Профессиональные издания

Ноябрь 2014


Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
27 28 29 30 31 1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30

Вопрос: Что такое экспертиза ценности и для чего ее нужно проводить? Нужно ли ее проводить в коммерческой организации?

Ответ: ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – это изучение документов на основании критериев их ценности в...


Обработка документов при поступлении и отправке

Хотите стать автором сайта? Напишите свою статью

Делопроизводственную обработку документов при их поступлении и отправке называют экспедиционной обработкой документов. Этот термин происходит от названия структурного подразделения службы ДОУ, выполняющего эту работу, - экспедиции. Экспедиция как структурное подразделение существует в крупных организациях, в организациях с небольшим объемом документооборота такое подразделение не создается, и экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы ДОУ.

Экспедиционная обработка документов - это начальный этап работы с документами, поступающими в организацию, и один из завершаю­щих этапов работы с исходящими документами - подготовка их для отправки корреспонденту. Экспедиционной обработке подлежит корреспонденция, поступающая в организацию и отправляемая средствами почтовой, телеграфной, курьерской или фельдъегерской связи.

Экспедиционную обработку документов следует вести централизо­ванно в экспедиции или на отдельном участке службы ДОУ. Централизо­ванное выполнение экспедиционной обработки документов позволяет вести точный учет поступающей и отправляемой документации, эффек­тивно использовать средства оргтехники и компьютерной техники.

Работа с документами на этапах поступления или отправки предпола­гает выполнение определенных операций, задачей которых является про­верка правильности доставки документов, целостности и комплектности документов, фиксация факта получения или отправки документов и под­готовка документов для дальнейшей обработки, например регистрации.

Первоначальная обработка поступающих документов должна осуществляться в день поступления документов, а при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время - на следующий рабочий день. Обработка отправляемых документов осуществляется в день их регистрации или на следующий рабочий день, если документ был зарегистрирован в позднее время.

Обработка поступающих документов

Обработка поступающей корреспонденции включает:

  • проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех необходимых документов, их приложений, электронных носителей информации);
  • фиксацию факта поступления документов в организацию;
  • сортировку документов для последующей передачи по назначению.

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки для того, чтобы убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. При обнаружении корреспонденции, предназначенной другому адресату, она воз­вращается в почтовое отделение.

При обнаружении повреждений конверта, а возможно и документов, составляется акт, в котором фиксируется факт поступления корреспон­денции в поврежденном виде.

Акт составляется в трех экземплярах, один направляется отправителю, другой остается в службе ДОУ организации, третий - передается вместе с документом сначала на регистрацию, затем на рассмотрение, после - в структурное подразделение на исполнение.

После проверки правильности доставки конверты с корреспонден­цией вскрываются, за исключением корреспонденции, имеющей на конверте гриф ограничения доступа ("Конфиденциально", "Для служеб­ного пользования", "Коммерческая тайна" или другой) или отметку "Лично". Конверты вскрываются с помощью ножниц или, при большом объеме переписки, с помощью специального устройства - конвертовскрывателя. Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть ис­ключения: не уничтожаются конверты в следующих случаях:

  • при поступлении обращений граждан;
  • при обнаружении того, что документы имеют грифы ограничения доступа или носят личный характер, но соответствующие отметки на конверте отсутствуют;
  • если дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте;
  • если только по конверту можно установить адрес отправителя; при значительном повреждении конверта;
  • при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.

В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с докумен­тами и далее по инстанциям передаются вместе как единый комплект.

Следующий шаг - проверка комплектности документов. При про­верке содержимого конверта может обнаружиться:

  • отсутствие отдельных приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям;
  • присутствие документов, предназначенных для другого адресата.

При отсутствии приложений на сопроводительном письме простав­ляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопро­водительного письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том, и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплект­ности отправленных им документов. При обнаружении документов, пред­назначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соот­ветствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.

На всех поступивших документах проставляется отметка о поступ­лении. Для проставления отметки о поступлении удобно использовать штамп (так называемый "входящий штамп"), в котором указывается на­звание организации и имеются отметки для проставления даты поступ­ления документа и регистрационного ("входящего") номера документа:

ЗАО "АВЕС"

12.05.2011 № 302/04-08

Регистрационный ("входящий") номер документа проставляется в от­метке о поступлении уже при регистрации документа.

При поступлении документа, имеющего отметки "Срочно", "Весьма срочно", "Незамедлительно", "Оперативно", а также при поступлении документа по фельдъегерской связи в отметке о поступлении проставляется время поступления в часах и минутах.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система ор­ганизационно-распорядительной документации. Требования к оформ­лению документов" отметка о поступлении проставляется на первом листе сопроводительного письма или документа, если документ посту­пил без сопроводительного письма, на нижнем поле справа.

При поступлении документов с помощью фельдъегерской связи работник службы ДОУ (экспедиции) принимает почтовую корреспон­денцию с обязательной отметкой в фельдъегерском журнале, где про­ставляется дата поступления документа, время поступления (часы, минуты), подпись работника службы ДОУ (экспедиции) и печать (штамп) организации (подразделения).

Первоначальная обработка документов заканчивается их сортиров­кой. Документы распределяются на два массива: регистрируемые и нерегистрируемые документы. К нерегистрируемым документам относят документы, не требующие исполнения или использования в справочных целях.

Это, как правило, рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы, программы и др.

Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сорти­ровочного шкафа, в котором каждому подразделению организации со­ответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использо­ваться папки с названиями подразделений.

Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в служ­бе ДОУ, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регист­рацию. Если в организации смешанная форма организации делопроиз­водства, при которой документы регистрируются в службе ДОУ и в под­разделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов:

  • на документы, поступающие на рассмотрение руководства (они пе­редаются на предварительное рассмотрение и регистрацию);
  • документы, направляемые непосредственно в структурные подраз­деления на регистрацию и рассмотрение.

Документы, предназначенные для передачи в подразделения, рас­кладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы.

Обработка отправляемых документов

Обработка отправляемых документов включает:

  • проверку комплектности документов;
  • сортировку;
  • нанесение адреса на конверт;
  • фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;
  • отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. поста­новлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированны­ми, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводи­тельными документами.

При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп "Подлежит возврату".

Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.

На этапе отправки документов производится их сортировка по адреса­там. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Виды и размеры конвертов установлены ГОСТ Р 51506-99 "Конвер­ты почтовые. Технические требования. Методы контроля". Установлен­ные размеры конвертов приведены в таблице.

Размеры конвертов по ГОСТ Р 51506-99

Обозначение конверта

Размеры конверта, мм

(по ИСО 269)

Высота H

Длина L

С6

114

162

DL

110

220

С5

162

229

С4

229

324

В4

250

353

 

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах террито­рии Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории респуб­лики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государ­ственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи почто­вый адрес пишется в следующем порядке:

  • для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
  • название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
  • название района;
  • название республики, края, области, автономного округа (области);
  • название страны (для международных почтовых отправлений);
  • почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового кон­верта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью персо­нального компьютера), документы вкладываются в конверт и заклеи­ваются.

При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными на ярлыках - полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.

В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно - вырез прямоугольной формы на лицевой стороне конверта. Окно закрыто за­щитной пленкой, через которую легко прочитывается адрес получателя. При использовании конвертов с окнами документ складывается так, что­бы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае наносить адрес на конверт нет необходимости. При отправке документов с грифами конфиденциальности используются светонепроницаемые кон­верты или применяется двойное пакетирование, при котором документы, вложенные в один конверт, затем вкладываются в другой конверт, как правило, большего размера. На конвертах с конфиденциальными доку­ментами кроме адреса получателя и адреса отправителя в правом верхнем углу проставляется гриф конфиденциальности, а также указывается номер сопроводительного письма или учетные номера документов, если доку­менты пересылаются без сопроводительного письма.

Почтовые отправления могут быть:

  • простыми (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляются (вручаются) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);
  • регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью, обыкно­венными (принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаются адресату (его законному представителю) под его рас­писку в получении).

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и наложенным платежом. Кроме того, при отправке регистрируемых почтовых отправлений готовится список (реестр) заказной почтовой корреспонденции (форма 103 Почты России "Список для отправки партионных почтовых отправлений") за подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица. При приеме корреспонденции почтовое отделение заверяет список подписью оператора почтовой связи и печатью почтового отделения.

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письмен­ной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной поч­товой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

  • почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;
  • оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;
  • иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи наклеи­вание почтовых марок на письменную корреспонденцию на сумму стои­мости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. На­клеивать одну почтовую марку на другую запрещается. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу письменной корреспонденции.

Простая письменная корреспонденция, оплата услуг по пересылке которой подтверждена почтовыми марками, может опускаться в почто­вые ящики. Письменная корреспонденция с оттисками клише франки­ровальных машин и иными знаками, подтверждающими оплату услуг почтовой связи, принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Передачей документов в отделение связи завершается экспедици­онная обработка документов.


Архив статей | Другие статьи из данной рубрики
Автор: Янковая В.Ф.

Добавить свою статью
Профессиональный форум «Эффективное документационное и информационное обеспечение управления» (ИНФОДОКУМ-2014)
03-04 декабря 2014 г.
Торгово-промышленная палата РФ (Москва, Центр, Ильинка, 6)
C 25 по 27 ноября 2014 года в МКВЦ «МосЭкспо» (павильон №75 на территории ВДНХ) пройдет III Международный Форум «Служба протокола», в рамках которого протоколисты раскроют свои профессиональные секреты.