтернативными документами, например, если компания не имеет оригинал документа для суда, то она может обратиться в орган власти с запросом о предоставлении выписки из документа.

Контрагент компании не исполнил обязательства. Однако, возможно контрагент находится на стадии ликвидации. Чтобы выяснить данный вопрос, нужно сделать запрос в налоговый орган.

Пример запроса о предоставлении выписки из ЕГРЮЛ

Значение документа в судебном споре

Таким образом, компания может легко самостоятельно получить недостающие документы для суда. Если же их ис­требовать не представляется возможным, то, как правило, такие документы будут истребованы в рамках судебного заседания по ходатайству.


Пример ходатайства по истребованию документов

Значение документа в судебном споре

Конечно, вопрос документального подтверждения своей правоты является очень сложным, поскольку трудно заранее предугадать и исход дела, и то, какие документы могут пона­добиться, но мы дадим несколько важных советов.

Рекомендации компаниям по документальному сопровождению судебных споров

Основной проблемой компаний при предоставлении докумен­тов в суд является либо их отсутствие, либо неправильное оформление.

На заметку!

Если компания не обеспечи­вает надлежащее хранение документов, то, соответствен­но, и не сможет предоставить документы в суд, поэтому очень важно обеспечить хранение документов в те­чение нормативного срока хранения. Ведь если доку­мент будет уничтожен, то его придется восстанавливать.

Так, компания может потерпеть поражение в судебном споре, если:

• документы подписаны неуполномоченным или неуста­новленным лицом

• предоставлены документы, не имеющие никакого от­ношения к делу;

• в документах отсутствуют реквизиты.

Поэтому каждый документ следует проверять на наличие соответствующих реквизитов.

Так, для бухгалтерских документов обязательными явля­ются следующие реквизиты:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц из­мерения;

• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (от­ветственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершив­шегося события;

• подписи лиц (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Также если документы подписаны не генеральным дирек­тором компании, то к такому документу целесообразно при­ложить доверенность на подписание.

Таким образом, халатное отношение к подписям и рекви­зитам документов в целом может решить исход дела не в поль­зу компании.

В качестве примера можно назвать постановление Сем­надцатого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2012 № 17АП-11327/2012-АК по делу № А71-8615/2012, в котором суд указал на отсутствие реквизитов для уплаты задатка и информации о его получателе.

Однако многих проблем в суде возможно избежать, если проверять документы заранее, проводить документационный аудит. Если документы в порядке, компания не только может выиграть суд, но и взыскать с оппонента штрафные санкции, если же компания относится к документам спустя рукава, то и исход судебного спора может быть не в ее пользу, а с органи­зации могут быть взысканы штрафные санкции, неустойка, убытки.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль